12 formas efectivas de compartir información con los miembros del equipo

Independientemente de su industria, es probable que compartir información sea una parte importante de las operaciones diarias de su organización. Puede compartir órdenes de trabajo, instrucciones para una nueva plataforma en línea, consejos y mejores prácticas para un trabajo más efectivo, o incluso cuándo será el próximo día libre.

En el mundo ajetreado de hoy, hay tanta comunicación y los detalles importantes pueden pasar desapercibidos. Cuando lo hacen, es posible que los trabajadores no tengan la información que necesitan para hacer su trabajo. Peor aún, pueden sentirse frustrados, ignorados o desconectados si se los deja fuera del circuito.

Estamos aquí para ayudarlo a evitar estos problemas. A continuación, desglosamos exactamente cómo compartir información con los miembros del equipo. También le enseñaremos cómo crear más transparencia y evitar errores de comunicación y pérdida de información. Además, cubrimos los canales de comunicación más efectivos para usar y cómo usar un software como Connecteam para que todos estén en la misma página.

La importancia de compartir información con los miembros del equipo

Compartir información es crucial para su resultado final y el éxito de su empresa. Cuando comparte datos y conocimientos importantes de manera efectiva, usted:

Ayudar a los trabajadores a ser más productivos

Con un buen sistema de comunicación, su equipo no tiene que pasar horas buscando manuales de empleados, instrucciones y todo lo demás que necesitan para su trabajo. En cambio, pasan más tiempo en tareas laborales.

Alentar a los trabajadores a hacer su trabajo de manera más eficaz.

Esta es simple: compartir conocimientos sobre mejores prácticas y consejos puede ayudar a los empleados a hacer mejor su trabajo.

Construir una mejor cultura en el lugar de trabajo

Cuando las empresas comparten detalles sobre cualquier cambio en la organización o cualquier evento próximo, los trabajadores se sienten incluidos. Esto, a su vez, puede construir una cultura de trabajo más sólida.

Reducir el riesgo de desafíos

Muchos de los desafíos en el lugar de trabajo se reducen a un intercambio deficiente de información. Por ejemplo, si a los trabajadores no se les dice que deben llamar cuando llegan tarde, los gerentes pueden sentirse frustrados por los empleados que no llaman ni se presentan. Comunicar procesos y expectativas elimina muchos problemas como este.

Mantenga a los empleados contentos y comprometidos

Cuando todos obtienen información directamente de la empresa y no solo de boca en boca, es más probable que los empleados se sientan parte del equipo. Compartir información genera confianza y relación.

Obtenga mejores resultados de las iniciativas

Ya sea que esté lanzando un club de lectura de la empresa o necesite un comité para planificar una fiesta navideña para su organización, tener una manera de llegar a su equipo con información lo ayuda a obtener más aceptación.

Reduzca su responsabilidad

Es posible que deba comunicar información reglamentaria específica de la industria o de seguridad para reducir el riesgo de juicios costosos. Por ejemplo, si está en la industria de la salud, su equipo necesita saber cómo mantener protegidos los datos de los pacientes.

14 formas de compartir información con los miembros de su equipo

La mejor manera de compartir información con un grupo depende de lo que comparta y con quién se comunique . Su organización puede comunicarse en línea y fuera de línea, y cada método de compartir información puede tener su lugar.

A continuación se presentan 14 formas en que puede mantenerse en contacto con su equipo para asegurarse de que tengan los recursos, los hechos y los datos que necesitan.

9 métodos en línea

1. Wiki de empresas. Estas son la mejor manera de compartir información con un grupo sobre datos que (normalmente) no cambian. Aquí puede ser donde explique qué servicios ofrece, sus valores y su declaración de misión, por ejemplo.
2. Mensajería instantánea. Las plataformas que permiten la mensajería instantánea, como Slack y Connecteam, son buenas para la comunicación inmediata con personas y grupos. Puede conectarse con otros miembros del equipo directamente desde su dispositivo móvil y chatear en tiempo real. Puede, por ejemplo, ponerse en contacto rápidamente sobre un cambio repentino en un proyecto o advertir a un equipo en el campo sobre el mal tiempo que se avecina.
3. vídeos en línea. Los videos cortos de 2 a 3 minutos publicados en línea pueden ser una excelente manera de demostrar las tareas laborales u ofrecer capacitación. También son perfectos para compartir información con un grupo.
4. Llamadas telefónicas. Estas pueden ser una buena manera de obtener información de un empleado al instante. Por ejemplo, si un trabajador no se presenta a un turno, una llamada telefónica puede resolver el problema rápidamente.
5. Correo electrónico. Este es un buen método para los avisos oficiales y formales, especialmente cuando desea conservar la documentación. Por ejemplo, puede ser la elección correcta si desea anunciar una fusión. El correo electrónico le brinda espacio para explicar todo y permite que los trabajadores lean el mensaje en su propio tiempo.
6. Suministro de noticias de la empresa. Esto es perfecto para compartir información con equipos específicos o con toda su organización al mismo tiempo. También puede usarlo como una alternativa al correo electrónico para anuncios más formales.
7. Herramientas que permiten la colaboración. Las plataformas como Google Docs y Connecteam son excelentes para el trabajo colaborativo y el intercambio de información interna. Por ejemplo, puede usar una de las plataformas para compartir archivos de proyectos o pedirles a los trabajadores que agreguen sus propias ideas a un borrador de una nueva declaración de misión de la empresa.
8. Sistemas de gestión de contenidos (CMS). Las plataformas diseñadas para administrar el desarrollo de contenido le permiten realizar un seguimiento de los plazos y los proyectos, permitir que los trabajadores hagan comentarios sobre las tareas laborales y compartir nuevas tareas y archivos.
9. Redes sociales internas. Las plataformas como Yammer y Connecteam pueden actuar como plataformas de redes sociales internas seguras, donde los trabajadores pueden participar en chats sociales tipo "refrescante de agua".

5 métodos fuera de línea

Estas son las formas más efectivas de compartir información fuera de línea en una empresa:

1. Levantamientos diarios. Estas breves reuniones diarias lo ayudan a compartir el progreso de los proyectos y las metas del equipo. También le permiten compartir y abordar cualquier desafío que pueda ralentizar el trabajo.
2. Reuniones uno a uno. Comparta información con personas específicas, cara a cara.
3. Reuniones semanales de equipo y mensuales de toda la empresa. Reunir a todos le permite abordar el trabajo y los turnos próximos, el progreso realizado y cualquier cosa que pueda ser necesaria para alcanzar los próximos objetivos.
4. Reuniones trimestrales de todo el mundo. Las reuniones de todos los trabajadores reúnen a todas las partes interesadas, incluidos todos los empleados y el liderazgo, para revisar cualquier asunto de toda la empresa. Esto puede incluir la introducción de nuevos objetivos de la empresa o un nuevo liderazgo.
5. Retiros de empresa. Los retiros reúnen a los trabajadores fuera del trabajo. Es una oportunidad para el entrenamiento, el desarrollo de habilidades, la socialización, la creación de redes y actividades para romper el hielo diseñadas para mejorar la moral de los empleados, fortalecer los equipos y reducir el riesgo de agotamiento.

Cómo promover la buena comunicación en su empresa

Ahora que hemos analizado 14 formas efectivas de compartir información con los miembros del equipo, es posible que se dé cuenta de que necesitará diferentes métodos de comunicación para diferentes situaciones. Una buena estrategia de comunicación puede ayudar.

Aquí se explica cómo crear uno:

Establece tu nivel de transparencia

Considere cuánta información compartirá con sus equipos. En caso de duda, opte por una mayor transparencia. Esto fomenta la confianza y sienta un precedente para el intercambio de información que también puede inspirar a los empleados a compartir sus propios conocimientos.

El liderazgo y los gerentes de su empresa deben discutir qué información se puede compartir y qué es privada.

También es posible que desee definir qué información se comparte por quién. Por ejemplo, puede decidir que los gerentes puedan compartir los objetivos del equipo, mientras que el liderazgo es responsable de compartir los cambios en toda la empresa.

Considere las necesidades de su equipo

Los trabajadores más jóvenes pueden preferir la mensajería directa y la comunicación instantánea, mientras que algunos trabajadores mayores pueden preferir el correo electrónico o las llamadas telefónicas. Pero este no es siempre el caso.

Encueste a su equipo para averiguar qué formas de compartir información funcionan para todos.

Si hay consenso, puede elegir un canal de comunicación sobre otro, como la mensajería instantánea sobre el correo electrónico, por ejemplo. O bien, puede optar por compartir la misma información en varios canales para asegurarse de que todos la vean.

Haz de la comunicación un boomerang colaborativo, no una calle de sentido único

Mira cómo fluye la información en tu empresa. Cuando envía noticias o actualizaciones a sus equipos, la información debe volver a usted con comentarios e ideas nuevas.

Cuando tiene este tipo de enfoque colaborativo, puede aprovechar la información .

Por ejemplo, imagina compartir una idea para una fiesta de empresa. Algunos empleados se ofrecen como voluntarios para organizar el evento y compartir sus ideas para la decoración. De repente, estás enviando y recibiendo información que puedes usar.

Para asegurarse de que la información no se quede en una calle de un solo sentido, solicite ideas adicionales cuando comparta actualizaciones o noticias de la empresa. Por ejemplo, puede compartir un archivo y escribir: "Si nota que falta algo aquí, hágamelo saber".

Facilite ponerse al día con la información

Cuando un trabajador no puede asistir a una reunión virtual de toda la empresa o se pierde un aviso sobre una nueva capacitación, asegúrese de que pueda ponerse al día. Por ejemplo, puede publicar las notas de la reunión en línea en la base de conocimientos de su empresa o enviar recordatorios sobre la capacitación.

Una plataforma en línea o un boletín para empleados son 2 excelentes maneras de asegurarse de que todos obtengan la información que necesitan. Cuando se comparta una nueva noticia o una actualización, publíquela en un lugar central para que todos tengan una segunda oportunidad de ponerse al día.

Evalúe sus métodos para compartir información

Busque activamente obstáculos que estén ralentizando el uso compartido de recursos. Asegúrese de que los empleados tengan los permisos adecuados para ver los archivos en línea y que los archivos estén actualizados con la información más reciente. Elimine los recursos obsoletos en línea para evitar confusiones.

Además, solicite regularmente a su equipo comentarios sobre los datos y los recursos a los que tienen acceso. Pregunte si hay opciones adicionales de capacitación, listas de verificación, formularios u otra información que pueda ayudarlos a hacer mejor su trabajo. Luego, trabaje para implementar estos recursos.

Establezca reglas para que la información llegue a las manos correctas a través de los canales correctos

La mayoría de los empleados no quieren enterarse de un despido a través de mensajes instantáneos. Sin embargo, a menudo quieren escuchar elogios en un foro público, como un mensaje de video compartido con el equipo.

Organice una reunión general en la que revise cómo se deben compartir los diferentes tipos de información . Esto le ayuda a llegar a un consenso sobre lo que es y no es apropiado cuando se trata de compartir información. Por ejemplo, puede decidir que la información sobre cambios en el empleo se comparta solo por correo electrónico.

Además de considerar cómo compartir información, piense en cuándo compartir información . Por ejemplo, es posible que desee establecer reglas sobre si los gerentes pueden comunicarse con los trabajadores fuera del horario laboral y cuándo.

Al considerar cómo comparte información, no se olvide de la accesibilidad . Por ejemplo, los trabajadores con problemas de audición apreciarán los subtítulos en los mensajes de video, mientras que otros empleados pueden beneficiarse de las imágenes y gráficos incluidos en documentos, mensajes y otros anuncios.

Use Connecteam para compartir información de manera efectiva con los miembros del equipo

Connecteam es una plataforma todo en uno para todas sus necesidades de comunicación e intercambio de información. Cuenta con encriptación de datos de extremo a extremo y sin límites de almacenamiento, por lo que puede compartir todos los archivos y documentos que necesita con total confianza.

Echemos un vistazo más de cerca a las funciones que facilitarán su vida laboral.

la base de conocimientos

Connecteam le permite crear una base de conocimientos con toda la información importante de su empresa. Los empleados pueden acceder a él en cualquier lugar y en cualquier momento, directamente desde sus dispositivos móviles. Incluso pueden usar la aplicación Connecteam en cualquiera de los 14 idiomas diferentes y buscar fácilmente la información que necesitan.

Con Connecteam, organizar y compartir archivos e información es pan comido. Simplemente arrastre y suelte los archivos para cargarlos . También puede reemplazar fácilmente las versiones anteriores de los archivos, y como todo está respaldado en una nube privada segura, siempre verá la última versión de cada archivo. ¡Nunca más te preocupes por la información obsoleta!

Además, puede establecer permisos personalizados para que las personas adecuadas de su equipo tengan acceso a los manuales de empleados, materiales de capacitación, documentos y otra información que necesiten. Puede revocar permisos o pedir a sus equipos que carguen sus propios archivos según sea necesario.

Formación Connecteam

Connecteam simplifica la carga de videos cortos de capacitación y la creación de cursos de capacitación totalmente personalizados para su equipo. Incluso puede interrogar a los trabajadores sobre lo que han aprendido.

Además, puede ver qué capacitación han completado sus trabajadores y enviarles recordatorios para completar las sesiones de capacitación. Además, puede actualizar y reemplazar fácilmente los materiales de capacitación siempre que lo necesite.

Chat en la aplicación

El chat integrado seguro de Connecteam le permite a usted y a sus empleados conectarse entre sí en tiempo real. Configure chats grupales o chats individuales para habilitar la comunicación instantánea, sin importar dónde se encuentre su equipo.

En los mensajes, puede compartir imágenes, notas de audio, archivos e incluso accesos directos a otras funciones de Connecteam.

Encuestas y sondeos

Las encuestas de Connecteam le permiten tomar el pulso a su organización y recopilar comentarios fácilmente. Puede, por ejemplo, preguntar qué información necesitan sus empleados y cómo es su experiencia con el estilo de comunicación de su empresa, para que pueda realizar los cambios necesarios.

También hay una herramienta de encuestas en vivo que es perfecta para obtener información rápida sobre ciertos temas.

noticias de la empresa

Con Connecteam, puede configurar un suministro de noticias de la empresa para compartir actualizaciones y anuncios con ciertos miembros del equipo o con toda la organización.

El suministro de noticias crea una experiencia de estilo de redes sociales, ya que puede agregar imágenes, GIF y videos a las publicaciones para que la información sea fácilmente digerible.

Hay una opción para programar publicaciones , lo que garantiza que la información se comparta exactamente en el momento adecuado. También puede ver quién ha visto sus publicaciones para que siempre sepa quién está actualizado.

directorio de empleados

un directorio de empresas mantiene a todos conectados y fáciles de encontrar, y Connecteam simplifica la creación de uno para su fuerza laboral.

Usted y sus empleados pueden buscar fácilmente a otros miembros del equipo y comunicarse con ellos por chat, mensaje de texto, correo electrónico o teléfono, directamente desde el directorio.

Encuentre empleados buscando su ubicación, nombre, cargo o departamento. Incluso puede ver los detalles de cada miembro del equipo, como sus horas de llamada preferidas.

Información de operaciones

La gestión y la programación de tareas se incluyen directamente en la aplicación Connecteam, por lo que puede informar a los trabajadores en tiempo real cuándo están programados para trabajar y qué deben hacer.

Vea de un vistazo quién está disponible y asegúrese de que cada trabajador tenga los formularios, las listas de tareas, las listas de verificación y otros recursos que necesita para cada trabajo. Incluso puede comunicarse sobre el tiempo libre.

Reconocimiento y recompensas de los empleados.

Usando el integrado de Connecteam funciones de reconocimiento de empleados , puede enviar insignias de reconocimiento personalizadas a los empleados para celebrar sus éxitos y reconocer hitos. También puede enviar tokens digitales a los empleados, que pueden canjear por tarjetas de regalo.

El resultado final de Connecteam

Tener múltiples canales de comunicación en una plataforma reduce el riesgo de que algo se escape. Esto se debe a que los empleados necesitan consultar solo una plataforma para ver información de horarios, información de trabajo, chats, actualizaciones y más.

Puede usar Connecteam para compartir manuales de procedimientos, archivos de capacitación, políticas de personal, manuales de empleados, hojas de cálculo de inventario, wikis de la empresa y cualquier otro material de la empresa al que necesite que acceda su equipo. Todo es un solo lugar y siempre actualizado.

Connecteam incluso le permite ver qué empleados han completado la capacitación, quién ha accedido a los archivos y quién ha visto las actualizaciones. De esta manera, puede asegurarse de que todos en su equipo obtengan la información que necesitan.

Conclusión

Sus trabajadores necesitan saber qué está pasando en su organización para hacer su mejor trabajo, mantenerse eficientes y sentirse comprometidos con la misión de su empresa.

Saber cómo compartir información con los miembros del equipo es un excelente punto de partida, y la tecnología adecuada puede ayudar. Una plataforma como Connecteam lo ayuda a reemplazar muchos canales de comunicación e intercambio de información con una aplicación que sus empleados pueden usar en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Regístrese en Connecteam hoy .

preguntas frecuentes

¿Cómo es el proceso de compartir información en una empresa?

El proceso comienza con la identificación de la necesidad de un tipo específico de información. Luego, creará el contenido y lo enviará o cargará en los canales correspondientes. Después de eso, querrá recopilar comentarios para facilitar el intercambio de información en el futuro. También es importante actualizar regularmente la información según sea necesario para mantener su relevancia.

¿Qué información debe compartirse en una organización?

Hay 5 tipos principales de información que deben compartirse en la mayoría de las empresas:

1. Materiales legalmente requeridos , como capacitación obligatoria o información de seguridad
2. Recursos específicos de tareas que ayudan a los empleados a hacer su trabajo, como instrucciones para la maquinaria
3. Actualizaciones de la empresa y cambios organizativos , incluidos los eventos de la empresa
4. Información que ayuda a los empleados a tener éxito en el lugar de trabajo, incluidos consejos de trabajo y detalles sobre oportunidades de desarrollo profesional
5. Anuncios que reconocen o celebran a los empleados , como agradecimientos por un trabajo bien hecho o por alcanzar un hito en el lugar de trabajo.

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