Urlaubsantragsformular: Best Practices und eine kostenlose Vorlage

Das Anbieten von Freizeit als Vorteil hat sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen Vorteile. Es steigert die Produktivität, steigert das Wohlbefinden der Mitarbeiter und macht Ihre Belegschaft glücklicher. Um diese Vorteile zu nutzen, ist die Planung der Freizeit Ihrer Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung.

Es kann jedoch schwierig sein, die Freizeit aller zu planen, um sicherzustellen, dass Ihr Geschäft in ihrer Abwesenheit reibungslos läuft. Mitarbeiter möchten in der Regel etwa zur gleichen Zeit frei haben – zum Beispiel während der Ferien und bei großen Sportveranstaltungen. Wie entscheiden Sie, wer es bekommt?

Lesen Sie weiter, um mehr über Urlaubsanträge, eine faire Priorisierung von Anträgen und Best Practices für Ihren Prozess für Urlaubsanträge zu erfahren.

Was ist ein Urlaubsantragsformular?

Ein Urlaubsantragsformular ist eine Möglichkeit, wie Urlaub beantragt werden kann, sowie mündlich, per E-Mail oder über ein Urlaubsantragssystem wie Connecteam.

Mitarbeiter reichen bei der Beantragung von arbeitsfreier Zeit ein Urlaubsantragsformular ein, entweder physisch mit einem Papierformular oder digital über das Intranet des Unternehmens. Ihr Teamleiter oder Manager erhält das Formular und kann dann entscheiden, ob ihr Team die Möglichkeit hat, dass dieser Mitarbeiter von der Arbeit abwesend ist.

Urlaubsanträge kommen in vielen verschiedenen Formaten vor, von formellen Anträgen bis hin zu zwanglosen Gesprächen. In einigen Angestelltenunternehmen, in denen Mitarbeiter ihre Zeit verwalten, sind Urlaubsanträge eher eine Benachrichtigung als eine Anfrage.

Als Führungskraft sollten Sie jedoch alle Anfragen und Benachrichtigungen protokollieren, um die Anzahl der Mitarbeiter, die auf einmal freinehmen, zu staffeln.

Sie sollten auch die Wege rationalisieren, über die Sie Anträge auf arbeitsfreie Zeit erhalten; Andernfalls werden Sie möglicherweise von Anfragen überhäuft. Die App von Connecteam trägt dazu bei, den Prozess zu vereinfachen, indem alle Anfragen in einem zentralen Datensatz zusammengeführt werden.

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Bezahlte Freizeit versus unbezahlte Freizeit

Mitarbeiter können entweder bezahlte Freizeit (PTO) oder unbezahlte Freizeit (UTO) haben.

Grundsätzlich besteht keine gesetzliche Pflicht zur Gewährung von bezahlter Freistellung. Das Anbieten von PTO unterstützt Ihre Mitarbeiter jedoch dabei, eine gute Work-Life-Balance zu finden. Auch unbezahlte Freizeit kann dies unterstützen; Die finanziellen Auswirkungen können den Mitarbeiter jedoch davon abhalten, sich diese Zeit zu nehmen.

Es gibt einen Fall, in dem Sie PTO angeben müssen. Wenn ein Mitarbeiter in den letzten 12 Monaten mindestens 1.250 Stunden für Sie gearbeitet hat, hat er Anspruch auf bezahlte Freistellung nach dem Familien- und Krankenurlaubsgesetz (FMG) zur Pflege eines chronisch kranken Familienmitglieds. Arbeitnehmer, die diese Art von PTO beantragen, sollten gegenüber anderen vorrangig behandelt werden.

Was sind die Vorteile von Freistellung?

Das Anbieten von Freizeit für Mitarbeiter kann mehrere Vorteile für Ihr Unternehmen haben, wie zum Beispiel:

• Eine starke Unternehmenskultur : Das Anbieten von Freizeit als Vorteil für Ihre Mitarbeiter schafft eine Kultur des Vertrauens und der Eigenverantwortung. Mitarbeiter freuen sich über ihre vorab gebuchte Auszeit und können Beruf und Privatleben in Einklang bringen. Dies wird letztendlich das Engagement erhöhen und die Loyalität zu Ihrem Unternehmen stärken.
• Reduzierte Fluktuation: Laut Forbes ist Burnout der Hauptgrund für eine hohe Mitarbeiterfluktuation. Bis zu 50 % der Mitarbeiter kündigen aus diesem Grund! Wenn Sie Ihren Mitarbeitern eine Auszeit anbieten, verhindern Sie, dass sie ausbrennen, indem Sie ihnen Zeit zum Ausruhen und Erholen geben.
• Gesteigerte Produktivität: Wenn Mitarbeiter wissen, dass ihnen eine Auszeit oder Kurzarbeit bevorsteht, werden sie motiviert, härter zu arbeiten, um ihre Ziele am Arbeitsplatz zu erreichen. Dies führt zu einer höheren Produktivität, nicht nur, weil die Mitarbeiter härter arbeiten, sondern auch, weil sie zwischen den Arbeiten genügend Zeit zum Ausruhen haben.
• Bessere Work-Life-Balance: Bieten Sie Ihren Mitarbeitern eine Auszeit, damit sie für wichtige Dinge in ihrem Privatleben da sein können, wie Familienhochzeiten, Urlaub und Abschlussfeiern. Das unterstützt Ihre Mitarbeiter bei der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben und steigert das Engagement bei der Arbeit.

6 Best Practices für Urlaubsanträge

Der erste Schritt, den Sie bei der Genehmigung von Urlaubsanträgen unternehmen sollten, ist sicherzustellen, dass Sie über eine robuste Urlaubsrichtlinie verfügen. Dies sollte beinhalten, wie Mitarbeiter Freizeit buchen können, wer ihren Antrag genehmigt und was sie tun können, wenn ihr Antrag abgelehnt wird. Sie sollten auch angeben, wie viel Urlaub die Mitarbeiter erhalten, und Kriterien für ihren Antrag angeben. Dazu kann gehören, wie viele Personen während der Feiertage oder bei Sportveranstaltungen frei haben können.

Das Schreiben einer Arbeitsplatzrichtlinie zu diesem Thema kann zeitaufwändig sein. Langfristig wird es sich jedoch lohnen, da die Mitarbeiter immer einen Anhaltspunkt für alle Fragen rund um die Auszeit haben.

Wie oben erwähnt, gibt es viele Gelegenheiten, in denen sich mehrere Mitarbeiter eine Auszeit nehmen möchten. Dies kann Manager vor Herausforderungen stellen, da Sie immer noch genügend Arbeitskräfte benötigen, um Ihr Unternehmen zu führen, aber Sie möchten auch, dass alle zufrieden sind.

Unser erster Tipp für die Priorisierung von Anfragen ist, die Flexibilität in Ihrem Team zu fördern. Ermutigen Sie Manager, Mitarbeiter dabei zu unterstützen, sich die Zeit zu nehmen, die sie benötigen, indem sie Workarounds für Spitzenzeiten finden. Möglicherweise müssen Sie die Verhandlungen erleichtern, um allen die Zeit frei zu geben.

Unser zweiter Tipp ist, klar zu skizzieren, wie über die Genehmigung von Abwesenheitszeiten entschieden wird. Werden sie nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ oder nach dem Dienstalter oder wer hat die meiste Freizeit angefallen? Alle diese Optionen sind gültig, aber es liegt an Ihnen, zu entscheiden, was für Ihr Unternehmen das Richtige ist!

Angenommen, Ihre Richtlinie schreibt vor, dass nur 20 % der Mitarbeiter während der Feiertage gleichzeitig PTO nehmen können. Sie könnten erwägen, dies auf 30 oder 35 % auszudehnen, um sicherzustellen, dass sich jeder die Zeit nehmen kann, die er benötigt. Dasselbe sollten Sie auch bei großen Sportveranstaltungen wie dem Superbowl bedenken, wenn Ihre Mitarbeiter große Sportfans sind.

Sie sollten alle PTO-Anträge auf persönliche Zeit oder Urlaub getrennt von Ihren Überlegungen zur Abwesenheit von Mitarbeitern berücksichtigen. Wenn ein Mitarbeiter krank ist oder einen Arzt aufsucht, können diese Abwesenheiten normalerweise nicht verschoben werden und sollten daher über persönliche Urlaubsanträge genehmigt werden.

Natürlich können Mitarbeiter nicht helfen, wenn sie krank werden oder eine medizinische Behandlung benötigen. Wenn Sie einem Mitarbeiter jedoch sein PTO verweigern, weil ein anderer Mitarbeiter abwesend ist, kann dies zu Spannungen in Ihrer Belegschaft führen. Überlegen Sie, ob Sie beiden Mitarbeitern gleichzeitig freigeben können, damit der kranke Mitarbeiter sich ausruhen und der andere seine persönliche Zeit genießen kann. Wenn Sie um Personal kämpfen, versuchen Sie, einem verfügbaren Mitarbeiter Überstunden anzubieten oder Anreize für die Arbeit an diesem Tag zu schaffen, um die Mitarbeiterzahl zu erhöhen.

Sobald die PTO eines Mitarbeiters genehmigt wurde, hat er wahrscheinlich seine Flüge und Unterkünfte gebucht oder Pläne mit Freunden oder der Familie gemacht. Daher kann es enttäuschend sein, ihre Anfrage zu stornieren. Selbst in einem Notfall sollten Sie alle anderen Möglichkeiten erkunden, bevor Sie den genehmigten Urlaubsantrag ablehnen. Andernfalls finden Sie sich möglicherweise mit vielen verärgerten Mitarbeitern wieder.

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, Urlaubsanträge zu erhalten, von einem Gespräch bis hin zu einer Haftnotiz auf Ihrem Schreibtisch. Während manuelle Methoden ihre Vorteile haben, können sie auch Nachteile haben: Was ist, wenn Sie Ihr Gespräch vergessen? Oder Sie verlieren die Haftnotiz? In diesem Szenario haben Sie Urlaubsgenehmigungen für Mitarbeiter, können sich aber nicht erinnern, wann die Anträge gestellt werden, und können sie nicht einplanen!

Hier ist ein System wie Connecteam perfekt. Das integrierte Abwesenheitsantragssystem von Connecteam hält alle Ihre Personalmanagement-Tools an einem Ort.

Mit den benutzerfreundlichen Online-Stundenzetteln können Sie direkt von Ihrem Telefon aus sehen, wer bei der Arbeit ist, frei hat und krank ist.

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