Invierta en su agencia: una lista de verificación de planificación de Año Nuevo

Esta es la época del año en que las cosas comienzan a calmarse (al menos en comparación con el frenesí habitual de la vida de la agencia). Por eso es el momento perfecto para echar un vistazo al año pasado, identificar lo que funcionó, lo que no y lo que puede hacer para seguir haciendo crecer su negocio.

Hay tres áreas principales de enfoque cuando hace un balance de sus éxitos y luchas:

• Gestión de clientes
• Manejo de sitio
• Gestión de equipos

¡Ahora es el momento perfecto para invertir en tu agencia! No solo tiene los datos importantes de fin de año que necesita para tomar buenas decisiones y el tiempo de inactividad necesario para revisarlos, sino que también puede obtener hasta cuatro meses gratis en total cuando compra un plan anual de Growth Suite antes del 30 de diciembre. !

Aproveche al máximo su tiempo de planificación de diciembre profundizando en los detalles del día a día que demandan la mayor parte de su tiempo como agencia. Responda estas preguntas sobre la gestión de clientes, la gestión del sitio y la gestión del equipo. Considere sus procesos actuales, y si nota algún área problemática, no se preocupe: ¡Growth Suite puede ayudarlo!

Gestión de clientes

¿Cuántas veces estás contactando a los clientes en un año?

Cuando esté en contacto cercano con sus clientes, lo verán más abierto y transparente. Eso es crucial si está construyendo una relación a largo plazo, porque la confianza se basa en la transparencia.

Si bien las comunicaciones ad hoc seguirán existiendo, tener un plan para cuándo y cómo se mantendrá en contacto con sus clientes garantiza que incluso los clientes con menos mantenimiento sepan que los está cuidando.

¿Cuál es el contenido de esas comunicaciones?

¿Está haciendo llamadas telefónicas, escribiendo correos electrónicos o compilando informes de clientes? ¿Qué se está discutiendo en cada uno de estos puntos de contacto? Desea asegurarse de que sus clientes entiendan claramente a dónde va su presupuesto, y debe poder demostrar que se está utilizando de manera inteligente.

Después de informar a un cliente, ¿cómo se archiva y organiza esa información en caso de que la necesite nuevamente? ¿Está utilizando el tiempo que ya ha dedicado a recopilar esta información al máximo mediante el seguimiento de los conocimientos a lo largo del tiempo?

¿Esas comunicaciones se ven o se sienten uniformes?

Habrá ocasiones en las que tomará el teléfono al azar para llamar a un cliente y otras en las que ellos harán lo mismo. Pero los correos electrónicos programados regularmente, un informe mensual o trimestral del cliente u otra notificación escrita y planificada previamente sobre los servicios que brinda son cruciales.

Puntos de bonificación si se toma el tiempo para armar comunicaciones escritas estéticamente agradables y con una buena marca. Ambos se ven profesionales y sirven como un trabajo atrasado escrito del trabajo que ha completado.

El software de administración de clientes de Growth Suite mantiene todo lo que necesita en un solo lugar. Todos los informes que haya enviado, las facturas que haya enviado o recibido y las notas de clientes que haya tomado son accesibles a través del Portal del cliente con solo unos pocos clics.

¿Se está tomando el tiempo para presionar a sus clientes sobre sus deseos, necesidades e inquietudes?

Con suerte, está marcando todas las casillas y haciendo todo lo que sus clientes le han pedido. Tomarse el tiempo adicional para notar y sugerir soluciones para los posibles agujeros en su estrategia es lo que lo elevará de ser el ejecutor de tareas de su cliente a su socio de proyecto.

Sin embargo, a medida que aumenta su carga de trabajo, se vuelve mucho más difícil tomarse un tiempo para estas conversaciones. Definir procesos que ahorren tiempo a su equipo puede ayudar a liberar las horas adicionales que necesita para generar nuevas ideas para sus clientes y presionarlos para obtener comentarios.

¿La facturación a los clientes se está realizando en tiempo y forma?

A menudo, la facturación es una molestia. Tanto es así, que es posible que no se dé cuenta si un cheque está atrasado solo uno o dos días o si accidentalmente envió una factura por el monto incorrecto. Estas pequeñas cosas se suman a minutos o incluso días desperdiciados rastreando documentación, llamando a clientes y realineando los libros.

Growth Suite facilita el envío y la recepción de facturas. Recibirá notificaciones sobre facturas próximas y vencidas, y puede configurar suscripciones únicas y recurrentes para facturar a sus clientes. Los servicios escalonados le permiten ofrecer diferentes paquetes de precios de sus servicios a clientes con diferentes presupuestos y enviar una factura con solo unos pocos clics. Luego, sus clientes simplemente pagan a través de su Portal de Cliente.

Manejo de sitio

¿Cuántas veces por semana realiza copias de seguridad de los sitios de los clientes?

Una de las principales razones por las que sus clientes lo contrataron fue para garantizar que sus sitios se mantuvieran seguros. Darse cuenta de la frecuencia con la que se realizan las copias de seguridad e incluir esa información en los informes para los clientes es una excelente manera de mostrar su valor como socio a largo plazo.

Debido a que el panel de control de administración masiva de sitios de Growth Suite realiza un seguimiento de cada sitio de cliente que está alojando, no tiene que iniciar y cerrar sesión en varios sitios por día. Vea todos los complementos que deben actualizarse y ejecute todas las copias de seguridad de su sitio con solo un par de clics.

¿Cuántos complementos se agregan, eliminan y actualizan?

Los complementos antiguos son una amenaza para la seguridad del sitio, y una cantidad excesiva de complementos atascará un sitio. Mostrar a sus clientes cómo protegió sus datos y mejoró la velocidad de su sitio simplemente haciendo actualizaciones de complementos es otra excelente manera de mostrarles su valor.

Growth Suite le permite ordenar sus sitios para ver qué complementos se utilizan en qué sitios, si están activos o no, y si están actualizados o no mediante la función de administración masiva de sitios.

¿Con qué frecuencia realiza otro mantenimiento del sitio, incluida la gestión de contenido, la optimización de motores de búsqueda?

Los clientes a menudo solicitan pequeños cambios en el diseño de su página de inicio, el contenido de su sitio, su estrategia de SEO y más. Una vez que se realizan esos cambios, depende de su equipo realizar un seguimiento del rendimiento y asegurarse de que están mejorando el rendimiento general y la visibilidad del sitio de su cliente.

La creación de servicios le permite facturar otros trabajos que no están relacionados con las actualizaciones y copias de seguridad periódicas de los complementos. Ya sea que su equipo esté diseñando contenido mensual para redes sociales o creando una campaña única, puede facturarlo con Growth Suite. En minutos, puede configurar servicios únicos o suscripciones recurrentes para cualquier servicio que ofrezca, crear servicios por niveles y programar facturas para que se envíen automáticamente.

¿Cuánto tiempo se dedica a esas tareas adicionales?

Como dice el refrán: El tiempo es dinero. Todas estas tareas de administración del sitio le quitan tiempo a alguien de su equipo que podría estar gastándolo de manera más efectiva en otro lugar.

En lugar de pasar horas por semana en copias de seguridad y actualizaciones de complementos, deje que Growth Suite agregue esa información para que pueda actualizarla rápidamente. Dedique más tiempo a los proyectos que generarán ingresos y menos a la tediosa gestión de proyectos.

Gestión de equipos

¿Cuánto de su tiempo o el tiempo de sus empleados se utiliza para recopilar y enviar comunicaciones con los clientes?

Realice un seguimiento del tiempo que sus administradores de cuentas (o usted) dedican a comunicarse con sus clientes, pero no para ver si sus empleados están trabajando lo suficientemente rápido. Si encuentra que estas tareas están tomando más tiempo de lo que esperaba, probablemente se deba a que su equipo está sacando el máximo provecho de un proceso confuso, no porque estén holgazaneando.

Pregúntese qué procesos se pueden implementar para obtener un mejor control sobre sus canales de comunicación y mantener su información organizada. Luego, vea si su nuevo proceso realmente reduce la cantidad de tiempo necesario para compilar informes o correos electrónicos de base táctil.

Growth Suite logra esto por usted al facilitar la automatización de los informes de los clientes, la facturación de los servicios y la recaudación de ingresos desde una única plataforma. Su cliente recibe una bandeja de entrada llena de información detallada, y todo, desde los informes automatizados que envía hasta el dominio que usarán para el Portal del cliente, está etiquetado en blanco para su conveniencia.

¿Cuánto tiempo de su equipo dedica a actualizar complementos y hacer copias de seguridad de sitios?

Esto significa registrar la cantidad de tiempo promedio que le toma a usted o a un miembro de su equipo iniciar sesión en el sitio de un cliente, actualizar o eliminar complementos obsoletos, crear una copia de seguridad y pasar a otra tarea. Es posible que descubras que consume más tiempo de lo que habías imaginado inicialmente.

A través del panel de administración de sitios masivos, Growth Suite reduce drásticamente la cantidad de tiempo que su equipo tiene que pasar rebotando entre back-ends para realizar estas actualizaciones menores.

¿Cuánto tiempo de su equipo dedica a completar otras tareas y solicitudes de mantenimiento del sitio?

Realice un seguimiento del tiempo que su equipo está escribiendo, administrando contenido en el sitio, intercambiando imágenes, creando ventanas emergentes y completando otras tareas para los sitios de los clientes. Luego, tenga en cuenta esa información cuando decida cuánto cobrará por estos servicios.

Digamos que está cobrando un anticipo fijo de $ 100 por mes para la administración de contenido, pero tiene un cliente que constantemente usa 10 o más horas por mes en esas actualizaciones. Crear un nivel de servicio más alto y cobrar más si superan las 10 horas de administración de contenido por mes puede ayudar a compensar los costos del tiempo adicional de su equipo.

¿Pasan sus empleados una cantidad de tiempo desproporcionada en este tipo de tareas?

Tus diseñadores quieren estar diseñando. Sus desarrolladores web quieren crear sitios nuevos, interesantes y efectivos. Sus escritores quieren estar escribiendo. Asegúrese de que sus empleados pasen la mayor parte de su tiempo haciendo el trabajo para el que se inscribieron, no sudando las cosas pequeñas.

Se prevé que la dotación de personal sea un problema para las agencias en 2022. Eso significa que es más importante que nunca asegurarse de que el tiempo de sus empleados se utilice de manera inteligente. El uso de Growth Suite para automatizar tantas tareas como sea posible ayudará a garantizar que su equipo creativo no se atasque con el trabajo administrativo y, en cambio, dedique su tiempo a utilizar sus talentos al máximo.

¿Está facturando con precisión por el nivel de servicio que ofrece/la cantidad de tiempo que su equipo dedica a los proyectos?

Cuando divide el cargo mensual total a los clientes por la cantidad de horas que su equipo dedica a su trabajo administrativo, de gestión del sitio y creativo, ¿cuánto gana realmente la agencia por su tiempo?

En algunos casos, es posible que descubras que estás cobrando de más a tus clientes. Si es así, ajustar sus precios o las expectativas que establece para su equipo puede mejorar la percepción que sus clientes tienen de usted. En muchos casos, sin embargo, descubrirá que el tiempo que su equipo dedica a este trabajo vale mucho más de lo que cobra por él. No tenga miedo de aumentar sus retenedores en el nuevo año, siempre que tenga los datos para mostrarles a sus clientes que vale la pena.

El Tablero de crecimiento en Growth Suite agregará información importante para usted, para que pueda realizar un seguimiento de su progreso de un vistazo todos los días. ¿Tu MRR está creciendo? ¿Cuántos clientes y sitios está administrando? ¿Ves una caída constante de los ingresos durante la misma temporada todos los años? Obtenga las respuestas a estas preguntas rápidamente para que pueda mantener su trayectoria de ingresos moviéndose hacia arriba y hacia la derecha.

Use Growth Suite para el progreso basado en datos en 2022

Hacer un balance de lo que está haciendo ahora y encontrar estrategias que le ahorren tiempo en el futuro es la mejor manera de optimizar los procesos para que pueda asumir y completar más proyectos en el nuevo año. Gane más y haga más sin estresarse más al integrar Growth Suite en su proceso interno.

Con 4 meses gratis en total cuando compra un plan anual antes de fin de mes, ¡nunca ha habido un mejor momento para darle a su agencia el regalo del crecimiento! Haga clic en los botones a continuación para obtener más información, regístrese para un evento virtual el 8 de diciembre para ver la funcionalidad de Growth Suite de primera mano o compre un plan hoy con el código "growthsuite22".