8 skutecznych wskazówek, jak napisać e-mail do kogoś, kogo nie znasz

Jeśli to czytasz, prawdopodobnie planujesz napisać e-mail do kogoś, kogo nie znasz.

Spójrzmy prawdzie w oczy – większość ludzi nie znosi e-maili sprzedażowych i marketingowych.

I chociaż e-mail marketing to wciąż świetny sposób na rozwój firmy, musisz robić to we właściwy sposób.

Wysyłanie wiadomości e-mail do przyjaciela jest łatwe, ale wysyłanie wiadomości e-mail do kogoś, kogo nigdy nie spotkałeś, może być nieco trudne i stresujące.

W końcu nie znasz tej osoby, nie znasz jej preferencji.

I nie masz pewności, czy lepiej byłoby przedstawić się przez telefon czy spotkanie osobiste.

Chociaż pisanie e-maili może być trudne, istnieje sposób na ułatwienie tego.

W dzisiejszym artykule omówimy 8 praktycznych wskazówek, jak napisać e-mail do kogoś, kogo nie znasz, aby uczynić go bardziej niewygodnym i zwiększyć liczbę odpowiedzi.

Zanurzmy się więc w to.

1. Zrób swoje badania

Więc chcesz wysłać komuś e-mail, a nic o nim nie wiesz.

Jest to doskonałe miejsce na rozpoczęcie, jeśli znasz imię osoby i znasz firmę, w której pracuje.

To, co odkryłem, działało najlepiej podczas komunikowania się z nieznajomymi, zanim się poznałem, to poświęcenie czasu na zbadanie ich, ich profili na LinkedIn, wcześniejszych tweetów lub artykułów itp.

Być może nigdy nie myślałeś, że nie znasz swojego odbiorcy, dopóki nie uświadomiłem Ci tego.

Niezbędne jest przeprowadzenie badań przed wysłaniem zimnej wiadomości e-mail.

Jak możesz oczekiwać, że zareagują, jeśli nic nie wiesz o tej osobie?

Badanie ludzi jest jedną z pierwszych rzeczy, które robimy, rozpoczynając nową kampanię lub relację biznesową, ale często nie poświęcamy czasu na burzę mózgów, kiedy powinniśmy to zrobić.

Aby pomóc Ci zbadać i lepiej je poznać, postaw się w sytuacji odbiorcy.

• Kim oni są?
• Jak możesz tworzyć wartość?
• Jaki wiersz tematu wiadomości e-mail najlepiej przyciągnąć ich uwagę?

Gdy znajdziesz wszystkie te informacje o swoich odbiorcach, łatwiej będzie Ci rozpocząć pocztę e-mail.

Oto przykład, który może ci pomóc:

Cześć,

Piszę do Ciebie, ponieważ przeczytałem Twój wpis na blogu o _____. Uwielbiam sposób, w jaki piszesz o _____. Myślę, że jesteś osobą, która głęboko myśli o ______ i ma na ten temat zdecydowane opinie.

Chciałbym z tobą porozmawiać o _______, ale na razie oto moje przemyślenia na ten temat:

Załączam również kilka artykułów, które moim zdaniem będą dla Ciebie pomocne. Daj mi znać, czy jest to coś, nad czym możemy wspólnie pracować!

Tutaj pokazujesz im, że dobrze je zbadałeś i wiesz, o czym mówisz, co może zwiększyć Twoje szanse na uzyskanie odpowiedzi.

2. Wiersz tematu

Gdy Twój e-mail pojawia się w czyjejś skrzynce odbiorczej, o tym, czy zostanie otwarty, czy nie, decyduje kilka sygnałów i wyzwalaczy – a Twój wiersz tematu jest jednym z nich .

Jednym z największych błędów popełnianych przez ludzi jest dawanie się ponieść zbyt wielu ogólnych szczegółach w temacie i treści.

Chcesz, aby Twój pierwszy e-mail miał niezapomniany wiersz tematu, ale nie wiesz, czy go otworzą.

Biorąc pod uwagę to wyzwanie, od czego zacząć?

Oto kilka wskazówek dotyczących pisania wierszy tematu, które działają:

• Bądź jasny i zwięzły — nie staraj się być sprytny ani słodki — po prostu opisz, o czym jest Twój e-mail, w kilku słowach, które są łatwe do zrozumienia, bez konieczności czytania treści wiadomości.
• Nadaj osobisty charakter — jeśli możesz, dodaj imię i nazwisko odbiorcy w wierszu tematu. Pokazuje, że zwracasz uwagę i troszczysz się o nich jako o osobę.
• Bądź kreatywny — nie bój się używać humoru, a nawet sarkazmu, aby przyciągnąć uwagę czytelnika. Tylko upewnij się, że jest zgodny z Twoją marką i kulturą firmy!

Jeśli zadbasz o te elementy w temacie i nie zabrzmisz ogólnie, Twoje szanse na otrzymanie odpowiedzi drastycznie wzrosną.

Oto kilka przykładów:

Wiersz tematu nr 1: Pomysł na współpracę {{firstName}}?

Wiersz tematu nr 2: Pytanie dotyczące {{companyName}}

Dzięki temu, że będzie krótki i jasny, wraz z personalizacją, Twoje szanse na przeczytanie wiadomości e-mail mogą wzrosnąć.

4. Pozdrów osobę

Wiadomości e-mail powinny zawsze zaczynać się od powitania i kończyć podpisem zawierającym Twoje imię i nazwisko oraz informacje kontaktowe.

Pozdrowienia są standardową częścią każdej biznesowej poczty e-mail, ale mogą być trudne.

• Czy mogę używać ich imienia?
• Czy powinieneś zwracać się do nich po ich tytule?

W razie wątpliwości trzymaj się „Drogi Panie/Pani/Pani”, która jest neutralna pod względem płci i profesjonalna.

I nie martw się, czy Twoje powitanie brzmi tak, jakby napisał je ktoś z innego kraju — lepiej brzmieć grzecznie niż uprzejmie!

Jeśli w firmie jest więcej niż jedna osoba, a nie jesteś pewien, kto powinien otrzymać wiadomość e-mail, wyślij ją do każdej osoby i podaj tytuł każdej osoby w temacie („Odp.: Nasze spotkanie w przyszłym tygodniu”).

W ten sposób każda osoba będzie wiedziała, kto musi najpierw odpowiedzieć.

Oto przykład:

Szanowna Pani Smith,

Piszę do Ciebie, aby się przedstawić i poprosić o pomoc w projekcie, który jest bliski mojemu sercu. Pracuję nad książką o pisaniu z uczuciem, które pomoże ludziom wyrazić siebie we wszystkich swoich komunikatach. W ramach badań do mojej książki chciałbym się dowiedzieć, co myślisz o następującym stwierdzeniu: „Pisanie z uczuciem oznacza bycie szczerym podczas pisania”.

Poinformuj mnie o swoich przemyśleniach, wysyłając e-mail na adres [email protected]. Bardzo dziękujemy za poświęcony czas i uwagę!

4. Zidentyfikuj się w pierwszej linii

Masz świetny pomysł i chcesz się nim podzielić.

Myślałeś o tym cały dzień, a teraz nadszedł czas, aby wysłać swój pomysł e-mailem.

Ale co powiesz?

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to zidentyfikować się w pierwszej linii.

Jeśli dana osoba nie wie, kim jesteś, nie będzie czytać dalej — lub, co gorsza, pomyśli, że jakiś spamerski robot wysłał jej wiadomość .

Jeśli z podpisu e-maila jasno wynika, że ​​pochodzisz z firmy [firma], nie musisz wspominać o tym ponownie w pierwszym wierszu.

Ale jeśli chcesz mieć pewność, że czytelnik wie, kto wysłał mu e-mail, to coś takiego:

„ Hej [imię]! To [twoje imię] ” jest w porządku.

Oto przykład:

Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie. Jestem świeżo upieczonym absolwentem Uniwersytetu X, gdzie studiowałem [na czym ty studiowałeś]. Od trzech miesięcy pracuję jako stażysta w mojej obecnej firmie i po ukończeniu studiów zamierzam przejść z nimi na pełnoetatowe stanowisko.

Uwielbiałem pracować w [firmie] podczas mojego stażu i uważam, że byłoby to świetne dopasowanie. Jednak ponieważ zbliża się zbliżający się ukończenie szkoły, chciałem sięgnąć i sprawdzić, czy jakieś otwarte pozycje mogą być dla mnie odpowiednie. Jestem bardzo zainteresowany [wstaw odpowiednie umiejętności] i czekam na odpowiedź od Ciebie.

Dziękuję ci za twój czas i uwagę!

Teraz, gdy już się zidentyfikowaliśmy, nauczmy się, jak stworzyć swój e-mail, aby ludzie chcieli go przeczytać!

5. Wykorzystaj ciało na swoją korzyść

Treść Twojego e-maila to miejsce, w którym możesz naprawdę zabłysnąć.

Powinieneś wykorzystać to miejsce, aby pokazać swoją osobowość i nawiązać kontakt z czytelnikiem.

Możesz opowiedzieć im trochę o sobie i dlaczego do nich piszesz, a także zechcesz podać kilka szczegółów dotyczących tego, czego szukasz.

W ten sposób odbiorca będzie wiedział, czy może pomóc w Twojej prośbie, czy nie.

Oto kilka wskazówek, jak napisać dobrą treść wiadomości e-mail:

• Używaj przyjaznego tonu — Twoim celem jest sprawienie, aby osoba czuła się na tyle komfortowo, aby odpowiedzieć na Twojego e-maila, więc nie bój się używać emotikonów lub wykrzykników, jeśli pomoże to wyrazić, że jesteś podekscytowany!
• Bądź zwięzły i jasny — jeśli nie możesz wyjaśnić, czego potrzebujesz w dwóch zdaniach lub mniej, prawdopodobnie jest to zbyt skomplikowane lub zbyt szczegółowe, aby ktoś inny mógł Ci pomóc.
• Użyj wypunktowań i pogrubionego tekstu , aby wyróżnić kluczowe punkty w wiadomości.
• Zadawaj pytania dotyczące konkretnego stanowiska lub doświadczenia i kwalifikacji osoby.
• Powiedz im, w jaki sposób Twoje umiejętności mogą przynieść im korzyści, ich zespołowi lub organizacji i jaką wartość wniesiesz na stanowisko.

Podaj trochę informacji o sobie, aby mogli wyczuć, z kim rozmawiają (może nawet dołączyć zdjęcie).

Oto przykład tego, czego nie robić:

Cześć!

Nazywam się Sam i jestem początkującym niezależnym pisarzem szukającym pracy w dziedzinie content marketingu. Jestem dostępny do pracy w zakresie copywritingu, blogowania i zarządzania mediami społecznościowymi od 10 USD za godzinę do 30 USD za godzinę, w zależności od doświadczenia. Mam też pewne doświadczenie z podstawowym kodowaniem HTML (np. zmiana rozmiaru i koloru czcionki) oraz podstawowymi umiejętnościami projektowania graficznego (np. tworzenie nagłówków).

Jeśli jesteś zainteresowany moją pracą, daj mi znać! Jeśli nie, nie martw się!

Ten e-mail w ogóle nie ma osobowości. To nudne, robotyczne i nijakie.

Jedyne, co mi mówi o Samie, to to, że może być tani – co i tak nie jest zbyt profesjonalne, ponieważ freelancerzy powinni pobierać opłaty według poziomu wiedzy, a nie tego, jak bardzo potrzebują każdej pracy.

Oto przykład, jak możesz to zrobić:

Cześć John,

Jestem twoim wielkim fanem i chciałbym pracować z tobą nad projektem. Załączam moje CV w celach informacyjnych. Jeśli chcesz omówić to dalej, daj mi znać, jak najlepiej się z nami skontaktować.

Wszystkiego najlepszego,

{{Twoje imię}}

6. W razie potrzeby podaj dodatkowe informacje

Nawet jeśli Twój e-mail powinien być krótki i czytelny, nie oznacza to, że powinien pozostać niedokończony i bez podawania informacji odbiorcy.

Pamiętaj, aby podać wszystkie istotne i dodatkowe informacje, aby Twój odbiorca zrozumiał wszystko o Tobie.

Oto kilka porad:

• Jeśli piszesz o podaniu o pracę, użyj w temacie słowa „aplikacja” lub „aplikacja o pracę”, aby Twoja wiadomość nie zgubiła się wśród innych e-maili w skrzynkach odbiorczych.
• Bądź jak najbardziej konkretny, jeśli prosisz o przysługę lub prosisz o informacje.
• Jeśli szukasz konkretnej osoby w biurze, podaj jej imię i nazwisko, stanowisko i dział.
• Podaj dodatkowe informacje, takie jak CV, portfolio, strona internetowa lub cokolwiek związanego z celem wiadomości, aby odbiorca mógł ją przejrzeć po przeczytaniu wiadomości e-mail.

7. Dołącz wezwanie do działania

Cel Twojej wiadomości powinien być jasny — czego chcesz w zamian?

Odpowiedź?

Spotkanie?

Okazja?

Daj swoim odbiorcom jak najszybciej znać, co mogą zrobić, aby nie zapomnieli o Twojej wiadomości.

Jeśli zwracasz się o pomoc, powiedz im, czego potrzebujesz i dlaczego uważasz, że mogą pomóc.

Jeśli oferujesz pomoc, wyjaśnij, jaką masz wiedzę specjalistyczną i jakie może to przynieść im korzyści.

Oto przykład:

Hej [imię],

Jestem pewien, że jesteś zajęty, ale chciałem Ci wysłać krótką notatkę na temat [temat].

Od jakiegoś czasu śledzę twoją pracę i zawsze byłem pod wrażeniem [twojej pracy]. Miałem więc nadzieję, że w ciągu najbliższych kilku tygodni dostaniemy kawę lub zjemy lunch. Chciałabym dowiedzieć się więcej o tym, czym się zajmujesz i jak może to odnosić się do mojej firmy.

Jeśli to Cię interesuje, daj mi znać!

8. Nie zapomnij o kontynuacji

E-mail to świetny sposób na dotarcie do ludzi, ale nie jest to gwarantowany sposób uzyskania odpowiedzi.

W rzeczywistości tylko około 20% e-maili jest czytanych w ciągu 24 godzin.

Nie czekaj zbyt długo z wysłaniem kolejnego e-maila, jeśli jeszcze nie otrzymałeś od niego odpowiedzi.

Jeśli minął ponad tydzień od ostatniego wysłania e-maila i jeszcze nie otrzymałeś od nich żadnych odpowiedzi, wyślij im kolejny!

Ale upewnij się, że robisz to w sposób, który nie brzmi, jakbyś był zrzędliwy.

Oto kilka porad:

• Nie używaj wszystkich wielkich liter ani wykrzykników w wierszu tematu — mogą one sprawić, że Twój e-mail będzie wyglądał jak niechciana poczta lub spam.
• Bądź uprzejmy i pełen szacunku w swoim tekście – nie mów nic negatywnego na temat tej osoby lub jej firmy i unikaj zbytniego okazywania (np. „Hej koleś”).
• Zachowaj zwięzłość i dołącz tylko jedną prośbę, jeśli to możliwe. Na przykład „Mam nadzieję, że uda nam się zaplanować spotkanie w tym tygodniu”.

Wniosek

Mam nadzieję, że te wskazówki pomogą Ci rozwiać wątpliwości związane z pisaniem wiadomości e-mail do kogoś, kogo nie znasz, i zwiększą odsetek odpowiedzi.

Wiedz, że nie ma uniwersalnej zasady dotyczącej tworzenia tego rodzaju wiadomości e-mail, a wiele zależy od tego, do kogo piszesz i jakiej branży.

Aby ułatwić Ci ten proces, stworzyliśmy TextCortex.

TextCortex to narzędzie do copywritingu AI i rozszerzenie Chrome, które pomaga generować całą zimną wiadomość e-mail na podstawie wypunktowań, przepisywać zdanie, rozszerzać tekst lub tworzyć dowolny typ treści w zależności od potrzeb.

TextCortex wykorzystuje proces uczenia maszynowego, który pozwala autorom AI zrozumieć treść przed jej wygenerowaniem, zabierając 80% twojej pracy pisarskiej.

Tak więc zamiast tworzyć i testować spersonalizowane e-maile informacyjne, możesz automatycznie przypisywać je do każdej kreacji, kiedy tylko ich potrzebujesz.

Korzystając z rozszerzeń TextCortex, możesz:

• Twórz długie treści z jednego zdania
• Przepisz zdania, aby nadać im przyjemniejszy ton.
• Rozszerz swój tekst, aby zawierał więcej szczegółów.
• Używaj wypunktowań, aby tworzyć e-maile, które przynoszą odpowiedzi.
• Automatycznie uzupełniaj zdania bez ich kończenia.

Pobierz nasze rozszerzenie do Chrome i zobacz, jak TextCortex zwiększa zaangażowanie potencjalnych klientów i zwiększa liczbę konwersji do oszałamiających wskaźników.