Alur Kerja Dokumen Digital Dijelaskan

Definisi alur kerja dokumen digital: Arti manajemen dokumen dan digitalisasi terutama mengacu pada metode dan proses yang digunakan untuk menetapkan alur kerja dokumen dalam bisnis yang hanya mengandalkan sarana digital. Ini biasanya akan menggabungkan teknologi cloud dan otomatisasi untuk meningkatkan efisiensi dalam proses terkait dokumen.

Alur kerja dokumen digital telah menjadi aspirasi UKM selama beberapa tahun sekarang.

Alasan untuk ini menjadi lebih jelas ketika organisasi mulai melihat manfaat dari mentransformasikan proses kerja mereka secara digital.

Saat ini ada daftar solusi dan teknologi digital yang coba dimasukkan oleh CIO ke dalam strategi mereka untuk memanfaatkan manfaat kompetitif yang berasal dari digitalisasi.

Tiga perempat UKM setuju bahwa teknologi digital mengubah lanskap bisnis dan 48% mencari cara tambahan untuk menambahkan langkah-langkah transformatif ke ruang lingkup bisnis mereka

Mengubah alur kerja adalah tren digital penting yang telah menjadi prioritas unik di Amerika Utara.

Studi Kasus Terkait: Prosedur Pengelolaan Dokumen Baru Membantu Perusahaan Asuransi Mengatur Ulang AP dan Klaim

Bisnis di kawasan ini mengkonsumsi hampir dua kali lipat jumlah kertas rekan-rekan mereka di Eropa.

Meskipun alur kerja yang berubah secara digital bukan hanya tentang mengganti proses berbasis kertas, ada sedikit keraguan bahwa waktu dan uang yang dihabiskan untuk proses kerja yang sudah ketinggalan zaman adalah faktor pendorong utama bagi bisnis.

Hari ini, kita akan melihat apa yang dapat diperoleh bisnis Anda dari alur kerja dokumen digital yang berkualitas dan jenis keuntungan yang diharapkan.

Arti Manajemen Dokumen dan Digitalisasi

Arti manajemen dan digitalisasi dokumen: Manajemen dan digitalisasi dokumen mengacu pada proses yang sama yang membentuk alur kerja dokumen digital.

Manajemen dan digitalisasi dokumen dapat dianggap sebagai solusi yang digunakan oleh organisasi untuk menangkap, melacak, dan menyimpan dokumen—apakah itu PDF atau file kertas.

Ketika kita berbicara tentang alur kerja dokumen digital, kita dapat berpikir tentang manajemen dokumen dan digitalisasi sebagai komponen utama dalam melakukannya.

Masalah Alur Kerja Dokumen Digital yang Buruk

Karyawan menghabiskan waktu terlalu lama untuk mengakses informasi

Seperti biasa dalam hal transformasi digital, masalah utama yang dihadapi adalah produktivitas.

Baik itu manufaktur atau perhotelan, bisnis dari setiap industri menggunakan strategi transformasi digital untuk merampingkan operasi bisnis mereka dan meningkatkan produktivitas mereka.

Karyawan menghabiskan rata-rata 1,8 jam setiap hari untuk mencari dan mengumpulkan data—itu 9 jam per minggu yang seharusnya bisa digunakan untuk melakukan sesuatu yang lebih berharga.

Ketika Anda mempertimbangkan berapa banyak data yang ada dalam bisnis saat ini, meningkatkan sarana yang dapat digunakan untuk menangani dan membagikannya sangat penting. Untuk menempatkan ini ke dalam perspektif, 90% dari semua data di dunia dihasilkan dalam dua tahun terakhir.

Jadi, ada semakin banyak informasi yang harus terus-menerus disaring oleh karyawan. Dalam organisasi yang belum menggunakan solusi digital, ini berarti banyak waktu yang terbuang oleh pekerja untuk mencari apa yang mereka butuhkan.

Informasi tidak tersedia untuk karyawan

Lebih jauh dari masalah ini adalah bahwa di banyak UKM, karyawan berjuang untuk mengakses data yang tidak segera tersedia bagi mereka dengan alur kerja dokumen yang tepat.

Hal ini dapat terjadi karena berbagai alasan, tetapi yang paling umum adalah karena departemen di seluruh perusahaan memiliki sistem manajemen data yang berbeda—biasanya sistem warisan yang terputus dari bagian perusahaan lainnya.

Ini berarti secara efektif tidak mungkin bagi seseorang di satu departemen untuk mengambil data dari departemen lain karena mereka tidak memiliki akses.

Organisasi berbasis data 23 kali lebih mungkin untuk mendapatkan pelanggan, 6 kali lebih mungkin untuk mempertahankan pelanggan, dan 19 kali lebih mungkin untuk menguntungkan sebagai hasilnya

Ini disebut silo data dan merupakan kontributor utama inefisiensi dalam bisnis.

Ini adalah masalah dalam hal produktivitas, dan perkiraan menunjukkan bahwa departemen TI menghabiskan 80% waktu mereka untuk mengerjakan masalah yang secara langsung atau tidak langsung disebabkan oleh silo data.

Pengalaman Pelanggan Terkait: Robot Perangkat Lunak Membawa Produktivitas Tingkat Lanjut ke Kantor Manufaktur

Ketidakpuasan karena terus-menerus melakukan tugas-tugas kasar

Sebuah studi menemukan bahwa 22% dari waktu karyawan dihabiskan untuk tugas yang berulang. Selama setahun, Anda dapat membayangkan berapa banyak uang yang terbuang sia-sia oleh para pekerja yang menghabiskan waktu untuk tugas-tugas manual yang sekarang dapat diotomatisasi

Tugas rutin dan manual adalah hal biasa di antara bisnis yang belum menerapkan transformasi digital untuk alur kerja dokumen mereka.

Tugas-tugas ini biasanya akan berkisar pada entri data atau penanganan data rutin.

Misalnya, Anda mungkin menemukan seorang pekerja di bagian SDM yang memasukkan data tunjangan karyawan secara manual, atau Anda mungkin secara manual memasukkan semua faktur dan tanda terima pelanggan Anda.

Ini adalah contoh di mana perusahaan telah terbiasa menerima tugas-tugas kasar ini hanya sebagai bagian dari operasi bisnis mereka.

eBuku Terkait: 5 Alasan Perusahaan Anda Harus Memanfaatkan Otomatisasi Proses Bisnis

Kenyataannya, bagaimanapun, adalah bahwa ini seringkali benar-benar dapat dihindari karena alur kerja dokumen digital.

Hasil akhirnya adalah bahwa karyawan frustrasi karena alur kerja dokumen digital mereka (atau kekurangannya) tidak membantu produktivitas mereka.

Mereka secara efektif melakukan pekerjaan yang dapat didigitalkan, dalam hal ini mereka akan diberi kesempatan untuk memfokuskan energi mereka pada sesuatu yang membutuhkan sentuhan manusia, seperti pertanyaan pelanggan.

Alur kerja dokumen digital di bawah standar menghabiskan uang bisnis Anda dan waktu karyawan Anda.

Penyebab Alur Kerja Dokumen Digital Buruk

Data silo

Data silo adalah kelompok data yang secara efektif telah terputus dari sisa bisnis karena mereka ada di lokasi digital yang terputus.

Hal ini dapat disengaja, tetapi hampir selalu tidak disengaja, seringkali sebagai akibat dari sistem yang berpindah departemen dalam jangka waktu yang lama.

Hasil akhirnya adalah bahwa data perusahaan tidak terstruktur dan sulit untuk digunakan—sangat penting untuk UKM modern.

87% organisasi memiliki analitik dan kecerdasan bisnis yang rendah, artinya data tidak digunakan

Transformasi digital hidup dan mati oleh arus informasi yang lancar, dan itulah yang perlu ditangani jika bisnis tertinggal dalam kemampuannya untuk mengelola alur kerja dokumennya.

Posting Terkait: Memecah Silo Data: Menyatukan Data Bisnis Anda

Setiap perusahaan yang mentolerir silo data menghambat produktivitas mereka sendiri.

Berikut adalah beberapa contoh masalah silo data yang muncul dari alur kerja dokumen digital yang buruk:

• Analisis data: Silo berarti informasi disimpan di tempat yang berbeda, seringkali sebagai format file yang tidak konsisten. Ini membuat analisis untuk keputusan bisnis jauh lebih sulit.
• Akses: Izin dan masalah akses umum terjadi pada silo. Hasil akhirnya adalah karyawan tidak bisa mendapatkan data yang mereka butuhkan cukup cepat, memperlambat proses kerja secara signifikan.
• Pekerjaan yang tidak perlu: Visibilitas terbatas di seluruh bisnis sering kali berarti tim yang berbeda akhirnya melakukan pekerjaan yang sama secara bersamaan, ketika akses bersama dan penghapusan silo akan menghemat waktu dan energi.

Komunikasi yang buruk

Komunikasi di bawah standar dalam organisasi dan kurangnya alur kerja dokumen digital berjalan beriringan.

Posting Terkait: Mengapa Komunikasi Lintas Departemen Penting untuk DX Anda

Saat alur kerja dokumen digital kurang dimanfaatkan, Anda biasanya dapat menemukan bahwa tidak hanya data yang di-silo, tetapi juga budaya.

Departemen dalam bisnis mulai bekerja secara independen, dengan data dan proses mereka sendiri.

Berkali-kali, kami di Impact telah melihat betapa pentingnya transformasi digital untuk memiliki budaya yang kuat untuk memastikan kesuksesan, baik dengan klien kami maupun diri kami sendiri.

Dengan mengabaikan alur kerja dokumen Anda, sangat mudah untuk jatuh ke dalam perangkap di mana budaya tidak konsisten dan divisi bertindak dengan terlalu banyak otonomi.

Proses kertas kerja yang memakan waktu

Kami berbicara tentang bagaimana karyawan sering terhambat karena harus melakukan tugas-tugas manual yang kasar.

Ini sering dilakukan dengan pekerjaan entri data manual, tetapi proses kertas adalah pelanggar umum lainnya.

Sama seperti entri data yang membosankan yang membebani Anda dengan tenaga kerja, kertas juga merupakan pukulan ganda.

Dengan perusahaan yang sebagian besar beroperasi dengan proses berbasis kertas, staf harus menghabiskan waktu yang berharga untuk menangani dokumen fisik.

Ini di samping jumlah besar yang dihabiskan untuk kertas itu sendiri.

Seorang pekerja kantor rata-rata melewati 10.000 lembar kertas setahun

Perusahaan seperti ini sering beroperasi dengan mengorbankan alur kerja dokumen digital yang hebat, yang menghemat waktu dan uang.

Berapa Biaya Alur Kerja Dokumen yang Buruk?

Seperti yang telah kami catat dengan beberapa masalah di atas yang muncul karena manajemen dokumen yang buruk, banyak di antaranya adalah apa yang dapat digambarkan sebagai biaya "tersembunyi", banyak di antaranya tidak diperhatikan oleh bisnis karena mereka memiliki kecenderungan untuk menerimanya. sebagai konstanta.

Contoh terbaik dari hal ini adalah konsumsi kertas, dengan kebiasaan mencetak rata-rata karyawan yang merugikan perusahaan $725 per tahun.

Infografis Terkait: Berapa Biaya Kertas untuk Bisnis Anda?

Ketika Anda mempertimbangkan bahwa penggunaan kertas tumbuh rata-rata 22% per tahun, biaya kertas dua kali lipat kira-kira setiap 3,3 tahun.

Bagi sebagian besar bisnis, pengeluaran semacam ini menjadi semakin tidak layak, terutama ketika ada alternatif digital yang tersedia yang secara drastis dapat mengurangi biaya konsumsi kertas saja.

Ketika Anda juga mempertimbangkan efek alur kerja dokumen yang buruk terhadap biaya tenaga kerja—yaitu bahwa karyawan menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang seharusnya mereka temukan dan mengakses dokumen yang mereka butuhkan—maka argumen untuk sistem manajemen dokumen digital menjadi jauh lebih jelas.

Alur Kerja Dokumen: Statistik Biaya Pencetakan yang Harus Anda Ketahui

Ingatlah statistik pencetakan ini saat Anda mempertimbangkan apakah Anda perlu menerapkan teknologi untuk manajemen dokumen Anda.

Pencetakan adalah pengurasan umum pada sumber daya perusahaan, diperburuk oleh kenyataan bahwa sebagian besar—hampir seperlima—bahan cetak tidak terbaca dan tidak digunakan oleh karyawan.

• 90% perusahaan tidak melacak biaya pencetakan mereka
• Perusahaan yang menggunakan tebakan untuk mengidentifikasi biaya pencetakan mereka rata-rata meremehkan 40%
• Departemen TI menghabiskan rata-rata 15% dari waktu mereka untuk memperbaiki masalah terkait pencetakan
• Selama 20 tahun terakhir, konsumsi kertas di AS telah meningkat dari 92 juta ton menjadi 208 juta ton
• 17% dokumen tercetak tidak terbaca

Sumber

Solusi untuk Alur Kerja Dokumen Digital yang Buruk

Otomatisasi

Penggunaan otomatisasi proses robot melonjak di antara semua jenis bisnis.

Misalnya, Deloitte melaporkan bahwa hampir dua pertiga organisasi berinvestasi di RPA untuk menanggapi proses usang yang terpapar oleh pandemi.

Alasan untuk ini sangat jelas: memanfaatkan otomatisasi menghemat banyak waktu dan sumber daya yang terbuang.

Berikut adalah beberapa tugas yang dapat digunakan RPA:

• Ekstraksi data: Data dalam jumlah besar dapat ditelusuri untuk menemukan apa yang Anda butuhkan dengan mudah
• Manajemen data: Agregasi dan kurasi data
• Kegiatan operasional: Logistik dan dukungan operasional
• Procure-to-pay: Pemrosesan dan pelaporan faktur
• Inventaris dan rantai pasokan: Kategorisasi dan manajemen

Singkatnya, perusahaan yang menggunakan otomatisasi bahkan sampai tingkat kecil dapat melihat peningkatan drastis dalam alur kerja dokumen digital mereka.

Awan

Menyatukan data perusahaan Anda di cloud adalah langkah penting dalam strategi digital banyak organisasi.

Tahun lalu pasar layanan cloud publik di seluruh dunia adalah $ 182 miliar, pada tahun 2022 akan bernilai $ 331 miliar

Menggunakan cloud untuk merampingkan alur kerja dokumen digital Anda dan meningkatkan akses di seluruh bisnis Anda adalah cara yang relatif sederhana dan efektif untuk meningkatkan proses.

Kekhawatiran historis tentang keamanan server berbasis cloud telah ditutup dalam beberapa tahun terakhir.

Ini sebagian besar karena peningkatan besar yang telah dilihat oleh pusat data.

Pusat data Tingkat IV, khususnya, sama amannya atau bahkan lebih aman daripada server di lokasi.

Keuntungan Alur Kerja Digitalisasi Dokumentasi

Seperti yang telah kami catat dalam posting blog ini, ada sejumlah masalah yang muncul karena pemrosesan dokumen digital yang buruk untuk informasi dan data.

Memperbaiki masalah ini pertama-tama dimulai dengan memahami bahwa pembuatan dokumen adalah fungsi bisnis utama, dan bagaimana pembuatan dokumen itu ditangani—dalam hal penangkapan, penyimpanan, dan alur kerja—sangat penting untuk mewujudkan manfaat dan keuntungan dari dokumentasi digital.

Berikut adalah beberapa keuntungan tersebut:

Mengurangi ketergantungan pada dokumen hardcopy

Kami tidak mengabaikan fakta bahwa itu bisa menjadi perubahan besar bagi perusahaan untuk membuang proses berbasis kertas.

Bagi banyak orang, bagaimanapun, adalah perubahan yang diperlukan untuk merangkul alur kerja dokumen digital sampai tingkat tertentu.

Memanfaatkan sistem manajemen konten perusahaan (ECM) dapat secara signifikan meningkatkan produktivitas alur kerja Anda.

Ini akan menghemat waktu dan materi Anda dibandingkan dengan yang setara berbasis kertas fisik.

Ini juga akan memberi Anda visibilitas dan kontrol yang jauh lebih besar atas dokumen dan data yang melewati perusahaan Anda, memungkinkan Anda untuk mendikte alur kerja Anda daripada sebaliknya.

Waktu Lebih Baik Dihabiskan

Dengan lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk mencari, menyimpan, dan menangani data dan informasi, karyawan dapat memanfaatkan waktu mereka dengan lebih baik ketika otomatisasi aliran dokumen dan prosedur manajemen dokumen berkualitas diterapkan.

Ini memberikan manfaat bagi perusahaan dan karyawan—staf lebih sedikit membuang waktu mereka sementara majikan tidak membayar staf untuk menghabiskan banyak waktu mencari dokumen yang sekarang mereka akses secara instan.

Mempersiapkan Kepatuhan

Suka atau tidak, kepatuhan merupakan area pertimbangan serius bagi bisnis saat ini.

Dengan undang-undang seperti CCPA, SHIELD, dan undang-undang khusus industri seperti HIPAA, dengan cepat menjadi keharusan bagi organisasi untuk mengatur informasi yang mereka pegang dengan cara yang mudah bagi mereka untuk tetap mematuhi peraturan perundang-undangan yang muncul.

Untuk bisnis yang menyimpan informasi penting tentang pelanggan, khususnya data sensitif atau pengidentifikasi, menerapkan alur kerja digitalisasi dokumen yang secara aman menyimpan informasi dengan cara yang efektif adalah investasi yang cerdas.

Takeaways:

• Alur kerja dokumen digital yang buruk menyebabkan efisiensi dan ketidakpuasan
• Ini disebabkan oleh data tertutup, komunikasi yang buruk, dan proses kertas yang memakan waktu
• Otomatisasi, cloud, dan pengurangan ketergantungan pada kertas dalam organisasi Anda dapat meningkatkan proses dan efisiensi operasional Anda secara signifikan.

Berlangganan ke blog kami untuk menerima lebih banyak wawasan tentang teknologi bisnis dan tetap mengikuti perkembangan pemasaran, keamanan siber, serta berita dan tren teknologi lainnya (jangan khawatir, kami tidak akan mengganggu Anda).