Gestione della stampa: anticipa il gioco

L'implementazione della gestione della stampa nella tua organizzazione potrebbe non essere in cima alla tua agenda in questo momento, ma forse dovrebbe esserlo.

Dopotutto, la maggior parte di noi lavora da casa e, a causa delle circostanze attuali, potremmo non vedere i nostri uffici di lavoro per settimane o addirittura mesi.

Se il clima attuale ci ha mostrato qualcosa, è che la necessità di ridurre le spese inutili non è mai stata così importante.

Quando le aziende torneranno a lavorare come al solito, l'ambiente sarà molto diverso: le PMI ne risentiranno e le implicazioni finanziarie dell'epidemia di COVID-19 si faranno sentire per molto tempo a venire. La gestione della stampa potrebbe essere un aiuto significativo per ridurre quei costi inutili quando ne hai più bisogno.

Rifiuti nella stampa

La maggior parte dei leader aziendali è probabilmente vagamente consapevole del fatto che le proprie abitudini di stampa costano loro più di quanto vorrebbero spendere.

I costi reali, tuttavia, potrebbero essere davvero scioccanti. Ecco sette statistiche di stampa per dimostrare quanto dovrebbero essere preoccupanti i rifiuti:

1. Le abitudini di stampa del dipendente medio costano alle aziende $ 725 all'anno
2. I dipendenti stampano in media 34 pagine al giorno, il 17% delle quali non verrà letto
3. Il 90% delle aziende non tiene traccia dei propri costi di stampa
4. Le aziende che utilizzano congetture per identificare i propri costi di stampa in media sottostimano del 40%
5. I dipartimenti IT dedicano in media il 15% del loro tempo alla risoluzione dei problemi relativi alla stampa
6. Negli ultimi 20 anni, il consumo di carta negli Stati Uniti è passato da 92 milioni di tonnellate a 208 milioni, con un aumento del 126%
7. Il consumo medio di carta delle aziende cresce del 22% ogni anno, il che significa che in poco meno di tre anni e mezzo il tuo consumo sarà raddoppiato

La linea di fondo qui è che se non hai un controllo sulle abitudini di stampa della tua organizzazione, c'è una significativa possibilità che tu stia spendendo molto di più di quanto vorresti: le implicazioni di ciò sono amplificate considerando l'attuale ambiente aziendale .

Impatto ambientale

Inoltre, l'impatto ambientale dei rifiuti di stampa è enorme.

Il processo di produzione della carta, che prevede la combustione della corteccia per creare fibra utilizzabile, rilascia gas tossici a effetto serra, un inquinante pesante che ha avuto conseguenze drastiche sul pianeta.

Il 40% del legname tagliato commercialmente nel mondo viene utilizzato per la produzione di carta e oltre 30 milioni di acri di foresta vengono distrutti ogni anno per aiutare a integrare questa produzione.

I miglioramenti nella tecnologia e nella produzione hanno accelerato la produzione di carta e anche il consumo è aumentato.

Questo è insostenibile e le aziende di ogni dimensione prima o poi dovranno affrontare la questione della sostenibilità all'interno delle loro organizzazioni.

Impatto sulla produttività

L'impatto che la stampa ha sulla produttività della tua forza lavoro potrebbe non essere evidente all'inizio.

Quando segui la stessa struttura per anni o addirittura decenni, può essere difficile definire un problema che è cresciuto lentamente nel tempo, anche se ti colpisce quotidianamente.

Produzione, ospitalità, legale: qualunque sia il settore, le PMI devono affrontare costantemente gli stessi problemi relativi a una forza lavoro produttiva a causa della stampa non gestita.

I dipendenti trascorrono una quantità eccessiva di tempo alla ricerca delle informazioni di cui hanno bisogno: 1,8 ore al giorno in totale o 9,3 ore alla settimana.

Questo crea un doppio smacco per le PMI; non solo stai perdendo soldi nei costi di stampa, ma stai perdendo soldi in manodopera persa mentre i lavoratori cercano di recuperare il gioco e farsi strada attraverso processi di gestione dei documenti inefficaci relativi alla stampa.

Il 90% dei dati mondiali è stato creato solo negli ultimi due anni.

Ogni anno, la quantità di dati esistenti aumenta in modo esponenziale, grazie all'aumento dei big data.

Ciò significa che viene utilizzata più carta per accogliere questo afflusso di dati e, di conseguenza, viene sprecato più tempo (e denaro).

Che cos'è la gestione della stampa e come può essere d'aiuto?

Gestione della stampa significa collaborare con una terza parte per le tue esigenze di stampa.

Ciò significa in pratica che la terza parte valuterà le tue esigenze, determinerà l'hardware a cui sei più adatto e ti assisterà con parti e forniture per quell'hardware a lungo termine.

Utilizzeranno il software per tenere traccia del tuo utilizzo e attenersi al tuo obiettivo di budget.

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Soluzioni di flusso di lavoro

I partner di servizi e i consulenti utilizzano spesso la gestione della stampa come primo passo in una più ampia strategia di trasformazione digitale.

La ragione di ciò è che la stampa è una specie di frutto a basso impatto e può fornire un ROI sostanziale alle PMI che sono particolarmente consapevoli dei loro profitti.

Se un'azienda deve ancora occuparsi della stampa, molto spesso è costosa, inefficace e impreparata per il futuro.

Le soluzioni per il flusso di lavoro possono rafforzare in modo significativo le tue operazioni con l'introduzione di un parco stampanti multifunzione (se necessario) e di un software per il flusso di lavoro progettato per semplificare i processi documentali.

Ad esempio, invece di stampare pile e pile di carta ogni giorno, puoi invece scansionare il tuo documento e renderlo immediatamente disponibile a chiunque abbia accesso tramite il cloud.

Quando i tuoi dati e i tuoi documenti sono organizzati in modo efficace, ti risparmierai un sacco di problemi. Il problema precedente con i dipendenti che trascorrevano quasi due ore alla ricerca di documenti? Ora non avranno problemi a trovare quell'informazione chiave nascosta sotto una montagna di carta, perché è archiviata digitalmente ed è di facile accesso.

Ciò migliorerà significativamente la produttività dei tuoi dipendenti, ridurrà le tue spese per la carta e, di conseguenza, migliorerà i tuoi profitti.

Rifornimento e visibilità delle forniture

Quando hai un partner che supervisiona il tuo parco stampanti, utilizzerà gli strumenti per analizzare e valutare le tue spese e il tuo utilizzo.

Dove prima non c'era visibilità, ora hai un partner che può dirti esattamente cosa stai usando. Stai superando il tuo budget? Lo sapranno e saranno in grado di aiutarti a mantenerlo basso.

Saranno anche in grado di dire quando stai esaurendo le scorte e quanto hai bisogno di reintegrarle.

In breve, avrai una comprensione molto migliore di quanto stai utilizzando e se è in linea con i tuoi obiettivi, invece di essere completamente all'oscuro e spendere molto più di ciò che vorresti acquistando più del necessario .

Inoltre, se qualcosa va storto, un fornitore di servizi di qualità sarà immediatamente sul posto per risolvere il problema come parte del contratto di servizio.

Consultazione

Un fornitore di servizi gestiti esperto sarà in grado di fornire supporto per ogni aspetto della gestione della stampa.

Questo non è, e non dovresti accontentarti di, semplicemente un processo di acquisto di una stampante e poi chiamarlo un giorno.

Il tuo partner dovrebbe aiutarti con il posizionamento della stampante intervistando i membri del personale; c'è uno squilibrio in uso tra le diverse stampanti? Sono nelle posizioni che massimizzeranno la produttività? Quali sono le abitudini attuali dei tuoi dipendenti e in che modo influiscono sulla tua strategia?

Questi sono tutti aspetti chiave della gestione della stampa che ti aiuteranno a risparmiare denaro e migliorare la produttività.

Iniziative verdi

Il tuo partner dovrebbe essere in grado di offrirti iniziative ecologiche per aiutare la tua azienda a ridurre la propria impronta di carbonio.

Ciò potrebbe derivare dall'approvvigionamento di carta verde dagli Stati Uniti, come facciamo noi di Impact, dai programmi di riciclaggio del toner o dall'utilizzo di programmi come PrintReleaf che ti consentono di fare la tua parte negli sforzi di riforestazione.

Quando ricicli la tua carta, puoi “rifogliare” l'equivalente del tuo consumo di carta e persino avere l'opportunità di scegliere dove vorresti piantarli.

La linea di fondo

Il punto principale è questo: gli ambienti di stampa moderni sono cambiati molto più della maggior parte delle aziende che non hanno tenuto il passo, spesso per una semplice mancanza di informazioni più che altro.

Investendo in una partnership, puoi ridurre significativamente gli sprechi e le spese indesiderate (molte delle quali potresti anche non sapere di avere) e aiutarti a posizionarti per il futuro.

Mettere in atto la gestione della stampa ora può fare miracoli per quando torneremo alla normalità: ti toglierà un'altra scimmia dalle spalle, semplificherà la tua attività e ti preparerà per un'ulteriore implementazione digitale, dovresti scegliere di perseguirla.

La gestione della stampa è una parte importante della riduzione dei costi per molte piccole e medie imprese attente al budget e alla ricerca di modi per ridurre le spese e il loro impatto ambientale. Per ulteriori informazioni su ciò che la gestione della stampa può fare per te, dai un'occhiata alla nostra pagina dei servizi di stampa gestiti e scopri cosa potresti ottenere da una partnership con un fornitore di servizi gestiti.