10 najlepszych programów do zarządzania dokumentami HR na rok 2023
Opublikowany: 2023-02-02Wyeliminuj problemy z przechowywaniem i pobieraniem ważnych dokumentów. Przeglądamy 10 najlepszych rozwiązań oprogramowania do zarządzania dokumentami HR na rok 2023.
Skuteczna kontrola dokumentów ma kluczowe znaczenie dla firm, których personel jest rozproszony w terenie. Bez odpowiednich narzędzi gromadzenie, przechowywanie i uzyskiwanie dostępu do dokumentów na pierwszej linii może wstrzymać pracę. Na szczęście odpowiednie oprogramowanie do zarządzania dokumentami HR może wyeliminować potrzebę przeszukiwania zdezorganizowanych szafek w poszukiwaniu ważnych plików.
Ponadto zaawansowane funkcje, takie jak formularze cyfrowe, sprawiają, że zbieranie informacji od personelu jest szybkie i łatwe. Oprogramowanie do zarządzania dokumentami HR ułatwia ograniczanie dostępu do dokumentów, zapewniając zgodność z wymaganiami dotyczącymi prywatności poufnych informacji.
W tym artykule dokonujemy przeglądu najlepszego dostępnego obecnie oprogramowania do zarządzania dokumentami HR i omawiamy, jak wybrać odpowiednie dla Twojej firmy.
Jeśli nie masz czasu na zapoznanie się z naszymi badaniami, zeskocz do naszej tabeli szybkiego porównania.
Nasze najlepsze typy
Najlepsze kompleksowe oprogramowanie do zarządzania dokumentami HR
Ucz się więcej
Dobre do podstawowego przechowywania dokumentów
Dobre dla zespołów, które zarządzają wieloma dokumentami
Czego szukać w oprogramowaniu do zarządzania dokumentami HR
Najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami HR wykracza poza prosty system archiwizacji. Oto niektóre z kluczowych funkcji w ofercie:
- Proste i intuicyjne zarządzanie dokumentami .Przy tak wielu różnych dokumentach wymaganych od różnych pracowników, wykonawców i klientów, sprawy mogą się szybko skomplikować. Niezbędny jest prosty interfejs użytkownika, który umożliwia przejrzystą organizację dokumentów według osoby podpisującej, daty, celu i tytułu.
- Grupuj i przypisuj pracownikom formularze cyfrowe .Grupowanie pracowników według działów, stanowisk lub kadencji sprawia, że obieg informacji jest bardziej wydajny. Może to ułatwić życie pracownikom HR. Na przykład mogą szybko przesłać kierownikom liniowym kompleksowy zestaw dokumentów potrzebnych do wykonania określonego zadania, takiego jak wdrożenie nowych pracowników.
- Śledź dokumenty zgodnościi stan licencji . Ta funkcja jest cenna w zapewnianiu zgodności zespołu z wymogami prawnymi. Możliwość natychmiastowego sprawdzenia tego statusu na urządzeniu mobilnym może być uspokajająca zarówno dla kierownictwa, jak i dla klientów.
- Zbieraj podpisy elektroniczne . Cenną funkcją jest zbieranie podpisów elektronicznych podczas procesu onboardingu lub codziennych operacji. Pracownicy nie muszą już fizycznie podpisywać dokumentów. Jest to szczególnie praktyczne w przypadku pracowników bez biurek, którzy rzadko odwiedzają siedzibę firmy.
10 najlepszych programów do zarządzania dokumentami HR w 2023 r
Najlepszy dla: Kompleksowe oprogramowanie do zarządzania dokumentami HR
Dostępne na
- Sieć
- iOS
- Android
Z dumą możemy powiedzieć, że Connecteam to kompleksowerozwiązanie cyfrowe do zarządzania dokumentami, zarządzania zespołem i nie tylko.
Oto kilka sposobów, w jakie Connecteam może pomóc w usprawnieniu zarządzania dokumentami HR :
Z łatwością zarządzaj ważnymi dokumentami
Connecteam ułatwia zarządzanie dokumentami firmowymi i realizację procesów HR z dowolnego miejsca.Specjaliści HR mogą uzyskać dostęp do akt pracowników, gdy zajdzie taka potrzeba, oszczędzając cenny czas.
Jednym kliknięciem możesz także żądać dokumentów od określonych grup pracowników . Scentralizowanypulpit nawigacyjny ułatwia przesyłanie dokumentów bezpośrednio na platformę.
Uprość wszystkie procesy wdrażania
Connecteam pomaga skrócić i usprawnić proces wdrażania .Szybko i łatwo zbierzesz wszystkie wymagane dokumenty, formularze i zaświadczenia od pracowników i przechowasz je w jednym miejscu.
Przypomnienia i listy kontrolne gwarantują, że ważne dokumenty zostaną przesłane na czas i nic nie zostanie pominięte.
Dzięki tym funkcjom nowi pracownicy mogą szybciej rozpocząć pracę i przygotować się do pracy.
Zachowaj zgodność z lokalnymi i federalnymi przepisami
Connecteam pomaga również zachować zgodność. Zapewnia przejrzysty przegląd dat ważności dokumentów pracowniczych. Pozwala nawet nawysyłanie powiadomień o wygaśnięciu umów pracowniczych lub konieczności aktualizacji dokumentów.
Przechowuj wszystkie swoje dokumenty bezpiecznie
Dzięki Connecteam masz pełną kontrolę nad uprawnieniami, które określają, co użytkownicy mogą zrobić z przechowywanymi dokumentami w celu zwiększenia bezpieczeństwa.
System zarządzania dokumentami Connecteam również bezpiecznie przechowuje ważne pliki. Oferujekompleksowe szyfrowanie danych i obsługuje 256-bitowe szyfrowanie SSL.Przestrzeń dyskowa jestnieograniczona , więc nie trzeba płacić za drogie rozwiązania ani ryzykować utraty ważnych informacji.
Pozostań w kontakcie ze swoim zespołem
Connecteam umożliwia wysyłanie ogólnofirmowych ogłoszeń lub alertów do określonego zespołu. Ta funkcja może mieć kluczowe znaczenie dla zapewnienia aktualności dokumentów pracowniczych .Możesz na przykład wysłać prosty alert do personelu, gdy nowe zasady wymagają podania dodatkowych informacji lub gdy zbliża się termin wygaśnięcia niektórych certyfikatów.
Pracownicy i menedżerowie mogąudostępniać dokumenty , filmy i obrazy bezpośrednio z aplikacji mobilnej określonym pracownikom lub całej firmie.
I dużo dużo więcej…
Connecteam oferuje efektywne zarządzanie dokumentami HR i nie tylko. Dzięki Connecteam możesz zarządzać harmonogramami, płacami i czasem pracy pracowników. Zapewnia drobne akcenty, które angażują pracowników i doceniają osiągnięcia. Pracownicy mogą udostępniać pliki zespołowi, a także rozpoznawać pierwszy dzień nowego pracownika.
Kluczowe cechy
- Nieograniczone przechowywanie plików
- Przesyłaj dokumenty z dowolnego urządzenia mobilnego
- Ustaw daty wygaśnięcia ważnych dokumentów
- Scentralizowane, zorganizowane przechowywanie plików
- Kontrola uprawnień w celu zwiększenia bezpieczeństwa i przechowywania danych
- Aktualizacje zadań HR w czasie rzeczywistym
Zalety
- Dokumenty dostępne w dowolnym miejscu za pomocą aplikacji mobilnej lub komputera
- Konfigurowalny i przyjazny dla użytkownika interfejs
- Kompleksowa obsługa klienta
- Darmowe szablony i formularze
Cons
- Więcej integracji wciąż w fazie rozwoju
cennik
Już od 29 USD miesięcznie dla pierwszych 30 użytkowników Bezpłatny14-dniowy okres próbny Dostępnybezpłatnyabonament
14-dniowy bezpłatny okres próbny, karta kredytowa nie jest wymagana
Rozpocznij darmowy okres próbnyDobre dla: podstawowego przechowywania dokumentów
Dostępne na
- Sieć
DynaFile to internetowy dostawca oprogramowania do zarządzania dokumentami HR. Jego główne funkcje obejmują scentralizowaną pamięć masową opartą na sieci, automatyzację skanowania i współpracę w chmurze.
DynaFile zapewnia scentralizowaną pamięć masową opartą na sieci. Przechowywanie dokumentów w jednym miejscu umożliwia pracownikom dostęp do ważnych informacji w dowolnym miejscu i czasie. Może to mieć kluczowe znaczenie dla utrzymania przepływu pracy dla personelu w terenie.
DynaFile umożliwia digitalizację dokumentów papierowych. Kody kreskowe są przypisywane do plików podczas procesu skanowania, aby ułatwić wyszukiwanie informacji. Ta funkcja sprawia, że wyszukiwanie dokumentów jest szybkie i łatwe.
Pozwala także na skanowanie wsadowe, co jest przydatne przy organizowaniu niepowiązanych ze sobą dokumentów jednocześnie.
Dzięki DynaFile wielu pracowników może połączyć siły w tworzeniu dokumentów. DynaFile oferuje również uprawnienia dostępu, kontrolę administracyjną i możliwość podpisu elektronicznego w celu ułatwienia efektywnej współpracy.
Jedną z głównych wad DynaFile jest to, że nie oferuje aplikacji mobilnej.
Dowiedz się więcej o DynaFileKluczowe cechy
- Rozpoznawanie kodów kreskowych skutecznie organizuje dokumenty
- Kontrola dostępu dostępna dla użytkowników i grup
- Przechowywanie dokumentów, do którego można uzyskać dostęp w dowolnym miejscu i czasie
- Kontrola wersji zapewniająca bezpieczeństwo dokumentów
Zalety
- Funkcja podpisu elektronicznego ułatwia zamykanie dokumentów
- Narzędzia do współpracy pomagają członkom zespołu efektywnie pracować
Cons
- Brak przejrzystości cen na stronie internetowej
- Niedostępne na urządzeniach mobilnych
cennik
Ceny nie są publicznie dostępne Bezpłatny okres próbny: Nie Bezpłatny abonament: Nie
Dobre dla: zespołów, które zarządzają wieloma dokumentami
Dostępne na
- Sieć
Avokaado to kompleksowe rozwiązanie do obsługi cyklu życia kontraktu. Pomaga specjalistom HR w zadaniach takich jak automatyzacja umów opartych na klauzulach. Szablonów można również używać do tworzenia cyklicznej dokumentacji. Będziesz mógł zbierać podpisy elektroniczne i przechowywać dokumenty w formie cyfrowej.
Avokaado umożliwia śledzenie dokumentów HR. Możesz dodać przypomnienia dla siebie lub zastosować je do wszystkich współpracowników. W ten sposób nie przegapisz żadnych terminów.
Wszystkie dokumenty przechowywane w scentralizowanym centrum, gwarantującym, że nigdy nie zgubisz ani nie utracisz ważnych danych. Ponadto umożliwienie interesariuszom dostępu do kluczowych informacji z dowolnego miejsca może pomóc uniknąć zakłóceń w działalności biznesowej i przyspieszyć wyszukiwanie dokumentów.
Avokaado jest idealne dla zespołów, które muszą tworzyć i zarządzać wieloma dokumentami.
Należy jednak pamiętać, że obecnie Avokaado obsługuje tylko język angielski. Jeśli masz bardziej zróżnicowany personel, możesz rozważyć inne opcje oprogramowania do zarządzania dokumentami HR.
Dowiedz się więcej o awokadoKluczowe cechy
- Inteligentne szablony przyspieszają tworzenie projektów umów HR
- Automatyczne śledzenie terminów i terminów
- Bezpieczne przechowywanie danych
- Import i eksport danych
Zalety
- Szablony można łatwo modyfikować i aktualizować
- Łatwy w użyciu interfejs
Cons
- Obsługiwane języki ograniczone
- Interfejs użytkownika może być trudny do przeglądania na mniejszych ekranach
cennik
Zaczyna się od 35 USD miesięcznie na użytkownika Bezpłatny okres próbny: Tak Bezpłatny abonament: Tak
Dobre dla: Niestandardowych przepływów pracy
Dostępne na
- Sieć
- iOS
- Android
GoCo to internetowy system oprogramowania do zarządzania dokumentami HR, który może pomóc firmom usprawnić operacje. Pomaga firmom zautomatyzować ręczne procesy, co skutkuje oszczędnościami kosztów i zwiększoną wydajnością.
GoCo jest niezwykle skuteczny we wdrażaniu nowych pracowników. Możesz udostępnić nowemu personelowi listę kontrolną dotyczącą wdrożenia, zawierającą szczegółowe informacje o wymaganych zadaniach wraz z dołączonymi terminami. Możesz śledzić status tych zadań, a korzystanie z przypomnień może pomóc w zapewnieniu, że dokumenty zostaną ukończone na czas.
Jedną z jego wizytówek jest elastyczność. GoCo może pomóc Ci zautomatyzować niemal każdą funkcję HR, w tym wdrażanie, zatrudnianie i przeglądy wydajności. Jest to platforma internetowa, ale oferuje również aplikację mobilną na Androida i iOS.
W przeciwieństwie do wielu systemów zarządzania dokumentami HR, GoCo zapewnia możliwość korzystania z własnego oprogramowania do obsługi płac lub zintegrowania istniejącego zewnętrznego dostawcy usług płacowych.
Jedną z wad GoCo jest brak bezpłatnego okresu próbnego.
Dowiedz się więcej o GoCoKluczowe cechy
- Śledzenie dokumentów do zarządzania dokumentami
- Listy kontrolne i przypomnienia pomagające personelowi pozostać na właściwej drodze
- Podpisy elektroniczne przyspieszają gromadzenie dokumentów
- Aplikacja mobilna ułatwia zarządzanie dokumentami
Zalety
- Dostosowane plany do Twoich potrzeb
- Platforma jest bardzo łatwa w nawigacji
Cons
- Ograniczone integracje innych firm
- Czasy ładowania i opóźnienia oprogramowania mogą być problematyczne
cennik
Zaczyna się od 5 USD miesięcznie za użytkownika Bezpłatny okres próbny: Nie Bezpłatny abonament: Tak
Odpowiednie dla: firm wymagających regularnych podpisów elektronicznych
Dostępne na
- Sieć
- iOS
- Android
DocuSign oferuje różne usługi komunikacji cyfrowej, aby pomóc działom HR w dowolnej branży. Świadczy usługi, które są bezpieczne i zgodne z międzynarodowymi przepisami oraz prawem Stanów Zjednoczonych dotyczącym podpisów elektronicznych.
Przygotowanie dokumentów do podpisu to prosty proces. Prześlij swój formularz i określ obszary, w których odbiorca musi podjąć działania. Możesz oznaczać kolorami dokumenty wymagające wielu podpisów i dodawać obszary na pola wyboru, podpisy i inicjały.
Funkcje te mogą mieć kluczowe znaczenie dla działań HR. Jednak DocuSign ma ograniczoną ofertę innych funkcji HR.
DocuSign integruje się również z zewnętrznymi dostawcami, aby rozszerzyć zakres oferowanych przez nich funkcjonalności.
Dowiedz się więcej o DocuSignKluczowe cechy
- Umożliwia umieszczenie podpisanego formularza bezpośrednio na Twojej stronie internetowej
- Odbieraj płatności za pomocą samego podpisu elektronicznego
- Zapisuj szablony i korzystaj z nich z łatwością
- Kontrola dostępu pomagająca chronić informacje
Zalety
- Integruje się z ponad 350 zewnętrznymi dostawcami
- Raporty są aktualizowane w czasie rzeczywistym
Cons
- Ograniczone funkcje HR
- Ograniczenia dotyczące rozmiaru plików i ilości na odbiorcę
cennik
Zaczyna się od 10 USD miesięcznie na użytkownika Bezpłatny okres próbny: Tak Bezpłatny abonament: Tak
Dobre dla: Lokalne firmy, które chcą zautomatyzować
Dostępne na
- Sieć
EddyHR to pakiet zasobów ludzkich zaprojektowany, aby pomóc lokalnym firmom zarządzać personelem bez biurek. Zapewnia oparte na chmurze rozwiązanie do zarządzania zasobami ludzkimi, które obejmuje bezpieczne przechowywanie dokumentów, publikowanie ofert pracy i raportowanie.
Dzięki Eddy zespoły HR mogą śledzić status aplikacji i organizować rozmowy kwalifikacyjne. Możesz także powiadamiać kandydatów o planowanych spotkaniach i przedstawiać oferty pracy obiecującym kandydatom. EddyHR daje użytkownikom możliwość zatrudniania, zarządzania, wdrażania, a nawet płacenia pracownikom za pomocą tego wszechstronnego oprogramowania.
Administratorzy mogą zapisywać dokumenty i tworzyć profile — podstawowe zadania w zarządzaniu nowymi i istniejącymi pracownikami. Wszyscy pracownicy mogą aktualizować szczegóły, takie jak stanowiska w firmie, recenzje pracowników lub wnioski o płatny urlop.
Chociaż Eddy oferuje wiele cennych funkcji, śledzenie kandydatów i lista płac są dostępne tylko jako dodatkowe funkcje.
Dowiedz się więcej o EddymKluczowe cechy
- Eddy People dla katalogu personelu i mobilnych zegarów czasu
- Eddy Hire do rekrutacji i śledzenia kandydatów
- Eddy Payroll dla potrzeb płacowych i zgodności podatkowej
- Zautomatyzowane raporty do śledzenia kluczowych wskaźników
Zalety
- Wysoko oceniana obsługa klienta
- Wdrażanie nowych pracowników jest bardzo proste
Cons
- Brak systemu tagowania
- Brak informacji o cenach na stronie internetowej
cennik
Ceny nie są publicznie dostępne Bezpłatna wersja próbna: Tak Bezpłatny plan: Nie
Dobre do: przechowywania i edytowania dokumentów
Dostępne na
- Sieć
- iOS
- Android
Zoho Docs to aplikacja internetowa służąca do tworzenia, przechowywania, edytowania, udostępniania i współpracy nad dokumentami w niemal dowolnym formacie plików. Obsługuje wnioski urlopowe i pozwala na śledzenie czasu urlopów i urlopów. Na przykład narzędzie do śledzenia nieobecności umożliwia menedżerom natychmiastowe przetwarzanie wniosków urlopowych.
Pamięć Zoho jest oparta na chmurze. Możesz przesyłać pliki pojedynczo lub kilka jednocześnie. Zapewnia menedżerom możliwość wysyłania powiadomień w celu zapewnienia sprawnego zbierania dokumentów.
Twoje konto Zoho Docs działa tak samo jak Twój komputer, umożliwiając tworzenie folderów i organizowanie ich według typu, daty lub innego kryterium. Ta prostota sprawia, że szkolenie personelu w zakresie korzystania z Zoho Docs jest stosunkowo proste.
Jako część linii produktów Zoho, Zoho Docs ogranicza się do przechowywania i edytowania ważnych dokumentów. Jeśli szukasz innych usług, będziesz musiał zarejestrować się, za dodatkową opłatą, w celu uzyskania innych produktów Zoho.
Dowiedz się więcej o Dokumentach ZohoKluczowe cechy
- Zapobiega utracie plików poprzez tworzenie kopii zapasowych i przywracanie
- Wszystkie pliki są automatycznie szyfrowane przy użyciu 2048-bitowego klucza
- Znana pamięć masowa w chmurze wykorzystująca funkcje komputera stacjonarnego
- Zachowaj pliki na całe życie swojego konta
Zalety
- Szeroki zakres funkcji
- Sprawny import i eksport dokumentów
Cons
- Platforma może czasami działać wolno
- Ograniczona funkcjonalność mobilna w porównaniu z korzystaniem z Internetu
cennik
Zaczyna się od 5 USD miesięcznie za użytkownika Bezpłatny okres próbny: Tak Bezpłatny abonament: Tak
Dobre dla: Dokumentów wizualnych i interaktywnych
Dostępne na
- Sieć
- iOS
- Android
PandaDoc to narzędzie do podpisu elektronicznego wykorzystywane w negocjowaniu warunków umów z nowo zatrudnionymi pracownikami. Może być również wykorzystany do gromadzenia dokumentacji pracowniczej.
Oferuje możliwości podpisu elektronicznego i możliwość tworzenia dokumentów wizualnych. PandaDoc umożliwia wstawianie multimediów do dowolnego tekstu, nadając dokumentom nieco osobowości.
PandaDoc ułatwia również przekazywanie dokumentów personelowi lub innym interesariuszom. Twoje konto PandaDoc zawiera gotowe szablony, które obejmują wiele codziennych potrzeb biznesowych. Możesz nawet tworzyć własne szablony za pomocą prostego interfejsu typu „upuść i przeciągnij”.
Jedną z wad PandaDoc jest stosunkowo wysoka opłata za użytkownika. Ta struktura opłat może powodować wysokie miesięczne płatności dla firm w miarę ich skalowania.
Dowiedz się więcej o PandaDocKluczowe cechy
- Twórz atrakcyjne dokumenty z możliwością podpisu elektronicznego
- Dodawaj treści multimedialne do dowolnego tekstu
- Może ograniczyć przekazywanie plików przesyłanych pocztą e-mail
- Konfigurowalne pola zapewniają pełną kontrolę nad kreacją
Zalety
- Oferuje bibliotekę ponad 400 szablonów
- Obsługa klienta jest dostępna 24/7 dla wszystkich płatnych planów
Cons
- Aplikacja mobilna ma ograniczoną funkcjonalność
- Brak dostępnej pomocy telefonicznej
cennik
Zaczyna się od 19 USD miesięcznie na użytkownika Bezpłatny okres próbny: Tak Bezpłatny abonament: Tak
Dobre dla: Łatwości użytkowania
Dostępne na
- Sieć
- iOS
- Android
Document Locator to system zarządzania dokumentami HR, który pozwala firmie zautomatyzować wiele operacji. W przeciwieństwie do innych rozwiązań HR do zarządzania dokumentami, Document Locator jest wbudowany bezpośrednio w system Microsoft Windows i działa w Eksploratorze Windows.
Pomaga zmniejszyć ryzyko utraty lub zagubienia plików. Automatyczne archiwizowanie eliminuje potrzebę nazywania plików i przenoszenia ich do określonej lokalizacji. Użytkownicy mają możliwość określenia zasad, jakimi należy kierować się podczas archiwizacji dokumentów. Na przykład możesz skonfigurować struktury folderów i nazwy plików na podstawie dat lub pracowników.
Przechowywanie dokumentów jest w pełni bezpieczne. System bezpieczeństwa Document Locator jest zgodny z modelem bezpieczeństwa Windows NT i rejestruje każde działanie.
Minusem Lokalizatora dokumentów jest to, że system może działać wolno. Może to powodować frustrację podczas próby dotrzymania terminów lub wprowadzania drobnych poprawek.
Dowiedz się więcej o Lokalizatorze dokumentówKluczowe cechy
- Pliki można przeszukiwać w trybie pełnotekstowym
- Wersjonowanie chroni Twoje dokumenty
- Pliki są zarządzane za pomocą technologii automatycznego nazewnictwa i technologii archiwizacji
- Ścieżki audytu obejmują wszystkie działania
Zalety
- Działa w systemie Microsoft Windows
- Przechowuje dokumenty na serwerze SQL
Cons
- Interfejs użytkownika można poprawić
- Ładowanie dokumentów może być powolne
cennik
Zaczyna się od 41 USD miesięcznie na użytkownika Bezpłatna wersja próbna: Nie Bezpłatny abonament: Nie
Dobre dla: Duże potrzeby w zakresie przechowywania
Dostępne na
- Sieć
- iOS
- Android
Rubex firmy eFileCabinet to oparty na chmurze system zarządzania dokumentami HR, który oferuje duże możliwości przechowywania i szeroki zakres funkcji. Posiada również przyjazną dla użytkownika aplikację, która zapewnia te same usługi na urządzeniach mobilnych.
Jego interfejs użytkownika jest prosty i podobny do skrzynki odbiorczej poczty e-mail, takiej jak Microsoft Outlook. Ta funkcja tworzy pozytywne ogólne wrażenia.
Oferuje wiele standardowych funkcji, takich jak bezpieczne udostępnianie plików, kontrola wersji i ustawienia uprawnień użytkownika.
Jedną z wad eFileCabinet jest to, że jego ceny nie są dostępne na jego stronie internetowej. Użytkownicy muszą zadzwonić do firmy lub zapytać przez e-mail o szczegóły dotyczące cen.
Dowiedz się więcej o Rubex z eFileCabinetKluczowe cechy
- Duża pojemność przechowywania dokumentów od 1 TB do 20 TB
- Kontrola wersji zapobiegająca utracie dokumentów
- Ustawienia uprawnień do ochrony poufnych informacji
- Niestandardowe szablony ułatwiają tworzenie dokumentów
Zalety
- Interfejs użytkownika jest znajomy w użyciu, ponieważ przypomina skrzynkę odbiorczą poczty e-mail
- Wszystkie plany oferują te same funkcje
Cons
- Ograniczone niestandardowe szablony folderów dostępne dla bardziej podstawowych planów
- Brak przejrzystych informacji o cenach
cennik
Ceny nie są publicznie dostępne Bezpłatna wersja próbna: Tak Bezpłatny plan: Nie
Porównaj najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami HR
| Temat |  | | | | | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Opinie |   | | | | | | | | | |
| cennik | Już od 29 USD miesięcznie dla pierwszych 30 użytkowników | Ceny nie są publicznie dostępne | Zaczyna się od 35 USD miesięcznie za użytkownika | Zaczyna się od 5 USD miesięcznie za użytkownika | Zaczyna się od 10 USD miesięcznie za użytkownika | Ceny nie są publicznie dostępne | Zaczyna się od 5 USD miesięcznie za użytkownika | Zaczyna się od 19 USD miesięcznie za użytkownika | Zaczyna się od 41 USD miesięcznie za użytkownika | Ceny nie są publicznie dostępne |
| Bezpłatna wersja próbna | Tak 14 dni | NIE | Tak | NIE | Tak | Tak | Tak | Tak | NIE | Tak |
| Darmowy plan | Tak Do 10 użytkowników | NIE | Tak | Tak | Tak | NIE | Tak | Tak | NIE | NIE |
Co to jest oprogramowanie do zarządzania dokumentami HR?
Oprogramowanie do zarządzania dokumentami HRpomaga firmom gromadzić, przechowywać i zarządzać krytycznymi dokumentami związanymi z zasobami ludzkimi.Konsoliduje dokumenty i pliki wscentralizowanej przestrzeni , do której można uzyskać dostęp z dowolnego miejsca iw razie potrzeby.
Oprogramowanie do zarządzania dokumentami HR zapobiega zagubieniu ważnych plików i dokumentów oraz ułatwia wygodne wyszukiwanie dokumentów za pomocą różnych funkcji wyszukiwania.Jest to kluczowe narzędzie dla zespołów HR w każdej firmie.
Oprogramowanie do zarządzania dokumentami HRoszczędza czas i pieniądze , udostępniając informacje każdemu, kto ich potrzebuje.Ta funkcja uwalnia specjalistów HR od angażowania się w powtarzalne i czasochłonne zadania i uwalnia ich do działań HR wyższego poziomu.
Jak działa oprogramowanie do zarządzania dokumentami HR?
Wykonuje swoje cenne funkcje,przechwytując, przechowując, odzyskując i udostępniając dokumenty .
Przechwytywanie dokumentów
Aplikacja do zarządzania dokumentami musi mieć możliwość przechwytywania dokumentów z dowolnego źródła .Ten krok obejmuje indeksowanie informacji, aby można było łatwo uzyskać do nich dostęp w przyszłości. Oprogramowanie do zarządzania dokumentami często umożliwia dodawanie terminów, takich jak numer pracownika lub numer zamówienia, aby ułatwić wyszukiwanie informacji. Jeśli indeksowanie jest skuteczne, możesz łatwo uzyskać dostęp do dokumentu w przyszłości.
Przechowywanie dokumentów
Ważne jest, aby najważniejsze dokumenty byłyprzechowywane w jednym miejscu .Pracownicy muszą mieć dostęp do plików w dowolnym czasie iz dowolnego miejsca. Ta jakość dotyczy treści statycznych, takich jak faktury, oraz treści dynamicznych, takich jak formularze.
Centralne przechowywanie dokumentów zapewnia również korzyści wynikające z kontroli wersji. W przypadku wprowadzenia poprawek przez pomyłkę, można powrócić do wcześniejszej wersji dokumentu. Ten problem można również częściowo zniwelować, uwzględniając uprawnienia do przechowywanych plików.
Pobieranie i udostępnianie dokumentów
Przechowywane informacje muszą byćszybkie i łatwo dostępne .W przeciwnym razie system nie spełni swojego podstawowego zadania. Zapewnienie pracownikom funkcji wyszukiwania zapewnia, że informacje pozostają na wyciągnięcie ręki.
Ponadto wydajna aplikacja do zarządzania dokumentami umożliwia udostępnianie plików na wiele sposobów, takich jak FTP i e-mail.
Korzyści z oprogramowania do zarządzania dokumentami HR
W przeszłości ręczne zarządzanie dokumentami wiązało się z wieloma niepotrzebnymi wydatkami. Koszty papieru i atramentu, konserwacja drukarek, rachunki za prąd i fizyczna przestrzeń magazynowa sprawiły, że fizyczne systemy archiwizacji były drogie w utrzymaniu. Oprogramowanie do zarządzania dokumentami HR nie tylko eliminuje te wydatki, ale takżeoszczędza cenny czas pracowników , który można lepiej wykorzystać, przyczyniając się do wartości firmy.
Zwiększa produktywność dzięki narzędziom cyfrowym
Kolejną podstawową zaletą aplikacji do zarządzania dokumentami HR jest zwiększenie produktywności. Indeksowanie przechowywanych dokumentów przy użyciu daty, metadanych lub innych unikalnych identyfikatorów sprawia , że wyszukiwanie dokumentów jest szybkie i łatwe .Praktycznie eliminuje czas potrzebny na przechowywanie i pobieranie plików. Umiejętnośćwspółpracy z kolegami zapewnia lepszą pracę i czerpie z mocnych stron członków zespołu.
Interesariusze w całej firmie mogą uzyskiwać dostęp do potrzebnych im dokumentów elektronicznych za naciśnięciem jednego przycisku .Podpisy elektroniczne, raporty zgodności i powiadomienia o wygaśnięciu są szybkie i łatwe, co dodatkowo zwiększa efektywność działań HR.
Pomaga zwiększyć bezpieczeństwo dokumentów firmowych
Oprócz zwiększenia produktywności oprogramowanie do zarządzania dokumentami HR jest równieżbezpieczniejsze .Wspólne funkcje, takie jak ustawienia uprawnień, ochrona hasłem, kontrola dostępu i szyfrowanie danych chronią poufne pliki firmowe. Możesz na przykład kontrolować, którzy pracownicy mają dostęp do poufnych danych firmy. Alternatywnie możesz ograniczyć pracowników do dostępu tylko do odczytu.
Upraszcza wdrażanie i inne procesy kadrowe
Oprogramowanie do zarządzania dokumentami znacznie ułatwia wdrażanie i inne procesy kadrowe. Funkcje takie jak podpis elektroniczny, daty ważności i przypomnienia pomagają ograniczyć opóźnienia i zmniejszyć liczbę błędów. Możliwość przesyłania, przypisywania i podpisywania dokumentów z dowolnego miejsca jest szczególnie cenna dla firm zatrudniających pracowników terenowych i samotnych.
Ile kosztuje oprogramowanie do zarządzania dokumentami HR?
Wiele systemów oprogramowania do zarządzania dokumentami HR jest dość przystępnych cenowo. Cena często zależy od liczby potrzebnych funkcji i wielkości organizacji.
Typowa struktura cen obejmuje stałą miesięczną opłatę za określony zestaw funkcji oraz koszt zmienny oparty na liczbie użytkowników miesięcznie. Roczne koszty są na ogół dyskontowane w porównaniu z opłatami miesięcznymi.
Na przykład Document Locator pobiera opłatę w wysokości 41 USD miesięcznie za użytkownika. Tak więc organizacja zatrudniająca 10 pracowników płaciłaby miesięcznie 410 USD.
Niektórzy dostawcy oprogramowania do zarządzania dokumentami HR oferują bezpłatne wersje. Jednak te bezpłatne wersje często nie mają istotnych funkcji lub ograniczają liczbę użytkowników.
Godnym uwagi wyjątkiem jest Connecteam. Nasz plan dla małych firm zapewnia wszystkie narzędzia niezbędne do prowadzenia firmy z poziomu jednej aplikacji mobilnej. Oferuje pełny dostęp do wszystkich produktów i usług, w tym wszystkich funkcji potrzebnych małym firmom do planowania, szkolenia i zarządzania personelem. Jest bezpłatny dla firm, które mają mniej niż 10 użytkowników .
Płatne plany zaczynają się od 29 USD miesięcznie dla maksymalnie 30 użytkowników i tylko 0,50 USD miesięcznie za każdego dodatkowego użytkownika.
Często zadawane pytania
Jakie jest najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami HR?
Obecnie na rynku dostępnych jest wiele wysokiej jakości oprogramowania do zarządzania dokumentami HR. Ale jeśli chodzi o ogólną wartość i funkcjonalność, Connecteam to doskonały wybór z wieloma wyjątkowymi korzyściami.
Jak organizujesz dokumenty kadrowe?
Najlepszym sposobem jest korzystanie z oprogramowania do zarządzania dokumentami HR. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania dokumentami HR możesz szybko i bezpiecznie cyfrowo przechowywać, pobierać i udostępniać dokumenty.
Jakie są korzyści z używania oprogramowania do zarządzania dokumentami HR?
Podstawową zaletą oprogramowania do zarządzania dokumentami kadrowymi jest to, że pomaga śledzić dokumenty kadrowe w jednym miejscu, dzięki czemu archiwizacja jest szybsza i bezpieczniejsza.
Najważniejsze informacje na temat oprogramowania do zarządzania dokumentami HR
Oprogramowanie do zarządzania dokumentami może pomóc usprawnić procesy kadrowe oraz zaoszczędzić czas i pieniądze. Pomaga również chronić poufne informacje o pracownikach i może usprawnić proces wdrażania w działach HR.
Narzędzia cyfrowe oszczędzają zasoby i zwiększają produktywność. Tworzą również znacznie przyjemniejsze doświadczenie w pracy, eliminując błędy ludzkie, zapobiegając gubieniu dokumentów i redukując bałagan.
Obecnie dostępnych jest wiele wysokiej jakości systemów zarządzania dokumentami HR. Ale żaden dostawca nie pobije Connecteam ze względu na wyjątkowy stosunek jakości do ceny, znakomitą obsługę klienta i doskonałą funkcjonalność.