มารยาทในการใช้อีเมลที่ดีขึ้นเท่ากับผลลัพธ์ทางการตลาดที่ดีขึ้น [16 กฎ]

ในยุคที่สามารถสร้างความประทับใจแรกพบโดยไม่ได้เจอใครก่อน สิ่งสำคัญคือคุณต้องตระหนักถึงมารยาทในการทำการตลาดผ่านอีเมล หากคุณต้องการใช้ความพยายามให้เกิดประโยชน์สูงสุด คุณต้องแน่ใจว่าคุณไม่ได้กระทำความผิดที่อาจทำให้คุณไปอยู่ในโฟลเดอร์ขยะ หรือแย่กว่านั้นคือการมีคนบอกเพื่อนของพวกเขาให้ทำงานกับคนอื่น

การอยู่ต่อหน้าลูกค้าเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก ไม่ว่าคุณจะใช้เวลาส่งบันทึกส่วนตัวหรือใช้กลยุทธ์การตลาดผ่านอีเมลเพื่อติดต่อกัน ไม่มีทางใดที่จะดีไปกว่านี้ในการทำให้ลูกค้าภักดีและส่งเสริมการแนะนำผลิตภัณฑ์

ต่อไปนี้คือ 16 วิธีเพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลทุกฉบับที่คุณส่งจะโดนใจกลุ่มเป้าหมายตามที่ตั้งใจไว้

เนื้อหาโบนัส: หยิบสำเนาแผนงานการตลาดทางอีเมลของเรา

รับไปเดี๋ยวนี้เลย

1. หลีกเลี่ยงตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด

ในบางครั้ง ตัวพิมพ์ใหญ่จะทำงานเพื่อเน้นคำหรือวลี แต่บ่อยครั้งที่ผู้ชมของคุณรู้สึกเหมือนกำลังตะโกนใส่พวกเขา! ทำผิดที่ด้านข้างของมารยาทอีเมลที่ดีและหลีกเลี่ยงการล็อคตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด

2.อย่าใช้เครื่องหมายตกใจมากเกินไป!!!

เช่นเดียวกับตัวพิมพ์ใหญ่ เครื่องหมายอัศเจรีย์มักตีความผิดได้ง่าย เมื่อใช้เท่าที่จำเป็น เครื่องหมายอัศเจรีย์สามารถสื่อถึงความตื่นเต้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ไปไกลเกินไปและคุณยังเสี่ยงที่จะพบว่ามีความกระตือรือร้นมากเกินไปหรือไม่จริงใจ กฎที่ดีคือการจำกัดตัวเองให้อยู่ในเครื่องหมายอัศเจรีย์หนึ่งจุดต่ออีเมลธุรกิจ

3. อย่าใช้รูปแบบตัวหนา ตัวเอียง และขีดเส้นใต้ในทางที่ผิด

แม้ว่าคุณลักษณะเหล่านี้สามารถนำมาใช้เพื่อเน้นจุดหนึ่งได้ แต่สิ่งที่ดีมากเกินไปจะเสียไปอย่างรวดเร็ว อีเมลที่มี ตัวหนา ตัวเอียง และ ขีดเส้นใต้ อาจดูเหมือนก้าวร้าว หรือแม้แต่หยาบคาย ถ้าไม่มีอะไรจะเสียสมาธิและสับสน

4. ดูน้ำเสียงของคุณ

อีเมลของคุณเป็นตัวแทนแบรนด์ของคุณ ดังนั้นคุณควรเป็นทั้งแง่บวกและเป็นมืออาชีพ หลีกเลี่ยงภาษาเชิงลบ และเมื่อเป็นไปได้ ให้พยายามจัดกรอบข้อความเชิงลบในแง่บวกมากขึ้น

ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพูดว่า “คุณพลาดกำหนดเวลา” ซึ่งฟังดูเป็นการกล่าวหา ให้ใช้วิธีที่เป็นกลางกว่านี้แล้วพูดว่า “เลยกำหนดส่ง”

5. รักษาข้อความให้ชัดเจน กระชับ และอ่านง่าย

ผลการศึกษาพบว่าผู้คนตีความน้ำเสียงและความหมายของอีเมลผิดถึง 50 เปอร์เซ็นต์ของเวลาทั้งหมด นั่นคือ 50/50 ช็อตที่ข้อความของคุณอาจหลงทาง วิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยงมารยาทอีเมลนี้คือการกำจัดภาษาที่ไม่จำเป็นและคลุมเครือ

6. ระวังอารมณ์ขัน

แบบสำรวจล่าสุดแสดงให้เห็นว่าหลายคนมองว่าอารมณ์ขันเป็นที่ยอมรับได้ในอีเมล ปัญหาเกี่ยวกับอารมณ์ขันก็คือมันเป็นเรื่องส่วนตัวทั้งหมด สิ่งที่คุณคิดว่าตลก คนอื่นอาจมองว่าน่ารังเกียจ

นอกจากนี้ การไม่มีเสียงพูดและการแสดงสีหน้าทำให้ยากต่อการรู้ว่ามีคนล้อเล่นในอีเมลเมื่อใด ถ้าคุณไม่รู้จักผู้รับดีพอ หรือถ้าคุณไม่แน่ใจว่าเรื่องตลกนั้นอ่านออกอย่างชัดเจน ให้เก็บเรื่องตลกไว้สำหรับโอกาสอื่น

7. หลีกเลี่ยงการใช้คำแสลง

แม้ว่าการสื่อสารทางอีเมลจะเป็นเรื่องที่ผ่อนคลาย เป็นกันเอง และเป็นกันเอง แต่คุณก็ยังต้องการใช้เสียงที่เป็นมืออาชีพ เชื่อหรือไม่ว่าผู้ตอบแบบสำรวจไม่เห็นด้วยกับการใช้คำสแลงในอีเมล อันที่จริง ผู้ตอบแบบสำรวจอายุ 18-24 ปีมากกว่า 40 เปอร์เซ็นต์ถือว่าคำแสลง “ไม่เป็นที่ยอมรับโดยสิ้นเชิง” ดังนั้นให้บันทึก BRB และ LMAO สำหรับการส่งข้อความ

8. ให้คำทักทายอย่างมืออาชีพ

คุณไม่จำเป็นต้องเป็นทางการมากเกินไป แค่ให้ความเคารพ คำว่า "สวัสดี" หรือ "อรุณสวัสดิ์" แบบง่ายๆ ทำได้ เมื่อคุณได้รู้จักผู้รับมากขึ้น คุณสามารถใช้แนวทางที่เป็นทางการน้อยลงได้หากเห็นว่าเหมาะสม การใช้ชื่อผู้รับจะเพิ่มความรู้สึกส่วนตัว แต่อย่าลืมใช้ชื่อที่พวกเขาต้องการ

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: อย่าย่อชื่อหรือสร้างชื่อเล่น ตามที่ใครก็ตามที่ไปโดยแดเนียลหรือแคเธอรีนสามารถบอกคุณได้ การได้รับอีเมลที่ส่งถึง “แดนนี่” หรือ “เคธี่” นั้นทั้งหยาบคายและไม่สุภาพ

9. ปิดด้วยความเคารพ

คุณอาจไม่จำเป็นต้องออกจากระบบเลย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ คุณสามารถใช้ประโยคสุดท้ายที่จริงใจเช่น "ฉันรอคอยที่จะได้ยินจากคุณ" เป็นสัญญาณของคุณ แต่ถ้าสิ่งใดเหมาะสม อาจเป็นคำง่ายๆ อย่าง "ดีที่สุด" หรือ "ขอบคุณ" ใส่ข้อมูลติดต่อที่เกี่ยวข้องของคุณไว้ที่ใดที่หนึ่งในอีเมลเสมอ เพื่อให้ผู้รับทราบวิธีที่จะติดต่อคุณ เพื่อให้ง่ายขึ้น ให้สร้างลายเซ็นอีเมลแบบมืออาชีพที่มีชื่อ ตำแหน่งงาน บริษัท เว็บไซต์ และหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ คะแนนโบนัสสำหรับการเชื่อมโยงไปยังหน้าโซเชียลธุรกิจของคุณในลายเซ็นของคุณ!

10. ทำให้อีเมลของคุณเป็นมิตรกับมือถือ

91 เปอร์เซ็นต์ของผู้บริโภคตรวจสอบอีเมลบนสมาร์ทโฟนอย่างน้อยวันละครั้ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเปิดอีเมลของคุณบนอุปกรณ์มือถือเป็นประสบการณ์ที่น่าพึงพอใจสำหรับผู้อ่าน

เคล็ดลับบางประการ:

• แบบอักษรพิเศษและอีโมจิเล่นได้ไม่ดีในทุกอุปกรณ์
• ระวังขนาดรูปภาพและไฟล์แนบ คุณไม่ต้องการบังคับให้ดาวน์โหลดไฟล์ขนาดใหญ่โดยใช้ข้อมูลมือถือ
• หากใช้เทมเพลต HTML ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเทมเพลตนั้นเหมาะกับอุปกรณ์เคลื่อนที่ (และทดสอบก่อนส่ง)

11. ให้เนื้อหาที่มีคุณค่าเสมอ

หากคุณกำลังใช้อีเมลเป็นเครื่องมือทางการตลาดเพื่อติดต่อกับผู้ติดต่อของคุณ (อย่างที่ควรทำ!) ให้ตระหนักถึงสิ่งที่คุณส่ง ไม่มีใครต้องการสนามขายคงที่ หากคุณสามารถให้ข้อมูลหรือเริ่มการสนทนาที่น่าสนใจ ผู้ชมของคุณจะตอบกลับ

ใช้การแบ่งส่วนรายการและสร้างข้อความเป้าหมายสำหรับแต่ละกลุ่มส่วน ยิ่งคุณพูดถึงความต้องการโดยตรงของผู้รับมากเท่าไหร่ ผลลัพธ์ของคุณก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น

12. อย่าทำให้ผู้ชมของคุณหมดไปกับอีเมลมากเกินไป

การกำหนดความถี่อีเมลที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณจำเป็นต้องมีการทดลอง การลองผิดลองถูก แต่โดยทั่วไป เราแนะนำให้ติดต่อหนึ่งถึงสี่ครั้งในแต่ละเดือน นี้อาจดูเหมือนมากหรือแทบจะไม่ขึ้นอยู่กับธุรกิจและความสัมพันธ์ของคุณกับลูกค้าแต่ละราย ไม่ว่าคุณจะส่งอีเมลจำนวนมากเพียงใด เป้าหมายคือต้องอยู่ในใจเสมอโดยไม่รบกวนผู้รับของคุณ

13. หลีกเลี่ยงหัวเรื่องอีเมลที่ยาว

อัตราการเปิดอีเมลจะสูงที่สุดเมื่อหัวเรื่องมีความยาวหกถึง 10 คำ ยาวประมาณ 50 อักขระ ดังนั้นให้หัวเรื่องของคุณสั้นและตรงประเด็น จำไว้ว่าคุณต้องการให้ผู้รับเปิดอีเมล ทำให้หัวเรื่องน่าดึงดูด แต่อย่าให้ข้อมูลมากจนไม่มีเหตุผลที่ต้องอ่านเพิ่มเติม

ต่อไปนี้คือตัวอย่างหัวเรื่องที่กล่าวมากเกินไป: “การวิจัยของเราแสดงให้เห็นว่าการส่งอีเมลถึงลูกค้าเดือนละสองครั้งสามารถนำไปสู่อัตราการเปิดที่เหมาะสมที่สุด”

หัวเรื่องที่ดีกว่าคือ "คุณควรส่งอีเมลถึงลูกค้าบ่อยแค่ไหน" เป็นคำถามที่น่าสนใจโดยไม่ให้คำตอบ ดังนั้นผู้รับจึงมักจะเปิดอีเมลเพื่อค้นหาคำตอบ

14. ตรวจทานก่อนกดส่งทุกครั้ง

อีเมลที่เลอะเทอะและมีข้อผิดพลาดทำให้เสียชื่อเสียง ผู้อ่านของคุณไม่ควรต้องตรวจทานและแก้ไขงานของคุณเพื่อทำความเข้าใจข้อความของคุณ ตรวจสอบและตรวจสอบอีกครั้งทุกอย่างตั้งแต่หัวเรื่องไปจนถึงลายเซ็นอีเมล รวมถึงไวยากรณ์ การใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ เครื่องหมายวรรคตอน และการสะกดคำ

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: อย่าลืมตรวจสอบลิงก์ทั้งหมดด้วย! ผู้รับที่คลิกลิงก์ที่นำพวกเขาไปไหนไม่ได้มักจะละทิ้งอีเมลของคุณโดยสิ้นเชิง

15. ตอบกลับอีเมลในเวลาที่เหมาะสม

พยายามตอบกลับทุกคนภายใน 24 ชั่วโมง ถ้าเป็นไปได้ รวมถึงผู้ที่ติดต่อคุณโดยไม่ได้ตั้งใจ หากการตอบกลับที่เหมาะสมต้องใช้เวลาเพิ่มเติม ให้ส่งบันทึกย่อถึงผู้ส่งเพื่อแจ้งให้ทราบว่าคุณจะติดตามโดยเร็วที่สุด แนวทางนี้ไม่ได้เป็นเพียงตัวอย่างอันดับต้นๆ ของมารยาทอีเมลที่เป็นตัวเอกเท่านั้น แต่ยังทำให้กล่องจดหมายของคุณสะอาดอยู่เสมอ และช่วยให้ทุกคนก้าวไปข้างหน้ากับธุรกิจของตนได้

16. อย่าสะดุดกับคุณสมบัติ Reply All, CC และ BCC

นี่คือรายละเอียดด่วน:

• ใช้ Reply All เมื่อการสนทนามีความสำคัญต่อทุกคนในชุดข้อความ
• ใช้ CC เพื่อรวมผู้คนตามความจำเป็น ผู้รับทุกคนสามารถดูว่าใครเป็นคนส่งสำเนาในอีเมล
• ใช้ BCC เมื่อส่งไปยังรายชื่อจำนวนมากหรือเมื่อความเป็นส่วนตัวของผู้รับเป็นสิ่งจำเป็น ผู้รับจะไม่เห็นชื่อหรือที่อยู่ใน BCC

เราหวังว่าแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้สำหรับมารยาทในการใช้อีเมลจะช่วยยกระดับเกมอีเมลของคุณ เราทราบดีว่าผู้ประกอบอาชีพและเจ้าของธุรกิจมีงานยุ่งมากเพียงใด ดังนั้นหากคุณมีเวลาน้อยแต่ยังคงต้องการเก็บเกี่ยวผลประโยชน์จากการตลาดผ่านอีเมล เราพร้อมจะทำให้กระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ OutboundEngine ทำการตลาดให้กับธุรกิจของคุณ เพื่อให้คุณมีสมาธิกับสิ่งที่คุณทำได้ดีที่สุด