打印管理：领先一步

在您的组织中实施打印管理现在可能不是您的首要任务，但也许应该是。

毕竟，我们大多数人都在家工作，而且由于目前的情况，我们可能几周甚至几个月都看不到我们的办公室。

如果当前的气候向我们展示了什么，那就是减少不必要的支出的必要性从未如此重要。

当公司确实恢复正常营业时，环境将大不相同——中小型企业将受到伤害，并且在很长一段时间内都会感受到 COVID-19 爆发的财务影响。 当您最需要它们时，打印管理可以显着帮助减少这些不必要的成本。

印刷浪费

大多数企业领导者可能都模糊地意识到，他们的打印习惯使他们付出的代价比他们想要的要多。

然而，真正的成本可能真的令人震惊。 这里有七个打印统计数据来说明浪费应该有多大：

1. 员工的平均打印习惯使公司每年损失 725 美元
2. 员工平均每天打印 34 页，其中 17% 未读
3. 90% 的公司不跟踪他们的印刷成本
4. 使用猜测来确定其印刷成本的公司平均低估了 40%
5. IT 部门平均花费 15% 的时间来解决与打印相关的问题
6. 在过去的 20 年里，美国的纸张消耗量从 9200 万吨增加到 2.08 亿吨，增长了 126%
7. 企业的平均纸张消耗量每年增长 22%，这意味着在不到三年半的时间里，您的消耗量将翻倍

这里的底线是，如果您不了解组织的打印习惯，您很有可能会花费比您想要的更多的钱——考虑到当前的商业环境，这一点的影响会被放大.

对环境造成的影响

此外，印刷废料对环境的影响是巨大的。

纸张的制造过程包括燃烧树皮以制造可用的纤维，会释放有毒的温室气体，这是一种对地球造成严重后果的重污染物。

世界上 40% 的商业砍伐木材用于造纸，每年有超过 3000 万英亩的森林被破坏以帮助补充这种产量。

技术和制造的改进提高了纸张的产量，消费量也增加了。

这是不可持续的，各种规模的企业迟早都必须解决其组织内的可持续性问题。

生产力影响

印刷对员工生产力的影响起初可能并不明显。

当您多年来甚至数十年一直遵循相同的结构时，可能很难确定随着时间的推移缓慢增长的问题 - 即使它每天都会影响您。

制造业、酒店业、法律——无论是哪个行业，中小型企业一直在努力解决与生产性劳动力相关的相同问题，因为印刷不受管理。

员工花费大量时间搜索他们需要的信息——每天总共 1.8 小时，或每周 9.3 小时。

这对中小企业造成了双重打击； 您不仅在打印成本上亏本，而且您在劳动力损失方面也亏本，因为工人们试图收拾残局并通过与打印相关的无效文档管理流程工作。

仅在过去两年中，就创建了世界上 90% 的数据。

由于大数据的兴起，存在的数据量每年都呈指数级增长。

这意味着更多的纸张被用于容纳这些涌入的数据，因此浪费了更多的时间（和金钱）。

什么是打印管理以及它如何提供帮助？

打印管理意味着与第三方合作以满足您的打印需求。

这在实践中意味着第三方将评估您的需求，确定最适合您的硬件，并为您提供该硬件的长期零件和用品。

他们将使用软件来跟踪您的使用情况并坚持您的预算目标。

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工作流程解决方案

服务合作伙伴和顾问通常将打印管理作为更广泛的数字化转型战略的第一步。

这样做的原因是印刷是一种唾手可得的果实，可以为特别关注其底线的中小型企业提供可观的投资回报率。

如果一家公司尚未掌握印刷技术，那么它通常是昂贵的、低效的并且对未来毫无准备。

工作流程解决方案可以通过引入多功能打印机组（如有必要）和旨在简化文档流程的工作流程软件来显着支持您的运营。

例如，您无需每天打印成堆的纸张，而是扫描您的文档，让任何可以通过云访问的人都可以立即使用它。

当您的数据和文档得到有效组织时，您会省去很多麻烦。 之前员工花费近两个小时搜索文档的问题？ 现在，他们发现隐藏在一大堆纸下的关键信息不会有任何问题，因为它以数字方式存储并且易于访问。

这将显着提高员工的工作效率，减少您在纸张上的支出，从而提高您的利润。

供应补货和可见性

当您有合作伙伴监督您的打印机机群时，他们将使用工具来分析和评估您的支出和使用情况。

以前没有可见性，现在您有了可以准确告诉您正在使用什么的合作伙伴。 你是否超出预算？ 他们会知道并能够帮助您保持低调。

他们还将能够告诉您何时供应不足以及您需要补充多少。

简而言之，您将更好地了解您使用了多少以及它是否符合您的目标，而不是完全在黑暗中并且通过购买超出您的需要而花费过多的钱.

此外，如果出现问题，作为服务协议的一部分，优质服务提供商将立即在现场解决您的问题。

咨询

经验丰富的托管服务提供商将能够为您的打印管理的各个方面提供支持。

这不是——而且你不应该满足于——简单地购买一台打印机然后收工的过程。

您的合作伙伴应通过采访工作人员来帮助您放置打印机； 不同打印机之间的使用是否存在不平衡？ 他们是否处于将生产力最大化的位置？ 您的员工目前的习惯是什么？这对您的战略有何影响？

这些都是打印管理的关键方面，可以帮助您节省资金并提高生产力。

绿色倡议

您的合作伙伴应该能够为您提供绿色倡议，以帮助您的企业减少碳足迹。

这可能来自于从美国采购绿纸，就像我们在 Impact 所做的那样，来自碳粉回收计划，或者来自使用 PrintReleaf 之类的计划，这些计划可以让您在重新造林工作中尽自己的一份力。

当您回收纸张时，您可以“重新留下”相当于您的纸张消耗量，甚至有机会选择您想在哪里种植它们。

底线

主要的收获是：现代印刷环境的变化比大多数没有跟上步伐的企业要大得多——通常是因为信息的缺乏比其他任何事情都重要。

通过投资合作伙伴关系，您可以显着减少浪费和不必要的支出（其中很多您甚至可能不知道自己拥有），并帮助您为未来定位。

现在让您的印刷管理到位可以让您对我们何时恢复正常感到惊奇 - 它会让您摆脱另一只猴子，简化您的业务，并让您为进一步的数字实施做好准备，应该选择追求它。

对于许多精打细算并寻求减少支出及其对环境影响的方法的中小型企业而言，打印管理是降低成本的重要组成部分。 有关打印管理可以为您做什么的更多信息，请查看我们的托管打印服务页面，了解您可以从与托管服务提供商的合作伙伴关系中获得什么。