Invista em sua agência: uma lista de verificação de planejamento de Ano Novo

Esta é a época do ano em que as coisas começam a se acalmar (pelo menos em comparação com o frenesi usual da vida de agência). É por isso que é o momento perfeito para fazer uma retrospectiva do ano que passou, identificar o que funcionou, o que não funcionou e o que você pode fazer para continuar a expandir seus negócios.

Existem três áreas principais de foco quando você faz um balanço de seus sucessos e lutas:

• Gestão de clientes
• Gerenciamento de site
• Gerenciamento de equipe

Agora é um momento perfeito para investir em sua agência! Você não apenas tem os dados importantes de fim de ano de que precisa para tomar boas decisões e o tempo de inatividade necessário para revisá-los, mas também pode obter até quatro meses gratuitos no total ao adquirir um plano anual do Growth Suite antes de 30 de dezembro !

Use o tempo de planejamento de dezembro ao máximo, investigando os detalhes do dia-a-dia que exigem a maior parte do seu tempo como agência. Responda a estas perguntas sobre seu gerenciamento de clientes, gerenciamento de sites e gerenciamento de equipes. Considere seus processos atuais e, se notar alguma área problemática, não se preocupe — o Growth Suite pode ajudar!

Gestão de clientes

Quantas vezes você está contatando clientes em um ano?

Quando você estiver em contato próximo com seus clientes, eles o verão como mais aberto e transparente. Isso é crucial se você estiver construindo um relacionamento de longo prazo, porque a confiança é construída com base na transparência.

Embora as comunicações ad hoc ainda aconteçam, ter um plano para quando e como você está mantendo contato com seus clientes garante que até mesmo os clientes de manutenção mais baixa saibam que você está cuidando deles.

Qual é o conteúdo dessas comunicações?

Você está fazendo ligações, escrevendo e-mails ou compilando relatórios de clientes? O que está sendo discutido em cada um desses pontos de contato? Você quer ter certeza de que seus clientes estão entendendo claramente para onde seu orçamento está indo – e você precisa ser capaz de argumentar que ele está sendo usado com sabedoria.

Depois de reportar a um cliente, como essas informações estão sendo arquivadas e organizadas caso você precise delas novamente? Você está usando o tempo que já gastou compilando essas informações ao máximo, rastreando insights ao longo do tempo?

Essas comunicações parecem uniformes?

Haverá momentos em que você pegará aleatoriamente o telefone para ligar para um cliente e momentos em que eles farão o mesmo. Mas e-mails programados regularmente, um relatório mensal ou trimestral do cliente ou outra notificação escrita e pré-planejada sobre os serviços que você fornece é crucial.

Pontos de bônus se você dedicar um tempo para reunir comunicações escritas de boa marca e esteticamente agradáveis. Ambos parecem profissionais e servem como uma lista de pendências escrita do trabalho que você concluiu.

O software de gerenciamento de clientes do Growth Suite mantém tudo o que você precisa em um só lugar. Quaisquer relatórios que você enviou, faturas que você enviou ou recebeu e notas de clientes que você fez podem ser acessadas através do Portal do Cliente com apenas alguns cliques.

Você está tomando o tempo para pressionar seus clientes para desejos, necessidades e preocupações?

Felizmente, você está marcando todas as caixas e fazendo tudo o que seus clientes pediram a você. Dedicar tempo extra para perceber e sugerir soluções para possíveis falhas em sua estratégia é o que o elevará de executor de tarefas de seu cliente a parceiro de projeto.

À medida que sua carga de trabalho aumenta, no entanto, fica muito mais difícil reservar um tempo para essas conversas. Definir processos que economizam o tempo de sua equipe pode ajudar a liberar as horas extras necessárias para debater novas ideias para seus clientes e pressioná-los para obter feedback.

O faturamento do cliente está sendo feito em tempo hábil?

Muitas vezes, o faturamento é um incômodo. Tanto é assim, que você pode não perceber se um cheque está apenas um ou dois dias atrasado ou se você acidentalmente enviou uma fatura com o valor errado. Essas pequenas coisas somam minutos ou até dias desperdiçados rastreando documentação, ligando para clientes e realinhando os livros.

O Growth Suite facilita o envio e recebimento de faturas. Você receberá notificações sobre faturas futuras e vencidas e poderá configurar assinaturas únicas e recorrentes para faturar seus clientes. Os serviços em camadas permitem que você ofereça diferentes pacotes de preços de seus serviços para clientes com orçamentos diferentes e envie uma fatura com apenas alguns cliques. Então, seus clientes simplesmente pagam através do Portal do Cliente.

Gerenciamento de site

Quantas vezes por semana você faz backup de sites de clientes?

Um dos principais motivos pelos quais seus clientes o contrataram foi para garantir que seus sites sejam mantidos seguros. Observar a frequência com que os backups ocorrem e incluir essas informações em relatórios aos clientes é uma ótima maneira de mostrar seu valor como parceiro de longo prazo.

Como o painel de gerenciamento de sites em massa do Growth Suite acompanha cada site de cliente que você está hospedando, você não precisa fazer login e sair de vários sites por dia. Veja todos os plugins que precisam ser atualizados e execute todos os backups do seu site com apenas alguns cliques.

Quantos plugins estão sendo adicionados, removidos e atualizados?

Os plugins antigos são uma ameaça à segurança do site, e quantidades excessivas de plugins atrapalham o site. Mostrar aos seus clientes como você protegeu seus dados e melhorou a velocidade do site simplesmente fazendo atualizações de plugins é outra ótima maneira de mostrar a eles o seu valor.

O Growth Suite permite que você classifique seus sites para ver quais plug-ins estão sendo usados ​​em quais sites, se estão ativos ou não e se estão atualizados ou não usando o recurso Gerenciamento de sites em massa.

Com que frequência você está concluindo a manutenção de outros sites, incluindo gerenciamento de conteúdo, otimização de mecanismos de pesquisa?

Os clientes geralmente pedem pequenas alterações no layout da página inicial, no conteúdo do site, na estratégia de SEO e muito mais. Depois que essas alterações são feitas, cabe à sua equipe acompanhar o desempenho e garantir que eles estejam melhorando o desempenho geral e a visibilidade do site do seu cliente.

A criação de serviço permite cobrar por outro trabalho que não esteja relacionado a atualizações e backups regulares de plug-ins. Esteja sua equipe projetando conteúdo mensal de mídia social ou criando uma campanha única, você pode faturar com o Growth Suite. Em minutos, você pode configurar serviços únicos ou assinaturas recorrentes para qualquer serviço oferecido, criar serviços em camadas e agendar o envio automático de faturas.

Quanto tempo está sendo gasto nessas tarefas adicionais?

Como diz o ditado: Tempo é dinheiro. Todas essas tarefas de gerenciamento de sites estão tirando o tempo de alguém da sua equipe que poderia estar gastando mais efetivamente em outro lugar.

Em vez de gastar horas por semana em backups e atualizações de plugins, deixe o Growth Suite agregar essas informações para que você possa atualizá-las rapidamente. Dedique mais tempo aos projetos que trarão receita e menos ao tedioso gerenciamento de projetos.

Gerenciamento de equipe

Quanto do seu tempo/tempo de seus funcionários está sendo usado para compilar e enviar comunicações ao cliente?

Acompanhe o tempo que seus gerentes de conta (ou você) estão gastando para se comunicar com seus clientes, mas não para ver se seus funcionários estão trabalhando rápido o suficiente. Se você achar que essas tarefas estão demorando mais do que o esperado, provavelmente é porque sua equipe está tirando o melhor proveito de um processo confuso, não porque está relaxando.

Pergunte a si mesmo quais processos podem ser implementados para obter melhor controle sobre seus canais de comunicação e manter suas informações organizadas. Em seguida, veja se o seu novo processo realmente diminui a quantidade de tempo necessária para compilar relatórios ou e-mails touch-base.

O Growth Suite faz isso para você, facilitando a automatização de relatórios de clientes, cobrança de serviços e coleta de receita de uma única plataforma. Seu cliente recebe uma caixa de entrada cheia de insights atenciosos, e tudo, desde os relatórios automatizados que você envia até o domínio que ele usará para o Portal do cliente, é marcado em branco para sua conveniência.

Quanto do tempo da sua equipe é gasto atualizando plugins e fazendo backup de sites?

Isso significa cronometrar o tempo médio que você ou um membro de sua equipe leva para fazer login em um site de cliente, atualizar ou excluir plug-ins desatualizados, criar um backup e passar para outra tarefa. Você pode achar que é mais demorado do que você imaginou inicialmente.

Por meio do painel Bulk Site Management, o Growth Suite reduz drasticamente a quantidade de tempo que sua equipe precisa gastar saltando entre back-ends para fazer essas pequenas atualizações.

Quanto do tempo da sua equipe é gasto na conclusão de outras tarefas e solicitações de manutenção do site?

Acompanhe o tempo que sua equipe está redigindo, gerenciando conteúdo no local, trocando imagens, criando pop-ups e concluindo outras tarefas para sites de clientes. Em seguida, leve essas informações em consideração ao decidir quanto cobrar por esses serviços.

Digamos que você esteja cobrando um retentor fixo de US$ 100 por mês para gerenciamento de conteúdo, mas você tem um cliente que está usando consistentemente 10 ou mais horas por mês nessas atualizações. Criar um nível de serviço mais alto e cobrar mais se exceder as 10 horas de gerenciamento de conteúdo por mês pode ajudar a compensar os custos do tempo extra de sua equipe.

Seus funcionários gastam uma quantidade desproporcional de tempo nesses tipos de tarefas?

Seus designers querem estar projetando. Seus desenvolvedores da web querem construir sites novos, interessantes e eficazes. Seus escritores querem escrever. Certifique-se de que seus funcionários estejam gastando a maior parte do tempo fazendo o trabalho para o qual se inscreveram, não se preocupando com as pequenas coisas.

A equipe deve ser um problema para as agências em 2022. Isso significa que é mais importante do que nunca garantir que o tempo de seus funcionários seja usado com sabedoria. Usar o Growth Suite para automatizar o máximo possível de tarefas ajudará a garantir que sua equipe criativa não fique sobrecarregada com trabalho administrativo e, em vez disso, gaste seu tempo usando seus talentos ao máximo.

Você está cobrando com precisão o nível de serviço que está oferecendo/a quantidade de tempo que sua equipe está gastando em projetos?

Quando você divide a cobrança mensal total dos clientes pelo número de horas que sua equipe está gastando no trabalho administrativo, no gerenciamento do site e no trabalho criativo, quanto a agência está realmente ganhando pelo seu tempo?

Em alguns casos, você pode achar que está cobrando demais de seus clientes. Nesse caso, ajustar seus preços ou as expectativas que você definiu para sua equipe pode melhorar a percepção de seus clientes sobre você. Em muitos casos, no entanto, você descobrirá que o tempo que sua equipe está gastando nesse trabalho vale muito mais do que você está cobrando por isso. Não tenha medo de aumentar seus retentores no ano novo, desde que você tenha os dados para mostrar aos seus clientes que você vale a pena.

O Growth Dashboard no Growth Suite agregará informações importantes para você, para que você possa acompanhar seu progresso rapidamente todos os dias. Seu MRR está crescendo? Quantos clientes e sites você está gerenciando? Você vê uma queda consistente na receita durante a mesma temporada todos os anos? Obtenha as respostas para essas perguntas rapidamente para que você possa manter sua trajetória de receita subindo e se movendo para a direita.

Use o Growth Suite para obter progresso informado por dados em 2022

Fazer um balanço do que você está fazendo agora — e encontrar estratégias que economizem tempo no futuro — é a melhor maneira de agilizar os processos para que você possa assumir e concluir mais projetos no ano novo. Ganhe mais e faça mais sem se estressar mais ao incorporar o Growth Suite em seu processo interno.

Com 4 meses gratuitos no total ao adquirir um plano anual antes do final do mês, nunca houve um momento melhor para dar à sua agência o presente do crescimento! Clique nos botões abaixo para saber mais, inscreva-se em um evento virtual em 8 de dezembro para ver a funcionalidade do Growth Suite em primeira mão ou compre um plano hoje com o código “growthsuite22”.