10 exemple de șabloane de e-mail de factură

Publicat: 2023-02-07

Pentru companii, deținerea unui șablon profesional de e-mail pentru factură poate face comunicarea așteptărilor de plată către clienți simplă și eficientă. Am compilat 10 dintre cele mai bune exemple de șabloane de e-mail de factură care sunt ușor de personalizat și ne asigurăm că facturile sunt trimise rapid, cu toate informațiile importante incluse. Cu aceste șabloane, puteți oferi clienților mementouri precise, note prietenoase și detalii precise de facturare. Să începem!

Ce este un email de facturare?

Un e-mail de factură este un mesaj automat trimis clienților care include suma estimată a plății și alte detalii relevante. E-mailurile de facturare pot fi folosite pentru a reaminti clienților obligațiile lor de plată, pentru a le oferi informații detaliate de facturare și pentru a urmări facturile în timp.

Prin automatizarea acestui proces, companiile pot economisi timp prețios, pot asigura plăți corecte și pot menține o relație profesională cu clienții lor.

De ce ar trebui să utilizați un șablon de factură prin e-mail?

Utilizarea șabloanelor de factură prin e-mail vă poate ajuta să vă simplificați procesul de facturare și facturare pentru dvs., ca proprietar de afaceri. Cu un șablon de factură prin e-mail, puteți crea cu ușurință facturi complete pe care să le trimiteți clienților printr-un clic pe un buton.

Șabloanele de factură prin e-mail oferă, de asemenea, mai multă acuratețe și transparență în ceea ce privește plățile, deoarece comenzile, costurile, expedierea și informațiile de plată pot fi urmărite automat. Acest lucru ajută la asigurarea faptului că clientul primește facturi precise, ceea ce nu numai că asigură plățile la timp, ci și reduce întârzierea plăților.

șablon de e-mail pentru factură

Cum să scrieți șabloane de e-mail pentru facturi

Scrierea unui șablon eficient de e-mail de factură pentru afacerea dvs. poate ajuta la eficientizarea procesului de facturare și facturare. Mai jos sunt cinci sfaturi de luat în considerare atunci când creați un șablon de e-mail pentru factură:

Includeți detalii importante despre client. Asigurați-vă că includeți informațiile de contact și identitatea clientului, precum și detaliile comenzii, cum ar fi descrierile și costurile produselor, informațiile de livrare și taxe, precum și datele scadente ale plății.
Utilizați un ton profesional. Păstrați limbajul neutru și politicos, păstrând totuși un ton profesional adecvat pentru comunicarea de afaceri.
Personalizați e-mailurile. Personalizați șabloanele adăugând numele clientului sau alte atingeri personale pentru a le face să se simtă mai personalizate.
Verificați de două ori acuratețea. Înainte de a trimite e-mailurile, verificați din nou toate informațiile incluse pentru exactitate pentru a evita complicațiile pe linie.
Includeți opțiuni de plată. Asigurați-vă că includeți instrucțiuni de plată, opțiuni sau alte detalii despre modul în care clientul își poate efectua plățile în timp util.

Exemple utile de șabloane de e-mail pentru factură

Există o varietate de șabloane de e-mail de factură disponibile care se adresează diferitelor tipuri de afaceri și pot fi personalizate pentru a se potrivi nevoilor și preferințelor specifice fiecărei afaceri. Cu aceste șabloane, companiile pot economisi timp și energie prin crearea de facturi la timp și exacte în doar câteva clicuri. Să aruncăm o privire la câteva e-mailuri cu factură pe care le puteți folosi în propria afacere ca inspirație pentru a scrie un e-mail cu factură sau le puteți folosi așa cum este...

Șablon de e-mail pentru factură de introducere a clientului

Un mesaj de e-mail cu factura de prezentare a clientului ar trebui să fie utilizat atunci când introduceți un nou client în serviciile dvs. Iată un exemplu:

Subiect: Bun venit la bordul __________!

Dragă __________,

Ne face plăcere să vă prezentăm serviciile noastre. Oferim __________ la prețuri competitive.

Ca parte a acordului nostru standard, plata este datorată în __________ zile/săptămâni de la livrarea facturii. Acceptăm plata până la __________. Va exista o taxă de penalizare pentru întârzierea plății de __________ dacă primim plata după data scadenței.

Dacă aveți întrebări, vă rugăm să nu ezitați să ne contactați la __________ sau să accesați site-ul nostru la __________.

Vă mulțumim pentru timpul acordat pentru a lua în considerare serviciile noastre și așteptăm cu nerăbdare să lucrăm cu dumneavoastră în curând!

Cu sinceritate,

__________

Viitorul șablon de e-mail pentru memento de plată

Un șablon de e-mail de e-mail pentru memento de plată viitoare ar trebui să fie utilizat pentru a le reaminti clienților o plată iminentă sau restante. Să ne uităm la un exemplu:

Subiect: Memento pentru plată pentru factura nr. __________

Dragă __________,

Acesta este o reamintire prietenoasă că plata dvs. pentru factura nr. __________ este scadentă pe __________.

Factura include următoarele:

Descriere produs/serviciu: __________
Cost: __________
Informații de livrare și taxe: __________

Acceptăm plata până la __________. Plățile cu întârziere vor fi supuse unei taxe de întârziere de __________. Dacă aveți întrebări sau aveți nevoie de asistență cu plata, vă rugăm să ne contactați la __________.

Vă mulțumim pentru atenția promptă acordată acestei probleme și așteptăm cu nerăbdare să continuăm să lucrăm cu dumneavoastră!

Cu sinceritate,

__________

Șablon de e-mail pentru factură restante

E-mailurile cu facturi restante ar trebui folosite pentru a reaminti politicos clienților o plată restante. Iată un exemplu de șablon:

Subiect: Factura nr. __________ este restante

Dragă __________,

Acesta este o reamintire prietenoasă că plata dvs. pentru factura nr. __________ este acum restante. Acceptăm plata până la __________. Asigurați-vă că includeți o taxă de întârziere de __________ la plata dvs.

Nu ezitați să ne contactați la __________ dacă aveți întrebări sau aveți nevoie de asistență cu plata.

Apreciem atenția dumneavoastră promptă la această problemă și așteptăm cu nerăbdare să continuăm relația noastră de afaceri.

Salutări,

__________

[Numele companiei]

Șablon de e-mail pentru factură întârziată

Acest șablon este cel mai bine utilizat pentru mementourile plăților care au întârziere de peste două săptămâni. Iată un exemplu:

Subiect: Factura nr. __________ este restante

Dragă __________,

Am vrut să vă reamintim că factura nr. __________ este acum întârziată cu peste două săptămâni. Plata este necesară până la __________ pentru a evita penalități și taxe suplimentare. Acceptăm plata până la __________.

Pentru orice întrebări, vă rugăm să ne contactați la __________.

Vă mulțumim pentru atenția acordată acestei probleme și am aprecia plata promptă.

Cu sinceritate,

__________

Șablon de e-mail pentru factură cu informații de plată expirate

Un șablon de e-mail de factură cu informații de plată expirat trebuie utilizat atunci când informațiile de plată ale unui client au expirat sau au devenit învechite. Să vedem un exemplu de mai jos:

Subiect: Informații de plată necesare pentru factura nr. __________

Dragă __________,

Acesta este un memento că informațiile dvs. de plată înregistrate pentru factura nr. __________ au expirat sau au devenit depășite. Vă rugăm să furnizați cele mai recente informații până la __________ pentru a vă procesa plata și a evita taxele de întârziere sau alte penalități. Acceptăm plata până la __________.

Dacă aveți întrebări sau aveți nevoie de asistență, vă rugăm să ne contactați la __________.

Apreciem atenția dumneavoastră promptă la această problemă.

Cu sinceritate,

__________

Șablon de e-mail pentru factură cu mai multe articole

Acest șablon este cel mai bine utilizat pentru mementourile plăților care sunt datorate pentru mai multe articole. Iată un exemplu de șablon pe care îl poți folosi în afacerea ta:

Subiect: Memento de plată viitoare pentru __________

Buna ziua __________,

Această factură vă reamintește că plățile pentru achizițiile dvs. recente sunt scadente până în __________. Elementele incluse în această factură sunt următoarele:

Produs/Serviciul 1: __________
Produs/Serviciul 2: __________
Produs/Serviciul 3: __________

Salutări,

__________

Șablon de e-mail pentru facturi recurente

Pentru facturile recurente, clienților ar trebui trimise mementouri regulate. Iată un exemplu de șablon pentru tine:

Subiect: __________ Memento de plată a facturii recurente

Buna ziua __________,

Acest e-mail vă reamintește că plata recurentă a facturii pentru __________ este scadentă până la __________. Acceptăm __________ plăți online sau prin telefon.

Aveți întrebări cu privire la plata dvs.? Contactați-ne la __________.

Cu sinceritate,

__________

Șablon de e-mail pentru factură de plată în avans

Dacă solicitați clienților să efectueze un avans înainte de a-și onora comanda, acest șablon le va ajuta să le reamintească plățile în așteptare.

Subiect: avans datorat pentru __________

Dragă __________,

Acesta este o reamintire prietenoasă că avansul pentru comanda dvs. de __________ este datorat până la __________. Puteți efectua plata online prin __________.

Dacă aveți întrebări sau aveți nevoie de asistență cu plata, vă rugăm să ne contactați la __________.

Mulțumesc,

__________

Șablon de e-mail pentru factură de plată avansată

Atunci când clienții trebuie să efectueze o plată în avans, un e-mail de memento îi poate ajuta să rămână pe drumul cel bun. Iată un exemplu de e-mail cu factură pe care îl puteți folosi:

Subiect: este necesară plata în avans pentru __________

Dragă __________,

Acesta este o reamintire prietenoasă că plata în avans pentru comanda dvs. de __________ este datorată până la __________. Puteți efectua plata online la __________ sau sunând la __________.

Vă mulțumim pentru atenția promptă acordată acestei probleme! Vă rugăm să ne contactați la __________ dacă aveți nevoie de asistență.

Cu sinceritate,

__________

Șablon de e-mail de factură pentru clienții contractați

Pentru clienții contractați, trimiteți mementouri de plată datorată folosind acest șablon:

Subiect: Memento de plată pentru contractul nr. __________

Buna ziua __________,

Acest e-mail servește ca un memento că plata pentru Contractul nr. __________ este datorată până la __________.

Puteți plăti rapid și ușor online la __________ sau sunându-ne la __________ MF între orele __________.

Dacă aveți nevoie de ajutor, nu ezitați să ne contactați prin e-mail la __________ sau apelând serviciul pentru clienți la __________.

Mulțumesc,

__________

Cum trimiți politicos o factură prin e-mail?

Atunci când întreprinderile mici trimit facturi, trebuie să se asigure că includ un mesaj scurt, dar informativ, care explică de ce este trimisă factura și ce metode de plată sunt acceptate împreună cu factura atașată. Având factura atașată, clienților le este mai ușor să vizualizeze și să plătească imediat, fără a fi nevoie să caute informațiile într-un e-mail sau un site web separat.

Ce ar trebui să includeți într-o factură prin e-mail?

O factură prin e-mail ar trebui să includă detalii cheie, cum ar fi numele expeditorului, informațiile de contact, informațiile companiei, detaliile bunurilor sau serviciilor furnizate, costul total și data scadenței plății. De asemenea, ar trebui inclusă o descriere clară a modului de plată a facturii. Pentru a facilita procesarea mai ușoară, includeți un număr de factură pentru produsul/serviciul oferit și luați în considerare utilizarea software-ului de facturare sau a unui software de contabilitate. Pentru a asigura plata la timp, în corpul e-mailului trebuie păstrat un ton informativ, dar politicos.

Cum trimiteți prin e-mail o factură restante?

Când trimiteți e-mail clienților cu privire la facturile restante, este important să rețineți termenul limită de plată sau data scadentă, orice taxe de întârziere care au fost acumulate și un memento politicos să plătiți întreaga sumă cât mai curând posibil. Ar trebui să folosiți un ton prietenos, dar ferm atunci când solicitați plata, pentru a menține profesionalismul și a-i încuraja să plătească. Este benefic să oferiți mai multe opțiuni de plată, cum ar fi carduri de credit sau transferuri electronice.

S-AR PUTEA SA-TI PLACA SI:

12 Opțiuni de șablon de factură imprimabilă
Utilizați acest exemplu de factură pentru a vă crea propriul exemplu

Imagine: Envato Elements