Лучший этикет электронной почты означает лучшие результаты маркетинга [16 правил]

В эпоху, когда первое впечатление может быть произведено без предварительной встречи с кем-либо, крайне важно, чтобы вы знали об этикете электронного маркетинга. Если вы хотите максимально использовать свои усилия, вам нужно быть уверенным, что вы не совершаете оплошность, из-за которой вы можете оказаться в папке со спамом или, что еще хуже, люди советуют своим друзьям работать с кем-то еще.

Пребывание перед клиентом является обязательным для владельцев малого бизнеса. Если вы тратите время на отправку личных заметок или используете маркетинговые стратегии по электронной почте, чтобы оставаться на связи, нет лучшего способа сохранить лояльность клиентов и поощрять рефералов.

Вот 16 способов гарантировать, что каждое отправленное вами электронное письмо будет резонировать с вашей целевой аудиторией, как задумано.

Бонусный контент: возьмите копию нашей дорожной карты маркетинга по электронной почте.

Получи это сейчас

1. ИЗБЕГАЙТЕ ЗАГЛАВНЫХ БУКВ.

Иногда заглавные буквы работают, чтобы подчеркнуть слово или фразу. Но чаще всего ваша аудитория чувствует, что вы КРИЧИТЕ НА НИХ! Соблюдайте правила этикета электронной почты и полностью избегайте использования регистра Caps Lock.

2. Не злоупотребляйте восклицательными знаками!!!

Как и все заглавные буквы, восклицательные знаки легко неправильно истолковать. При умеренном использовании восклицательный знак может эффективно передать волнение. Но зайдите слишком далеко, и вы также рискуете прослыть чересчур восторженным или даже неискренним. Хорошее правило — ограничиться одним восклицательным знаком в деловом письме.

3. Не злоупотребляйте полужирным шрифтом, курсивом и подчеркиванием.

Хотя эти функции можно использовать, чтобы подчеркнуть точку зрения, слишком много хорошего быстро портится. Электронное письмо, полное жирного , курсивного и подчеркнутого текста, может показаться агрессивным или даже грубым. Если ничего другого, это отвлекает и сбивает с толку.

4. Следите за своим тоном.

Ваши электронные письма представляют ваш бренд, поэтому важно быть позитивным и профессиональным. Избегайте негативных выражений и, по возможности, старайтесь представить негативные сообщения в более позитивном свете.

Например, вместо того, чтобы говорить «вы пропустили дедлайн», что звучит укоризненно, используйте более нейтральный подход и скажите «дедлайн прошел».

5. Сообщение должно быть четким, кратким и легко читаемым.

Исследования показали, что люди неверно истолковывают тон и смысл электронных писем в 50% случаев. Это выстрел 50/50, ваши сообщения могут потеряться. Лучший способ избежать этой ошибки в этикете электронной почты — исключить ненужные и двусмысленные формулировки.

6. Будьте осторожны с юмором.

Недавние опросы показали, что многие люди считают юмор приемлемым в электронной почте. Проблема с юмором в том, что он полностью субъективен. То, что вы находите смешным, кому-то другому может показаться оскорбительным.

Кроме того, отсутствие голосовых и лицевых сигналов затрудняет определение того, что кто-то шутит в электронном письме. Если вы плохо знаете адресата или не уверены, что шутка понятна, приберегите юмор для другого случая.

7. Избегайте использования сленга.

В то время как общение по электронной почте может быть непринужденным, дружелюбным и неформальным, вы все равно должны звучать профессионально. Хотите верьте, хотите нет, но респонденты опроса были категорически против использования сленга в электронных письмах. Фактически, более 40 процентов респондентов в возрасте от 18 до 24 лет считают сленг «совершенно неприемлемым». Так что сохраните BRB и LMAO для текстовых сообщений.

8. Держите приветствия профессионально.

Вам не нужно быть слишком формальным, просто уважительно. Подойдет простое «привет» или «доброе утро». По мере того, как вы лучше узнаете получателей, вы можете использовать менее формальный подход, если это уместно. Использование имени получателя добавляет индивидуальности, но обязательно используйте имя, которое он предпочитает.

Совет для профессионалов: не сокращайте имена и не создавайте псевдонимы. Любой, кто пользуется именами Дэниел или Кэтрин, может сказать вам, что получать электронное письмо на имя «Дэнни» или «Кэти» одновременно грубо и неуважительно.

9. Закройте уважительно.

В зависимости от ситуации, вам может вообще не понадобиться подпись. Вы можете использовать сердечную заключительную фразу, такую ​​как «Я с нетерпением жду ответа от вас», в качестве подписи. Но если это уместно, это может быть просто «лучший» или «спасибо». Всегда указывайте контактную информацию где-нибудь в электронном письме, чтобы получатель знал, как с вами связаться. Чтобы упростить задачу, создайте профессиональную подпись электронной почты, которая включает ваше имя, должность, компанию, веб-сайт и номер телефона. Бонусные баллы за ссылку на страницы вашего бизнеса в социальных сетях в вашей подписи!

10. Сделайте ваши электронные письма удобными для мобильных устройств.

91 процент потребителей проверяют электронную почту на своем смартфоне не реже одного раза в день. Убедитесь, что открытие писем на мобильном устройстве доставляет читателю удовольствие.

Несколько советов:

• Специальные шрифты и смайлики не работают на всех устройствах.
• Будьте внимательны с размерами фотографий и прикрепленных файлов. Вы не хотите заставлять их загружать большие файлы, используя свои мобильные данные.
• Если вы используете HTML-шаблон, убедитесь, что он подходит для мобильных устройств (и протестируйте его перед отправкой).

11. Всегда предоставляйте ценный контент.

Если вы используете электронную почту в качестве маркетингового инструмента, чтобы оставаться на связи со своими контактами (как вы и должны!), следите за тем, что вы отправляете. Никому не нужна постоянная реклама. Если вы можете предоставить информацию или начать интересный разговор, ваша аудитория откликнется.

Используйте сегментацию списка и создайте целевое сообщение для каждой группы сегментов. Чем больше вы говорите о непосредственных потребностях получателя, тем лучше будут ваши результаты.

12. Не утомляйте свою аудиторию слишком большим количеством электронных писем.

Определение наилучшей частоты рассылки электронной почты для вашего бизнеса требует экспериментов, проб и ошибок. Но, как правило, мы рекомендуем обращаться от одного до четырех раз в месяц. Это может звучать как много или почти ничего, в зависимости от вашего бизнеса и ваших отношений с каждым клиентом. Сколько бы электронных писем вы ни отправили, цель состоит в том, чтобы оставаться в центре внимания, не раздражая получателей.

13. Избегайте длинных тем электронных писем.

Показатели открытия электронной почты самые высокие, когда строки темы содержат от шести до 10 слов, примерно 50 символов. Так что держите ваши темы сообщения короткими и по существу. Помните, что вы хотите, чтобы получатель открыл письмо. Сделайте тему заманчивой, но не выдавайте так много информации, чтобы не было причин читать больше.

Вот пример строки темы, которая говорит слишком много: «Наше исследование показывает, что рассылка писем клиентам два раза в месяц может привести к оптимальным показателям открываемости».

Лучшей темой письма было бы «Как часто вы должны отправлять клиентам электронные письма?» Он ставит интересный вопрос, но не дает ответа, поэтому получатель с большей вероятностью откроет письмо, чтобы узнать.

14. Всегда проверяйте текст перед отправкой.

Неаккуратное, полное ошибок электронное письмо вредит вашей репутации. Вашим читателям не нужно вычитывать и редактировать вашу работу, чтобы понять ваше сообщение. Проверяйте и перепроверяйте все, от строки темы до подписи электронной почты, включая грамматику, использование заглавных букв, пунктуацию и орфографию.

Совет для профессионалов: не забывайте проверять все ссылки! Получатели, которые нажимают на ссылку, которая их никуда не ведет, скорее всего, вообще откажутся от вашего письма.

15. Своевременно отвечайте на электронные письма.

Старайтесь отвечать всем в течение 24 часов, если это возможно, включая тех, кто связался с вами по ошибке. Если надлежащий ответ потребует дополнительного времени, отправьте отправителю короткую заметку, чтобы сообщить ему, что вы свяжетесь с ним как можно скорее. Этот подход является не только первоклассным примером звездного этикета электронной почты, но также поддерживает чистоту вашего почтового ящика и позволяет каждому двигаться вперед в своем бизнесе.

16. Не ведитесь на функции «Ответить всем», «Копия» и «Скрытая копия».

Вот краткая разбивка:

• Используйте функцию «Ответить всем», когда беседа важна для всех участников ветки.
• Используйте CC для включения людей в случае необходимости. Все получатели могут видеть, кто получил копию в электронном письме.
• Используйте скрытую копию при рассылке по массовому списку или когда важна конфиденциальность получателей. Получатели не могут видеть имена или адреса в BCC.

Мы надеемся, что эти рекомендации по этикету электронной почты помогут улучшить вашу игру с электронной почтой. Мы знаем, насколько занятыми бывают профессионалы и владельцы бизнеса, поэтому, если у вас мало времени, но вы все же хотите воспользоваться преимуществами электронного маркетинга, мы здесь, чтобы автоматизировать этот процесс. Узнайте больше о том, как OutboundEngine рекламирует ваш бизнес, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что у вас получается лучше всего.