与团队成员共享信息的 12 种有效方法
已发表: 2023-06-18无论您身处哪个行业，共享信息都可能是您组织日常运营的重要组成部分。 您可能会分享工作订单、新在线平台的说明、更有效工作的技巧和最佳实践，甚至第二天的休息时间。
在当今忙碌的世界中，沟通如此频繁，重要的细节可能会被漏掉。 当他们这样做时，工人可能没有他们完成工作所需的信息。 更糟糕的是，如果他们被排除在循环之外，他们可能会感到沮丧、被忽视或脱离。
我们在这里帮助您避免这些问题。 下面，我们将详细说明如何与团队成员共享信息。 我们还将教您如何提高透明度并防止沟通不畅和信息丢失。 此外，我们还介绍了最有效的沟通渠道，以及如何使用 Connecteam 等软件让每个人都在同一页面上。
关键要点
- 有效的信息共享有助于创造更好的工作场所文化，让员工更加信任和更有效率。
- 在选择要使用的通信渠道时，您应该考虑它们将如何使信息易于查找并可供所有员工访问。
- 双向沟通和反馈可帮助您创建更强大的信息系统。
- 使用具有多种通信渠道的一个平台可以帮助您降低信息被遗漏的风险。
- 像 Connecteam 这样的一体化平台是满足您的信息共享需求的完美解决方案。
与团队成员共享信息的重要性
共享信息对于您的底线和公司的成功至关重要。 当您有效地共享数据和重要知识时，您：
帮助员工提高工作效率
有了良好的沟通系统，您的团队就不必花费数小时来寻找员工手册、说明以及他们工作所需的一切。 相反，他们将更多时间花在工作任务上。
鼓励员工更有效地完成工作
这很简单：分享有关最佳实践和技巧的知识可以帮助员工更好地完成工作。
建立更好的工作场所文化
当公司分享有关组织的任何变化或任何即将发生的事件的详细信息时，员工会感到自己被包括在内。 反过来，这可以建立更强大的工作场所文化。
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降低挑战的风险
许多工作场所的挑战都归结为信息共享不畅。 例如，如果员工没有被告知他们在迟到时需要打电话，经理可能会对不打电话、不出现的员工感到沮丧。 沟通流程和期望可以消除许多类似的问题。
让员工快乐和参与
当每个人都直接从公司而不是口耳相传地获取信息时，员工更有可能感觉自己是团队的一员。 共享信息可以建立信任和融洽关系。
从举措中获得更好的结果
无论您是要成立公司读书俱乐部，还是需要一个委员会来为您的组织筹划假期派对，通过某种方式向您的团队提供信息都有助于您获得更多支持。
减少你的责任
您可能需要传达安全或行业特定的监管信息，以降低昂贵诉讼的风险。 例如，如果您从事医疗保健行业，您的团队需要知道如何保护患者数据。
与团队成员共享信息的 14 种方法
与群组共享信息的最佳方式取决于您共享的内容以及与谁交流。 您的组织可以在线和离线进行交流，并且每种共享信息的方法都可以发挥作用。
您可以通过以下 14 种方式与您的团队保持联系，以确保他们拥有所需的资源、事实和数据。
9种在线方法
- 公司维基百科。 这些是与一组（通常）不更改的数据共享信息的最佳方式。 例如，您可以在这里解释您提供的服务、您的价值观和使命宣言。
- 即时通讯。 支持即时消息传递的平台，如 Slack 和 Connecteam，非常适合与个人和团体进行即时通信。 您可以直接通过移动设备与其他团队成员联系并实时聊天。 例如，您可以快速了解项目的突然变化，或者警告现场团队即将到来的恶劣天气。
- 在线视频。 在线发布的 2-3 分钟短视频是展示工作任务或提供培训的好方法。 它们也非常适合与群组共享信息。
- 电话。 这些可能是立即从员工那里获取信息的好方法。 例如，如果一个工人没有上班，一个电话可以快速解决问题。
- 电子邮件。 这是用于官方正式通知的好方法，尤其是当您想要保留文档时。 例如，如果你想宣布合并，它可能是正确的选择。 电子邮件为您提供解释一切的空间，并让员工在自己的时间阅读邮件。
- 公司新闻提要。 这非常适合同时与特定团队或整个组织共享信息。 您也可以将其用作电子邮件的替代方式来发布更正式的公告。
- 允许协作的工具。 Google Docs 和 Connecteam 等平台非常适合协作工作和内部信息共享。 例如，您可以使用其中一个平台共享项目文件或要求员工将自己的想法添加到新公司使命宣言的草稿中。
- 内容管理系统 (CMS)。 旨在管理内容开发的平台让您可以跟踪截止日期和项目，让员工对工作任务发表评论，并让您共享新的任务和文件。
- 内部社交网络。 Yammer 和 Connecteam 等平台可以充当安全的内部社交媒体平台，员工可以在其中参与社交“饮水机”聊天。
5种离线方法
以下是在公司中离线共享信息的最有效方法：
- 每日站立。 这些简短的日常会议可帮助您分享项目和团队目标的进展。 他们还让您分享和解决任何可能减慢工作速度的挑战。
- 一对一会议。 与特定个人面对面地共享信息。
- 每周团队和每月全公司会议。 将每个人聚集在一起可以让您处理即将到来的工作和轮班、取得的进展以及实现即将到来的目标可能需要的任何事情。
- 季度全体会议。 全体会议将所有利益相关者（包括所有员工和领导层）召集在一起，以审查全公司范围内的任何事项。 这可能包括引入新的公司目标或新的领导层。
- 公司撤退。 务虚会让员工在工作之外聚在一起。 这是一个进行指导、技能培养、社交、网络和破冰活动的机会，旨在提高员工士气、加强团队并降低倦怠风险。
专家提示：
写下您需要与团队分享的所有信息，包括流程、培训等。 在每个资源旁边，记下分享此信息的最佳 1 或 2 种方法。 这可以帮助您了解哪种沟通方式最适合您的组织（以及何时）。
如何促进贵公司的良好沟通
既然我们已经了解了与团队成员共享信息的 14 种有效方式，您可能会意识到在不同的情况下您需要不同的沟通方式。 良好的沟通策略可以提供帮助。
以下是创建方法：
建立你的透明度水平
考虑您将与您的团队分享多少信息。 如有疑问，宁可提高透明度。 这鼓励了信任，并开创了信息共享的先例，也可以激励员工分享他们自己的见解。
贵公司的领导层和经理应该讨论哪些信息可以共享，哪些信息是私有的。
您可能还想定义哪些信息由谁共享。 例如，您可能决定经理可以共享团队目标，而领导层负责共享公司范围内的变化。
考虑您团队的需求
年轻的员工可能更喜欢直接消息和即时通信，而一些年长的员工可能更喜欢电子邮件或电话。 但情况并非总是如此。
调查您的团队，找出适合每个人的信息共享形式。
如果达成共识，您可以选择一种沟通渠道而不是另一种沟通渠道，例如通过电子邮件进行即时消息传递。 或者，您可以选择通过几个渠道共享相同的信息，以确保每个人都能看到。
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让沟通成为协作的回旋镖，而不是单行道
查看信息在贵公司的流动方式。 当您向您的团队发送新闻或更新时，信息应该连同反馈和新想法一起返回给您。
当您采用这种协作方法时，您可以在信息的基础上进行构建。
例如，想象一下分享公司假日聚会的想法。 一些员工自愿组织这次活动并分享他们对装饰的想法。 突然之间，您发送和接收可以使用的信息。
为确保信息不会一成不变，请在共享更新或公司新闻时征求更多意见。 例如，您可以共享一个文件并写下：“如果您发现这里有任何遗漏，请告诉我。”
轻松掌握信息
当员工无法参加全公司的虚拟会议或错过有关新培训的通知时，请确保他们能赶上。 例如，您可以在公司知识库中在线发布会议记录，或发送有关培训的提醒。
在线平台或员工通讯是确保每个人都能获得所需信息的两种好方法。 当分享一条新消息或更新时，将其发布在中心位置，以便每个人都有第二次机会了解。
评估您的信息共享方法
积极寻找减缓资源共享的减速带。 确保员工拥有在线查看文件的适当权限，并且文件已更新为最新信息。 在线删除过时的资源以防止混淆。
此外，定期向您的团队询问有关他们有权访问的数据和资源的反馈。 询问是否有额外的培训选项、清单、表格或其他信息可以帮助他们更好地完成工作。 然后，努力实施这些资源。
制定规则，通过正确的渠道将信息交到正确的人手中
大多数员工不想通过即时消息了解终止。 然而，他们确实经常希望在公共论坛上听到赞美，比如与团队分享的视频信息。
召开全体会议，审查应如何共享不同类型的信息。 这有助于您在共享信息时就什么是合适的和不合适的达成共识。 例如，您可能决定只能通过电子邮件共享有关工作变动的信息。
除了考虑如何共享信息外，还要考虑何时共享信息。 例如，您可能想要设置有关经理是否以及何时可以在下班后联系员工的规则。
在考虑如何共享信息时，不要忘记可访问性。 例如，有听力障碍的员工会喜欢视频消息中的隐藏式字幕，而其他员工可能会受益于文档、消息和其他公告中包含的图像和图形。
使用 Connecteam 与团队成员有效地共享信息
Connecteam 是一个一体化平台，可满足您的所有通信和信息共享需求。 它拥有端到端的数据加密和无存储限制，因此您可以充满信心地共享您需要的所有文件和文档。
让我们仔细看看可以让您的工作生活更轻松的功能。
知识库
Connecteam 使您能够创建一个包含所有重要公司信息的知识库。 员工可以随时随地通过移动设备访问它。 他们甚至可以使用 14 种不同语言中的任何一种使用 Connecteam 应用程序，并轻松搜索他们需要的信息。
使用 Connecteam，组织和共享文件和信息轻而易举。 只需拖放文件即可上传。 您还可以轻松替换旧版本的文件——因为所有内容都备份到安全的私有云中，所以您始终可以查看每个文件的最新版本。 再也不用担心过时的信息了！
此外，您可以设置自定义权限，以便您团队中的合适人员可以访问他们需要的员工手册、培训材料、文档和其他信息。 您可以撤销权限或要求您的团队根据需要上传他们自己的文件。
Connecteam培训
Connecteam 让上传简短的培训视频和为您的团队创建完全定制的培训课程变得简单。 您甚至可以对员工所学知识进行测验。
此外，您还可以查看您的员工完成了哪些培训，并向他们发送完成培训课程的提醒。 此外，您可以随时轻松更新和更换培训材料。
应用内聊天
Connecteam 的安全内置聊天可让您和您的员工实时相互联系。 设置群聊或个人聊天以实现即时通信，无论您的团队身在何处。
在消息中，您可以共享图像、音频笔记、文件，甚至是其他 Connecteam 功能的快捷方式。
调查和民意调查
Connecteam 的调查让您掌握组织的脉搏并轻松收集反馈。 例如，您可以询问您的员工需要哪些信息以及他们对您公司的沟通方式的体验如何，这样您就可以根据需要进行任何更改。
还有一个实时投票工具，非常适合快速了解某些主题。
公司动态
借助 Connecteam，您可以设置公司新闻源以与某些团队成员或整个组织共享更新和公告。
新闻源创建了一种社交媒体风格的体验，因为您可以将图像、GIF 和视频添加到帖子中，使信息易于理解。
有一个安排帖子的选项，确保在正确的时间共享信息。 您还可以查看谁查看了您的帖子，以便始终了解谁是最新的。
员工目录
公司名录 让每个人都保持联系并易于找到——Connecteam 让您可以轻松地为您的员工创建一个。
您和您的员工可以轻松搜索其他团队成员，并直接从目录中通过聊天、文本、电子邮件或电话与他们联系。
通过搜索员工的位置、姓名、职务或部门来查找员工。 您甚至可以查看每个团队成员的详细信息，例如他们的首选通话时间。
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了解为什么在线员工名录是您企业的必备品。
运营信息
任务管理和日程安排直接包含在 Connecteam 应用程序中，因此您可以让员工实时了解他们安排的工作时间以及他们需要做什么。
一目了然地查看谁有空，并确保每位员工都拥有每项工作所需的表格、任务列表、清单和其他资源。 您甚至可以就休假进行沟通。
员工认可和奖励
使用 Connecteam 的内置 员工识别功能，您可以向员工发送个性化的识别徽章，以庆祝他们的成功并识别里程碑。 您还可以向员工发送数字代币，他们可以用这些代币兑换礼品卡。
Connecteam 的底线
在一个平台上拥有多个沟通渠道可以降低任何事情漏掉的风险。 这是因为员工只需检查一个平台即可查看日程信息、工作信息、聊天、更新等。
您可以使用 Connecteam 共享程序手册、培训文件、员工政策、员工手册、库存电子表格、公司维基以及您需要您的团队访问的任何其他品牌公司材料。 一切都在一个地方，并且总是更新。
Connecteam 甚至可以让您看到哪些员工已完成培训、谁访问了文件以及谁看到了更新。 这样，您可以确保团队中的每个人都获得他们需要的信息。
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结论
您的员工需要了解您的组织正在发生的事情，才能做到最好，保持高效，并感受到对公司使命的投入。
了解如何与团队成员共享信息是一个很好的起点，合适的技术可以提供帮助。 像 Connecteam 这样的平台可以帮助您用一个您的员工可以随时随地使用的应用程序取代许多沟通和信息共享渠道。
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常见问题
在公司共享信息的过程是怎样的？
该过程从确定对特定类型信息的需求开始。 然后，您将创建内容，并将其发送或上传到适当的渠道。 之后，您将希望收集反馈，以便将来更轻松地共享信息。 根据需要定期更新信息以保持其相关性也很重要。
哪些信息需要在组织中共享？
大多数公司需要共享 5 种主要类型的信息：
- 法律要求的材料，例如强制性培训或安全信息
- 帮助员工完成工作的特定于任务的资源，例如机器说明
- 公司更新和组织变革，包括公司活动
- 帮助员工在工作场所取得成功的信息，包括工作技巧和有关职业发展机会的详细信息
- 表彰或庆祝员工的公告，例如对工作出色或达到工作场所里程碑的大喊大叫。