Formulário de solicitação de folga: práticas recomendadas e um modelo gratuito

Oferecer folga como benefício traz vantagens tanto para os funcionários quanto para a empresa. Ele aumenta a produtividade, aumenta o bem-estar dos funcionários e torna sua força de trabalho mais feliz. Para colher esses benefícios, planejar o tempo livre de seus funcionários é crucial.

No entanto, pode ser complicado planejar o tempo livre de todos para garantir que sua empresa funcione sem problemas na ausência deles. Os funcionários geralmente querem uma folga na mesma época - por exemplo, durante feriados e grandes eventos esportivos. Como você decide quem recebe?

Continue lendo para saber mais sobre solicitações de folga, como priorizar as solicitações de maneira justa e as práticas recomendadas para o processo de solicitação de folga.

O que é um formulário de solicitação de folga?

Um formulário de solicitação de folga é uma forma de solicitação de folga, bem como verbalmente, por e-mail ou por meio de um sistema de solicitação de folga como o Connecteam.

Os funcionários enviam um formulário de solicitação de folga ao solicitar folga do trabalho, seja fisicamente com um formulário em papel ou digitalmente por meio da intranet da empresa. O líder ou gerente da equipe receberá o formulário e poderá decidir se a equipe tem a possibilidade de o funcionário se ausentar do trabalho.

Os pedidos de folga vêm em muitos formatos diferentes, desde pedidos formais até conversas casuais. Em algumas empresas de colarinho branco onde os funcionários gerenciam seu tempo, as solicitações de folga são mais uma notificação do que uma solicitação.

No entanto, como gerente, você deve manter um registro de todas as solicitações e notificações para poder escalonar o número de funcionários que tiram folga ao mesmo tempo.

Você também deve simplificar os meios pelos quais recebe solicitações de folga; caso contrário, você pode ficar sobrecarregado com as solicitações. O aplicativo da Connecteam ajuda a simplificar o processo reunindo todas as solicitações em um registro centralizado.

Faça o download do seu formulário de solicitação de folga para impressão gratuito aqui

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Folga remunerada vs folga não remunerada

Os funcionários podem ter folga remunerada (PTO) ou folga não remunerada (UTO).

Geralmente, não há obrigação legal de fornecer folga remunerada. No entanto, oferecer PTO a seus funcionários os ajuda a encontrar um bom equilíbrio entre vida pessoal e profissional. A folga não remunerada também pode ajudar nisso; no entanto, as implicações financeiras podem impedir o funcionário de usar esse tempo.

Há uma instância em que você deve fornecer PTO. Se um funcionário trabalhou um mínimo de 1.250 horas para você nos últimos 12 meses, ele tem direito a licença remunerada de acordo com a Lei de Licença Médica e Familiar (FMLA) para cuidar de um membro da família com doença crônica. Os funcionários que solicitam esse tipo de PTO devem ter prioridade sobre os outros.

Quais são os benefícios de dar uma folga?

Oferecer folga aos funcionários pode trazer diversos benefícios para o seu negócio, como:

• Uma forte cultura da empresa : Oferecer folga como um benefício para seus funcionários criará uma cultura de confiança e propriedade. Os funcionários ficarão ansiosos por suas folgas quando forem reservadas com antecedência e puderem equilibrar o trabalho e a vida pessoal. Em última análise, isso aumentará o engajamento e a lealdade à sua empresa.
• Rotatividade reduzida: a Forbes afirma que o esgotamento dos funcionários é a principal razão para a alta rotatividade de funcionários. Até 50% dos funcionários deixam seus empregos por esse motivo! Oferecer folga aos seus funcionários evitará que eles atinjam o esgotamento, permitindo-lhes tempo para descansar e se recuperar.
• Aumento da produtividade: quando os funcionários sabem que têm folga ou horas reduzidas se aproximando, eles serão incentivados a trabalhar mais para atingir suas metas no local de trabalho. Isso resulta em maior produtividade, não apenas porque os funcionários estão trabalhando mais, mas porque têm tempo suficiente para descansar entre os trabalhos.
• Melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal: oferecer folga a seus funcionários permite que eles estejam presentes para coisas importantes em sua vida pessoal, como casamentos em família, férias e formaturas. Isso ajuda seus funcionários a alcançar um bom equilíbrio entre trabalho e vida pessoal e aumenta o engajamento quando estão no trabalho.

6 práticas recomendadas para solicitações de folga

A primeira etapa que você deve seguir ao aprovar solicitações de folga é garantir que você tenha uma política robusta de folga. Isso deve incluir como os funcionários podem reservar uma folga, quem aprovará sua solicitação e o que eles podem fazer se a solicitação for negada. Você também deve incluir quanto tempo de folga os funcionários recebem e especificar quaisquer critérios para sua solicitação. Isso pode incluir quantas pessoas podem ter folga nos feriados ou eventos esportivos.

Escrever uma política de local de trabalho sobre esse tópico pode ser demorado. No entanto, valerá a pena a longo prazo, pois os funcionários sempre terão um ponto de referência para qualquer dúvida relacionada a folgas.

Como mencionado acima, há muitas ocasiões em que vários funcionários desejam tirar uma folga. Isso pode representar desafios para os gerentes, pois você ainda precisa de uma força de trabalho suficiente para administrar seus negócios, mas também deseja que todos sejam felizes.

Nossa primeira dica para priorizar solicitações é incentivar a flexibilidade entre sua equipe. Incentive os gerentes a ajudar os funcionários a dedicar o tempo necessário, encontrando soluções alternativas para os períodos de pico. Você pode precisar facilitar as negociações para obter folga para todos.

Nossa segunda dica é definir claramente como as aprovações de folga serão decididas. Eles serão baseados em ordem de chegada, antiguidade ou quem tem mais tempo de folga acumulado? Todas essas opções são válidas, mas cabe a você decidir qual é a mais adequada para o seu negócio!

Digamos que sua política determine que apenas 20% dos funcionários podem fazer PTO de uma só vez nos feriados. Você pode considerar estender isso para 30 ou 35% para garantir que todos possam tirar o tempo necessário. Você também deve considerar o mesmo para grandes eventos esportivos, como o Superbowl, se seus funcionários forem grandes fãs de esportes.

Você deve considerar quaisquer solicitações de PTO para tempo pessoal ou férias separadamente de suas considerações para a ausência do funcionário. Quando um funcionário está doente ou visitando um médico, essas ausências geralmente não podem ser reprogramadas e, portanto, devem ser aprovadas em pedidos de folga pessoal.

Obviamente, os funcionários não podem ajudar quando ficam doentes ou precisam de tratamento médico. No entanto, negar a PTO a um funcionário porque outro funcionário está ausente pode criar tensão entre sua força de trabalho. Considere se você pode permitir que ambos os funcionários saiam ao mesmo tempo para permitir que o funcionário doente descanse e o outro aproveite seu tempo pessoal. Se você está lutando para conseguir pessoal, tente oferecer horas extras a um funcionário disponível ou incentivar o trabalho naquele dia para aumentar o número de funcionários.

Depois que o PTO de um funcionário for aprovado, ele provavelmente terá reservado seus voos e acomodações ou feito planos com amigos ou familiares. Como resultado, cancelar o pedido pode ser decepcionante. Mesmo em uma emergência, você deve explorar todos os outros caminhos antes de negar o pedido de folga aprovado. Caso contrário, você pode se deparar com muitos funcionários insatisfeitos.

Há muitas maneiras diferentes de receber pedidos de folga, desde uma conversa até um post-it em sua mesa. Embora os métodos manuais tenham seus benefícios, eles também podem ter desvantagens: e se você esquecer sua discussão? Ou você perde o post-it? Nesse cenário, você terá feriados aprovados para os funcionários, mas não lembrará quando serão os pedidos e não poderá planejá-los!

É aqui que um sistema como o Connecteam é perfeito. O sistema integrado de solicitação de folga do Connecteam mantém todas as suas ferramentas de gerenciamento de pessoal em um só lugar.

Os quadros de horários on-line fáceis de usar ajudam você a ver quem está no trabalho, de folga e doente, diretamente do seu telefone.

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