Tasarımcılar neden bir proje yönetim sistemine ihtiyaç duyar?

İş yükünüzü ve iş akışınızı yönetmek söz konusu olduğunda, ihtiyacınız olan en kritik şeylerden biri verimliliktir.

Eğer zaman gerçekten paraya eşitse, o zaman boşa harcanan zaman, boşa giden paradır. Tasarım pratiğinizin parçaları ne kadar verimli ve sorunsuz akıyorsa, kârlılığınız o kadar iyi olacaktır... üstelik çok daha kolay bir zihinsel yükten bahsetmiyorum bile.

Verimli bir iş akışının anahtarlarından biri sistemlerdir. Sistemler, işinizin daha tekrarlayan yönlerini yönetmek ve hatta bazen otomatikleştirmek için kullandığınız çerçeveler ve araçlardır. Her türlü şey için her türlü sistem var ve bugün üzerinde duracağımız şey proje yönetimi.

Bir tasarımcı olarak, müşteri projelerinizi yönetmek için kullanabileceğiniz bazı araçlarla birlikte proje yönetiminin önemine dair temel bir anlayış, iş hayatınızı çok daha kolay hale getirmek için uzun bir yol kat edebilir.

Proje yönetimi neden önemlidir?

Proje yönetimi, elle yazılmış bir yapılacaklar listesi tutmak kadar basit olabilir ve o kadar karmaşık olabilir ki, büyük şirketler sadece işleri devam ettirmek için birden fazla proje yöneticisine ihtiyaç duyar. Web tasarımında, fikirleri dikkate alınması gereken bir ila üç kişi sunan bir müşteriyle çalışan tek bir tasarımcı olduğunuzda, proje yönetimi genellikle yelpazenin daha basit tarafına düşer - ancak bu, basit şey.

Kısacası, proje yönetimi temel olarak herhangi bir projenin zirvesinde kaldığınız anlamına gelir. Neyin, ne zaman ve kim tarafından yapılması gerektiğini biliyorsunuz. Bir web tasarım projesinde herhangi bir düzeyde karar verme sürecine dahilseniz, zaten proje yönetimi yapıyorsunuz demektir. Soru şu ki, bunu doğru şekilde mi yapıyorsun?

Proje yönetiminiz sizin için çalışan, iş hayatınızı kolaylaştıran, hatta bazı şeyleri sizin adınıza (veya müşterinin adına) otomatikleştirecek kadar ileri giden bir şey mi? Yoksa her gün proje öğelerini izlemek, yönetmek, e-posta göndermek, check-in yapmak, hatırlatıcılar göndermek, gözden geçirmek ve sürekli olarak proje öğelerini karıştırmak zorunda mısınız?

Müşterinizin çalışmasının bir şekilde “sizden uzaklaştığı” duygusuyla mücadele ederseniz, ihtiyacınız olan şey sağlam bir proje yönetimi aracı olabilir. Ve bu günlerde, aralarından seçim yapabileceğiniz birkaç seçenek var.

Bir proje yönetimi aracında nelere dikkat edilmelidir?

Sonuç olarak, iyi bir proje yönetimi işinizi kolaylaştırmalıdır. Kullandığınız herhangi bir proje yönetimi aracı, süreci olabildiğince sorunsuz, sorunsuz ve şeffaf hale getirmelidir.

“Kimin neye ihtiyacı var” yapılacaklar listesiyle haftalık güncellemeler yapmaya ve hafta boyunca işlerin durumunu sürekli kontrol etmeye ve merak etmeye alıştıysanız, bir proje yönetim aracının zamanı geldi.

Harika bir proje yönetim aracının size sunabileceği şeylerden bazıları şunlardır:

• Projeye dahil olan kişilere görevler ve/veya son tarihler atamanın bir yolunu içeren bir yapılacaklar listesi veya bir tür görev listesi
• Tarayıcı tabanlı erişim (ve bir uygulama da değerlidir)
• Aracı kullanmaya "yabancıları" davet etme yeteneği (böylece onlara görevler de atayabilirsiniz)
• Mevcut tüm görevlerinizin (veya başka birine atanan tüm görevlerin) tam listesini görme yeteneği
• Her seferinde sıfırdan başlamamak için oluşturabileceğiniz yerleşik proje ve görev listesi şablonları
• Bildirimler ve hatırlatıcılar için otomatik e-postalar
• Tartışma ve geri bildirim için bir mekanizma (aka yorumlar)
• Yerleşik hatırlatıcılar ve bildirimler sunan bir takvim
• Belgeleri, resimleri, grafikleri ve diğer dijital dosyaları yükleyebileceğiniz veya başka şekilde bağlayabileceğiniz bir yer
• Proje tartışmalarının sürekli çakışmaması ve karışmaması için her bir projeyi bağımsız tutma yeteneği

Tüm bunlara sahip olduğunuzda, harika bir aracınız olur.

Şu anda önde gelen proje yönetim araçlarından ikisi Asana ve Basecamp'tır (kişisel favorim). Asana, güzel bir estetik ve her türlü işlevsellik ile çok “kaygan” bir his veriyor. Basecamp'ı tercih ediyorum çünkü navigasyon yanlardan ziyade yukarıdan geçiyor (ki bunu tercih ediyorum) ve aynı zamanda kullandığım ilk kişiydi ve böylece sonsuz sadakatimi kazandı.

En iyi iki arkadaşınız görev listeleri ve e-posta hatırlatıcılarıdır (artı yorumlar)

Görev listeleri harika - özellikle tatmin edici bir onay kutusuyla gelenleri seviyorum - çünkü tam olarak ne yapılması gerektiğini ortaya koyuyorlar. Son teslim tarihi özelliğinden ve belirli kişilere görev atama yeteneğinden yararlanın ve hiç kimse bir daha hiçbir şeyde durumun ne olduğunu sormak zorunda kalmaz. Sadece oturum açın, neyin kontrol edilip edilmediğini görün ve varsa tartışma yorumlarından herhangi birine göz atın.

İşbirliği ve iletişim için faydalı araçlar

Küreselleşme ve sürekli gelişen teknoloji sayesinde, uzaktan çalışma 21. yüzyılın iş yerlerinde sıcak bir konudur. Bir tasarımcı ekibi artık aynı ofiste, hatta aynı yerde olmak zorunda değil...

Bu görev listeleriyle el ele, e-posta hatırlatma özelliğidir. Artık yarına verilecek geri bildirimi sunmaya hazır olduklarından emin olmak için bir müşteriyle görüşmek zorunda değilsiniz - ve üzerinde anlaşmaya varılan son tarihte geri bildirim göndermeyen bir müşteriyi takip etmek zorunda değilsiniz. Proje yönetimi yazılımınız bu bildirimleri otomatik olarak gönderiyor olmalıdır. (Bildirimi, müşteri işlerin ilerlemesini sağlamak için üzerine düşeni yapmadığında ne olacağını ve olmayacağını hatırlatacak şekilde düzenleyebiliyorsanız, bonus puanlar!)

Yorumlar da şahane. Depolanacak ve gözden geçirilecek bir milyon e-postaya sahip olmak yerine, doğrudan proje yönetimi yazılımında her bir görev veya proje öğesi hakkında yorumlar yapılabilir (ve yapılmalıdır), bu da bu düşüncelere atıfta bulunmayı son derece kolay hale getirir.

Proje yönetimi ile alt satırda

Sonuç olarak, iyi bir proje yönetimi aracı, etkili bir şekilde iletişim kurmanıza olanak tanır. “Herhangi bir harika tasarım projesinin temel taşı, dahil olan herkesten net bir şekilde iletişim kurmaktır. ” Her şeyin herkesin görmesi için "tam orada" yazılması, tartışılması ve yinelenmesi için tüm çevre birimlerinin yerinde olması ve son teslim tarihlerinin ve kilometre taşlarının (hatırlatıcılarla birlikte) tam olarak oluşturulmasıyla, hiçbir şey şansa veya tahmine bırakılmaz.

Ve bu , sorunsuz, yüksek işlevli bir iş akışının anahtarıdır.