如何撰写有效的正式电子邮件（使用模板）
已发表: 2023-09-13
- 2023 年 8 月 20 日
内容
您是否曾经在写电子邮件的过程中停下来思考自己是否太随意了？ 无论您是撰写正式电子邮件、发送专业询问还是与新客户合作的销售人员，如果您想取得成果，都可以遵循一些最佳实践。
如何通过 9 个步骤撰写正式电子邮件
无论是第一次外展还是后续邮件，请按照以下九个步骤为您的下一封正式电子邮件传达正确的语气。
1.考虑您的电子邮件地址
当您从个人电子邮件地址发送正式电子邮件时，确保其看起来专业并准确反映您想要达到的语气非常重要。
如果您仍在使用多年前的内容，其中包含无意义的字母、随机数字串、您最喜欢的运动队或任何可能被同事或客户视为不专业的内容，那么是时候进行更新了。 发送正式电子邮件的最佳电子邮件地址往往是您名字和姓氏的组合。
2.使用正确的字体
蓝色可能是您最喜欢的颜色，但这并不意味着它适合作为正式电子邮件的文本颜色。 同样，虽然您在向朋友和家人发送消息时可能有首选字体，但在正式电子邮件中请坚持使用无干扰的字体 — Arial、Calibri 或 Times New Roman。
您希望您的信息能够吸引别人的眼球，而不是您选择的字体。
3. 仔细选择你的主题行
在某种程度上，越短越好。 根据 Kinsta 的说法，大多数电子邮件主题行不超过 100 个字符，但提高打开率和点击率的最佳位置是 110 到 140 个字符。
撰写主题行时需要考虑以下几点：
- 谁是你的观众？ 向营销经理发送正式电子邮件与向专业同事发送正式电子邮件时，您的主题行看起来会有所不同。
- 您的读者关心什么？ 除了您的电子邮件地址之外，正式电子邮件的主题行也是读者对您的第一印象的关键。 通过关注他们关心的事情来吸引他们打开它，无论是关于客户的痛点还是相互联系。
主题行最重要的方面之一是它必须准确反映正式电子邮件的信息。 垃圾邮件主题行是失去信任和信誉的好方法。
需要一些主题行想法吗？ 查看这些最佳实践和示例。
4. 使用正确的问候语
完成这三个步骤后，就可以选择合适的正式电子邮件问候语了。 为您的朋友和家人保留“嘿”和“嗨”等随意的问候语。
一些语气正确的正式电子邮件问候语包括：
- 你好
- 问候
- 亲爱的
如果您要向潜在客户或业务伙伴发送电子邮件，则需要使用更正式的语气。 您还总是希望包含收件人的姓名。 如果你不知道，就找到它。 如果这不合理，您可以将正式电子邮件发送给“可能涉及的人员”或“销售团队”、“营销团队”等，但这些问候永远不应该是您的第一选择。
5. 适当地自我介绍
正式电子邮件的第一句话应简要介绍您自己和您的公司。 收件人不需要你的生活故事。
以下是有关如何通过电子邮件正式介绍自己的一些提示：
- 保持简短。 如果你用超过一句话来介绍自己，读者可能会跳过整个段落。
- 以问题引导。 “你能使用更多的网络流量吗？ 我是 GenericSEOCompany 的 John Smith，我很乐意提供帮助。”
请记住，读者想知道您能为他们做些什么； 他们对你是谁或者你为什么做你所做的事情不太感兴趣（还）。
6.剪掉绒毛
正式电子邮件应始终简短、切题。 发送两句话或三句话的电子邮件比包含不相关的信息更好。 同样，不要将电子邮件作为单个大文本块发送，而是使用短段落和要点将其分解。
大块的文本使收件人很难找到正式电子邮件的要点。 将电子邮件格式化为包含大量空白，可以更轻松地阅读和查找重要信息； 它还增加了获得答复的可能性。
7.适当地结束它
准备好把它包起来了吗？ 确保以适当的方式结束您的正式电子邮件。
就像您的问候语一样，留下与家人和朋友通信时的随意短语。 例如，不要以“谢谢”结尾，而是用更正式的“谢谢”。
一些带有正确语气的正式电子邮件结束语是：
- 真挚地
- 尊敬
- 此致
- 期待您的回音
一旦您与通讯员建立了融洽的关系，您就可以选择一些更随意、更有趣的正式电子邮件结尾。 在此之前，请坚持使用上面列出的正式结束语。
8. 不要忘记专业签名
电子邮件地址和主题行给收件人留下了对您的第一印象，而您的电子邮件签名则给他们留下了最后的印象。
正式的电子邮件签名应包括您的：
- 全名
- 职称
- 联系信息
- 指向您相关社交媒体资料的链接
不要满足于无聊的通用签名-查看适用于商务和正式电子邮件的最佳电子邮件签名生成器。
9. 校对（并再次校对）
一旦您发送了正式电子邮件，就无法退回。 即使您在点击发送之前多次阅读它，也很容易忽略简单的错误。
Grammarly 和 Hemingway 都是免费工具，您可以使用它们来查找您可能错过的拼写错误和语法错误。
需要双重、三重和四重检查的最重要的事情是收件人的姓名和他们的公司名称 - 如果您打开一封电子邮件并且您的名字拼写错误，您还会费心阅读它吗？ 可能不会。 公司名称也是如此：Milkshake 和 Mailshake 是两种截然不同的东西。
2023 年使用的 10 个正式电子邮件模板
为了完成本文，这里还有 10 个可供您自定义和使用的正式电子邮件模板。
1. 信息请求
主题：有关[产品/服务]的信息请求
亲爱的[收件人姓名]，
我的名字是[您的公司]的[您的名字]。 我正在联系您寻求有关您的[产品/服务]的更多信息。
您能否提供详细信息或建议合适的讨论时间？
先感谢您，
[您的电子邮件签名]
2. 会议要求
主题： [日期] 的会议请求
您好[收件人姓名]，
这是[您的公司] 的[您的名字]。 我想在[日期]安排一次会议来讨论[主题]。 请让我知道您的空闲时间。
此致，
[您的电子邮件签名]
3. 会后跟进
主题：我们会议的行动项目和笔记
亲爱的[收件人姓名]，
感谢您在[日期]与我会面。 我整理了行动项目和值得注意的要点的概述。 [要点简要清单]。 让我们讨论进一步的步骤。
真挚地，
[您的电子邮件签名]
4. 商业提案
主题： [贵公司]的商业提案
您好[收件人姓名]，
我是[您的公司]的[您的名字]。 我们有一个对双方都有利的商业提案。 [简要描述提案]。 我们可以更详细地讨论这个问题吗？
尊敬，
[您的电子邮件签名]
5. 职位查询
主题： [公司名称]的职位查询
问候，
我是[您的名字]，对贵公司的[职位名称]职位感兴趣。 [简要描述您的资格和经验]。 我们可以进一步讨论这个问题吗？
此致，
[您的电子邮件签名]
6. 客户反馈请求
主题：请求您提供宝贵的反馈意见
亲爱的[收件人姓名]，
我是[您的姓名]，在[您的公司]担任[您的职位]。 我们重视您的意见，并感谢您对[产品/服务]的反馈。
谢谢你，
[您的电子邮件签名]
7. 道歉邮件
主题：我们对 [问题] 表示诚挚的歉意
亲爱的[收件人姓名]，
我们很遗憾地通知您[描述问题]。 我们正在努力解决此问题，并对由此造成的任何不便表示歉意。
真挚地，
[您的电子邮件签名]
8. 报价
主题： [产品/服务]的报价
您好[收件人姓名]，
感谢您对我们的[产品/服务]感兴趣。 附件是根据您的要求提供的报价。 让我们讨论更多细节。
此致，
[您的电子邮件签名]
9. 活动邀请
主题：邀请参加 [日期] 的 [活动] – 回复
您好[收件人姓名]，
我们很高兴邀请您参加 [日期] 的 [活动]。 活动详情请见附件。 然而，为客人提供的空间和茶点有限，因此我们恳请您在参加活动之前回复。
我们期待您的加入，并希望您能成功。
温暖的问候，
[您的电子邮件签名]
10.产品更新公告
主题： [产品名称] 中令人兴奋的新功能
您好[收件人姓名]，
我们很高兴地宣布我们的[产品名称]的一些新功能。 这些功能[在此简要描述]。 我们相信这些变化将[描述好处]。 让我们安排一次通话来引导您完成这些改进。
此致，
[您的电子邮件签名]
撰写正式电子邮件不一定是一个挑战。 遵循这九个步骤，您就可以发送专业、正式的电子邮件并获得结果。 如果您想掌握电子邮件外展的艺术，请查看我们的免费冷电子邮件大师班。
