Форма запроса на отгул: передовой опыт и бесплатный шаблон

Предоставление отгулов в качестве льготы имеет преимущества как для сотрудников, так и для бизнеса. Это повышает производительность, улучшает самочувствие сотрудников и делает их более счастливыми. Чтобы воспользоваться этими преимуществами, крайне важно планировать свободное время ваших сотрудников.

Тем не менее, может быть сложно спланировать свободное время каждого, чтобы обеспечить бесперебойную работу вашего бизнеса в их отсутствие. Сотрудники обычно хотят отдохнуть примерно в одно и то же время, например, во время праздников и крупных спортивных мероприятий. Как вы решаете, кому это достанется?

Читайте дальше, чтобы узнать о запросах на отгулы, о том, как правильно расставить приоритеты запросов, а также о рекомендациях по обработке запросов на отгулы.

Что такое форма запроса на отгул?

Форма запроса на отгул — это один из способов запросить отгул, а также устно, по электронной почте или через систему запросов на отгул, например Connecteam.

Сотрудники подают форму запроса на отгул при запросе на отгул, либо физически в бумажной форме, либо в цифровом виде через внутреннюю сеть компании. Их руководитель группы или менеджер получит форму и затем может решить, есть ли у их команды возможность отсутствовать на работе.

Запросы на отгулы бывают разных форматов, от официальных запросов до случайных разговоров. В некоторых офисных компаниях, где сотрудники управляют своим временем, запросы на отгулы являются скорее уведомлением, чем запросом.

Однако, как руководитель, вы должны вести учет всех запросов и уведомлений, чтобы вы могли распределять количество сотрудников, которые берут отпуск одновременно.

Вам также следует упорядочить способы получения запросов на отгулы; в противном случае вы можете оказаться перегруженными просьбами. Приложение Connecteam помогает упростить процесс, объединяя все запросы в одну централизованную запись.

Загрузите бесплатную распечатанную форму запроса на отгул здесь

Гугл документы

PDF

Оплачиваемый отпуск и неоплачиваемый отпуск

Работники могут иметь либо оплачиваемый отпуск (PTO), либо неоплачиваемый отпуск (UTO).

Как правило, юридические обязательства по предоставлению оплачиваемого отпуска отсутствуют. Тем не менее, предлагая своим сотрудникам PTO, вы помогаете им найти хороший баланс между работой и личной жизнью. Неоплачиваемый отпуск также может способствовать этому; однако финансовые последствия могут удержать сотрудника от использования этого времени.

Есть один случай, когда вы должны предоставить PTO. Если сотрудник отработал на вас не менее 1250 часов за последние 12 месяцев, он имеет право на оплачиваемый отпуск в соответствии с Законом об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (FMLA) для ухода за хронически больным членом семьи. Сотрудники, запрашивающие этот тип PTO, должны иметь приоритет перед другими.

Каковы преимущества предоставления свободного времени?

Предоставление отпуска сотрудникам может иметь несколько преимуществ для вашего бизнеса, например:

• Сильная корпоративная культура : предоставление отпуска в качестве преимущества для ваших сотрудников создаст культуру доверия и сопричастности. Сотрудники будут с нетерпением ждать своего отпуска, когда он будет забронирован заранее, и смогут совмещать свою работу и личную жизнь. Это в конечном итоге повысит вовлеченность и повысит лояльность к вашей компании.
• Снижение текучести кадров: Forbes утверждает, что выгорание сотрудников является основной причиной высокой текучести кадров. По этой причине до 50% сотрудников увольняются с работы! Предоставление отпуска вашим сотрудникам предотвратит их выгорание, дав им время отдохнуть и восстановить силы.
• Повышение производительности: когда сотрудники знают, что у них есть свободное время или приближается сокращенный рабочий день, они будут заинтересованы в том, чтобы работать усерднее для достижения своих целей на рабочем месте. Это приводит к повышению производительности не только потому, что сотрудники работают усерднее, но и потому, что у них достаточно времени для отдыха между рабочими местами.
• Улучшение баланса между работой и личной жизнью: предоставление отпуска вашим сотрудникам позволяет им быть рядом с важными вещами в их личной жизни, такими как семейные свадьбы, каникулы и выпускные. Это помогает вашим сотрудникам достичь хорошего баланса между работой и личной жизнью и повышает их вовлеченность, когда они на работе.

6 лучших практик для запросов на отгулы

Первый шаг, который вы должны предпринять при утверждении запросов на отгулы, — убедиться, что у вас есть надежная политика отгулов. Это должно включать в себя то, как сотрудники могут бронировать отгулы, кто одобрит их запрос и что они могут сделать, если их запрос будет отклонен. Вы также должны указать, сколько свободного времени получают сотрудники, и указать любые критерии для их запроса. Это может включать в себя, сколько людей может иметь свободное время во время праздников или спортивных мероприятий.

Написание политики рабочего места по этой теме может занять много времени. Однако в долгосрочной перспективе это того стоит, поскольку у сотрудников всегда будет точка отсчета для любых запросов, связанных с отгулами.

Как упоминалось выше, во многих случаях несколько сотрудников хотят взять отпуск. Это может создать проблемы для менеджеров, поскольку вам все еще нужно достаточно рабочей силы для ведения вашего бизнеса, но вы также хотите, чтобы все были счастливы.

Наш первый совет по приоритизации запросов — поощряйте гибкость в вашей команде. Поощряйте менеджеров поддерживать сотрудников в том, чтобы они тратили время, которое им нужно, находя обходные пути в периоды пиковой нагрузки. Возможно, вам придется содействовать переговорам, чтобы у всех было свободное время.

Наш второй совет — четко указать, как будет приниматься решение об утверждении отгулов. Будут ли они распределяться по принципу «первым пришел – первым обслужен», по старшинству или по тому, кто получил больше всего выходных? Все эти варианты действительны, но вам решать, что подходит для вашего бизнеса!

Скажем, ваша политика требует, чтобы только 20% сотрудников могли одновременно брать отгулы во время праздников. Вы можете рассмотреть возможность увеличения этого показателя до 30 или 35%, чтобы каждый мог взять свободное время, в котором он нуждается. Вы также должны учитывать то же самое для крупных спортивных мероприятий, таких как Суперкубок, если ваши сотрудники являются большими фанатами спорта.

Вы должны рассматривать любые запросы на отгулы на личное время или отпуск отдельно от ваших соображений по поводу отсутствия сотрудника. Когда сотрудник болен или посещает врача, эти отсутствия, как правило, не могут быть перенесены на другое время и, следовательно, должны быть утверждены вместо личных запросов на отгулы.

Конечно, сотрудники не могут помочь, когда они заболели или нуждаются в лечении. Однако отказ сотруднику в его PTO из-за отсутствия другого сотрудника может создать напряженность среди ваших сотрудников. Подумайте, можете ли вы позволить обоим сотрудникам уйти одновременно, чтобы больной сотрудник мог отдохнуть, а другой — насладиться своим личным временем. Если вы боретесь за персонал, попробуйте предложить сверхурочную работу свободному сотруднику или стимулировать работу в этот день, чтобы увеличить количество сотрудников.

Как только PTO сотрудника будет утвержден, он, скорее всего, забронирует билеты и жилье или запланирует поездку с друзьями или семьей. В результате отмена их запроса может разочаровать. Даже в чрезвычайной ситуации вы должны изучить все другие возможности, прежде чем отказывать в одобренном им запросе на отгул. В противном случае вы можете столкнуться с большим количеством недовольных сотрудников.

Есть много разных способов получить просьбы об отпуске: от разговора до заметки на рабочем столе. Хотя ручные методы имеют свои преимущества, они также могут иметь недостатки: что, если вы забудете свое обсуждение? Или вы потеряли заметку? В этом сценарии у вас будут утверждены отпуска для сотрудников, но вы не будете помнить, когда запросы и не можете их планировать!

Вот где система, подобная Connecteam, идеальна. Интегрированная система запросов на отгулы Connecteam позволяет хранить все ваши инструменты управления персоналом в одном месте.

Простые в использовании онлайн-таблицы учета рабочего времени помогут вам узнать, кто на работе, кто в отпуске, а кто болеет, прямо с телефона.

Попробуйте Connecteam бесплатно прямо сейчас и с легкостью обрабатывайте запросы на отгулы