10 przykładów szablonów wiadomości e-mail z fakturami

W przypadku firm posiadanie profesjonalnego szablonu wiadomości e-mail z fakturą może sprawić, że przekazywanie klientom oczekiwań dotyczących płatności będzie proste i wydajne. Zebraliśmy 10 najlepszych przykładów szablonów wiadomości e-mail z fakturami, które można łatwo dostosować i które zapewniają szybkie wysyłanie faktur wraz ze wszystkimi ważnymi informacjami. Dzięki tym szablonom możesz dostarczać klientom dokładne przypomnienia, przyjazne notatki i dokładne dane do fakturowania. Zacznijmy!

Co to jest e-mail z fakturą?

E-mail z fakturą to automatyczna wiadomość wysyłana do klientów, zawierająca oczekiwaną kwotę płatności i inne istotne szczegóły. E-maile z fakturami mogą służyć do przypominania klientom o ich zobowiązaniach płatniczych, dostarczania im szczegółowych informacji rozliczeniowych i śledzenia faktur w czasie.

Dzięki automatyzacji tego procesu firmy mogą zaoszczędzić cenny czas, zapewnić dokładne płatności i utrzymywać profesjonalne relacje z klientami.

Dlaczego warto używać szablonu faktury e-mail?

Korzystanie z szablonów faktur e-mail może pomóc usprawnić proces rozliczeń i fakturowania dla Ciebie jako właściciela firmy. Za pomocą szablonu faktury e-mail możesz łatwo tworzyć kompleksowe faktury do wysyłania klientom jednym kliknięciem.

Szablony faktur e-mail zapewniają również większą dokładność i przejrzystość w zakresie płatności, ponieważ informacje o zamówieniach, kosztach, wysyłce i płatnościach mogą być automatycznie śledzone. Pomaga to upewnić się, że klient otrzymuje dokładne rachunki, co nie tylko zapewnia terminowe płatności, ale także zmniejsza opóźnienia w płatnościach.

Jak pisać szablony wiadomości e-mail z fakturami

Napisanie skutecznego szablonu wiadomości e-mail z fakturą dla Twojej firmy może pomóc usprawnić proces rozliczeń i fakturowania. Poniżej znajduje się pięć wskazówek, które należy wziąć pod uwagę podczas tworzenia szablonu wiadomości e-mail z fakturą:

• Dołącz ważne dane klienta. Pamiętaj, aby dołączyć dane kontaktowe i tożsamości klienta, a także szczegóły zamówienia, takie jak opisy produktów i koszty, informacje o wysyłce i podatkach, a także terminy płatności.
• Użyj profesjonalnego tonu. Używaj języka neutralnego i uprzejmego, zachowując jednocześnie profesjonalny ton odpowiedni do komunikacji biznesowej.
• Personalizuj wiadomości e-mail. Dostosuj szablony, dodając imię klienta lub inne osobiste elementy, aby były bardziej spersonalizowane.
• Podwójne sprawdzenie dokładności. Przed wysłaniem wiadomości e-mail dokładnie sprawdź wszystkie zawarte informacje pod kątem dokładności, aby uniknąć komplikacji w przyszłości.
• Uwzględnij opcje płatności. Pamiętaj, aby dołączyć instrukcje dotyczące płatności, opcje lub inne szczegóły dotyczące tego, jak klient może terminowo dokonywać płatności.

Przydatne przykłady szablonów wiadomości e-mail z fakturami

Dostępnych jest wiele szablonów wiadomości e-mail z fakturami, które są przeznaczone dla różnych typów firm i można je dostosować do konkretnych potrzeb i preferencji każdej firmy. Dzięki tym szablonom firmy mogą zaoszczędzić czas i energię, tworząc terminowe i dokładne faktury za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Rzućmy okiem na kilka e-maili z fakturami, których możesz użyć we własnej firmie jako inspiracji do napisania e-maila z fakturą lub użyj ich w obecnej postaci…

Szablon wiadomości e-mail z fakturą dla klienta

Podczas przedstawiania nowego klienta swoim usługom należy użyć wiadomości e-mail z fakturą przedstawiającą klienta. Oto przykład:

Temat: Witamy na pokładzie __________!

Droga __________,

Mamy przyjemność przedstawić Państwu nasze usługi. Oferujemy __________ w konkurencyjnych cenach.

W ramach naszej standardowej umowy płatność jest należna w ciągu __________ dni/tygodni od dostarczenia faktury. Akceptujemy płatności przez __________. Jeśli otrzymamy płatność po terminie, zostanie naliczona opłata karna za zwłokę w wysokości __________.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania, skontaktuj się z nami pod adresem __________ lub wejdź na naszą stronę internetową pod adresem __________.

Dziękujemy za poświęcenie czasu na rozważenie naszych usług i czekamy na współpracę z Tobą wkrótce!

Z poważaniem,

__________

Szablon e-maila z przypomnieniem o nadchodzącej płatności

Aby przypomnieć klientom o zbliżającej się lub zaległej płatności, należy użyć szablonu wiadomości e-mail z przypomnieniem o zbliżającej się płatności. Spójrzmy na przykład:

Temat: Wezwanie do zapłaty za fakturę nr __________

Droga __________,

To jest przyjacielskie przypomnienie, że termin płatności za fakturę nr __________ przypada na __________.

Faktura obejmuje:

• Opis produktu/usługi: __________
• Koszt: __________
• Informacje o wysyłce i podatkach: __________

Akceptujemy płatności przez __________. Opóźnienia w płatnościach będą podlegać opłacie za zwłokę w wysokości __________. Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub potrzebujesz pomocy przy płatności, skontaktuj się z nami pod numerem __________.

Dziękujemy za szybkie zajęcie się tą sprawą i mamy nadzieję na dalszą współpracę z Państwem!

Z poważaniem,

__________

Szablon e-maila z zaległą fakturą

E-maile z zaległymi fakturami powinny być używane do uprzejmego przypominania klientom o zaległych płatnościach. Oto przykładowy szablon:

Wiersz tematu: Faktura nr __________ jest przeterminowana

Droga __________,

To jest przyjacielskie przypomnienie, że Twoja płatność za fakturę nr __________ jest teraz przeterminowana. Akceptujemy płatności przez __________. Pamiętaj, aby uwzględnić w płatności opłatę za opóźnienie w wysokości __________.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub potrzebujesz pomocy przy płatności, skontaktuj się z nami pod numerem __________.

Dziękujemy za szybkie zajęcie się tą sprawą i liczymy na kontynuację naszych relacji biznesowych.

Z wyrazami szacunku,

__________

Szablon wiadomości e-mail z zaległymi fakturami

Ten szablon najlepiej nadaje się do przypominania o płatnościach, które są spóźnione o więcej niż dwa tygodnie. Oto przykład:

Wiersz tematu: Faktura nr __________ jest przeterminowana

Droga __________,

Chcieliśmy przypomnieć, że faktura nr __________ jest już spóźniona o ponad dwa tygodnie. Płatność jest wymagana do __________, aby uniknąć dalszych kar i opłat. Akceptujemy płatności przez __________.

W przypadku jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt pod numerem __________.

Dziękujemy za zainteresowanie tą sprawą i prosimy o szybką płatność.

Z poważaniem,

__________

Wygasły szablon e-maila z fakturą z informacjami o płatności

Szablon wiadomości e-mail z fakturą z informacjami o płatności, która utraciła ważność, powinien być używany, gdy informacje o płatności klienta wygasły lub stały się nieaktualne. Sprawdźmy poniższy przykład:

Wiersz tematu: Wymagane informacje o płatności dla faktury nr __________

Droga __________,

To jest przypomnienie, że informacje o płatności zarejestrowane dla faktury nr __________ wygasły lub stały się nieaktualne. Podaj najnowsze informacje do __________, aby przetworzyć płatność i uniknąć opłat za zwłokę lub innych kar. Akceptujemy płatności przez __________.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub potrzebujesz pomocy, skontaktuj się z nami pod numerem __________.

Dziękujemy za szybkie zwrócenie uwagi na tę sprawę.

Z poważaniem,

__________

Szablon wiadomości e-mail z fakturą za wiele przedmiotów

Ten szablon najlepiej nadaje się do przypomnień o płatnościach, które są należne za wiele pozycji. Oto przykładowy szablon, którego możesz użyć w swojej firmie:

Temat: Przypomnienie o zbliżającej się płatności za __________

Cześć __________,

Ta faktura ma przypominać, że płatności za ostatnie zakupy są należne do __________. Pozycje zawarte w tej fakturze są następujące:

• Produkt/Usługa 1: __________
• Produkt/Usługa 2: __________
• Produkt/Usługa 3: __________

Akceptujemy płatności przez __________. Opóźnienia w płatnościach będą podlegać opłacie za zwłokę w wysokości __________. Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub potrzebujesz pomocy przy płatności, skontaktuj się z nami 24/7 pod numerem __________.

Z wyrazami szacunku,

__________

Szablon e-maila z fakturą cykliczną

W przypadku rachunków cyklicznych do klientów należy wysyłać regularne przypomnienia. Oto przykładowy szablon dla Ciebie:

Wiersz tematu: __________ Przypomnienie o cyklicznej płatności rachunku

Cześć __________,

Ta wiadomość e-mail ma na celu przypomnienie, że okres płatności za rachunek za __________ przypada do __________. Akceptujemy __________ płatności online lub przez telefon.

Masz pytania dotyczące płatności? Skontaktuj się z nami na __________.

Z poważaniem,

__________

Szablon wiadomości e-mail z fakturą zaliczkową

Jeśli wymagasz od klientów wpłacenia zaliczki przed realizacją zamówienia, ten szablon przypomni im o oczekujących płatnościach.

Temat: Zaliczka należna za __________

Droga __________,

To jest przyjacielskie przypomnienie, że zaliczka na Twoje zamówienie w wysokości __________ jest należna do __________. Możesz dokonać płatności online za pośrednictwem __________.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub potrzebujesz pomocy przy płatności, skontaktuj się z nami pod numerem __________.

Dziękuję,

__________

Szablon e-maila z fakturą za zaliczkę

Kiedy klienci muszą dokonać płatności z góry, wiadomość e-mail z przypomnieniem może pomóc im pozostać na właściwej drodze. Oto przykładowa wiadomość e-mail z fakturą, której możesz użyć:

Temat: Wymagana zaliczka na __________

Droga __________,

To jest przyjacielskie przypomnienie, że zaliczka za Twoje zamówienie w wysokości __________ jest należna do __________. Płatności można dokonać online pod adresem __________ lub dzwoniąc pod numer __________.

Dziękujemy za szybkie zwrócenie uwagi na tę sprawę! Jeśli potrzebujesz pomocy, skontaktuj się z nami pod numerem __________.

Z poważaniem,

__________

Szablon e-maila z fakturą dla klientów kontraktowych

W przypadku klientów z umową wyślij przypomnienia o należnej płatności, korzystając z tego szablonu:

Temat: Wezwanie do zapłaty za umowę nr __________

Cześć __________,

Ten e-mail służy jako przypomnienie, że płatność za umowę nr __________ jest należna do __________.

Możesz szybko i łatwo zapłacić online pod numerem __________ lub dzwoniąc do nas pod numer __________ MF w godzinach __________.

Jeśli potrzebujesz pomocy, skontaktuj się z nami, wysyłając e-mail na adres __________ lub dzwoniąc do działu obsługi klienta pod numer __________.

Dziękuję,

__________

Jak grzecznie wysłać fakturę e-mailem?

Gdy małe firmy wysyłają faktury, muszą dołączyć krótką, ale pouczającą wiadomość wyjaśniającą, dlaczego faktura jest wysyłana i jakie metody płatności są akceptowane wraz z załączoną fakturą. Dołączenie faktury ułatwia klientom przeglądanie i od razu płatność bez konieczności szukania informacji w oddzielnym e-mailu lub na stronie internetowej.

Co należy uwzględnić w fakturze e-mail?

Faktura e-mail powinna zawierać kluczowe informacje, takie jak imię i nazwisko nadawcy, dane kontaktowe, informacje o firmie, wyszczególnienie dostarczonych towarów lub usług, całkowity koszt i termin płatności. Należy również dołączyć jasny opis sposobu zapłaty faktury. Aby ułatwić przetwarzanie, dołącz numer faktury za oferowany produkt/usługę i rozważ użycie oprogramowania do fakturowania lub oprogramowania księgowego. Aby zapewnić terminową płatność, w treści e-maila należy zachować informacyjny, ale uprzejmy ton.

Jak wysłać e-mailem zaległą fakturę?

Wysyłając e-maile do klientów w sprawie zaległych faktur, ważne jest, aby zanotować termin lub termin płatności, wszelkie naliczone opłaty za opóźnienie oraz uprzejme przypomnienie o jak najszybszym zapłaceniu pełnej kwoty. Prosząc o płatność, powinieneś używać przyjaznego, ale stanowczego tonu, aby zachować profesjonalizm i zachęcić ich do zapłaty. Korzystne jest zapewnienie wielu opcji płatności, takich jak karty kredytowe lub przelewy elektroniczne.

MOŻE CI SIĘ SPODOBAĆ RÓWNIEŻ:

• 12 opcji szablonu faktury do wydrukowania
• Użyj tego przykładu faktury, aby zaprojektować własny

Obraz: Elementy Envato