打印管理：領先一步

在您的組織中實施打印管理現在可能不是您的首要任務，但也許應該是。

畢竟，我們大多數人都在家工作，而且由於目前的情況，我們可能幾週甚至幾個月都看不到我們的辦公室。

如果當前的氣候向我們展示了什麼，那就是減少不必要的支出的必要性從未如此重要。

當公司確實恢復正常營業時，環境將大不相同——中小型企業將受到傷害，並且在很長一段時間內都會感受到 COVID-19 爆發的財務影響。 當您最需要它們時，打印管理可以顯著幫助減少這些不必要的成本。

印刷浪費

大多數企業領導者可能都模糊地意識到，他們的打印習慣使他們付出的代價比他們想要的要多。

然而，真正的成本可能真的令人震驚。 這裡有七個打印統計數據來說明浪費應該有多大：

1. 員工的平均打印習慣使公司每年損失 725 美元
2. 員工平均每天打印 34 頁，其中 17% 未讀
3. 90% 的公司不跟踪他們的印刷成本
4. 使用猜測來確定其印刷成本的公司平均低估了 40%
5. IT 部門平均花費 15% 的時間來解決與打印相關的問題
6. 在過去的 20 年裡，美國的紙張消耗量從 9200 萬噸增加到 2.08 億噸，增長了 126%
7. 企業的平均紙張消耗量每年增長 22%，這意味著在不到三年半的時間裡，您的消耗量將翻倍

這裡的底線是，如果您不了解組織的打印習慣，您很有可能會花費比您想要的更多的錢——考慮到當前的商業環境，這一點的影響會被放大.

對環境造成的影響

此外，印刷廢料對環境的影響是巨大的。

紙張的製造過程包括燃燒樹皮以製造可用的纖維，會釋放有毒的溫室氣體，這是一種對地球造成嚴重後果的重污染物。

世界上 40% 的商業砍伐木材用於造紙，每年有超過 3000 萬英畝的森林被破壞以幫助補充這種產量。

技術和製造的改進提高了紙張的產量，消費量也增加了。

這是不可持續的，各種規模的企業遲早都必須解決其組織內的可持續性問題。

生產力影響

印刷對員工生產力的影響起初可能並不明顯。

當您多年來甚至數十年一直遵循相同的結構時，可能很難確定隨著時間的推移緩慢增長的問題 - 即使它每天都會影響您。

製造業、酒店業、法律——無論是哪個行業，中小型企業一直在努力解決與生產性勞動力相關的相同問題，因為印刷不受管理。

員工花費大量時間搜索他們需要的信息——每天總共 1.8 小時，或每週 9.3 小時。

這對中小企業造成了雙重打擊； 您不僅在打印成本上虧本，而且您在勞動力損失方面也虧本，因為工人們試圖收拾殘局並通過與打印相關的無效文檔管理流程工作。

僅在過去兩年中，就創建了世界上 90% 的數據。

由於大數據的興起，存在的數據量每年都呈指數級增長。

這意味著更多的紙張被用於容納這些湧入的數據，因此浪費了更多的時間（和金錢）。

什麼是打印管理以及它如何提供幫助？

打印管理意味著與第三方合作以滿足您的打印需求。

這在實踐中意味著第三方將評估您的需求，確定最適合您的硬件，並為您提供該硬件的長期零件和用品。

他們將使用軟件來跟踪您的使用情況並堅持您的預算目標。

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工作流程解決方案

服務合作夥伴和顧問通常將打印管理作為更廣泛的數字化轉型戰略的第一步。

這樣做的原因是印刷是一種唾手可得的果實，可以為特別關注其底線的中小型企業提供可觀的投資回報率。

如果一家公司尚未掌握印刷技術，那麼它通常是昂貴的、低效的並且對未來毫無準備。

工作流程解決方案可以通過引入多功能打印機組（如有必要）和旨在簡化文檔流程的工作流程軟件來顯著支持您的運營。

例如，您無需每天打印成堆的紙張，而是掃描您的文檔，讓任何可以通過雲訪問的人都可以立即使用它。

當您的數據和文檔得到有效組織時，您會省去很多麻煩。 之前員工花費近兩個小時搜索文檔的問題？ 現在，他們發現隱藏在一大堆紙下的關鍵信息不會有任何問題，因為它以數字方式存儲並且易於訪問。

這將顯著提高員工的工作效率，減少您在紙張上的支出，從而提高您的利潤。

供應補貨和可見性

當您有合作夥伴監督您的打印機機群時，他們將使用工具來分析和評估您的支出和使用情況。

以前沒有可見性，現在您有了可以準確告訴您正在使用什麼的合作夥伴。 你是否超出預算？ 他們會知道並能夠幫助您保持低調。

他們還將能夠告訴您何時供應不足以及您需要補充多少。

簡而言之，您將更好地了解您使用了多少以及它是否符合您的目標，而不是完全在黑暗中並且通過購買超出您的需要而花費過多的錢.

此外，如果出現問題，作為服務協議的一部分，優質服務提供商將立即在現場解決您的問題。

諮詢

經驗豐富的託管服務提供商將能夠為您的打印管理的各個方面提供支持。

這不是——而且你不應該滿足於——簡單地購買一台打印機然後收工的過程。

您的合作夥伴應通過採訪工作人員來幫助您放置打印機； 不同打印機之間的使用是否存在不平衡？ 他們是否處於將生產力最大化的位置？ 您的員工目前的習慣是什麼？這對您的戰略有何影響？

這些都是打印管理的關鍵方面，可以幫助您節省資金並提高生產力。

綠色倡議

您的合作夥伴應該能夠為您提供綠色倡議，以幫助您的企業減少碳足跡。

這可能來自於從美國採購綠紙，就像我們在 Impact 所做的那樣，來自碳粉回收計劃，或者來自使用 PrintReleaf 之類的計劃，這些計劃可以讓您在重新造林工作中儘自己的一份力。

當您回收紙張時，您可以“重新留下”相當於您的紙張消耗量，甚至有機會選擇您想在哪裡種植它們。

底線

主要的收穫是：現代印刷環境的變化比大多數沒有跟上步伐的企業要大得多——通常是因為信息的缺乏比其他任何事情都重要。

通過投資合作夥伴關係，您可以顯著減少浪費和不必要的支出（其中很多您甚至可能不知道自己擁有），並幫助您為未來定位。

現在讓您的印刷管理到位可以讓您對我們何時恢復正常感到驚奇 - 它會讓您擺脫另一隻猴子，簡化您的業務，並讓您為進一步的數字實施做好準備，應該選擇追求它。

對於許多精打細算並尋求減少支出及其對環境影響的方法的中小型企業而言，打印管理是降低成本的重要組成部分。 有關打印管理可以為您做什麼的更多信息，請查看我們的託管打印服務頁面，了解您可以從與託管服務提供商的合作夥伴關係中獲得什麼。