休暇申請フォーム: ベスト プラクティスと無料のテンプレート

福利厚生として休暇を提供することは、従業員とビジネスの両方にメリットがあります。 生産性が向上し、従業員の幸福度が向上し、従業員の満足度が向上します。 これらのメリットを享受するには、従業員の休暇を計画することが重要です。

ただし、全員の休暇を計画して、全員が不在のときにビジネスを円滑に進めるのは難しい場合があります。 従業員は通常、休暇中や主要なスポーツ イベント中など、同じ時期に休暇を取りたいと考えています。 もらえる人はどうやって決めるの？

休暇申請、申請に公平に優先順位を付ける方法、および休暇申請プロセスのベスト プラクティスについて学びましょう。

休暇申請フォームとは何ですか?

休暇申請フォームは、口頭、電子メール、または Connecteam のような休暇申請システムを通じて休暇を申請できる 1 つの方法です。

従業員は、休暇を申請する際に、物理的に紙のフォームで、または会社のイントラネットを介してデジタルで、休暇申請フォームを提出します。 チーム リーダーまたはマネージャーはフォームを受け取り、チームがその従業員を欠勤する余地があるかどうかを判断できます。

休暇申請は、正式な申請からカジュアルな会話まで、さまざまな形式で行われます。 従業員が時間を管理する一部のホワイト カラー ビジネスでは、休暇申請は申請というよりも通知にすぎません。

ただし、マネージャーとして、一度に休暇を取る従業員の数をずらすことができるように、すべての要求と通知を記録しておく必要があります。

また、休暇申請を受け取る手段を合理化する必要があります。 そうしないと、要求に圧倒される可能性があります。 Connecteam のアプリは、すべてのリクエストを 1 つの集中レコードにまとめることで、プロセスを簡素化します。

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有給休暇 vs 無給休暇

従業員は、有給休暇 (PTO) または無給休暇 (UTO) のいずれかを取得できます。

一般に、有給休暇を提供する法的義務はありません。 ただし、従業員に PTO を提供することで、従業員は良好なワークライフ バランスを見つけることができます。 無給休暇もこれをサポートします。 ただし、財務上の影響により、従業員がその時間をとることを思いとどまらせる可能性があります。

PTO を提供しなければならない場合が 1 つあります。 従業員が過去 12 か月間で最低 1,250 時間勤務した場合、家族および医療休暇法 (FMLA) に基づいて、慢性疾患のある家族の世話をするために有給休暇を取得する権利があります。 このタイプの有給休暇を申請する従業員は、他の従業員よりも優先されるべきです。

休暇を与えることの利点は何ですか?

従業員に休暇を与えることは、ビジネスに次のようないくつかの利点があります。

• 強力な企業文化:従業員に福利厚生として休暇を提供することで、信頼と当事者意識の文化が生まれます。 従業員は、事前に予約された休暇を楽しみにしており、仕事と私生活のバランスを取ることができます。 これにより、最終的にエンゲージメントが向上し、会社へのロイヤルティが構築されます。
• 離職率の低下: Forbes は、従業員の離職率が高い主な理由は、従業員の燃え尽き症候群であると述べています。 従業員の最大 50% がこの理由で離職しています。 従業員に休暇を与えることで、休息と回復の時間を与えることで、従業員が燃え尽き症候群に陥るのを防ぐことができます。
• 生産性の向上:従業員は、休暇や勤務時間の短縮が近づいていることを知ると、職場の目標を達成するために一生懸命働くように動機付けられます。 これは、従業員が一生懸命働くだけでなく、仕事の合間に十分な休憩時間が取れるため、生産性が向上します。
• ワークライフ バランスの改善:従業員に休暇を提供することで、家族の結婚式、休暇、卒業式など、私生活の重要なイベントに参加することができます。 これにより、従業員が仕事と生活のバランスを取り、職場でのエンゲージメントを高めることができます。

休暇申請の 6 つのベスト プラクティス

休暇申請を承認する際の最初のステップは、強力な休暇ポリシーを確立することです。 これには、従業員が休暇を予約する方法、申請を承認する人、申請が拒否された場合にできることを含める必要があります。 また、従業員が取得する休暇の時間を含め、要求の基準を指定する必要があります。 これには、休日やスポーツ イベントの前後に休暇を取ることができる人数が含まれる場合があります。

このトピックに関する職場のポリシーを作成するには、時間がかかる場合があります。 ただし、従業員は休暇関連のクエリの参照ポイントを常に持っているため、長期的には価値があります。

前述のように、複数の従業員が休暇を取りたい場合が多い。 ビジネスを運営するために十分な労働力が必要なため、これはマネージャーにとって課題となる可能性がありますが、誰もが幸せになることも望んでいます.

リクエストに優先順位を付けるための最初のヒントは、チーム内の柔軟性を高めることです。 ピーク時の回避策を見つけて、従業員が必要な時間を取れるようにサポートするようマネージャーに勧めます。 全員に休暇を与えるには、交渉を促進する必要があるかもしれません。

2 つ目のヒントは、休暇の承認がどのように決定されるかを明確に説明することです。 彼らは先着順、年功序列、または誰が最も多くの休暇を取得したかに基づいていますか? これらのオプションはすべて有効ですが、ビジネスに適したものを決定するのはあなた次第です!

あなたのポリシーでは、従業員の 20% のみが休暇中に PTO を一度に取得できると規定されているとします。 誰もが必要な休暇を取ることができるように、それを 30% または 35% に拡張することを検討できます。 従業員が大のスポーツファンである場合は、スーパーボウルなどの大規模なスポーツ イベントについても同じことを考慮する必要があります。

個人的な時間や休暇に関する PTO の要求は、従業員の欠勤に対する考慮事項とは別に検討する必要があります。 従業員が病気や通院中の場合、通常、これらの欠勤は再スケジュールできないため、個人的な休暇申請よりも承認する必要があります。

もちろん、病気になったり治療が必要になったりした場合、従業員は助けることはできません。 ただし、別の従業員が欠勤しているという理由で従業員の PTO を拒否すると、従業員間に緊張が生じる可能性があります。 病気の従業員が休息し、他の従業員が自分の時間を楽しむことができるように、両方の従業員を一度に休ませることができるかどうかを検討してください。 スタッフの確保に苦労している場合は、空きのある従業員に残業を提供するか、その日の勤務にインセンティブを与えて人員を増やすようにしてください。

従業員の PTO が承認されると、フライトや宿泊施設を予約したり、友人や家族と計画を立てたりする可能性があります。 その結果、リクエストをキャンセルするとがっかりする可能性があります。 緊急時であっても、承認された休暇申請を拒否する前に、あらゆる手段を検討する必要があります。 そうしないと、不満を持った従業員がたくさんいることに気付くかもしれません。

会話から机の上の付箋まで、休暇申請を受け取る方法はさまざまです。 手動の方法には利点がありますが、欠点もあります。議論を忘れたらどうなるでしょうか。 それとも付箋を紛失？ このシナリオでは、従業員の休日が承認されますが、いつ要求されたかを覚えておらず、計画を立てることができません!

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