設計者がプロジェクト管理システムを必要とする理由
公開: 2017-04-24ワークロードとワークフローの管理に関して、必要な最も重要なことの1つは効率です。
時間とお金が本当に等しい場合、時間の浪費はお金の浪費であるということになります。 デザインプラクティスの一部がより効率的かつスムーズに流れるほど、収益は向上します…言うまでもなく、精神的な負荷もはるかに簡単になります。
効率的なワークフローの鍵の1つは、システムです。 システムは、作業のより反復的な側面を管理し、場合によっては自動化するために使用するフレームワークおよびツールです。 あらゆるものに対応するあらゆる種類のシステムがあり、今日私たちが焦点を当てるのはプロジェクト管理です。
設計者として、プロジェクト管理の重要性の基本的な理解は、クライアントプロジェクトの管理に使用できるいくつかのツールとともに、作業を非常に簡単にするのに大いに役立ちます。
プロジェクト管理が重要な理由
プロジェクト管理は、手書きのやることリストを保持するのと同じくらい簡単な場合もあれば、非常に複雑なため、大企業は物事を動かし続けるためだけにスタッフに複数のプロジェクトマネージャーを必要とする場合があります。 ウェブデザインでは、意見を検討する必要のある1〜3人の人を提供するクライアントと協力している単一のデザイナーの場合、プロジェクト管理は通常、単純な側面に分類されますが、それが簡単なこと。
要するに、プロジェクト管理とは、基本的に、特定のプロジェクトを常に把握していることを意味します。 何を、いつ、誰が行う必要があるかを知っています。 あなたがウェブデザインプロジェクトのいずれかのレベルで意思決定に関与しているなら、あなたはすでにいくつかのプロジェクト管理を行っています。 問題は、あなたはそれを正しい方法でやっているのかということです。
あなたのプロジェクト管理はあなたのために働き、あなたの仕事を楽にし、あなたに代わって（またはクライアントに代わって）いくつかのことを自動化することさえできますか？ または、追跡、管理、電子メールの送信、チェックイン、リマインダーの送信、レビューを行い、プロジェクト要素を毎日シャッフルする必要がありますか？
クライアントの仕事がどういうわけか「あなたから離れている」という感覚に苦しんでいるなら、しっかりしたプロジェクト管理ツールがまさにあなたが必要とするものかもしれません。 そして最近では、選択できるオプションがかなりあります。
プロジェクト管理ツールで何を探すべきか
最終的に、優れたプロジェクト管理はあなたの仕事を容易にするはずです。 使用するプロジェクト管理ツールは、プロセスを可能な限りスムーズ、シームレス、透過的にする必要があります。
「誰が何を必要としているのか」というリストを使って毎週の更新を調べ、その週の状況を常にチェックして疑問に思っている場合は、プロジェクト管理ツールを使用する必要があります。
これらは、優れたプロジェクト管理ツールが提供できるものの一部です。
- プロジェクトに関与する個人にタスクや期限を割り当てる方法を備えた、やることリストまたはある種のタスクリスト
- ブラウザベースのアクセス（そしてアプリも価値があります）
- 「部外者」を招待してツールを使用する機能（タスクを割り当てることもできます）
- 現在のすべてのタスク（または他の誰かに割り当てられているすべてのタスク）の完全なリストを表示する機能
- 毎回ゼロから始めないように構築できる組み込みのプロジェクトおよびタスクリストテンプレート
- 通知とリマインダーの自動メール
- ディスカッションとフィードバックのメカニズム（別名コメント）
- 組み込みのリマインダーと通知を提供するカレンダー
- ドキュメント、画像、グラフィックス、その他のデジタルファイルをアップロードまたは接続できる場所
- 個々のプロジェクトを自己完結型に保つ機能。これにより、プロジェクトのディスカッションが常に重複したり混乱したりすることはありません。
これらすべてを自由に使えるようになると、優れたツールが手に入ります。
現在の主要なプロジェクト管理ツールの2つは、AsanaとBasecamp（私の個人的なお気に入り）です。 Asanaは、美しい美的感覚とあらゆる種類の機能を備えた、非常に「滑らかな」感触を持っています。 Basecampの方が好きなのは、ナビゲーションが下側ではなく上側を横切るためであり（私が好む）、これは私が初めて使用したものでもあり、不朽の忠誠心を獲得しました。
あなたの2人の親友は、タスクリストと電子メールのリマインダー（およびコメント）です。
タスクリストは素晴らしいです-私は特に満足のいくチェックボックスが付いているものが大好きです-彼らは成し遂げる必要があることを正確にレイアウトしているからです。 期限機能と特定の個人にタスクを割り当てる機能を利用すると、誰もステータスが何であるかを二度と尋ねる必要がなくなります。 ログインして、チェックオフされているものとチェックされていないものを確認し、該当する場合はディスカッションコメントをチェックしてください。
コラボレーションとコミュニケーションに役立つツール
グローバル化と絶え間なく向上するテクノロジーのおかげで、リモートワークは21世紀の職場でホットな話題になっています。 デザイナーのチームは、同じオフィスにいる必要はなく、同じオフィスにいる必要もありません...
これらのタスクリストと連携して、電子メールリマインダー機能があります。 明日のフィードバックを提供する準備ができていることを確認するためにクライアントにチェックインする必要はありません。また、合意された期日にフィードバックを送信しなかったクライアントにフォローアップする必要もありません。 プロジェクト管理ソフトウェアは、これらの通知を自動的に送信する必要があります。 （通知を編集して、クライアントが物事を前進させるために自分の役割を果たさなかった場合に何が起こり、何が起こらないかを思い出させることができる場合は、ボーナスポイントがあります！）
コメントも素晴らしいです。 何百万もの電子メールを保存してふるいにかける代わりに、各タスクまたはプロジェクト要素に直接コメントをプロジェクト管理ソフトウェアで直接行うことができます（そしてそうすべきです）。これにより、これらの考えを将来的に非常に簡単に参照できます。
プロジェクト管理の収益
最終的に、優れたプロジェクト管理ツールを使用すると、効果的にコミュニケーションをとることができます。 「優れた設計プロジェクトの要は、関係者全員からの明確なコミュニケーションです。 」 すべてを「すぐそこに」綴り、すべての人が見ることができるようにし、すべての周辺機器を配置して話し合い、反復し、期限とマイルストーン（リマインダー付き）を組み込むことで、偶然や推測に任せることはできません。
そして、それがスムーズで高機能なワークフローの鍵となります。