Come scrivere un'e-mail formale che ottenga risultati (con modelli)
Pubblicato: 2023-09-13
- 20 agosto 2023
Contenuti
Ti è mai capitato, nel bel mezzo della scrittura di un'e-mail, di fermarti a chiederti se non sei troppo casual? Che tu sia un venditore che scrive un'e-mail formale, invia una richiesta professionale o lavora con un nuovo cliente, ci sono alcune migliori pratiche da seguire se desideri ottenere risultati.
Come scrivere un'e-mail formale in 9 passaggi
Segui questi nove passaggi per trasmettere il tono giusto alla tua prossima email formale, che si tratti della prima comunicazione o di un follow-up.
1. Considera il tuo indirizzo email
Quando invii un'e-mail formale dal tuo indirizzo e-mail personale, è importante assicurarti che abbia un aspetto professionale e rifletta accuratamente il tono che desideri ottenere.
Se ne usi ancora uno di anni fa con lettere senza senso, stringhe di numeri casuali, la tua squadra sportiva preferita o qualsiasi altra cosa che potrebbe essere considerata poco professionale da un dipendente o da un cliente, è tempo di un aggiornamento. Il miglior indirizzo email per l'invio di email formali tende ad essere una combinazione del tuo nome e cognome.
2. Usa i caratteri giusti
Il blu potrebbe essere il tuo colore preferito, ma ciò non significa che sia appropriato come colore del testo per un'e-mail formale. Allo stesso modo, anche se potresti avere un carattere preferito quando invii messaggi ad amici e parenti, attieniti a stili privi di distrazioni per le e-mail formali: Arial, Calibri o Times New Roman.
Vuoi che il tuo messaggio sia ciò che attira l'attenzione di qualcuno, non il carattere che scegli.
3. Scegli con attenzione l'oggetto
Più breve è meglio, in una certa misura. Secondo Kinsta, la maggior parte delle righe dell’oggetto delle e-mail sono composte da 100 caratteri o meno, ma il punto ideale per tassi di apertura e di clic più elevati è compreso tra 110 e 140 caratteri.
Ci sono un paio di cose da considerare quando scrivi la riga dell'oggetto:
- Chi è il tuo pubblico? L'oggetto apparirà diverso quando invii un'e-mail formale a un responsabile marketing rispetto a un collega professionista.
- Cosa interessa ai tuoi lettori? Oltre al tuo indirizzo email, l'oggetto della tua email formale è ciò che dà al tuo lettore la prima impressione di te. Invitali ad aprirsi concentrandosi su ciò a cui tengono, che si tratti dei punti critici dei clienti o di una connessione reciproca.
Uno degli aspetti più importanti dell'oggetto è che deve riflettere accuratamente il messaggio della tua email formale. Gli oggetti contenenti spam sono un ottimo modo per perdere fiducia e credibilità.
Hai bisogno di idee per l'oggetto? Dai un'occhiata a queste migliori pratiche ed esempi .
4. Usa il saluto giusto
Una volta risolti questi tre passaggi, è il momento di scegliere un saluto e-mail formale appropriato. Salva i saluti informali come "Ehi" e "Ciao" per i tuoi amici e familiari.
Alcuni saluti formali via email che hanno il tono giusto includono:
- Ciao
- Saluti
- Caro
Se stai inviando un'e-mail a un potenziale cliente o a un socio in affari, è necessario un tono più formale. Inoltre, vuoi sempre includere il nome del destinatario. Se non lo conosci, trovalo. Se ciò non è plausibile, puoi indirizzare la tua email formale a "Chi può interessare" o "Team vendite", "Team marketing", ecc., ma questi saluti non dovrebbero mai essere la tua prima scelta.
5. Presentati in modo appropriato
La prima frase della tua email formale dovrebbe presentare brevemente te e la tua azienda. Il destinatario non ha bisogno della tua storia di vita.
Ecco alcuni suggerimenti su come presentarsi formalmente via email:
- Sii breve. Se impieghi più di una frase per presentarti, il lettore probabilmente salterà l'intero paragrafo.
- Inizia con una domanda. “Potresti utilizzare più traffico web? Sono John Smith di GenericSEOCompany e vorrei aiutarti."
Tieni presente che il lettore vuole sapere cosa puoi fare per lui; non sono così interessati a chi sei o perché fai quello che fai (ancora).
6. Taglia la lanugine
Le e-mail formali dovrebbero essere sempre brevi e pertinenti. È meglio inviare un'e-mail di due o tre frasi piuttosto che includere informazioni irrilevanti. Allo stesso modo, non inviare le tue e-mail come un unico grande blocco di testo: suddividilo utilizzando paragrafi brevi ed elenchi puntati.
Pezzi di testo rendono difficile per il destinatario trovare i punti principali della tua email formale. Formattare la tua email in modo da includere molto spazio bianco semplifica la lettura e la ricerca di informazioni importanti; aumenta anche la probabilità di ottenere una risposta.
7. Termina in modo appropriato
Pronti a concludere? Assicurati di terminare la tua email formale in modo appropriato.
Lascia come il tuo saluto frasi casuali per la corrispondenza con familiari e amici. Ad esempio, invece di terminare con "Grazie", usa il più formale "Grazie".
Alcune chiusure formali delle email che hanno il tono giusto sono:
- Cordiali saluti
- Rispettosamente
- Distinti saluti
- Attendiamo un vostro riscontro
Una volta che hai costruito un rapporto con il tuo corrispondente, puoi scegliere dei finali formali più casuali e divertenti per le email. Fino ad allora, attieniti alle frasi formali di chiusura elencate sopra.
8. Non dimenticare una firma professionale
L'indirizzo e-mail e la riga dell'oggetto danno al destinatario la prima impressione di te e la tua firma e-mail gli lascia l'ultima.
Una firma e-mail formale dovrebbe includere:
- Nome e cognome
- Titolo di lavoro
- Informazioni sui contatti
- Collegamenti ai tuoi profili di social media pertinenti
Non accontentarti di una firma noiosa e generica : dai un'occhiata ai migliori generatori di firme e-mail per e-mail aziendali e formali.
9. Correggi le bozze (e rileggi ancora)
Una volta inviata l'e-mail formale, non è possibile tornare indietro. Anche se lo leggi più volte prima di premere Invia, è facile trascurare semplici errori.
Grammarly e Hemingway sono entrambi strumenti gratuiti che puoi utilizzare per individuare errori di ortografia ed errori grammaticali che potresti aver perso.
Le cose più importanti da ricontrollare, triplicare e quadruplicare sono il nome del destinatario e il nome della società: se aprissi un'e-mail e il tuo nome fosse scritto in modo errato, ti prenderesti la briga di leggerlo? Probabilmente no. Lo stesso vale per il nome dell’azienda: Milkshake e Mailshake sono due cose ben diverse.
10 modelli di email formali da utilizzare nel 2023
Per finire l'articolo, ecco altri 10 modelli di email formali che puoi personalizzare e utilizzare.
1. Richiesta informazioni
Oggetto: Richiesta di informazioni su [Prodotto/servizio]
Gentile [nome del destinatario],
Il mio nome è [Il tuo nome] di [La tua azienda]. Ti contatto per chiedere ulteriori informazioni sul tuo [Prodotto/Servizio].
Potresti fornire informazioni dettagliate o suggerire un momento adatto per una discussione?
Grazie in anticipo,
[La tua firma e-mail]
2. Richiesta di incontro
Oggetto: Richiesta di incontro il [data]
Buongiorno [Nome del destinatario],
Questo è [Il tuo nome] da [La tua azienda]. Vorrei organizzare un incontro il [Data] per discutere di [Argomento]. Per favore fatemi sapere la vostra disponibilità.
Distinti saluti,
[La tua firma e-mail]
3. Follow-up dopo una riunione
Oggetto: Azioni e note dal nostro incontro
Gentile [nome del destinatario],
Grazie per avermi incontrato il [data]. Ho compilato una panoramica delle azioni da intraprendere e dei punti degni di nota. [Breve elenco dei punti]. Discutiamo ulteriori passaggi.
Cordiali saluti,
[La tua firma e-mail]
4. Proposta commerciale
Oggetto: proposta commerciale da [la tua azienda]
Buongiorno [Nome del destinatario],
Sono [Il tuo nome] di [La tua azienda]. Abbiamo una proposta commerciale che potrebbe avvantaggiare entrambe le parti. [Descrivere brevemente la proposta]. Possiamo discuterne in modo più dettagliato?
Rispettosamente,
[La tua firma e-mail]
5. Richiesta di lavoro
Oggetto: Richiesta di lavoro presso [Nome azienda]
Saluti,
Sono [Il tuo nome], interessato alla posizione di [Titolo lavorativo] presso la tua stimata azienda. [Descrivi brevemente le tue qualifiche ed esperienze]. Potremmo discuterne ulteriormente?
Distinti saluti,
[La tua firma e-mail]
6. Richiesta di feedback del cliente
Oggetto: Richiesta del tuo prezioso feedback
Gentile [nome del destinatario],
Sono [Il tuo nome], [La tua posizione] presso [La tua azienda]. Apprezziamo la tua opinione e apprezzeremmo il tuo feedback su [Prodotto/Servizio].
Grazie,
[La tua firma e-mail]
7. E-mail di scuse
Oggetto: Le nostre più sincere scuse per [Problema]
Gentile [nome del destinatario],
Siamo spiacenti di informarti che [descrivi il problema]. Stiamo lavorando diligentemente per risolvere questo problema e ci scusiamo per gli eventuali disagi causati.
Cordiali saluti,
[La tua firma e-mail]
8. Preventivo
Oggetto: preventivo per [prodotto/servizio]
Buongiorno [Nome del destinatario],
Grazie per il tuo interesse per il nostro [Prodotto/Servizio]. In allegato il preventivo come da vostra richiesta. Discutiamo ulteriori dettagli.
Distinti saluti,
[La tua firma e-mail]
9. Invito a un evento
Oggetto: Invito a [Evento] il [Data] – RSVP
Saluti [Nome del destinatario],
Siamo lieti di invitarti a [Evento] il [Data]. In allegato trovate i dettagli dell'evento. Tuttavia, lo spazio e il rinfresco per gli ospiti sono limitati, quindi ti chiediamo gentilmente di rispondere prima di partecipare all'evento.
Non vediamo l'ora di averti con noi e speriamo che tu possa farcela.
Cordiali saluti,
[La tua firma e-mail]
10. Annuncio di aggiornamento del prodotto
Oggetto: Nuove entusiasmanti funzionalità in [Nome prodotto]
Buongiorno [Nome del destinatario],
Siamo entusiasti di annunciare alcune nuove funzionalità per il nostro [Nome prodotto]. Queste caratteristiche [descrivile brevemente qui]. Riteniamo che questi cambiamenti [descrivano i vantaggi]. Pianifichiamo una chiamata per illustrarti questi miglioramenti.
Distinti saluti,
[La tua firma e-mail]
Scrivere un'e-mail formale non deve essere una sfida. Segui questi nove passaggi e sarai pronto per inviare e-mail professionali e formali che otterranno risultati. Se vuoi padroneggiare l'arte della comunicazione via e-mail, dai un'occhiata alla nostra masterclass gratuita su Cold Email.
