4 Exemple de șabloane de e-mail de confirmare

Un e-mail de confirmare este util în multe cazuri. Indiferent dacă confirmați o rezervare la restaurant, evenimente online și/sau offline, sau alte întâlniri, un e-mail de confirmare este o mare parte a strategiei de comunicare. Pentru a vă asigura că scrieți cel mai cuprinzător e-mail de confirmare cu toate datele relevante, puteți utiliza șabloane de e-mail de confirmare.

Ce este un e-mail de confirmare?

E-mailurile de confirmare sunt folosite pentru a comunica informații importante clienților după anumite evenimente. Există mai multe tipuri de e-mailuri de confirmare, inclusiv:

• Confirmare rezervare la restaurant
• Confirmarea comenzii
• E-mail de confirmare a seminariului web, inclusiv e-mail de confirmare a înregistrării
• E-mailuri de confirmare a abonamentului
• E-mailuri de confirmare a rezervării
• E-mail de confirmare a livrării
• E-mail de confirmare a achiziției
• E-mail de confirmare a zborului
• E-mailuri de confirmare a anulării

Există multe alte tipuri de confirmări prin e-mail, dar scopul fiecărui tip de confirmare prin e-mail este de a oferi clientului feedback imediat pentru a-i spune că a avut succes și că afacerea dvs. este conștientă și face următorii pași necesari.

Cu fiecare tip de e-mail de confirmare, este esențial să vă asigurați că ați inclus toate informațiile relevante într-un singur loc. Este un tip de e-mail tranzacțional care este scris într-o manieră clară și intuitivă pentru a le facilita clienților să citească și să înțeleagă informațiile din confirmare. După primirea e-mailului de confirmare, aceștia ar trebui să-l poată face referire atunci când au nevoie, dacă au întrebări sau probleme cu comanda lor.

Cum se scrie e-mailuri de confirmare

Un mesaj de confirmare are mai multe componente diferite, care pot varia în funcție de tipul de e-mail de confirmare pe care îl trimiteți. Vom analiza unele dintre cele mai importante părți ale confirmărilor prin e-mail, astfel încât să puteți crea propriile e-mailuri de confirmare.

Pasul 1: scrieți un subiect clar

De obicei, un e-mail de confirmare a înregistrării sau a expedierii va include un subiect clar și concis, care detaliază numărul comenzii și o notificare de confirmare.

Subiectul dvs. ar trebui să ofere clientului suficiente informații pentru a decide dacă trebuie să deschidă e-mailul.

Pasul 2: Includeți confirmarea comenzii și detaliile comenzii

Corpul e-mailului ar trebui să conțină toate informațiile necesare de care au nevoie despre comanda în sine. Aceasta poate include informarea clientului că articolul este confirmat, cantitatea comandată, costurile totale și o scurtă descriere a articolului.

Pentru confirmarea contului, va trebui să furnizați detalii de conectare și să informați clientul că înregistrarea a avut succes. În plus, puteți trimite e-mailuri de confirmare a înregistrării ulterioare pentru a le informa dacă trebuie să își verifice adresa de e-mail sau să facă pașii următori.

Pasul 3: Adăugați detalii de expediere sau alte informații despre articol

Pentru e-mailurile de confirmare a livrării și e-mailurile de confirmare a comenzii, va trebui să includeți adresa de expediere, adresa de facturare și momentul în care clienții se pot aștepta să primească articolul. Acest tip de informații sunt utile și pentru un e-mail de confirmare a abonamentului, inclusiv atunci când abonamentul se reînnoiește și suma debitată.

Va trebui să includeți detaliile rezervării pentru confirmarea prin e-mail a rezervării la restaurant. Aceasta include data și ora rezervării, adresa restaurantului și orice politici de rezervare sau anulare despre care ar trebui să știe clienții. Puteți include aceste informații în subiectul rezervării restaurantului.

Pasul 4: Furnizați informații de contact

Furnizați un număr de telefon, o adresă de e-mail și alte căi de contact cu clienții. În cazul în care clienții au probleme sau întrebări cu privire la comanda lor sau feedback-ul general al clienților, aceștia au o metodă de a contacta compania.

Pasul 5: Încheiați cu un mulțumire și orice alte informații esențiale

La sfârșitul e-mailului, le puteți mulțumi pentru achiziție, comanda sau rezervarea la restaurant. Dacă aveți alte informații, le puteți include aici. Puteți include un cod de reducere pentru următoarea lor achiziție ca mulțumire, informații despre programul de recomandare și/sau îi puteți încuraja să vă urmărească marca pe rețelele sociale.

Exemplu de e-mail de confirmare

E-mailurile bune de confirmare ar trebui să fie scurte, la obiect și să ofere informații de bază care să stabilească așteptările clienților.

Dragă _____

Multumesc pentru _____. Detaliile ____ dvs. sunt mai jos; vă rugăm să ne informați prin e-mail sau telefon la _____ dacă aveți nevoie să faceți modificări.

Toate cele bune, ____

Șabloane de e-mail de confirmare mai eficiente

Deoarece există multe tipuri de mesaje de confirmare, iată câteva exemple de e-mailuri de confirmare care vă vor ajuta să vă creați propriul mesaj.

Șablon de e-mail de confirmare a comenzii

Exemplele de e-mail de confirmare a comenzii sau șabloanele de e-mail de confirmare a comenzii arată de obicei astfel:

Dragă ___. Vă mulțumesc foarte mult pentru comandă!

Vă rugăm să găsiți un rezumat complet al comenzii ____ (includeți numele articolului, cantitatea și prețul). Am primit comanda dvs. și ne pregătim să o primim. Ar trebui să fie cu tine în ____ (timp de expediere).

Vom trimite un alt e-mail când comanda dvs. este disponibilă pentru livrare.

Pentru a vă mulțumi pentru achiziție, iată un cod de reducere pentru achiziții viitoare.

Vă mulțumim din nou pentru comandă și sperăm să aveți o zi minunată.

Șablon de confirmare a livrării

Un șablon de e-mail de confirmare a expedierii trebuie să includă detalii pentru ca clientul să înțeleagă cum și când își va primi comanda. Șabloanele de e-mail de confirmare a expedierii pot arăta ca mai jos:

Dragă ____.

Vă mulțumim pentru comanda dumneavoastră. Ne face plăcere să vă anunțăm că este pe drum spre dvs.! Comanda dvs. este expediată prin ____ (metoda de expediere) și va ajunge în ____ (timp de expediere). Puteți urmări comanda folosind link-ul de urmărire furnizat. Dacă aveți întârzieri sau probleme cu comanda dumneavoastră, vă rugăm să ne contactați prin e-mail sau telefon.

Vă mulțumim din nou pentru comandă și așteptăm cu nerăbdare să vă servim din nou!

Șablon de e-mail de confirmare a interviului

Dacă confirmați un interviu, va trebui să creați o comunicare personalizată cu persoana respectivă, inclusiv detalii cheie, cum ar fi exemplul de mai jos:

Dragă ____,

Vă mulțumim că ați confirmat că sunteți disponibil pentru un interviu și ne face plăcere să vă anunțăm că a fost programat acum.

Interviul dumneavoastră va avea loc pe [DATA] și [ORA] prin [METODA INTERVIULUI, de exemplu, prin Zoom, Teams sau în persoană). Veți vorbi cu [NUMELE INTERVIATORULUI, TITLUL] aproximativ [TIME]. Vă rugăm să ne informați dacă aveți întrebări sau trebuie să reprogramați.

Toate cele bune, ___

E-mail de confirmare a plății

E-mailurile de confirmare a plății trebuie să includă detalii de plată de bază, astfel încât clienții să știe că achiziția lor a fost finalizată.

Dragă ___

Vă mulțumim pentru achiziția dvs. din [DATE]. Acesta este un e-mail de confirmare pentru a vă anunța că am primit plata dvs. Detaliile de plată sunt mai jos pentru referință:

[includeți metoda de plată și suma].

Vă rugăm să ne contactați prin telefon sau e-mail dacă aveți nevoie să faceți modificări sau să modificați achiziția.

Sfaturi pentru scrierea e-mailurilor de confirmare

Un proces de comunicare consecvent asigură că clienții se simt încrezători în lucrul cu afacerea dvs., ceea ce ajută la creșterea vânzărilor și la achiziții repetate.

Indiferent dacă creați un e-mail de confirmare a rezervării sau e-mailuri de confirmare pentru magazinele de comerț electronic, există câteva sfaturi pe care le puteți folosi pentru ca comunicarea dvs. să depășească e-mailurile tranzacționale. Aceste sfaturi pot ajuta cu tot felul de e-mailuri de confirmare pentru a le face să iasă imediat în evidență.

Faceți o conexiune instantanee cu clientul

Atât pentru clienții noi, cât și pentru clienții existenți, este important să nu îi tratați doar ca pe o tranzacție numerică. Personalizați-vă confirmările prin e-mail cu nume și alte atingeri speciale pentru a le face să se simtă speciale.

Scrie cu vocea mărcii tale

Vocea mărcii dvs. ar trebui să apară în e-mailurile de confirmare pentru a vă asigura că clienții au o experiență consecventă, așa că gândiți-vă la ce reprezintă marca dvs. și la modul în care comunică atunci când creați aceste mesaje.

Salvați un exemplu grozav când îl vedeți

Uită-te la scrisorile de confirmare pe care le primești. Dacă vedeți un exemplu grozav, cum ar fi informații clare de expediere, confirmarea contului și modalități unice de vânzare încrucișată a articolelor, salvați-le! Le puteți folosi ca inspirație pentru e-mailurile de confirmare.

Utilizați un software de marketing prin e-mail

Dacă doriți să creați un proces automat de e-mail de confirmare fără întreruperi, utilizați un software de marketing prin e-mail. Puteți crea șabloane personalizate cu detalii în funcție de tipul de confirmare pe care o trimiteți, inclusiv informații relevante.

De exemplu, software-ul de e-mail poate fi utilizat pentru un e-mail de confirmare a înregistrării, un e-mail de confirmare a achiziției online și alte tipuri de achiziții ale clienților.

Cum confirmi politicos prin e-mail?

O confirmare politicoasă prin e-mail ar trebui să includă detalii despre comandă, înregistrare sau rezervare în linia de subiect. Apoi, în corpul e-mailului, le poți mulțumi pentru timpul acordat și le poți anunța că totul este confirmat.

În cele din urmă, descrieți pașii următori pe care clientul ar trebui să-i mulțumească, dacă este necesar, la sfârșitul e-mailului, cu o scurtă semnare.

Un e-mail de confirmare a comenzii este o chitanță?

Un e-mail de confirmare a comenzii poate servi ca chitanță dacă include un rezumat complet al comenzii, inclusiv articolele comandate, cantitatea, informațiile de plată și metodele de expediere.

Care este cel mai bun răspuns de confirmare?

Cel mai bun răspuns de confirmare poate servi ca o dublă confirmare. În primul rând, puteți mulțumi expeditorului pentru că a furnizat informațiile și îi puteți informa că acestea au fost primite și notate. Dacă aveți întrebări sau nelămuriri cu privire la confirmare, le puteți include în răspuns, dacă este necesar.

Imagine: Depositphotos