12 modi efficaci per condividere informazioni con i membri del team

Indipendentemente dal tuo settore, la condivisione delle informazioni è probabilmente una parte importante delle operazioni quotidiane della tua organizzazione. Potresti condividere ordini di lavoro, istruzioni per una nuova piattaforma online, suggerimenti e best practice per un lavoro più efficace o anche quando sarà il prossimo giorno libero.

Nel mondo frenetico di oggi, c'è così tanta comunicazione e dettagli importanti possono sfuggire. Quando lo fanno, i lavoratori potrebbero non avere le informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro. Peggio ancora, potrebbero sentirsi frustrati, trascurati o disimpegnati se vengono lasciati fuori dal giro.

Siamo qui per aiutarti a evitare questi problemi. Di seguito, analizziamo esattamente come condividere le informazioni con i membri del team. Ti insegneremo anche come creare maggiore trasparenza e prevenire errori di comunicazione e perdita di informazioni. Inoltre, copriamo i canali di comunicazione più efficaci da utilizzare e come utilizzare software come Connecteam per mettere tutti sulla stessa pagina.

L'importanza di condividere le informazioni con i membri del team

La condivisione delle informazioni è fondamentale per i tuoi profitti e il successo della tua azienda. Quando condividi dati e conoscenze importanti in modo efficace, puoi:

Aiuta i lavoratori a diventare più produttivi

Con un buon sistema di comunicazione, il tuo team non deve passare ore a cercare manuali, istruzioni e tutto ciò di cui i dipendenti hanno bisogno per il loro lavoro. Invece, dedicano più tempo alle attività lavorative.

Incoraggiare i lavoratori a svolgere il proprio lavoro in modo più efficiente

Questo è semplice: condividere le conoscenze sulle migliori pratiche e i suggerimenti può aiutare i dipendenti a svolgere meglio il proprio lavoro.

Costruisci una migliore cultura del posto di lavoro

Quando le aziende condividono dettagli su eventuali modifiche all'organizzazione o eventi imminenti, i lavoratori si sentono inclusi. Questo, a sua volta, può costruire una cultura del posto di lavoro più forte.

Ridurre il rischio di sfide

Molte sfide sul posto di lavoro si riducono a una scarsa condivisione delle informazioni. Ad esempio, se ai lavoratori non viene detto che devono chiamare quando sono in ritardo, i manager possono sentirsi frustrati dal fatto che i dipendenti non si presentino e non si presentino. Comunicare processi e aspettative elimina molti problemi come questo.

Mantieni i dipendenti felici e coinvolti

Quando tutti ottengono informazioni direttamente dall'azienda e non solo per passaparola, è più probabile che i dipendenti si sentano parte del team. La condivisione delle informazioni crea fiducia e rapporto.

Ottieni risultati migliori dalle iniziative

Che tu stia lanciando un club del libro aziendale o abbia bisogno di un comitato per organizzare una festa per la tua organizzazione, avere un modo per raggiungere il tuo team con informazioni ti aiuta a ottenere più consenso.

Riduci la tua responsabilità

Potrebbe essere necessario comunicare informazioni normative sulla sicurezza o specifiche del settore per ridurre il rischio di costose azioni legali. Ad esempio, se operi nel settore sanitario, il tuo team deve sapere come proteggere i dati dei pazienti.

14 modi per condividere informazioni con i membri del tuo team

Il modo migliore per condividere le informazioni con un gruppo dipende da cosa stai condividendo e con chi stai comunicando . La tua organizzazione può comunicare online e offline e ogni metodo di condivisione delle informazioni può avere il suo posto.

Di seguito sono riportati 14 modi in cui puoi rimanere in contatto con il tuo team per assicurarti che dispongano delle risorse, dei fatti e dei dati di cui hanno bisogno.

9 metodi online

1. Wiki aziendali. Questi sono il modo migliore per condividere informazioni con un gruppo su dati che (tipicamente) non cambiano. Qui puoi spiegare quali servizi offri, i tuoi valori e la tua missione, ad esempio.
2. Messaggistica istantanea. Le piattaforme che abilitano la messaggistica istantanea, come Slack e Connecteam, sono utili per la comunicazione immediata con individui e gruppi. Puoi connetterti con altri membri del team direttamente dal tuo dispositivo mobile e chattare in tempo reale. Puoi, ad esempio, toccare rapidamente la base su un cambiamento improvviso a un progetto o avvisare una squadra sul campo dell'imminente maltempo.
3. Video online. Brevi video di 2-3 minuti pubblicati online possono essere un ottimo modo per dimostrare le attività lavorative o offrire formazione. Sono perfetti anche per condividere informazioni con un gruppo.
4. Chiamate telefoniche. Questi possono essere un buon modo per ottenere immediatamente informazioni da un dipendente. Ad esempio, se un lavoratore non si presenta per un turno, una telefonata può risolvere rapidamente il problema.
5. E-mail. Questo è un buon metodo da utilizzare per gli avvisi ufficiali e formali, soprattutto quando si desidera conservare la documentazione. Ad esempio, può essere la scelta giusta se vuoi annunciare una fusione. L'e-mail ti dà lo spazio per spiegare tutto e consente ai lavoratori di leggere il messaggio nel loro tempo libero.
6. Feed di notizie dell'azienda. Questo è perfetto per condividere informazioni con team specifici o con l'intera organizzazione allo stesso tempo. Puoi usarlo come alternativa all'e-mail anche per annunci più formali.
7. Strumenti che consentono la collaborazione. Piattaforme come Google Docs e Connecteam sono ottime per il lavoro collaborativo e la condivisione interna delle informazioni. Ad esempio, puoi utilizzare una delle piattaforme per condividere file di progetto o chiedere ai lavoratori di aggiungere le proprie idee a una bozza di una nuova dichiarazione di missione aziendale.
8. Sistemi di gestione dei contenuti (CMS). Le piattaforme progettate per gestire lo sviluppo dei contenuti ti consentono di tenere traccia di scadenze e progetti, consentire ai lavoratori di commentare le attività lavorative e condividere nuovi incarichi e file.
9. Social network interno. Piattaforme come Yammer e Connecteam possono fungere da piattaforme di social media interne sicure, in cui i lavoratori possono impegnarsi in chat sociali, "water cooler".

5 metodi offline

Ecco i modi più efficaci per condividere le informazioni offline in un'azienda:

1. Standup giornalieri. Questi brevi incontri quotidiani ti aiutano a condividere i progressi sui progetti e gli obiettivi del team. Ti consentono inoltre di condividere e affrontare eventuali problemi che potrebbero rallentare il lavoro.
2. Incontri one to one. Condividi le informazioni con individui specifici, faccia a faccia.
3. Riunioni settimanali di gruppo e mensili di tutta l'azienda. Riunire tutti ti consente di affrontare il lavoro e i turni imminenti, i progressi compiuti e tutto ciò che potrebbe essere necessario per raggiungere gli obiettivi imminenti.
4. Riunioni generali trimestrali. Le riunioni collettive riuniscono tutte le parti interessate, inclusi tutti i dipendenti e la leadership, per esaminare qualsiasi questione a livello aziendale. Ciò può includere l'introduzione di nuovi obiettivi aziendali o di una nuova leadership.
5. Ritiri aziendali. I ritiri riuniscono i lavoratori al di fuori del lavoro. È un'opportunità per attività di coaching, sviluppo di competenze, socializzazione, networking e rompighiaccio progettate per migliorare il morale dei dipendenti, rafforzare i team e ridurre il rischio di esaurimento.

Come promuovere una buona comunicazione nella tua azienda

Ora che abbiamo esaminato 14 modi efficaci per condividere le informazioni con i membri del team, potresti renderti conto che avrai bisogno di metodi di comunicazione diversi per situazioni diverse. Una buona strategia di comunicazione può aiutare.

Ecco come crearne uno:

Stabilisci il tuo livello di trasparenza

Considera quante informazioni condividerai con i tuoi team. In caso di dubbio, pecca per eccesso di trasparenza. Ciò incoraggia la fiducia e crea un precedente per la condivisione delle informazioni che può ispirare anche i dipendenti a condividere le proprie opinioni.

La leadership e i manager della tua azienda dovrebbero discutere quali informazioni possono essere condivise e quali sono private.

Potresti anche voler definire quali informazioni vengono condivise da chi. Ad esempio, potresti decidere che i manager possono condividere gli obiettivi del team, mentre la leadership è responsabile della condivisione dei cambiamenti a livello aziendale.

Considera le esigenze della tua squadra

I lavoratori più giovani potrebbero preferire la messaggistica diretta e la comunicazione istantanea, mentre alcuni lavoratori più anziani potrebbero preferire l'e-mail o le telefonate. Ma non è sempre così.

Esamina il tuo team per scoprire quali forme di condivisione delle informazioni funzionano per tutti.

Se c'è consenso, puoi scegliere un canale di comunicazione piuttosto che un altro, ad esempio la messaggistica istantanea tramite e-mail. Oppure puoi scegliere di condividere le stesse informazioni su alcuni canali per assicurarti che tutti le vedano.

Rendi la comunicazione un boomerang collaborativo, non una strada a senso unico

Guarda come le informazioni fluiscono nella tua azienda. Quando invii notizie o aggiornamenti ai tuoi team, le informazioni dovrebbero tornare a te con feedback e nuove idee.

Quando hai questo tipo di approccio collaborativo, puoi basarti sulle informazioni .

Ad esempio, immagina di condividere un'idea per una festa aziendale. Alcuni dipendenti si offrono volontari per organizzare l'evento e condividere le loro idee per le decorazioni. All'improvviso, stai inviando e ricevendo informazioni che puoi usare.

Per assicurarti che le informazioni non rimangano una strada a senso unico, chiedi ulteriori idee quando condividi aggiornamenti o notizie aziendali. Ad esempio, potresti condividere un file e scrivere: "Se noti qualcosa che manca qui, fammelo sapere".

Semplifica il recupero delle informazioni

Quando un lavoratore non è in grado di partecipare a una riunione virtuale a livello aziendale o perde un avviso su una nuova formazione, assicurati che possa recuperare il ritardo. Ad esempio, puoi pubblicare gli appunti della riunione online nella knowledge base della tua azienda o inviare promemoria sulla formazione.

Una piattaforma online o una newsletter per i dipendenti sono due ottimi modi per assicurarsi che tutti ricevano le informazioni di cui hanno bisogno. Quando viene condivisa una nuova notizia o un aggiornamento, pubblicalo in una posizione centrale in modo che tutti abbiano una seconda possibilità di essere aggiornati.

Valuta i tuoi metodi di condivisione delle informazioni

Cerca attivamente i rallentamenti che rallentano la condivisione delle risorse. Assicurati che i dipendenti dispongano delle autorizzazioni adeguate per visualizzare i file online e che i file siano aggiornati con le informazioni più recenti. Rimuovi le risorse obsolete online per evitare confusione.

Inoltre, chiedi regolarmente al tuo team un feedback sui dati e sulle risorse a cui hanno accesso. Chiedi se ci sono ulteriori opzioni di formazione, liste di controllo, moduli o altre informazioni che potrebbero aiutarli a svolgere meglio il proprio lavoro. Quindi, lavora per implementare queste risorse.

Stabilisci regole per mettere le informazioni nelle mani giuste attraverso i canali giusti

La maggior parte dei dipendenti non desidera ricevere informazioni su un licenziamento tramite messaggio istantaneo. Tuttavia, spesso desiderano ricevere elogi in un forum pubblico, come un videomessaggio condiviso con il team.

Organizza una riunione generale in cui esamini come condividere i diversi tipi di informazioni . Questo ti aiuta a raggiungere un consenso su ciò che è e non è appropriato quando si tratta di condividere informazioni. Ad esempio, potresti decidere che le informazioni sulle modifiche all'occupazione debbano essere condivise solo tramite e-mail.

Oltre a considerare come condividere le informazioni, pensa a quando condividerle . Ad esempio, potresti voler impostare regole su se e quando i manager possono contattare i lavoratori fuori orario.

Quando consideri come condividi le informazioni, non dimenticare l'accessibilità . Ad esempio, i lavoratori con problemi di udito apprezzeranno i sottotitoli nei messaggi video, mentre altri dipendenti potrebbero trarre vantaggio dalle immagini e dalla grafica incluse in documenti, messaggi e altri annunci.

Usa Connecteam per condividere le informazioni in modo efficace con i membri del team

Connecteam è una piattaforma all-in-one per tutte le tue esigenze di comunicazione e condivisione delle informazioni. Vanta la crittografia dei dati end-to-end e nessun limite di archiviazione, quindi puoi condividere tutti i file e i documenti di cui hai bisogno con la massima sicurezza.

Diamo un'occhiata più da vicino alle caratteristiche che semplificheranno la tua vita lavorativa.

La base di conoscenza

Connecteam ti consente di creare una base di conoscenza piena di tutte le informazioni aziendali importanti. I dipendenti possono accedervi ovunque e in qualsiasi momento, direttamente dai propri dispositivi mobili. Possono persino utilizzare l'app Connecteam in una qualsiasi delle 14 lingue diverse e cercare facilmente le informazioni di cui hanno bisogno.

Con Connecteam, organizzare e condividere file e informazioni è un gioco da ragazzi. Basta trascinare e rilasciare i file per caricarli . Puoi anche sostituire facilmente le versioni precedenti dei file e, poiché viene eseguito il backup di tutto su un cloud privato sicuro, visualizzerai sempre l'ultima versione di ogni file. Non preoccuparti mai più delle informazioni obsolete!

Inoltre, puoi impostare autorizzazioni personalizzate in modo che le persone giuste del tuo team abbiano accesso ai manuali dei dipendenti, ai materiali di formazione, ai documenti e ad altre informazioni di cui hanno bisogno. Puoi revocare le autorizzazioni o chiedere ai tuoi team di caricare i propri file secondo necessità.

Formazione Connecteam

Connecteam semplifica il caricamento di brevi video di formazione e la creazione di corsi di formazione completamente personalizzati per il tuo team. Puoi persino interrogare i lavoratori su ciò che hanno imparato.

Inoltre, puoi vedere quale formazione hanno completato i tuoi dipendenti e inviare loro promemoria per completare le sessioni di formazione. Inoltre, puoi facilmente aggiornare e sostituire i materiali didattici ogni volta che ne hai bisogno.

Chat nell'app

La chat sicura integrata di Connecteam consente a te e ai tuoi dipendenti di connettersi tra loro in tempo reale. Imposta chat di gruppo o chat individuali per abilitare la comunicazione istantanea, indipendentemente da dove si trovi il tuo team.

Nei messaggi puoi condividere immagini, note audio, file e persino collegamenti ad altre funzionalità di Connecteam.

Sondaggi e sondaggi

I sondaggi di Connecteam ti consentono di tastare il polso della tua organizzazione e raccogliere facilmente feedback. Puoi, ad esempio, chiedere di quali informazioni hanno bisogno i tuoi dipendenti e com'è la loro esperienza con lo stile di comunicazione della tua azienda, in modo da poter apportare le modifiche necessarie.

C'è anche uno strumento di sondaggi dal vivo perfetto per ottenere approfondimenti rapidi su determinati argomenti.

Feed di notizie dell'azienda

Con Connecteam puoi creare un newsfeed aziendale per condividere aggiornamenti e annunci con determinati membri del team o con l'intera organizzazione.

Il newsfeed crea un'esperienza in stile social media, poiché puoi aggiungere immagini, GIF e video ai post per rendere le informazioni facilmente digeribili.

C'è un'opzione per programmare i post , assicurando che le informazioni vengano condivise esattamente al momento giusto. Puoi anche vedere chi ha visualizzato i tuoi post in modo da sapere sempre chi è aggiornato.

Elenco dei dipendenti

Un elenco aziendale mantiene tutti connessi e facili da trovare, e Connecteam rende semplice crearne uno per la tua forza lavoro.

Tu e i tuoi dipendenti potete facilmente cercare altri membri del team e contattarli tramite chat, SMS, e-mail o telefono, direttamente dalla directory.

Trova i dipendenti cercando la loro posizione, nome, titolo professionale o dipartimento. Puoi persino vedere i dettagli per ogni membro del team, come gli orari di chiamata preferiti.

Informazioni sulle operazioni

La gestione e la pianificazione delle attività sono incluse direttamente nell'app Connecteam, così puoi far sapere ai lavoratori in tempo reale quando sono programmati per lavorare e cosa devono fare.

Visualizza a colpo d'occhio chi è disponibile e assicurati che ogni lavoratore disponga dei moduli, degli elenchi di attività, degli elenchi di controllo e delle altre risorse di cui ha bisogno per ogni lavoro. Puoi persino comunicare il tempo libero.

Riconoscimenti e premi ai dipendenti

Utilizzando il built-in di Connecteam funzioni di riconoscimento dei dipendenti , puoi inviare badge di riconoscimento personalizzati ai dipendenti per celebrare i loro successi e riconoscere le pietre miliari. Puoi anche inviare token digitali ai dipendenti, che possono scambiare con buoni regalo.

La linea di fondo su Connecteam

Avere più canali di comunicazione in un'unica piattaforma riduce il rischio che qualcosa sfugga. Questo perché i dipendenti devono controllare solo una piattaforma per vedere le informazioni sulla pianificazione, le informazioni sul lavoro, le chat, gli aggiornamenti e altro ancora.

Puoi utilizzare Connecteam per condividere manuali di procedure, file di formazione, politiche del personale, manuali dei dipendenti, fogli di calcolo dell'inventario, wiki aziendali e qualsiasi altro materiale aziendale a cui hai bisogno che il tuo team acceda. Tutto è un posto e sempre aggiornato.

Connecteam ti consente persino di vedere quali dipendenti hanno completato la formazione, chi ha avuto accesso ai file e chi ha visto gli aggiornamenti. In questo modo, puoi assicurarti che tutti i membri del tuo team ottengano le informazioni di cui hanno bisogno.

Conclusione

I tuoi dipendenti devono sapere cosa sta succedendo nella tua organizzazione per svolgere al meglio il loro lavoro, rimanere efficienti e sentirsi investiti nella missione della tua azienda.

Sapere come condividere le informazioni con i membri del team è un ottimo punto di partenza e la tecnologia giusta può aiutare. Una piattaforma come Connecteam ti aiuta a sostituire molti canali di comunicazione e condivisione delle informazioni con un'unica app che i tuoi dipendenti possono utilizzare in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo.

Iscriviti a Connecteam oggi stesso .

Domande frequenti

Qual è il processo di condivisione delle informazioni in un'azienda?

Il processo inizia con l'identificazione della necessità di un tipo specifico di informazioni. Quindi, creerai il contenuto e lo invierai o lo caricherai sui canali appropriati. Successivamente, vorrai raccogliere feedback per rendere più facile la condivisione delle informazioni in futuro. È anche importante aggiornare regolarmente le informazioni secondo necessità per mantenerle pertinenti.

Quali informazioni devono essere condivise in un'organizzazione?

Esistono 5 tipi principali di informazioni che devono essere condivise nella maggior parte delle aziende:

1. Materiali legalmente richiesti , come formazione obbligatoria o informazioni sulla sicurezza
2. Risorse specifiche per attività che aiutano i dipendenti a svolgere il proprio lavoro, come le istruzioni per i macchinari
3. Aggiornamenti aziendali e modifiche organizzative , inclusi gli eventi aziendali
4. Informazioni che aiutano i dipendenti ad avere successo sul posto di lavoro, inclusi consigli di lavoro e dettagli sulle opportunità di sviluppo professionale
5. Annunci che riconoscono o celebrano i dipendenti , come ringraziamenti per un lavoro ben fatto o per aver raggiunto un traguardo sul posto di lavoro.

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