Investasikan di agensi Anda: daftar periksa perencanaan Tahun Baru

Ini adalah waktu tahun ketika segala sesuatunya mulai tenang (setidaknya dibandingkan dengan hiruk-pikuk kehidupan agensi yang biasa). Itulah mengapa inilah saat yang tepat untuk melihat kembali tahun yang telah berlalu, mengidentifikasi apa yang berhasil, apa yang tidak, dan apa yang dapat Anda lakukan untuk terus mengembangkan bisnis Anda.

Ada tiga area fokus utama saat Anda menghitung kesuksesan dan perjuangan Anda:

• Manajemen Klien
• Manajemen situs
• Manajemen Tim

Sekarang adalah waktu yang tepat untuk berinvestasi di agensi Anda! Anda tidak hanya memiliki data akhir tahun yang penting yang Anda perlukan untuk membuat keputusan yang baik dan waktu henti yang diperlukan untuk meninjaunya, tetapi Anda juga bisa mendapatkan total gratis hingga empat bulan saat Anda membeli paket Growth Suite tahunan sebelum 30 Desember !

Gunakan waktu perencanaan Desember Anda sepenuhnya dengan menggali detail sehari-hari yang menuntut sebagian besar waktu Anda sebagai agensi. Jawab pertanyaan ini mengenai manajemen klien, manajemen situs, dan manajemen tim Anda. Pertimbangkan proses Anda saat ini, dan jika Anda melihat ada area masalah, jangan khawatir—Growth Suite dapat membantu!

Manajemen Klien

Berapa kali Anda menghubungi klien dalam setahun?

Saat Anda berhubungan dekat dengan klien Anda, mereka akan melihat Anda lebih terbuka dan transparan. Itu penting jika Anda membangun hubungan jangka panjang, karena kepercayaan dibangun di atas transparansi.

Sementara komunikasi ad hoc masih akan terjadi, memiliki rencana kapan dan bagaimana Anda tetap berhubungan dengan klien Anda memastikan bahkan pelanggan dengan pemeliharaan paling rendah pun tahu bahwa Anda merawat mereka.

Apa isi dari komunikasi tersebut?

Apakah Anda melakukan panggilan telepon, menulis email, atau menyusun laporan klien? Apa yang sedang dibahas di masing-masing titik kontak ini? Anda ingin memastikan klien Anda memahami dengan jelas ke mana arah anggaran mereka—dan Anda harus dapat memastikan bahwa anggaran tersebut digunakan dengan bijak.

Setelah Anda melaporkan kembali ke klien, bagaimana informasi tersebut diarsipkan dan diatur jika Anda membutuhkannya lagi? Apakah Anda menggunakan waktu yang telah Anda habiskan untuk mengumpulkan informasi ini secara maksimal dengan melacak wawasan dari waktu ke waktu?

Apakah komunikasi tersebut terlihat/terasa seragam?

Akan ada saat-saat ketika Anda akan mengangkat telepon secara acak untuk menelepon klien, dan saat-saat ketika mereka akan melakukan hal yang sama. Tetapi email yang dijadwalkan secara teratur, laporan klien bulanan atau triwulanan, atau pemberitahuan tertulis lainnya yang telah direncanakan sebelumnya tentang layanan yang Anda berikan sangat penting.

Poin bonus jika Anda meluangkan waktu untuk menyusun komunikasi tertulis yang bermerek dan estetis. Keduanya terlihat profesional dan berfungsi sebagai jaminan tertulis dari pekerjaan yang telah Anda selesaikan.

Perangkat lunak manajemen klien Growth Suite menyimpan semua yang Anda butuhkan di satu tempat. Setiap laporan yang Anda kirim, faktur yang Anda kirim atau terima, dan catatan klien yang Anda buat dapat diakses melalui Portal Klien hanya dengan beberapa klik.

Apakah Anda meluangkan waktu untuk mendesak klien Anda untuk keinginan, kebutuhan, dan kekhawatiran?

Mudah-mudahan, Anda mencentang semua kotak dan melakukan semua yang diminta klien Anda dari Anda. Meluangkan waktu ekstra untuk memperhatikan dan menyarankan solusi untuk lubang potensial dalam strategi mereka adalah apa yang akan mengangkat Anda dari pelaksana tugas klien Anda menjadi mitra proyek mereka.

Namun, ketika beban kerja Anda meningkat, menjadi jauh lebih sulit untuk meluangkan waktu untuk percakapan ini. Menyelesaikan proses yang menghemat waktu tim Anda dapat membantu membebaskan jam tambahan yang Anda perlukan untuk bertukar pikiran tentang ide-ide baru untuk klien Anda dan mendesak mereka untuk mendapatkan umpan balik.

Apakah faktur klien dilakukan tepat waktu?

Seringkali, pembuatan faktur merepotkan. Sedemikian rupa, sehingga Anda mungkin tidak menyadari jika cek terlambat satu atau dua hari atau jika Anda secara tidak sengaja mengirim faktur dengan jumlah yang salah. Hal-hal kecil ini menambahkan hingga beberapa menit atau bahkan berhari-hari terbuang untuk melacak dokumentasi, menelepon klien, dan menyelaraskan kembali pembukuan.

Growth Suite memudahkan pengiriman dan penerimaan faktur. Anda akan mendapatkan pemberitahuan tentang faktur yang akan datang dan jatuh tempo, dan Anda dapat mengatur langganan satu kali dan berulang untuk menagih klien Anda. Layanan berjenjang memungkinkan Anda untuk menawarkan paket harga yang berbeda dari layanan Anda kepada klien dengan anggaran berbeda dan mengirim tagihan hanya dengan beberapa klik. Kemudian, klien Anda cukup membayar melalui Portal Klien mereka.

Manajemen situs

Berapa kali dalam seminggu Anda mencadangkan situs klien?

Salah satu alasan utama klien Anda mempekerjakan Anda adalah untuk memastikan situs mereka tetap aman.. Memperhatikan seberapa sering pencadangan dilakukan dan menyertakan informasi tersebut dalam laporan kepada klien adalah cara yang bagus untuk menunjukkan nilai Anda sebagai mitra jangka panjang.

Karena dasbor Pengelolaan Situs Massal Growth Suite melacak setiap situs klien yang Anda hosting, Anda tidak perlu masuk dan keluar dari beberapa situs per hari. Lihat setiap plugin yang perlu diperbarui dan jalankan semua cadangan situs Anda hanya dengan beberapa klik.

Berapa banyak plugin yang ditambahkan, dihapus, dan diperbarui?

Plugin lama merupakan ancaman bagi keamanan situs, dan jumlah plugin yang berlebihan akan menghambat situs. Menunjukkan kepada klien Anda bagaimana Anda telah melindungi data mereka dan meningkatkan kecepatan situs mereka hanya dengan membuat pembaruan plugin adalah cara hebat lainnya untuk menunjukkan nilai Anda kepada mereka.

Growth Suite memungkinkan Anda untuk menyortir situs Anda untuk melihat plugin mana yang digunakan di situs mana, apakah mereka aktif atau tidak, dan apakah mereka mutakhir atau tidak menggunakan fitur Manajemen Situs Massal.

Seberapa sering Anda menyelesaikan pemeliharaan situs lainnya, termasuk manajemen konten, optimasi mesin pencari?

Klien sering meminta perubahan kecil pada tata letak beranda mereka, konten situs mereka, strategi SEO mereka, dan banyak lagi. Setelah perubahan tersebut dibuat, terserah pada tim Anda untuk melacak kinerja dan memastikan mereka meningkatkan kinerja dan visibilitas situs klien Anda secara keseluruhan.

Pembuatan layanan memungkinkan Anda menagih pekerjaan lain yang tidak terkait dengan pembaruan dan pencadangan plugin reguler. Baik tim Anda sedang merancang konten media sosial bulanan atau membuat kampanye satu kali, Anda dapat menagihnya dengan Growth Suite. Dalam hitungan menit, Anda dapat mengatur layanan satu kali atau langganan berulang untuk layanan apa pun yang Anda tawarkan, membuat layanan berjenjang, dan menjadwalkan faktur untuk dikirim secara otomatis.

Berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas tambahan itu?

Seperti kata pepatah: Waktu adalah uang. Semua tugas manajemen situs ini mengambil waktu dari seseorang di tim Anda yang bisa menghabiskannya lebih efektif di tempat lain.

Alih-alih menghabiskan berjam-jam per minggu untuk cadangan dan pembaruan plugin, biarkan Growth Suite mengumpulkan informasi itu sehingga Anda dapat memperbaruinya dengan cepat. Luangkan lebih banyak waktu untuk proyek yang akan mendatangkan pendapatan dan kurangi manajemen proyek yang membosankan.

Manajemen Tim

Berapa banyak waktu Anda/waktu karyawan Anda digunakan untuk mengumpulkan dan mengirim komunikasi klien?

Lacak waktu yang dihabiskan manajer akun Anda (atau Anda) untuk berkomunikasi dengan klien Anda—tetapi bukan untuk melihat apakah karyawan Anda bekerja cukup cepat. Jika Anda menemukan tugas-tugas ini memakan waktu lebih lama dari yang Anda harapkan, itu mungkin karena tim Anda membuat yang terbaik dari proses yang kacau, bukan karena mereka malas.

Tanyakan pada diri Anda proses apa yang dapat diterapkan untuk mendapatkan kontrol yang lebih baik atas saluran komunikasi Anda dan menjaga informasi Anda tetap teratur. Kemudian, lihat apakah proses baru Anda benar-benar mengurangi jumlah waktu yang diperlukan untuk menyusun laporan atau email berbasis sentuh.

Growth Suite menyelesaikan ini untuk Anda dengan memudahkan untuk mengotomatiskan laporan klien, menagih layanan, dan mengumpulkan pendapatan dari satu platform. Klien Anda mendapatkan kotak masuk yang penuh dengan wawasan yang bijaksana, dan segala sesuatu mulai dari laporan otomatis yang Anda kirim ke domain yang akan mereka gunakan untuk Portal Klien diberi label putih untuk kenyamanan Anda.

Berapa banyak waktu yang dihabiskan tim Anda untuk memperbarui plugin dan mencadangkan situs?

Ini berarti mencatat jumlah waktu rata-rata yang Anda atau anggota tim Anda perlukan untuk masuk ke situs klien, memperbarui atau menghapus plugin yang kedaluwarsa, membuat cadangan, dan beralih ke tugas lain. Anda mungkin menemukan bahwa itu lebih memakan waktu daripada yang Anda bayangkan sebelumnya.

Melalui dasbor Manajemen Situs Massal, Growth Suite secara drastis mengurangi jumlah waktu yang harus dihabiskan tim Anda untuk melakukan pembaruan kecil ini.

Berapa banyak waktu yang dihabiskan tim Anda untuk menyelesaikan tugas dan permintaan pemeliharaan situs lainnya?

Lacak waktu tim Anda menyalin, mengelola konten di tempat, menukar gambar, membuat pop-up, dan menyelesaikan tugas lain untuk situs klien. Kemudian, pertimbangkan informasi tersebut saat Anda memutuskan berapa biaya yang Anda kenakan untuk layanan ini.

Katakanlah Anda mengenakan biaya tetap $100 per bulan untuk pengelolaan konten, tetapi Anda memiliki klien yang secara konsisten menggunakan 10 jam atau lebih per bulan untuk pembaruan tersebut. Membuat tingkat layanan yang lebih tinggi dan menagih lebih banyak jika melebihi 10 jam pengelolaan konten per bulan dapat membantu mengimbangi biaya waktu ekstra tim Anda.

Apakah karyawan Anda menghabiskan jumlah waktu yang tidak proporsional untuk jenis tugas ini?

Desainer Anda ingin mendesain. Pengembang web Anda ingin membangun situs baru, menarik, dan efektif. Penulis Anda ingin menulis. Pastikan karyawan Anda menghabiskan sebagian besar waktu mereka melakukan pekerjaan yang mereka daftarkan, bukan untuk memusingkan hal-hal kecil.

Kepegawaian diproyeksikan menjadi masalah bagi agensi pada tahun 2022. Itu berarti lebih penting dari sebelumnya untuk memastikan waktu karyawan Anda digunakan dengan bijak. Menggunakan Growth Suite untuk mengotomatiskan tugas sebanyak mungkin akan membantu memastikan tim kreatif Anda tidak terjebak dengan pekerjaan administratif dan malah menghabiskan waktu mereka menggunakan bakat mereka sepenuhnya.

Apakah Anda menagih secara akurat untuk tingkat layanan yang Anda tawarkan/jumlah waktu yang dihabiskan tim Anda untuk proyek?

Ketika Anda membagi total biaya bulanan kepada klien dengan jumlah jam yang dihabiskan tim Anda untuk pekerjaan administratif, manajemen situs, dan kreatif mereka, berapa banyak yang sebenarnya diperoleh agensi untuk waktu Anda?

Dalam beberapa kasus, Anda mungkin mendapati bahwa Anda membebani klien Anda secara berlebihan. Jika demikian, menyesuaikan harga atau ekspektasi yang Anda tetapkan untuk tim Anda dapat meningkatkan persepsi klien tentang Anda. Namun, dalam banyak kasus, Anda akan menemukan bahwa waktu yang dihabiskan tim Anda untuk pekerjaan ini jauh lebih berharga daripada yang Anda bayar untuk itu. Jangan takut untuk meningkatkan pengikut Anda di tahun baru—selama Anda memiliki data untuk menunjukkan kepada pelanggan bahwa Anda layak mendapatkannya.

Dasbor Pertumbuhan di Growth Suite akan mengumpulkan wawasan penting untuk Anda, sehingga Anda dapat melacak kemajuan Anda secara sekilas setiap hari. Apakah MRR Anda tumbuh? Berapa banyak klien dan situs yang Anda kelola? Apakah Anda secara konsisten melihat penurunan pendapatan selama musim yang sama setiap tahun? Dapatkan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini dengan cepat sehingga Anda dapat menjaga lintasan pendapatan Anda terus bergerak ke atas dan ke kanan.

Gunakan Growth Suite untuk kemajuan berdasarkan data pada tahun 2022

Mencatat apa yang Anda lakukan sekarang—dan menemukan strategi yang menghemat waktu Anda di masa depan—adalah cara terbaik untuk merampingkan proses sehingga Anda dapat mengambil dan menyelesaikan lebih banyak proyek di tahun baru. Hasilkan lebih banyak dan lakukan lebih banyak tanpa stres saat Anda memasukkan Growth Suite ke dalam proses internal Anda.

Dengan total gratis 4 bulan saat Anda membeli paket tahunan sebelum akhir bulan, tidak pernah ada waktu yang lebih baik untuk memberi agensi Anda hadiah pertumbuhan! Klik tombol di bawah untuk mempelajari lebih lanjut, daftar untuk acara virtual pada 8 Desember untuk melihat fungsionalitas Growth Suite secara langsung, atau beli paket hari ini dengan kode “growthsuite22.”