8 sfaturi eficiente pentru a scrie un e-mail cuiva pe care nu o cunoști

Dacă citești asta, probabil că intenționezi să scrii un e-mail unei persoane pe care nu o cunoști.

Să recunoaștem - majoritatea oamenilor urăsc să primească e-mailuri de vânzări și marketing.

Și în timp ce marketingul prin e-mail este încă o modalitate excelentă de a dezvolta o afacere, trebuie să o faci în mod corect.

Trimiterea unui e-mail unui prieten este ușor, dar trimiterea unui e-mail cuiva pe care nu ai întâlnit-o niciodată poate fi puțin dificil și stresant.

La urma urmei, nu cunoști persoana, nu îi cunoști preferințele.

Și nu sunteți sigur dacă ar fi mai bine să vă prezentați printr-un apel telefonic sau o întâlnire personală.

Chiar dacă e-mailurile pot fi dificil de scris, există o formulă pentru a le face mai ușor.

În articolul de astăzi, vom parcurge cele 8 sfaturi practice despre cum să scrieți un e-mail unei persoane pe care nu o cunoașteți, pentru a vă ajuta să faceți mai incomod și să vă sporiți răspunsurile.

Deci, haideți să ne aprofundăm în el.

1. Faceți-vă cercetările

Deci vrei să trimiți un e-mail cuiva și nu știi nimic despre el.

Este un loc excelent de a începe dacă știi numele persoanei și pentru ce companie lucrează.

Ceea ce am găsit a funcționat cel mai bine pentru mine atunci când comunicam cu străini înainte de a-i cunoaște, a fost să îmi fac timp să-i cercetez, profilurile lor LinkedIn, tweet-urile sau articolele anterioare etc.

Poate că nu ați crezut niciodată că nu vă cunoașteți destinatarul până când nu v-am făcut conștient de asta.

Este esențial să vă faceți cercetări înainte de a trimite un e-mail rece.

Cum vă puteți aștepta să răspundă dacă nu știți nimic despre persoana respectivă?

Cercetarea oamenilor este unul dintre primele lucruri pe care le facem atunci când începem o nouă campanie sau o relație de afaceri, dar deseori nu reușim să facem timp pentru a face brainstorming când ar trebui să o facem.

Pentru a vă ajuta să cercetați și să le întâlniți mai bine, puneți-vă în locul destinatarului.

• Cine sunt ei?
• Cum poți crea valoare?
• Care este cel mai bun subiect al e-mailului pentru a le atrage atenția?

După ce veți găsi toate aceste informații despre destinatarii dvs., vă va fi mai ușor să începeți e-mailul.

Deci, iată un exemplu care vă poate ajuta:

Bună,

Îți scriu pentru că ți-am citit postarea de pe blog despre _____. Îmi place felul în care scrii despre _____. Cred că ești o persoană care se gândește profund la ______ și are păreri puternice despre asta.

Mi-ar plăcea să discut cu tine despre _______, dar deocamdată, iată părerile mele despre acest subiect:

Am atasat si cateva articole care cred ca iti vor fi de ajutor. Vă rog să-mi spuneți dacă este ceva la care putem lucra împreună!

Aici, le arăți că le-ai cercetat bine și că știi despre ce vorbești, ceea ce îți poate crește șansele de a obține un răspuns.

2. Linia de subiect

Când e-mailul dvs. apare în căsuța de e-mail a cuiva, mai multe semnale și declanșatoare determină dacă este deschis sau nu - iar subiectul dvs. este unul dintre ele .

Una dintre cele mai mari greșeli pe care le fac oamenii este să se lase duși de prea multe detalii generice în subiectul și corpul lor.

Vrei ca primul tău e-mail să aibă un subiect memorabil, dar nu știi dacă îl vor deschide.

Având în vedere această provocare, de unde începi?

Iată câteva sfaturi pentru a scrie linii de subiect care funcționează:

• Fiți clar și concis - Nu încercați să fiți inteligent sau drăguț - doar spuneți despre ce este vorba despre e-mailul dvs. în câteva cuvinte care sunt ușor de înțeles fără a fi nevoie să citiți corpul mesajului.
• Personalizați-l - Adăugați numele destinatarului la linia de subiect dacă puteți. Arată că le acorzi atenție și îți pasă de ei ca persoană.
• Fiți creativ – Nu vă fie teamă să folosiți umorul sau chiar sarcasmul pentru a atrage atenția cititorului. Doar asigurați-vă că se aliniază cu marca și cultura companiei dvs.!

Asigurând aceste elemente în linia dvs. de subiect și nu făcându-l să sune generic, șansele dvs. de a obține un răspuns vor crește drastic.

Aici sunt cateva exemple:

Subiect #1: Idee de colaborare {{firstName}}?

Subiect #2: Întrebare despre {{companyName}}

‍

Făcându-l scurt și clar, împreună cu personalizarea, șansele dvs. de a vă citi e-mailul se pot îmbunătăți.

4. Salutați persoana

E-mailurile ar trebui să înceapă întotdeauna cu un salut și să se termine cu o semnătură care să includă numele și informațiile dvs. de contact.

Salutările sunt o parte standard a oricărui e-mail de afaceri, dar pot fi dificile.

• Este în regulă să le folosești prenumele?
• Ar trebui să le adresezi prin titlu?

Când aveți îndoieli, rămâneți cu „Stimată domn/doamnă/doamnă”, care este neutru din punct de vedere al genului și profesionist.

Și nu vă faceți griji dacă salutul dvs. sună ca și cum a scris-o cineva din altă țară - este mai bine să sune politicos decât șlefuit!

Dacă există mai mult de o persoană responsabilă la companie și nu sunteți sigur cine ar trebui să primească e-mailul, trimiteți-l fiecărui individ și includeți titlul fiecăruia în subiectul dvs. ("Re: întâlnirea noastră săptămâna viitoare").

Astfel, fiecare persoană va ști cine trebuie să răspundă mai întâi.

Iată un exemplu:

Stimata doamna Smith,

Vă scriu să mă prezint și să vă cer ajutorul cu un proiect care îmi este drag inimii. Lucrez la o carte despre scris cu un sentiment care îi va ajuta pe oameni să se exprime în toate comunicările lor. Ca parte a cercetării pentru cartea mea, aș dori să știu ce părere aveți despre următoarea afirmație: „A scrie cu sentiment înseamnă a fi sincer când scrii”.

Vă rugăm să-mi spuneți părerile dvs. trimițându-mi un e-mail la [email protected]. Vă mulțumesc foarte mult pentru timpul și considerația acordată!

4. Identifică-te în linia ta de deschidere

Ai o idee grozavă și vrei să o împărtășești.

Te-ai gândit toată ziua la asta și acum este timpul să-ți trimiți ideea prin e-mail.

Dar ce zici?

Primul lucru pe care trebuie să-l faci este să te identifici în linia ta de deschidere.

Dacă persoana respectivă nu știe cine ești, nu va citi mai departe – sau, mai rău, va crede că un robot spam i-a trimis un mesaj .

Dacă din semnătura ta de e-mail reiese clar că ești de la [companie], atunci nu este nevoie să menționezi asta din nou și în rândul tău de deschidere.

Dar dacă vrei să fii sigur că cititorul știe cine le-a trimis un e-mail, atunci ceva de genul

„ Hei [nume]! Este [numele tău] ” este în regulă.

Deci, iată un exemplu:

Sper ca acest e-mail vă găsește bine. Sunt proaspăt absolvent al Universității X, unde m-am specializat în [ceea ce ai fost tu]. Lucrez ca stagiar la compania mea actuală de trei luni și caut să trec într-o poziție cu normă întreagă la ei după absolvire.

Mi-a plăcut să lucrez la [companie] în timpul stagiului meu și simt că s-ar potrivi grozav. Cu toate acestea, deoarece absolvirea se apropie în curând, am vrut să mă adresez și să văd dacă vreun post deschis poate fi potrivit pentru mine. Sunt foarte interesat de [inserați abilitățile relevante] și aștept cu nerăbdare un răspuns de la dvs.

Vă mulțumesc pentru timpul și atenția acordate!

Acum că ne-am identificat, să învățăm cum să vă cream e-mailul, astfel încât oamenii să vrea să-l citească!

5. Folosește corpul în favoarea ta

Corpul e-mailului tău este locul în care poți străluci cu adevărat.

Ar trebui să folosești acest spațiu pentru a-ți arăta personalitatea și pentru a face o legătură cu cititorul tău.

Le poți spune puțin despre tine și de ce le scrii și vei dori să incluzi și câteva detalii despre ceea ce cauți.

În acest fel, destinatarul va ști dacă vă poate ajuta sau nu cu cererea dvs.

Iată câteva sfaturi pentru a scrie un corp bun de e-mail:

• Utilizați un ton prietenos - Scopul dvs. este să faceți persoana să se simtă suficient de confortabilă pentru a răspunde la e-mailul dvs., așa că nu vă fie teamă să folosiți emoticoane sau semne de exclamare dacă vă ajută să transmiteți că sunteți entuziasmat!
• Fii concis și clar - Dacă nu poți explica ceea ce ai nevoie în două propoziții sau mai puțin, probabil că este prea complicat sau specific pentru ca altcineva să te ajute.
• Folosiți marcatori și text îngroșat pentru a evidenția punctele cheie din mesajul dvs.
• Puneți întrebări despre poziția specifică sau experiența și calificările persoanei.
• Spune-le cum le-ar putea beneficia abilitățile tale pentru ei, echipa sau organizația lor și ce valoare ai aduce postului.

Oferă câteva informații despre tine, astfel încât aceștia să aibă o idee despre cine vorbesc (poate include chiar și o imagine).

Iată un exemplu de ceea ce nu trebuie făcut:

Bună!

Numele meu este Sam și sunt un scriitor independent care aspiră și caut de lucru în domeniul marketingului de conținut. Sunt disponibil pentru joburi de copywriting, blogging și management social media de la 10 USD/oră până la 30 USD/oră, în funcție de experiență. De asemenea, am ceva experiență cu codificarea HTML de bază (de exemplu, schimbarea dimensiunii și culorii fontului) și abilități de bază de design grafic (de exemplu, crearea de anteturi).

Dacă ești interesat de munca mea, te rog să-mi spui! Dacă nu, nu vă faceți griji!

Acest e-mail nu are personalitate deloc. Este plictisitor, robotic și blând.

Singurul lucru pe care mi-l spune despre Sam este că ar putea fi ieftin – ceea ce oricum nu este foarte profesionist, deoarece freelancerii ar trebui să taxeze în funcție de nivelul lor de expertiză, nu de cât de mult au nevoie de fiecare loc de muncă.

Iată un exemplu despre cum puteți face acest lucru:

Buna John,

Sunt un mare fan al tău și mi-ar plăcea să lucrez cu tine la un proiect. Am atașat CV-ul meu pentru referință. Dacă doriți să discutați mai multe despre acest lucru, vă rog să-mi spuneți cum să vă contactați cel mai bine!

Cele mai bune gânduri,

{{Numele dumneavoastră}}

6. Furnizați detalii suplimentare atunci când este necesar

Chiar dacă e-mailul dvs. ar trebui să fie scurt și clar, nu înseamnă că ar trebui să rămână neterminat și fără a furniza informații destinatarului.

Asigurați-vă că includeți toate informațiile relevante și suplimentare, astfel încât destinatarul să înțeleagă totul despre dvs.

Iată câteva sfaturi:

• Dacă scrieți despre o cerere de angajare, utilizați cuvântul „cerere” sau „cerere de angajare” în linia de subiect, astfel încât mesajul dvs. să nu se piardă printre alte e-mailuri din căsuțele lor de e-mail.
• Fiți cât mai specific posibil dacă cereți o favoare sau solicitați informații.
• Dacă sunteți în căutarea unei anumite persoane într-un birou, menționați numele, titlul și departamentul ei.
• Furnizați informații suplimentare, cum ar fi CV, portofoliu, site web sau orice altceva relevant pentru scopul e-mailului, astfel încât destinatarul să-l parcurgă după ce a citit un e-mail.

7. Includeți un îndemn la acțiune

Scopul mesajului tău ar trebui să fie clar – ce vrei în schimb?

Un raspuns?

O întâlnire?

O oportunitate?

Spuneți destinatarilor dvs. ce pot face cât mai curând posibil, astfel încât să nu uite de mesajul dvs.

Dacă solicitați ajutor, spuneți-le de ce aveți nevoie și de ce credeți că vă pot ajuta.

Dacă oferiți ajutor, explicați ce fel de experiență aveți și cum le-ar putea beneficia.

Iată un exemplu:

Hei [nume],

Sunt sigur că ești ocupat, dar am vrut să-ți trimit o notă rapidă despre [subiect].

Îți urmăresc munca de ceva vreme și am fost întotdeauna impresionat de [munca ta]. Așa că speram să putem lua o cafea sau să luăm prânzul cândva în următoarele câteva săptămâni. Mi-ar plăcea să aflu mai multe despre ceea ce faci și cum se poate aplica afacerii mele.

Daca asta te intereseaza, anunta-ma!

8. Nu uitați de urmărire

E-mailul este o modalitate excelentă de a ajunge la oameni, dar nu este o modalitate garantată de a obține un răspuns.

De fapt, doar aproximativ 20% dintre e-mailuri sunt citite în 24 de ore.

Nu așteptați prea mult înainte de a trimite un alt e-mail dacă nu ați primit încă nimic de la ei.

Dacă a trecut mai mult de o săptămână de când ați trimis ultima dată un e-mail și încă nu ați auzit nimic de la ei, trimiteți-le încă unul!

Dar asigură-te că o faci într-un mod care să nu sune ca și cum ai sâcâi.

Iată câteva sfaturi:

• Nu folosiți toate literele majuscule sau semnele de exclamare în subiectul dvs. - Acestea pot face ca e-mailul dvs. să pară mesaje nedorite sau spam.
• Fii politicos și respectuos în textul tău corporal - Nu spune nimic negativ despre persoana respectivă sau despre afacerea ei și evita să fii prea casual (de exemplu, „Hei dude”).
• Păstrați-l pe scurt și includeți o singură cerere, dacă este posibil. De exemplu, „Sper să putem programa o oră pentru a ne întâlni săptămâna aceasta”.

Concluzie

Sper că aceste sfaturi vă vor ajuta să vă rezolvați îndoielile despre cum să scrieți un e-mail unei persoane pe care nu o cunoașteți și să vă creșteți rata de răspuns.

Știți că nu există o regulă universală cu privire la crearea acestui tip de e-mail și multe depind de cine scrieți și de ce domeniu.

Pentru a vă facilita acest proces, am creat TextCortex.

TextCortex este un instrument de copywriting AI și o extensie Chrome care vă ajută să generați un întreg e-mail rece bazat pe marcatori, să rescrieți o propoziție, să vă extindeți textul sau să creați orice tip de conținut în funcție de nevoile dvs.

TextCortex folosește un proces de învățare automată care le permite scriitorilor săi AI să înțeleagă conținutul înainte de a-l genera, eliminând 80% din munca dvs. de scriere.

Așadar, în loc să creați și să testați e-mailuri personalizate de informare, le puteți identifica automat cu fiecare creație oricând aveți nevoie de ele.

Folosind extensiile TextCortex, puteți:

• Creați conținut de formă lungă dintr-o singură propoziție
• Rescrie-ți propozițiile pentru a le oferi un ton mai plăcut.
• Extindeți-vă textul pentru a include mai multe detalii.
• Folosiți marcatori pentru a crea e-mailuri care aduc răspunsuri.
• Completați automat propozițiile fără a le termina.

Descărcați extensia noastră Chrome și urmăriți cum TextCortex crește vertiginos implicarea potențialilor dvs. și crește conversiile dvs. la rate uluitoare.