結果が得られるフォーマルなメールの書き方（テンプレートあり）
公開: 2023-09-13
- 2023 年 8 月 20 日
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メールを書いている途中で、カジュアルすぎるのではないかと思って立ち止まったことはありませんか? 営業担当者が正式な電子メールを作成している場合でも、専門的な問い合わせを送信している場合でも、新しい顧客と仕事をしている場合でも、結果を得たい場合は従うべきベスト プラクティスがいくつかあります。
9 つのステップで正式なメールを書く方法
最初のアウトリーチであろうとフォローアップであろうと、次の正式なメールで適切なトーンを伝えるには、次の 9 つのステップに従ってください。
1. メールアドレスを考慮する
個人の電子メール アドレスから正式な電子メールを送信する場合は、それがプロフェッショナルに見え、達成したいトーンを正確に反映していることを確認することが重要です。
意味のない文字、乱数の文字列、お気に入りのスポーツ チーム、その他従業員や顧客によってプロフェッショナルではないとみなされる可能性のあるものが含まれた何年も前のバージョンをまだ使用している場合は、アップデートの時期が来ています。 正式な電子メールを送信するのに最適な電子メール アドレスは、姓と名を組み合わせたものになる傾向があります。
2. 適切なフォントを使用する
青はあなたの好きな色かもしれませんが、それがフォーマルな電子メールのテキストの色として適切であるという意味ではありません。 同様に、友人や家族にメッセージを送信するときは好みのフォントがあるかもしれませんが、フォーマルな電子メールでは気を散らさないスタイル (Arial、Calibri、または Times New Roman) を使用してください。
自分が選んだフォントではなく、メッセージが誰かの目に留まるものであってほしいと考えています。
3. 件名は慎重に選択してください
ある程度までは短い方が良いのです。 Kinstaによると、電子メールの件名の大部分は100文字以下ですが、より高い開封率とクリックスルー率のスイートスポットは110～140文字の間です。
件名を書くときに考慮すべきことがいくつかあります。
- あなたの聴衆は誰ですか? 正式な電子メールをマーケティング マネージャーに送信する場合と、専門の同僚に送信する場合では、件名の見た目が異なります。
- 読者は何を気にしていますか? メールアドレス以外に、正式なメールの件名は、読者にあなたに対する第一印象を与えるものです。 顧客の課題や相互のつながりなど、彼らが関心のあることに焦点を当てて、ユーザーがそのページを開いてくれるように促します。
件名の最も重要な点の 1 つは、正式な電子メールのメッセージを正確に反映している必要があることです。 スパム的な件名は、信頼と信用を失う大きな方法です。
件名のアイデアが必要ですか? これらのベスト プラクティスと例を確認してください。
4. 適切な挨拶を使用する
これら 3 つのステップが完了したら、適切なフォーマルな電子メール挨拶文を選択します。 「やあ」や「こんにちは」などのカジュアルな挨拶を友達や家族のために保存してください。
適切なトーンを伝えるフォーマルな電子メールの挨拶には、次のようなものがあります。
- こんにちは
- ご挨拶
- 親愛なる
見込み客やビジネス関係者に電子メールを送信する場合は、よりフォーマルな口調が必要です。 また、受信者の名前も必ず含めてください。 知らない場合は、見つけてください。 それが妥当でない場合は、正式な電子メールの宛先を「関係者」、「営業チーム」、「マーケティング チーム」などにすることもできますが、これらの挨拶を最初に選択すべきではありません。
5. 適切な自己紹介をする
正式な電子メールの最初の文では、自分自身と会社について簡単に紹介する必要があります。 受け取り手はあなたの人生の物語を必要としません。
電子メールで正式に自己紹介する方法に関するヒントをいくつか紹介します。
- 短くしてください。 自己紹介に 1 文以上かかると、読者はその段落全体を読み飛ばしてしまう可能性があります。
- 質問で誘導します。 「Web トラフィックをもっと使用できますか? 私は GenericSEOCompany の John Smith です。お手伝いをしたいと思っています。」
読者はあなたが自分たちのために何ができるかを知りたがっているということを念頭に置いてください。 彼らは、あなたが誰であるか、なぜあなたがそのようなことをしているのかには（まだ）それほど興味がありません。
6.毛羽立ちをカットする
フォーマルなメールは常に短く、要点を押さえたものにする必要があります。 無関係な情報を含めるよりも、2 文または 3 文のメールを送信する方が効果的です。 同様に、メールを 1 つの大きなテキスト ブロックとして送信せず、短い段落や箇条書きを使用して分割してください。
テキストが塊になると、受信者が正式な電子メールの要点を見つけるのが難しくなります。 十分な空白を含むように電子メールの書式を設定すると、重要な情報が読みやすく、見つけやすくなります。 応答が得られる可能性も高くなります。
7. 適切に終了する
最後にまとめる準備はできていますか? 正式なメールは適切に終わらせてください。
挨拶同様、家族や友人とのやり取りに使えるカジュアルなフレーズを残しましょう。 たとえば、「ありがとう」で終わるのではなく、よりフォーマルな「ありがとう」を使います。
適切なトーンを伝える正式なメールの締めくくりには次のようなものがあります。
- 心から
- 謹んで
- よろしくお願いします
- あなたからの返信を楽しみにしています
通信相手とある程度の信頼関係を築いたら、よりカジュアルで楽しいフォーマルなメールの結び目を選ぶことができます。 それまでは、上に挙げた正式な結びのフレーズをそのままにしておいてください。
8. 専門家の署名を忘れないでください
電子メール アドレスと件名は受信者にあなたに対する第一印象を与え、電子メールの署名は受信者に最後の印象を残します。
正式な電子メールの署名には、次の内容を含める必要があります。
- フルネーム
- 役職
- 連絡先
- 関連するソーシャル メディア プロフィールへのリンク
退屈で一般的な署名で満足しないでください。ビジネスメールやフォーマルなメールに最適な電子メール署名ジェネレーターをチェックしてください。
9. 校正（そして再度校正）
正式なメールを送信すると、後戻りはできません。 送信ボタンを押す前に何度も読んだとしても、単純な間違いは見落とされがちです。
Grammarly と Hemingway はどちらも無料のツールで、スペルミスや見逃していた文法上の誤りを見つけるために使用できます。
二重、三重、三重にチェックする最も重要なことは、受信者の名前と会社名です。電子メールを開いて自分の名前のスペルが間違っていたら、わざわざ読みますか? おそらくそうではありません。 会社名についても同様です。Milkshake と Mailshake は 2 つのまったく異なるものです。
2023 年に使用すべきフォーマルなメール テンプレート 10 選
記事の最後に、カスタマイズして使用できるさらにフォーマルな電子メール テンプレートを 10 個紹介します。
1. 資料請求
件名: [製品/サービス] に関する情報のリクエスト
[受信者の名前] 様
私の名前は[貴社]の[貴社名]と申します。 貴社の [製品/サービス] に関する詳細情報を求めて連絡しています。
詳細な情報を提供していただくか、話し合いに適した時間を提案していただけますか?
よろしくお願いします、
[あなたのメール署名]
2. 会議の要請
件名: [日付] の会議リクエスト
[受信者の名前] さん、こんにちは。
【御社】の【御名】です。 [トピック]について話し合うために[日付]に会議を設定したいと考えています。 空き状況をお知らせください。
よろしくお願いします、
[あなたのメール署名]
3. 会議後のフォローアップ
件名:ミーティングでのアクションアイテムとメモ
[受信者の名前] 様
[日付]にお会いいただきありがとうございます。 取り組み項目や注目すべきポイントの概要をまとめました。 [ポイントの簡単なリスト]。 さらなるステップについて説明しましょう。
心から、
[あなたのメール署名]
4.事業提案
件名: [貴社] からのビジネス提案
[受信者の名前] さん、こんにちは。
【御社】の【御名】と申します。 双方に利益をもたらす可能性のあるビジネス提案があります。 [提案を簡単に説明]。 これについてもっと詳しく話し合ってもいいですか？
敬意を表して、
[あなたのメール署名]
5. お仕事の問い合わせ
件名: [会社名] のお仕事に関するお問い合わせ
ごきげんよう、
私は[あなたの名前]です。あなたの尊敬する会社の[役職]のポジションに興味があります。 【あなたの資格と経験を簡単に説明してください】。 これについてさらに議論してもいいでしょうか？
よろしくお願いします、
[あなたのメール署名]
6. お客様からのフィードバックのリクエスト
件名:貴重なご意見のお願い
[受信者の名前] 様
私は[あなたの名前]、[あなたの会社]の[あなたの役職]です。 私たちはお客様のご意見を尊重しており、[製品/サービス] に関するフィードバックをお待ちしております。
ありがとう、
[あなたのメール署名]
7. お詫びメール
件名: [問題] についての心からのお詫び
[受信者の名前] 様
申し訳ございませんが、[問題の説明] をお知らせいたします。 この問題の解決に向けて鋭意取り組んでおりますが、ご不便をおかけして申し訳ございません。
心から、
[あなたのメール署名]
8. 価格見積
件名: [製品/サービス] の価格見積
[受信者の名前] さん、こんにちは。
当社の[製品/サービス]にご興味をお持ちいただきありがとうございます。 ご要望に応じた見積書を添付いたします。 さらに詳しく説明しましょう。
よろしくお願いします、
[あなたのメール署名]
9. イベントへの招待
件名: [日付] の [イベント] への招待 – 出欠確認
[受信者の名前] さん、こんにちは。
[日付]の[イベント]にぜひご招待ください。 イベント詳細を添付いたしますのでご確認ください。 ただし、ゲスト用のスペースと軽食には限りがありますので、イベントに参加する前に必ず出欠を確認してください。
皆様のご参加を心よりお待ちしております。ぜひご参加ください。
敬具、
[あなたのメール署名]
10. 製品アップデートのお知らせ
件名: [製品名] の魅力的な新機能
[受信者の名前] さん、こんにちは。
[製品名] のいくつかの新機能を発表できることを嬉しく思います。 これらの機能 [ここで簡単に説明します]。 私たちは、これらの変更が[利点を説明する]ものになると信じています。 これらの改善点について説明するための電話をスケジュールしましょう。
よろしくお願いします、
[あなたのメール署名]
正式なメールを書くのは難しいことではありません。 これら 9 つの手順に従えば、結果が得られるプロフェッショナルで正式な電子メールを送信する準備が整います。 電子メール アウトリーチの技術を習得したい場合は、無料のコールド メール マスタークラスをチェックしてください。
