10 Contoh Template Email Faktur

Diterbitkan: 2023-02-07

Untuk bisnis, memiliki templat email faktur profesional dapat membuat pengkomunikasian ekspektasi pembayaran kepada klien menjadi sederhana dan efisien. Kami telah menyusun 10 contoh template email faktur terbaik yang mudah disesuaikan dan memastikan faktur dikirim dengan cepat, dengan menyertakan semua informasi penting. Dengan templat ini, Anda dapat memberi klien pengingat yang akurat, catatan ramah, dan detail faktur yang akurat. Mari kita mulai!

Apa itu email faktur?

Email faktur adalah pesan otomatis yang dikirim ke klien yang menyertakan jumlah pembayaran yang diharapkan dan detail relevan lainnya. Email faktur dapat digunakan untuk mengingatkan pelanggan tentang kewajiban pembayaran mereka, memberi mereka informasi tagihan terperinci, dan melacak faktur dari waktu ke waktu.

Dengan mengotomatiskan proses ini, bisnis dapat menghemat waktu yang berharga, memastikan pembayaran yang akurat, dan menjaga hubungan profesional dengan pelanggan mereka.

Mengapa Anda harus menggunakan template faktur email?

Menggunakan templat faktur email dapat membantu merampingkan proses penagihan dan pembuatan faktur untuk Anda sebagai pemilik bisnis. Dengan templat faktur email, Anda dapat dengan mudah membuat faktur lengkap untuk dikirim ke pelanggan dengan mengklik tombol.

Templat faktur email juga memberikan akurasi dan transparansi yang lebih baik dalam hal pembayaran karena pesanan, biaya, pengiriman, dan informasi pembayaran semuanya dapat dilacak secara otomatis. Ini membantu memastikan bahwa klien menerima tagihan yang akurat yang tidak hanya memastikan pembayaran tepat waktu tetapi juga mengurangi keterlambatan pembayaran.

templat email faktur

Cara Menulis Template Email Faktur

Menulis templat email faktur yang efektif untuk bisnis Anda dapat membantu merampingkan proses penagihan dan pembuatan faktur. Di bawah ini adalah lima tip untuk dipertimbangkan saat membuat template email faktur:

Sertakan Detail Klien Penting. Pastikan untuk menyertakan kontak klien dan informasi identitas serta detail pesanan seperti deskripsi produk dan biaya, pengiriman dan info pajak, serta tanggal jatuh tempo pembayaran.
Gunakan Nada Profesional. Jaga bahasa tetap netral dan sopan sambil tetap menjaga nada profesional yang sesuai untuk komunikasi bisnis.
Personalisasi Email. Sesuaikan template dengan menambahkan nama klien atau sentuhan pribadi lainnya agar terasa lebih personal.
Periksa Akurasi. Sebelum mengirim email, periksa ulang semua informasi yang disertakan untuk akurasi guna menghindari kerumitan di kemudian hari.
Sertakan Opsi Pembayaran. Pastikan untuk menyertakan instruksi pembayaran, opsi, atau detail lainnya tentang bagaimana pelanggan dapat melakukan pembayaran tepat waktu.

Contoh Templat Email Faktur yang Berguna

Ada berbagai templat email faktur yang tersedia untuk berbagai jenis bisnis dan dapat disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan dan preferensi spesifik setiap bisnis. Dengan template ini, bisnis dapat menghemat waktu dan tenaga dengan membuat faktur yang tepat waktu dan akurat hanya dengan beberapa klik. Mari kita lihat beberapa email invoice yang dapat Anda gunakan dalam bisnis Anda sendiri sebagai inspirasi untuk menulis email invoice, atau menggunakan as-is…

Templat Email Faktur Pengenalan Klien

Pesan email faktur pengenalan klien harus digunakan saat memperkenalkan pelanggan baru ke layanan Anda. Berikut contohnya:

Baris subjek: Selamat datang di __________!

Sayang __________,

Kami sangat senang untuk memperkenalkan layanan kami kepada Anda. Kami menawarkan __________ dengan harga bersaing.

Sebagai bagian dari perjanjian standar kami, pembayaran jatuh tempo dalam __________ hari/minggu setelah pengiriman faktur. Kami menerima pembayaran melalui __________. Akan ada biaya denda keterlambatan pembayaran sebesar __________ jika kami menerima pembayaran setelah tanggal jatuh tempo.

Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi kami di __________ atau mengakses situs web kami di __________.

Terima kasih telah meluangkan waktu untuk mempertimbangkan layanan kami dan kami berharap dapat segera bekerja sama dengan Anda!

Sungguh-sungguh,

__________

Templat Email Faktur Pengingat Pembayaran Mendatang

Templat email faktur pengingat pembayaran yang akan datang harus digunakan untuk mengingatkan pelanggan tentang pembayaran yang akan datang atau lewat jatuh tempo. Mari kita lihat sebuah contoh:

Baris subjek: Pengingat untuk Pembayaran Faktur No. __________

Sayang __________,

Ini adalah pengingat bahwa pembayaran Anda untuk Faktur No. __________ jatuh tempo pada __________.

Faktur meliputi hal-hal berikut:

Deskripsi Produk/Layanan: __________
Biaya: __________
Informasi Pengiriman & Pajak: __________

Kami menerima pembayaran melalui __________. Keterlambatan pembayaran akan dikenakan biaya keterlambatan sebesar __________. Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan bantuan dengan pembayaran Anda, silakan hubungi kami di __________.

Terima kasih atas perhatian Anda yang cepat terhadap masalah ini dan kami berharap dapat terus bekerja sama dengan Anda!

Sungguh-sungguh,

__________

Templat Email Faktur Lewat Jatuh Tempo

Email faktur lewat jatuh tempo harus digunakan untuk mengingatkan pelanggan dengan sopan tentang pembayaran lewat jatuh tempo. Berikut adalah contoh templatnya:

Baris subjek: Faktur No. __________ sudah Lewat Jatuh Tempo

Sayang __________,

Ini adalah pengingat bahwa pembayaran Anda untuk Faktur No. __________ sekarang sudah lewat jatuh tempo. Kami menerima pembayaran melalui __________. Pastikan untuk menyertakan biaya keterlambatan sebesar __________ dengan pembayaran Anda.

Jangan ragu untuk menghubungi kami di __________ jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan bantuan terkait pembayaran Anda.

Kami menghargai perhatian cepat Anda terhadap masalah ini dan berharap dapat melanjutkan hubungan bisnis kita.

Salam,

__________

[Nama perusahaan]

Templat Email Faktur Terlambat

Templat ini paling baik digunakan untuk pengingat pembayaran yang terlambat lebih dari dua minggu. Berikut contohnya:

Baris subjek: Faktur No. __________ terlambat

Sayang __________,

Kami ingin mengingatkan Anda bahwa Faktur No. __________ sekarang telah melewati jatuh tempo lebih dari dua minggu. Pembayaran diperlukan oleh __________ untuk menghindari penalti dan biaya lebih lanjut. Kami menerima pembayaran melalui __________.

Untuk pertanyaan apa pun, silakan hubungi kami di __________.

Kami berterima kasih atas perhatian Anda terhadap masalah ini dan akan sangat menghargai pembayaran yang cepat.

Sungguh-sungguh,

__________

Templat Email Faktur Informasi Pembayaran Kedaluwarsa

Templat email faktur informasi pembayaran kedaluwarsa harus digunakan saat informasi pembayaran pelanggan telah kedaluwarsa atau kedaluwarsa. Mari kita lihat contoh di bawah ini:

Baris subjek: Informasi Pembayaran Diperlukan untuk Faktur No. __________

Sayang __________,

Ini adalah pengingat bahwa informasi pembayaran Anda yang tercatat untuk No. Faktur __________ telah kedaluwarsa atau kedaluwarsa. Berikan informasi terbaru selambat-lambatnya __________ untuk memproses pembayaran Anda dan menghindari biaya keterlambatan atau penalti lainnya. Kami menerima pembayaran melalui __________.

Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan bantuan, silakan hubungi kami di __________.

Kami menghargai perhatian Anda yang cepat terhadap masalah ini.

Sungguh-sungguh,

__________

Templat Email Faktur Beberapa Item

Templat ini paling baik digunakan untuk pengingat pembayaran yang jatuh tempo pada beberapa item. Berikut adalah contoh template yang dapat Anda gunakan dalam bisnis Anda:

Baris subjek: Pengingat Pembayaran Mendatang untuk __________

Halo __________,

Faktur ini untuk mengingatkan Anda bahwa pembayaran atas pembelian Anda baru-baru ini jatuh tempo pada __________. Barang-barang yang termasuk dalam faktur ini adalah sebagai berikut:

Produk/Layanan 1: __________
Produk/Layanan 2: __________
Produk/Layanan 3: __________

Salam,

__________

Templat Email Faktur Tagihan Berulang

Untuk tagihan berulang, pengingat rutin harus dikirim ke pelanggan. Berikut adalah contoh template untuk Anda:

Baris subjek: __________ Pengingat Pembayaran Tagihan Berulang

Halo __________,

Email ini untuk mengingatkan Anda bahwa pembayaran tagihan berulang Anda untuk __________ jatuh tempo pada __________. Kami menerima pembayaran __________ secara online atau melalui telepon.

Ada pertanyaan tentang pembayaran Anda? Hubungi kami di __________.

Sungguh-sungguh,

__________

Templat Email Faktur Uang Muka

Jika Anda meminta pelanggan untuk membayar uang muka sebelum memenuhi pesanan mereka, template ini akan membantu mengingatkan mereka tentang pembayaran mereka yang tertunda.

Baris subjek: Pembayaran Uang Muka untuk __________

Sayang __________,

Ini adalah pengingat yang bersahabat bahwa uang muka untuk pesanan Anda sebesar __________ jatuh tempo pada __________. Anda dapat melakukan pembayaran online melalui __________.

Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan bantuan terkait pembayaran, silakan hubungi kami di __________.

Terima kasih,

__________

Templat Email Faktur Pembayaran Tingkat Lanjut

Saat pelanggan perlu melakukan pembayaran lanjutan, email pengingat dapat membantu mereka tetap di jalur. Berikut contoh pesan email invoice yang dapat Anda gunakan:

Baris subjek: Pembayaran Di Muka Diperlukan untuk __________

Sayang __________,

Ini adalah pengingat ramah bahwa pembayaran di muka untuk pesanan Anda sebesar __________ jatuh tempo pada __________. Anda dapat melakukan pembayaran secara online di __________ atau dengan menelepon __________.

Terima kasih atas perhatian Anda yang cepat terhadap masalah ini! Silakan hubungi kami di __________ jika Anda memerlukan bantuan.

Sungguh-sungguh,

__________

Templat Email Faktur untuk Klien Kontrak

Untuk klien kontrak, kirimkan pengingat pembayaran yang jatuh tempo menggunakan templat ini:

Baris subjek: Pengingat Pembayaran untuk Kontrak No. __________

Halo __________,

Email ini berfungsi sebagai pengingat bahwa pembayaran Kontrak No. __________ jatuh tempo pada __________.

Anda dapat membayar dengan cepat dan mudah secara online di __________ atau dengan menghubungi kami di __________ MF antara jam __________.

Jika Anda memerlukan bantuan, jangan ragu untuk menghubungi kami melalui email di __________ atau dengan menelepon layanan pelanggan di __________.

Terima kasih,

__________

Bagaimana cara mengirimkan invoice melalui email dengan sopan?

Saat usaha kecil mengirim faktur, mereka perlu memastikan untuk menyertakan pesan singkat namun informatif yang menjelaskan mengapa faktur dikirim dan metode pembayaran apa yang diterima bersama dengan faktur terlampir. Lampiran faktur memudahkan pelanggan untuk melihat dan membayar langsung tanpa perlu memburu informasi di email atau situs web terpisah.

Apa yang harus Anda sertakan dalam faktur email?

Faktur email harus menyertakan detail utama seperti nama pengirim, informasi kontak, informasi perusahaan, perincian barang atau layanan yang disediakan, total biaya, dan tanggal jatuh tempo pembayaran. Uraian yang jelas tentang cara membayar tagihan juga harus disertakan. Untuk memfasilitasi pemrosesan yang lebih mudah, sertakan nomor faktur untuk produk/layanan yang ditawarkan, dan pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak faktur atau perangkat lunak akuntansi. Untuk memastikan pembayaran tepat waktu, nada yang informatif namun sopan harus dipertahankan di badan email.

Bagaimana Anda mengirimkan faktur lewat jatuh tempo?

Saat mengirim email kepada klien tentang faktur yang lewat jatuh tempo, penting untuk mencatat tenggat pembayaran atau tanggal jatuh tempo, biaya keterlambatan yang telah dikenakan, dan pengingat sopan untuk membayar jumlah penuh sesegera mungkin. Anda harus menggunakan nada yang ramah namun tegas saat Anda meminta pembayaran untuk menjaga profesionalisme dan mendorong mereka untuk membayar. Ada baiknya menyediakan beberapa opsi pembayaran seperti kartu kredit atau transfer elektronik.

ANDA MUNGKIN JUGA MENYUKAI:

12 Opsi Templat Faktur yang Dapat Dicetak
Gunakan Contoh Faktur Ini untuk Merancang Sendiri

Gambar: Elemen Envato