2023 年 10 款最佳人力资源文档管理软件
已发表: 2023-02-02消除存储和检索重要文件的问题。 我们回顾了 2023 年 10 种最佳人力资源文档管理软件解决方案。
有效的文档控制对于员工分散在外地的企业至关重要。 如果没有合适的工具，在前线收集、存储和访问文档可能会导致工作停顿。 幸运的是，正确的 HR 文档管理软件可以消除在杂乱无章的文件柜中搜索重要文件的需要。
此外，数字表格等高级功能使从员工那里收集信息变得快捷方便。 人力资源文件管理软件可以轻松限制对文件的访问，确保您遵守敏感信息的隐私要求。
在本文中，我们回顾了当今可用的最佳 HR 文档管理软件，并讨论了如何为您的企业选择合适的软件。
如果您没有时间通读我们的研究，请跳转到我们的快速比较表。
我们的首选
最好的一体化人力资源文档管理软件
了解更多
适用于基本文档保留
适合管理大量文档的团队
在人力资源文档管理软件中寻找什么
最好的 HR 文档管理软件将超越简单的文件系统。 以下是提供的一些主要功能：
- 简单直观的文档管理。由于不同的工人、承包商和客户需要这么多不同的文件，事情很快就会变得复杂起来。 一个简单的用户界面可以让您根据签名者、日期、目的和标题清楚地组织文档，这一点至关重要。
- 将数字表格分组并分配给员工。按部门、职位或任期对员工进行分组可以提高信息流通效率。 这可以让 HR 员工的生活更轻松。 例如，他们可以快速向直线经理发送特定任务所需的一套综合文档，例如新员工入职培训。
- 跟踪合规文件和许可状态。此功能对于确保您的团队遵守法律要求很有价值。 能够在移动设备上立即检查此状态可以让管理层和客户放心。
- 收集电子签名。 在入职流程或日常运营中收集电子签名是一项有价值的功能。 员工不再需要亲自签署文件。 这对于很少去公司总部的无办公桌的员工来说尤其实用。
2023 年 10 款最佳人力资源文档管理软件
最适合：多合一人力资源文档管理软件
可用时间
- 网络
- iOS
- 安卓
我们很自豪地说，Connecteam 是一个用于文档管理、团队管理等的一体化数字解决方案。
以下是 Connecteam 可以帮助改进您的HR 文档管理的一些方法：
轻松管理重要文件
Connecteam 使管理公司文件和从任何地方执行人力资源流程变得容易。 人力资源专业人员可以在需要时随时访问员工档案，从而节省宝贵的时间。
您还可以通过简单的点击请求特定员工组的文件。集中的仪表板可以方便地直接在平台上上传文件。
简化所有入职流程
Connecteam 有助于使您的入职流程更短、更精简。您可以快速轻松地从员工那里收集所有必需的文件、表格和证书，并将它们存储在一个地方。
提醒和清单确保重要文件按时提交，不会遗漏任何内容。
这些功能可帮助新员工更快地入职并做好工作准备。
遵守当地和联邦法律
Connecteam 还可以帮助您保持合规性。 它清楚地概述了员工文件的到期日期。 它甚至允许您在员工合同到期或需要更新文件时发送到期通知。
确保您所有文件的安全
使用 Connecteam，您可以完全控制权限，这些权限决定了用户可以对存储的文档执行哪些操作以提高安全性。
Connecteam 的文档管理系统还可以安全地存储您的重要文件。 它提供端到端数据加密并运行 256 位 SSL 加密。 存储是无限的，因此无需为昂贵的解决方案付费，也无需冒丢失任何重要信息的风险。
与您的团队保持联系
Connecteam 允许您向特定团队发送公司范围内的公告或警报。 此功能对于保持员工文件的最新状态至关重要。 例如，您可以在新政策要求员工提供额外信息或某些认证即将到期时向员工发送简单的警报。
员工和经理可以直接从移动应用程序与特定员工或在公司范围内共享文档以及视频和图像。
还有很多很多……
Connecteam 提供有效的人力资源文档管理以及更多功能。 使用 Connecteam，您可以管理日程安排、工资单和员工工作时间。 它为您提供了吸引员工和认可成就的小细节。 员工可以与团队共享文件以及识别新员工的第一天。
主要特征
- 无限文件存储
- 从任何移动设备上传文件
- 设置关键文件的到期日期
- 集中、有条理地存储您的文件
- 用于增强安全性和数据存储的权限控制
- 人力资源任务的实时更新
优点
- 使用移动应用程序或桌面可在任何地方访问文档
- 可定制和用户友好的界面
- 全面的客户支持
- 免费模板和表格
缺点
- 更多集成仍在开发中
价钱
前 30 位用户每月只需 29 美元起14 天免费试用提供免费计划
14 天免费试用，无需信用卡
开始你的免费试用适用于：基本文档保留
可用时间
- 网络
DynaFile 是一家基于网络的人力资源文档管理软件供应商。 其主要功能包括基于网络的集中存储、扫描自动化和云协作。
DynaFile 提供基于网络的集中存储。 将文件存储在一个位置可以让员工随时随地访问重要信息。 这对于保持现场工作人员的工作流程向前发展至关重要。
DynaFile 允许您将纸质文档数字化。 在扫描过程中将条形码分配给文件，以使信息更易于搜索。 此功能使文档检索变得快速和容易。
它还允许批量扫描，这对于一次整理不相关的文档很有价值。
使用 DynaFile，多个工作人员可以共同创建文档。 DynaFile 还提供访问权限、管理控制和电子签名功能，以促进有效协作。
DynaFile 的主要缺点之一是它不提供移动应用程序。
了解有关动态文件的更多信息主要特征
- 条形码识别有效地组织文件
- 可用于用户和组的访问控制
- 可随时随地访问的文档存储
- 确保您的文档保持安全的版本控制
优点
- 电子签名功能使文档关闭变得容易
- 协作工具帮助团队成员高效工作
缺点
- 网站价格缺乏透明度
- 在手机上不可用
价钱
定价未公开免费试用：否免费计划：否
适用于：管理大量文档的团队
可用时间
- 网络
Avokaado 是一个用于处理合同生命周期的端到端解决方案。 它可以帮助人力资源专业人员完成自动化基于条款的合同等任务。 您还可以使用模板来创建重复文档。 您将能够收集电子签名并以数字方式存储文档。
Avokaado 允许您跟踪您的人力资源文件。 您可以为您添加提醒或将它们应用于所有协作者。 这样，您就不会错过任何截止日期。
所有文档都存储在一个中央集线器中，保证您永远不会放错地方或丢失重要数据。 此外，让利益相关者能够从他们希望的任何地方访问关键信息有助于避免业务中断并加快文档检索速度。
Avokaado 非常适合需要创建和管理许多文档的团队。
但请注意，Avokaado 目前仅支持英语使用。 如果您的员工更加多样化，您不妨考虑其他 HR 文档管理软件选项。
了解有关 Avokaado 的更多信息主要特征
- 智能模板加速人力资源合同草稿
- 自动跟踪截止日期和条款
- 安全数据存储
- 数据导入导出
优点
- 模板可以轻松修改和更新
- 易于使用的界面
缺点
- 支持的语言有限
- 用户界面可能难以在较小的屏幕上查看
价钱
每位用户每月 35 美元起免费试用：是免费计划：是
适用于：自定义工作流程
可用时间
- 网络
- iOS
- 安卓
GoCo 是一个在线人力资源文档管理软件系统，可以帮助企业简化运营。 它可以帮助公司自动化他们的手动流程，从而节省成本并提高效率。
GoCo 在新员工入职方面非常有效。 您可以为新员工提供一份入职清单，其中详细说明了所需任务并附有截止日期。 您可以跟踪这些任务的状态，并且使用提醒可以帮助确保文档按时完成。
它的名片之一是它的灵活性。 GoCo 可以帮助您实现几乎任何人力资源职能的自动化，包括入职、招聘和绩效评估。 它是一个基于网络的平台，但也提供适用于 Android 和 iOS 的移动应用程序。
与许多 HR 文档管理系统不同，GoCo 为您提供了使用其专有薪资软件的选项，或者您可以集成现有的第三方薪资提供商。
GoCo 的缺点之一是缺乏免费试用。
了解有关 GoCo 的更多信息主要特征
- 用于管理文档的文档跟踪
- 帮助员工保持正轨的清单和提醒
- 电子签名加速文件收集
- 移动应用程序使文档管理更方便
优点
- 可定制的计划以满足您的需求
- 该平台非常易于浏览
缺点
- 有限的第三方集成
- 软件加载和滞后时间可能会出现问题
价钱
每位用户每月 5 美元起免费试用：否免费计划：是
适用于：需要定期电子签名的公司
可用时间
- 网络
- iOS
- 安卓
DocuSign 提供各种数字通信服务，以帮助任何行业的人力资源部门。 它提供安全且符合有关电子签名的国际法规和美国法律的服务。
准备文件以供签名是一个简单的过程。 上传您的表格并确定收件人需要采取行动的领域。 您可以对需要多个签名者的文档进行颜色编码，并为复选框、签名和姓名缩写添加区域。
这些功能对于人力资源活动至关重要。 但是，DocuSign 提供的其他 HR 功能有限。
DocuSign 还与第三方提供商集成以扩展他们提供的功能范围。
了解有关 DocuSign 的更多信息主要特征
- 允许您直接在您的网站上发布可签名的表格
- 仅通过电子签名收款
- 保存模板并轻松访问
- 有助于保护信息的访问控制
优点
- 与 350 多家第三方提供商集成
- 报告实时更新
缺点
- 人力资源功能有限
- 对每个收件人的文件大小和数量的限制
价钱
每位用户每月 10 美元起免费试用：是免费计划：是
适用于：寻求自动化的本地企业
可用时间
- 网络
EddyHR 是一个人力资源套件，旨在帮助本地企业管理他们的无办公桌员工。 它提供基于云的 HR 管理解决方案，包括安全文档存储、职位发布和报告。
借助 Eddy，人力资源团队可以跟踪申请状态并安排面试。 您还可以通知候选人他们的预定约会，并向有前途的潜在客户提供工作机会。 EddyHR 使用户能够使用这款一体化软件雇用、管理、入职甚至支付员工工资。
管理员可以保存文档和创建配置文件——管理新员工和现有员工的基本任务。 所有员工都可以更新公司职位、员工评论或带薪休假请求等详细信息。
虽然 Eddy 提供了许多有价值的功能，但申请人跟踪和工资单仅作为附加功能提供。
了解更多关于艾迪的信息主要特征
- Eddy People 提供员工名录和移动时钟
- Eddy Hire 用于招聘和跟踪申请人
- Eddy Payroll 满足薪资需求和税务合规
- 自动报告以跟踪关键指标
优点
- 高度评价的客户支持
- 新员工入职非常简单
缺点
- 没有标签系统
- 网站上没有定价信息
价钱
定价未公开免费试用：是免费计划：否
适用于：文档存储和编辑
可用时间
- 网络
- iOS
- 安卓
Zoho Docs 是一款在线应用程序，用于创建、存储、编辑、共享和协作处理几乎任何文件格式的文档。 它处理休假请求并允许跟踪休假和休假时间。 例如，其缺勤跟踪器允许管理人员即时处理请假申请。
Zoho 的存储是基于云的。 您可以单独或同时上传多个文件。 它为管理人员提供了发送通知的能力，以确保文档收集是高效的。
您的 Zoho Docs 帐户与您的 PC 一样工作，使您能够创建文件夹并按类型、日期或其他标准组织它们。 这种简单性使得培训员工使用 Zoho Docs 相对简单。
作为 Zoho 产品线的一部分，Zoho Docs 仅限于其重要文档的存储和编辑功能。 如果您正在寻找其他服务，则必须额外付费注册其他 Zoho 产品。
了解有关 Zoho Docs 的更多信息主要特征
- 通过备份和恢复防止丢失文件
- 所有文件都使用 2048 位密钥自动加密
- 使用桌面功能的熟悉的云存储
- 在帐户的整个生命周期内保存文件
优点
- 广泛的功能
- 高效的文档导入导出
缺点
- 平台有时会运行缓慢
- 与网络使用相比，移动功能有限
价钱
每位用户每月 5 美元起免费试用：是免费计划：是
适用于：视觉和交互式文档
可用时间
- 网络
- iOS
- 安卓
PandaDoc 是一种电子签名工具，用于与新员工协商合同条款。 它还可用于收集员工文档。
它提供电子签名功能和创建可视文档的能力。 PandaDoc 允许您将多媒体插入任何文本，为您的文档注入一些个性。
PandaDoc 还使您可以轻松地将文档转发给员工或其他利益相关者。 您的 PandaDoc 帐户附带预制模板，可满足许多日常业务需求。 您甚至可以使用其简单的拖放界面创建自己的模板。
PandaDoc 的缺点之一是其相对较高的每用户收费。 随着企业规模的扩大，这种费用结构可以为企业创造高额的月度付款。
了解有关 PandaDoc 的更多信息主要特征
- 使用电子签名功能创建有吸引力的文档
- 向任何文本添加多媒体内容
- 可以限制转发电子邮件文件
- 可自定义的字段为您提供完全的创意控制
优点
- 提供超过 400 个模板的库
- 为所有付费计划提供 24/7 全天候客户支持
缺点
- 移动应用程序功能有限
- 缺乏可用的电话支持
价钱
每位用户每月 19 美元起免费试用：是免费计划：是
优点：易于使用
可用时间
- 网络
- iOS
- 安卓
Document Locator 是一种 HR 文档管理系统，允许公司自动执行许多操作。 与其他 HR 文档管理解决方案不同，Document Locator 直接内置于 Microsoft Windows 中并在 Windows Explorer 中运行。
它有助于降低丢失或错放文件的风险。 自动归档消除了命名文件并将它们移动到特定位置的需要。 用户可以指定提交文件时要遵循的规则。 例如，您可以根据日期或员工设置文件夹结构和文件名。
文档存储是完全安全的。 Document Locator 的安全系统遵循 Windows NT 安全模型，并记录每个操作。
Document Locator 的缺点是系统运行缓慢。 在尝试按时完成或进行小调整时，这可能会导致挫败感。
了解有关文档定位器的更多信息主要特征
- 文件可全文搜索
- 版本控制保护您的文档
- 使用自动命名技术和归档技术管理文件
- 审计追踪涵盖所有活动
优点
- 在 Microsoft Windows 中工作
- 在 SQL 服务器上存储文档
缺点
- 可以改进用户界面
- 文档加载速度可能很慢
价钱
每位用户每月 41 美元起免费试用：无免费计划：无
适用于：大型存储需求
可用时间
- 网络
- iOS
- 安卓
eFileCabinet 的 Rubex 是一种基于云的 HR 文档管理系统，可为您提供大量存储选项和广泛的功能。 它还具有一个用户友好的应用程序，可在移动设备上提供相同的服务。
它的用户界面简单，类似于 Microsoft Outlook 等电子邮件收件箱。 此功能创造了积极的整体体验。
它提供了许多标准功能，如安全文件共享、版本控制和用户权限设置。
eFileCabinet 的缺点之一是其网站上没有定价。 用户必须致电公司或通过电子邮件查询定价细节。
从 eFileCabinet 了解更多关于 Rubex 的信息主要特征
- 1TB 到 20TB 的大文档存储容量
- 防止文件丢失的版本控制
- 保护敏感信息的权限设置
- 自定义模板让文档创建更方便
优点
- 用户界面使用起来很熟悉，因为它类似于电子邮件收件箱
- 所有计划都提供相同的功能
缺点
- 有限的自定义文件夹模板可用于更基本的计划
- 没有可用的透明定价信息
价钱
定价未公开免费试用：是免费计划：否
比较最佳人力资源文档管理软件
| 话题 |  | | | | | | | | | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 点评 |   | | | | | | | | | |
| 价钱 | 前 30 位用户每月只需 29 美元起 | 定价不公开 | 每位用户每月 35 美元起 | 每位用户每月 5 美元起 | 每位用户每月 10 美元起 | 定价不公开 | 每位用户每月 5 美元起 | 每位用户每月 19 美元起 | 每位用户每月 41 美元起 | 定价不公开 |
| 免费试用 | 是的 14天 | 不 | 是的 | 不 | 是的 | 是的 | 是的 | 是的 | 不 | 是的 |
| 免费计划 | 是的 最多 10 个用户 | 不 | 是的 | 是的 | 是的 | 不 | 是的 | 是的 | 不 | 不 |
什么是人力资源文档管理软件？
人力资源文档管理软件可帮助企业收集、存储和管理与人力资源相关的重要文档。 它将文档和文件整合到一个可以从任何地方根据需要访问的集中空间。
人力资源文档管理软件可防止重要文件和文档错放，并通过各种搜索功能方便地检索文档。 它是任何规模企业人力资源团队的重要工具。
人力资源文档管理软件通过向任何需要它的人提供信息来节省时间和金钱。 此功能使 HR 专业人员免于从事重复且耗时的任务，并将他们解放出来从事更高级别的 HR 活动。
人力资源文档管理软件如何工作？
它通过捕获、存储、检索和共享文档来执行其有价值的功能。
捕获文档
文档管理软件应用程序需要能够从任何来源捕获文档。 此步骤包括索引信息，以便您将来可以轻松访问它。 文档管理软件通常允许您添加员工编号或订单编号等术语，以使信息更易于搜索。 如果索引有效，您以后可以轻松访问该文档。
存储文件
将重要文件存储在一个地方至关重要。 员工需要随时随地访问文件。 这种质量适用于静态内容（如发票）和动态内容（如表单）。
中央文档存储还提供了版本控制的好处。 如果错误地进行了修订，您可以恢复到文档的早期版本。 通过包含对存储文件的权限，也可以部分抵消此问题。
检索和共享文件
存储的信息必须能够快速且易于访问。 否则，系统无法执行其主要任务。 为员工提供搜索功能可确保信息触手可及。
此外，有效的文档管理软件应用程序允许您以多种方式共享文件，例如 FTP 和电子邮件。
人力资源文档管理软件的好处
从历史上看，手动文档管理涉及许多不必要的开支。 纸张和墨水成本、打印机维护、电费和物理存储空间使得物理归档系统的运行成本很高。 人力资源文档管理软件不仅消除了这些费用，还为员工节省了宝贵的时间，这些时间本可以更好地用于为公司贡献价值。
使用数字工具提高生产力
人力资源文档管理软件应用程序的另一个主要好处是它可以提高工作效率。 使用日期、元数据或其他唯一标识符为存储的文档编制索引，使文档检索变得快速和容易。 它实际上消除了存储和检索文件的时间。与同事协作的能力可以产生更好的工作并利用团队成员的优势。
全公司的利益相关者只需按一下按钮就可以访问他们需要的电子文档。电子签名、合规报告和到期通知快速简便，进一步提高了 HR 活动的效率。
帮助提高公司文件的安全性
除了提高生产力，人力资源文档管理软件应用程序也更加安全。 权限设置、密码保护、访问控制和数据加密等常用功能可保护公司机密文件。 例如，您可以控制哪些员工可以访问敏感的公司数据。 或者，您可以将工作人员限制为只读访问。
简化入职和其他人力资源流程
文档管理软件使入职和其他人力资源流程变得更加容易。 电子签名、到期日期和提醒等功能有助于限制延迟并减少错误。 从任何地方上传、分配和签署文件的能力对于拥有现场和单独工作人员的公司来说特别有价值。
人力资源文档管理软件的成本是多少？
许多 HR 文档管理软件系统都非常实惠。 价格通常取决于您需要的功能数量和您组织的规模。
典型的价格结构包括针对一组特定功能的固定月费以及基于每月用户数量的可变成本。 与月费相比，年费通常会打折。
例如，Document Locator 每个用户每月收费 41 美元。 因此，一个拥有 10 名员工的组织每月需要支付 410 美元。
一些 HR 文档管理软件提供商提供免费版本。 但是，这些免费版本通常缺乏重要功能或限制用户数量。
一个明显的例外是 Connecteam。 我们的小型企业计划提供了通过单个移动应用程序开展业务所需的所有工具。 它提供对所有产品和服务的完整访问，包括小公司安排、培训和管理员工所需的所有功能。 用户少于 10 人的企业免费。
最多 30 个用户的付费计划起价为每月 29美元，每增加一个用户每月只需 0.50 美元。
常见问题
哪个是最好的人力资源文档管理软件？
当今市场上有许多优质的 HR 文档管理软件可供选择。 但就整体价值和功能而言，Connecteam 是具有许多独特优势的绝佳选择。
你如何组织人力资源文件？
使用HR文档管理软件是最好的方法。 借助 HR 文档管理软件应用程序，您可以快速安全地以数字方式存储、检索和共享文档。
使用人力资源文档管理软件有什么好处？
人力资源文档管理软件的主要优势在于它可以帮助您在一个地方跟踪您的人力资源文档，从而使归档更快、更安全。
人力资源文档管理软件的底线
文档管理软件可以帮助您简化人力资源流程并节省时间和金钱。 它还有助于保护敏感的员工信息，并可以简化人力资源部门的入职流程。
数字工具可以节省资源并提高生产力。 他们还通过消除人为错误、防止文件丢失和减少混乱来创造更加愉快的工作体验。
今天有许多高质量的人力资源文档管理系统。 但是，没有一家供应商能因其物超所值、出色的客户服务和卓越的功能而击败 Connecteam。