4 примера шаблонов писем-подтверждений

Электронное письмо с подтверждением полезно во многих случаях. Будь то подтверждение бронирования ресторана, онлайн- и/или офлайн-мероприятия или другие встречи, электронное письмо с подтверждением является важной частью коммуникационной стратегии. Чтобы убедиться, что вы пишете наиболее полное электронное письмо с подтверждением со всеми соответствующими данными, вы можете использовать шаблоны электронного письма с подтверждением.

Что такое электронное письмо с подтверждением?

Электронные письма с подтверждением используются для передачи важной информации клиентам после определенных событий. Существует много типов писем с подтверждением, в том числе:

• Подтверждение бронирования ресторана
• Подтверждение заказа
• Электронное письмо с подтверждением вебинара, включая электронное письмо с подтверждением регистрации
• Письма с подтверждением подписки
• Письма с подтверждением бронирования
• Электронное письмо с подтверждением отправки
• Электронное письмо с подтверждением покупки
• Электронное письмо с подтверждением рейса
• Письма с подтверждением отмены

Существует много других типов подтверждений по электронной почте, но цель каждого типа подтверждения по электронной почте — предоставить клиенту немедленную обратную связь, чтобы сообщить ему, что он добился успеха и что ваш бизнес знает и предпринимает необходимые следующие шаги.

Для каждого типа электронного письма с подтверждением важно убедиться, что вы включили всю необходимую информацию в одном месте. Это тип транзакционного электронного письма, написанного четким и интуитивно понятным языком, чтобы клиентам было легко прочитать и понять информацию в подтверждении. После получения электронного письма с подтверждением они должны иметь возможность ссылаться на него, когда им это нужно, если у них есть вопросы или проблемы с их заказом.

Как писать электронные письма с подтверждением

Сообщение с подтверждением состоит из нескольких различных компонентов, которые могут различаться в зависимости от типа отправляемого вами электронного письма с подтверждением. Мы рассмотрим некоторые из наиболее важных частей подтверждений по электронной почте, чтобы вы могли составить свои собственные электронные письма с подтверждением.

Шаг 1. Напишите четкую тему письма.

Обычно электронное письмо с подтверждением регистрации или доставки будет содержать четкую и краткую строку темы, в которой указан номер заказа и уведомление о подтверждении.

Ваши строки темы должны предоставить клиенту достаточно информации, чтобы решить, нужно ли ему открывать электронное письмо.

Шаг 2. Включите подтверждение заказа и детали заказа.

В теле письма должна содержаться вся необходимая информация о самом заказе. Это может включать информирование клиента о том, что товар подтвержден, заказанном количестве, общей стоимости и кратком описании товара.

Для подтверждения учетной записи вам нужно будет предоставить данные для входа и сообщить клиенту, что регистрация прошла успешно. Кроме того, вы можете отправлять последующие электронные письма с подтверждением регистрации, чтобы сообщить им, нужно ли им подтвердить свой адрес электронной почты или предпринять какие-либо следующие шаги.

Шаг 3. Добавьте информацию о доставке или другую информацию о товаре.

Для электронных писем с подтверждением доставки и электронных писем с подтверждением заказа вам необходимо указать адрес доставки, адрес для выставления счетов и время, когда клиенты могут ожидать получения товара. Этот тип информации также полезен для электронного письма с подтверждением подписки, в том числе при продлении подписки и списанной сумме.

Вам нужно будет включить информацию о бронировании для подтверждения бронирования ресторана по электронной почте. Это включает в себя дату и время бронирования, адрес ресторана и любые правила бронирования или отмены, о которых клиенты должны знать. Вы можете включить эту информацию в строку темы бронирования ресторана.

Шаг 4. Предоставьте контактную информацию

Укажите номер телефона, адрес электронной почты и другие способы связи с клиентами. В случае, если у клиентов есть проблемы или вопросы по поводу их заказа или общих отзывов клиентов, у них есть способ связаться с компанией.

Шаг 5: Завершите благодарностью и любой другой важной информацией.

В конце письма вы можете поблагодарить их за покупку, заказ или бронирование столика в ресторане. Если у вас есть другая информация, вы можете указать ее здесь. Вы можете включить код скидки для их следующей покупки в качестве благодарности, информацию о реферальной программе и / или побудить их следить за вашим брендом в социальных сетях.

Пример электронного письма с подтверждением

Хорошие электронные письма с подтверждением должны быть короткими, содержательными и содержать основную информацию, которая формирует ожидания клиентов.

Дорогой _____

Спасибо за ваше _____. Подробная информация о вашем ____ приведена ниже; сообщите нам по электронной почте или по телефону _____, если вам нужно внести какие-либо изменения.

Всего наилучшего, ____

Более эффективные шаблоны писем с подтверждением

Поскольку существует множество типов сообщений с подтверждением, вот еще несколько примеров писем с подтверждением, которые помогут вам создать свои собственные.

Шаблон письма с подтверждением заказа

Примеры писем с подтверждением заказа или шаблоны писем с подтверждением заказа обычно выглядят следующим образом:

Дорогой ___. Большое спасибо за ваш заказ!

Пожалуйста, найдите полную сводку заказа ____ (включая название позиции, количество и цену). Мы получили ваш заказ и готовимся к его отправке. Он должен быть у вас в ____ (время доставки).

Мы отправим еще одно электронное письмо, когда ваш заказ будет готов к доставке.

В качестве благодарности за покупку, вот код скидки для будущих покупок.

Мы еще раз благодарим вас за ваш заказ и надеемся, что у вас есть замечательный день.

Шаблон подтверждения отправки

Шаблон электронного письма с подтверждением доставки должен содержать подробную информацию, чтобы клиент мог понять, как и когда он получит свой заказ. Шаблоны писем с подтверждением доставки могут выглядеть следующим образом:

Дорогой ____.

Спасибо за ваш заказ. Мы рады сообщить вам, что он уже на пути к вам! Ваш заказ отправляется через ____ (способ доставки) и прибудет в ____ (время доставки). Вы можете отслеживать свой заказ, используя предоставленную ссылку для отслеживания. Если у вас возникли задержки или проблемы с вашим заказом, пожалуйста, свяжитесь с нами по электронной почте или телефону.

Еще раз спасибо за ваш заказ, и мы будем рады снова служить вам!

Шаблон электронного письма с подтверждением собеседования

Если вы подтверждаете интервью, вам нужно будет создать персональную коммуникацию с человеком, включая ключевые детали, такие как пример ниже:

Дорогой ____,

Благодарим вас за подтверждение того, что вы доступны для интервью, и мы рады сообщить вам, что оно уже назначено.

Ваше интервью будет проведено [ДАТА] и [ВРЕМЯ] с помощью [СПОСОБ ИНТЕРВЬЮ, например, через Zoom, Teams или лично). Вы будете разговаривать с [ИМЯ ИНТЕРВЬЮЕРА, ДОЛЖНОСТЬ] приблизительно [ВРЕМЯ]. Пожалуйста, дайте нам знать, если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужно перенести дату.

Всего наилучшего, ___

Письмо с подтверждением оплаты

Электронные письма с подтверждением оплаты должны содержать основные платежные реквизиты, чтобы клиенты знали, что их покупка прошла.

Дорогой ___

Благодарим вас за покупку [ДАТА]. Это электронное письмо с подтверждением о том, что мы получили ваш платеж. Платежные реквизиты приведены ниже для справки:

[указать способ оплаты и сумму].

Пожалуйста, свяжитесь с нами по телефону или электронной почте, если вам нужно внести изменения или изменить вашу покупку.

Советы по написанию писем-подтверждений

Последовательный процесс коммуникации гарантирует, что клиенты будут чувствовать себя уверенно, работая с вашей компанией, что поможет увеличить продажи и повторные покупки.

Независимо от того, составляете ли вы электронное письмо с подтверждением бронирования или электронные письма с подтверждением для магазинов электронной коммерции, есть несколько советов, которые вы можете использовать, чтобы ваше общение вышло за рамки транзакционных электронных писем. Эти советы могут помочь со всеми видами электронных писем с подтверждением, чтобы они сразу выделялись.

Установите мгновенную связь с клиентом

Как для новых клиентов, так и для существующих клиентов важно не рассматривать их как просто числовую транзакцию. Персонализируйте свои подтверждения по электронной почте с именами и другими особыми штрихами, чтобы они чувствовались особенными.

Пишите голосом своего бренда

Голос вашего бренда должен звучать в ваших письмах с подтверждением, чтобы гарантировать, что у клиентов будет постоянный опыт, поэтому подумайте о том, что означает ваш бренд и как он общается при создании этих сообщений.

Сохраните отличный пример, когда увидите его

Посмотрите на письма-подтверждения, которые вы получаете. Если вы видите отличный пример, такой как четкая информация о доставке, подтверждение учетной записи и уникальные способы перекрестной продажи товаров, сохраните их! Вы можете использовать их в качестве вдохновения для своих электронных писем с подтверждением.

Используйте программное обеспечение для электронного маркетинга

Если вы хотите создать бесшовный автоматизированный процесс подтверждения по электронной почте, используйте программное обеспечение для электронного маркетинга. Вы можете создавать персонализированные шаблоны с деталями в зависимости от типа отправляемого подтверждения, включая соответствующую информацию.

Например, программное обеспечение электронной почты можно использовать для отправки электронного письма с подтверждением регистрации, электронного письма с подтверждением онлайн-покупки и других типов покупок клиентов.

Как вы вежливо подтверждаете по электронной почте?

Вежливое подтверждение по электронной почте должно включать детали заказа, регистрации или бронирования в строке темы. Затем в теле письма вы можете поблагодарить их за потраченное время и сообщить, что все подтверждено.

Наконец, наметьте любые следующие шаги, которые клиент должен поблагодарить, если это необходимо, в конце электронного письма с краткой подписью.

Является ли электронное письмо с подтверждением заказа квитанцией?

Электронное письмо с подтверждением заказа может служить квитанцией, если оно содержит полную сводку заказа, включая заказанные товары, количество, информацию об оплате и способах доставки.

Какой лучший ответ-подтверждение?

Лучший подтверждающий ответ может служить двойным подтверждением. Во-первых, вы можете поблагодарить отправителя за предоставленную информацию и сообщить, что она была получена и принята к сведению. Если у вас есть вопросы или опасения по поводу подтверждения, при необходимости вы можете указать это в ответе.

Изображение: Depositphotos