25 Esempi di messaggi di posta vocale per migliorare la tua comunicazione aziendale

Pubblicato: 2023-07-11

Avere un messaggio vocale professionale per la tua azienda può essere essenziale per proiettare la giusta immagine a potenziali clienti e partner. Che tu sia una piccola impresa o una grande azienda, è fondamentale disporre di un messaggio vocale personalizzato chiaro e conciso. In questo articolo, abbiamo raccolto 25 dei migliori esempi di messaggi di posta vocale che puoi utilizzare così come sono o per aiutarti a creare il tuo messaggio unico. Continua a leggere per metterti sulla strada di una migliore comunicazione aziendale!

Sommario

L'importanza di un buon messaggio vocale

Un buon messaggio vocale è estremamente importante per garantire che i tuoi clienti e partner abbiano la giusta impressione di te e della tua attività. Dà loro un'indicazione di quanto sei professionale e organizzato, il che può fare la differenza tra concludere un affare o meno. Anche in questi tempi con così tante forme di comunicazione disponibili, avere un messaggio vocale chiaro e conciso può fare la differenza.

messaggio di posta vocale

Dopo aver letto l'articolo, assicurati di dare un'occhiata al video di Townsquare Interactive per la formula su come impostare un messaggio vocale professionale per i tuoi clienti.

Cosa rende un buon messaggio di posta vocale

Avere un messaggio vocale efficace è essenziale per guadagnare fiducia e promuovere la tua attività. Quando le persone ascoltano il tuo messaggio vocale, dovrebbero avere un'immediata impressione di professionalità e organizzazione. Di seguito sono riportati i quattro fattori chiave che compongono un buon messaggio vocale:

  • Chiarezza: assicurarti che il tuo messaggio di posta vocale sia breve, chiaro e pertinente è essenziale quando si tratta di trasmettere un'immagine forte e professionale. Un buon saluto in segreteria è conciso e non lascia spazio a confusioni, evitando fraintendimenti o interpretazioni errate che potrebbero portare a occasioni mancate.
  • Saluto corretto: un saluto amichevole fa la differenza quando si lascia un messaggio vocale. È importante mantenerlo professionale ma comunque gradevole, in modo che i clienti non si sentano come se stessero parlando con un robot. Saluti rispettosi come "Buongiorno" o "Buon pomeriggio" funzionano bene in qualsiasi situazione.
  • Professionalità: il modo in cui pronunci il tuo nome e l'introduzione nel messaggio può influire sul modo in cui i potenziali acquirenti vedono te o il marchio della tua azienda. Assicurati di usare la grammatica e l'enunciazione corrette quando registri il tuo messaggio vocale per sembrare una persona affidabile.
  • Dettagli necessari: quando qualcuno chiama, potrebbe desiderare maggiori informazioni sui tuoi servizi o prodotti. Pertanto, è importante fornire il maggior numero possibile di dettagli necessari entro i tempi consentiti dalla piattaforma stessa.

Esempi di messaggi di posta vocale aziendale

Creare il messaggio vocale perfetto è essenziale per qualsiasi azienda. Dai saluti generali ai messaggi delle vacanze, ecco 25 esempi di ottimi messaggi vocali aziendali per darti ispirazione.

Esempi di messaggi di saluto di posta vocale generale

Quando si tratta di messaggi di saluto in segreteria, la prima impressione è fondamentale. Come uomo d'affari, vuoi che il tuo saluto suoni professionale e trasmetta il messaggio giusto ai tuoi interlocutori. Di seguito sono riportati cinque esempi di messaggi di saluto generali della segreteria telefonica che è possibile personalizzare in base alle proprie esigenze:

1. Ciao, hai contattato [Nome azienda]. Al momento non sono disponibile, ma lascia un messaggio e ti ricontatterò il prima possibile.

2. Grazie per aver chiamato [Nome azienda]. Mi dispiace di aver perso la tua chiamata, per favore lascia un messaggio e ti richiamerò il prima possibile.

3. Salve, sono [Il tuo nome] di [Nome azienda]. Mi scuso per aver perso la tua chiamata, per favore lascia un messaggio e ti richiamerò il prima possibile.

4. Hai raggiunto [Nome azienda]. Il nostro ufficio è attualmente chiuso, per favore lascia un messaggio e ti richiamerò durante il nostro prossimo orario lavorativo.

5. Salve, sono [Il tuo nome] di [Nome azienda]. Al momento non sono disponibile, lascia un messaggio e ti ricontatterò il prima possibile. Grazie per aver chiamato!

Brevi messaggi di saluto in segreteria

Quando si tratta di saluti di posta vocale, mantenerli brevi e dolci può essere altrettanto efficace di un messaggio più lungo. In qualità di uomo d'affari, vuoi trasmettere informazioni importanti pur tenendo conto del tempo del tuo interlocutore. Diamo un'occhiata a quattro esempi di brevi messaggi di saluto vocali:

6. Ciao, hai raggiunto [Your Name], lascia un breve messaggio e ti ricontatterò.

7. Ehi, sono [Il tuo nome], lascia un messaggio e ti richiamerò prima della fine della giornata lavorativa.

8. Sono [Il tuo nome], non posso rispondere alla tua chiamata, per favore lascia un messaggio.

9. Ciao, hai contattato [Il tuo nome], sono fuori ufficio, per favore lascia un messaggio e ti richiamerò.

Esempi di messaggi vocali divertenti

Incorporare un po 'di umorismo può lasciare un'impressione duratura sui tuoi interlocutori. È comunque possibile mantenere un tono professionale aggiungendo un tocco di personalità al messaggio di saluto della segreteria. Ecco quattro esempi di saluti vocali divertenti:

10. Ciao, hai raggiunto [Il tuo nome], al momento non sono alla mia scrivania ma se lasci un messaggio, ti ricontatterò più velocemente di un [inserisci un paragone umoristico, ad es. "proiettile veloce"] .

11. Grazie per aver chiamato [Your Name], al momento non sono disponibile, ma se lasci il tuo nome, numero e un breve messaggio, ti ricontatterò prima che tu possa dire "Bazinga!"

12. Ehi, sono [il tuo nome], al momento sono lontano dal mio telefono, ma se lasci un messaggio, ti risponderò più velocemente di quanto un Jedi possa estrarre la sua spada laser.

13. Sono [il tuo nome], al momento non posso rispondere alla tua chiamata, ma se lasci un messaggio, cercherò di ricontattarti prima di mangiare tutte le ciambelle in ufficio.

Esempi di messaggi vocali professionali

I saluti vocali professionali possono fare la differenza quando si tratta di fare una buona impressione su clienti e altri contatti. Ecco quattro esempi su misura per l'uso aziendale che puoi personalizzare in base alle tue esigenze:

14. Benvenuto in [ragione sociale]. Al momento non siamo disponibili ma se ci lasci un messaggio ti risponderemo il prima possibile.

15. Hai contattato [ragione sociale]. Lascia un messaggio e uno dei membri del nostro team ti contatterà a breve.

16. Ciao! Grazie per aver chiamato [ragione sociale], lascia i tuoi dati e ti ricontatteremo al più presto.

17. Salve, sono [ragione sociale]. Al momento non siamo disponibili, quindi sentiti libero di lasciarci un messaggio vocale e ti risponderemo presto!

Esempi di messaggi di saluto della segreteria telefonica per le festività

Con l'avvicinarsi di ogni grande festività, gli imprenditori dovrebbero avere un messaggio vocale di saluto appropriato che rifletta la stagione. Ecco quattro esempi di messaggi vocali per le vacanze personalizzabili ideali per gli uomini d'affari:

18. Ti auguro una [inserisci vacanza] piena di gioia, pace e amore. Sono [nome], per favore lasciami un messaggio e ti ricontatterò il prima possibile.

19. Trascorri una meravigliosa [vacanza]. Hai raggiunto [nome] qui, per favore lasciami un messaggio e sarò sicuro di richiamarti.

20. Dalla mia [famiglia/team] alla tua – Buone [vacanze]. Per favore lasciami un messaggio dopo il segnale acustico e ti richiamerò a breve.

21. Tanti auguri di buone [vacanze]! Sono [nome], sentiti libero di lasciare il tuo messaggio dopo il tono e ti ricontatterò presto!

Esempi di messaggi vocali per le vacanze

Che tu stia andando in vacanza solo per pochi giorni o per una vacanza prolungata, avere il messaggio giusto è essenziale. Ecco 4 esempi di messaggi vocali per le vacanze che i tuoi clienti adoreranno. Assicurati di personalizzare ognuno con i tuoi dettagli per renderlo personale.

22. Ciao! Sono [inserire il nome] e attualmente sono fuori dalla mia scrivania per una meritata vacanza fino al [data]. Per ricevere assistenza più rapidamente, contatta [nome/dipartimento] al [numero di telefono]. Grazie, non vedo l'ora di parlare con te al mio ritorno!

23. Ciao! Hai contattato [inserire nome], al momento sono fuori dall'ufficio e mi godo un po' di tempo libero ma prometto di rispondere non appena sarò tornato in ufficio. Se desideri assistenza immediata, chiama [nome/dipartimento] al [numero di telefono]. Vi auguro una buona giornata!

24. Salve, sono [inserire nome], mi sto prendendo un po' di tempo tanto necessario e non sarò in grado di rispondere fino a dopo [data]. Per favore lasciami un breve messaggio e ti ricontatterò presto. Per un servizio più rapido, non esitare a chiamare [nome/reparto] al [numero di telefono]. Saluti!

25. Saluti, purtroppo non è [inserire nome], sono andato in vacanza fino a dopo [data]. Per qualsiasi questione urgente si prega di contattare [nome/dipartimento] a [inserire indirizzo e-mail/numero di telefono]. Altrimenti, lasciami un messaggio e ti risponderò al mio ritorno dalla pausa. Grazie per la comprensione!

Come registrare un saluto di posta vocale

I messaggi di saluto della segreteria telefonica aziendale devono sembrare professionali, organizzati e amichevoli. Ecco una guida passo-passo su come registrare un saluto di posta vocale che farà in modo che i tuoi chiamanti abbiano la giusta impressione.

Passaggio 1: prepara la sceneggiatura

Prima di alzare il telefono e registrare il tuo messaggio vocale, assicurati di aver preparato uno schema di ciò che intendi dire. Questo ti aiuta a mantenerlo conciso e chiaro, senza perdere alcuna informazione importante. La sceneggiatura dovrebbe includere il tuo nome, la presentazione di te stesso/dell'azienda e tutti i dettagli di contatto necessari.

Passaggio 2: trova un posto tranquillo

È importante trovare un posto tranquillo dove non sarai disturbato durante il processo di registrazione. Il rumore di fondo rende difficile per le persone ascoltare correttamente il messaggio e potrebbe danneggiare la loro impressione generale del tuo marchio o della tua attività.

Passaggio 3: registra il messaggio

Una volta che sei in un ambiente tranquillo con il tuo copione preparato, inizia a registrare. Assicurati di parlare chiaramente e di pronunciare correttamente ogni parola in modo che le persone possano capire facilmente quello che stai dicendo. Prenditi il ​​tuo tempo anche durante la lettura della sceneggiatura. Non affrettarti, perché anche questo potrebbe lasciare le persone confuse.

Passaggio 4: ascolta e riprova se necessario

Dopo aver terminato la registrazione, riascolta per assicurarti che tutto suoni chiaro e che non ci siano parole pronunciate male o borbottii tra le frasi. Se c'è qualcosa che non va nel messaggio, riprova fino a quando tutto sembra perfetto prima di inviare il messaggio di saluto della segreteria telefonica al mondo.

Ecco una tabella di confronto per rappresentare visivamente i passaggi delineati. Puoi usarlo per una facile consultazione:

Fare un passo Descrizione
1. Prepara il tuo copione Inizia scrivendo uno schema di ciò che intendi dire nel tuo messaggio vocale. Questo aiuta a mantenere la chiarezza e la concisione, assicurando che non vengano omessi dettagli vitali. Il tuo script dovrebbe includere il tuo nome, una breve presentazione di te stesso o della tua azienda e tutte le informazioni di contatto necessarie.
2. Trova un posto tranquillo Scegli una posizione tranquilla per registrare il messaggio di saluto della segreteria. Ciò impedisce a qualsiasi rumore di fondo di interferire con il messaggio, contribuendo a mantenere un'immagine professionale e una comunicazione chiara.
3. Registrare il messaggio Con la tua sceneggiatura in mano e un ambiente tranquillo, sei pronto per registrare. Parla a un ritmo confortevole, assicurandoti che ogni parola sia chiaramente pronunciata per una facile comprensione. Non c'è bisogno di affrettarsi; la chiarezza è fondamentale.
4. Riascoltare e riprovare se necessario Dopo aver terminato la registrazione, rivedi il messaggio per eventuali sezioni poco chiare o errori. Se alcune parti non sono conformi allo standard, non esitare a registrare nuovamente finché non sei soddisfatto del prodotto finale. L'obiettivo è presentare un saluto vocale chiaro e professionale.

Suggerimenti per la creazione di un fantastico saluto di posta vocale

La creazione di un saluto vocale professionale e amichevole può lasciare un'impressione duratura sui chiamanti.

Segui questi cinque suggerimenti per creare il messaggio di saluto della segreteria perfetto per assicurarti di fare la giusta impressione:

  • Inizia forte : assicurati di iniziare il messaggio vocale presentandoti chiaramente, in modo che i chiamanti sappiano chi sta parlando. Puoi anche aggiungere un po' di umorismo se vuoi rendere il tuo messaggio vocale più simpatico e invitante. Ciò può aiutare a far sentire i chiamanti più a loro agio e disposti a lasciare un messaggio.
  • Sii breve : assicurati che il tuo saluto non sia troppo lungo. Una buona regola pratica è mantenerla intorno ai 10 secondi o meno. Mantenendolo breve, dai ai tuoi chiamanti più tempo per lasciare i loro messaggi. Inoltre, assicurati di includere tutte le informazioni di contatto pertinenti nel tuo saluto in modo che abbiano diversi modi per mettersi in contatto con te.
  • Imposta il tono : assicurati di sembrare sicuro e professionale quando registri il tuo saluto. La tua voce dovrebbe essere chiara e amichevole, il che può fare molto per garantire che i tuoi interlocutori abbiano un'impressione positiva di te.
  • Galateo telefonico - Concludi sempre il tuo saluto ringraziandolo per aver chiamato e ricorda di usare il suo nome se possibile. Dovrai anche essere educato e chiedere loro di lasciare un messaggio alla fine, assicurandoti che i tuoi chiamanti sappiano che li ricontatterai il prima possibile.
  • Approvazione strategica : lascia loro qualcosa di memorabile in modo che se ne vadano con la sensazione di essere stati ascoltati. Potrebbe essere qualcosa come "Buona giornata" o "Non vediamo l'ora di sentirti". Creare la giusta firma può aiutare a far sentire apprezzati e apprezzati i tuoi interlocutori.

Non sottovalutare l'impatto di un messaggio vocale di vendita

messaggio di posta vocale - uomo di posta vocale di vendita sul computer

Sulla base della ricerca Hubspot, un enorme 80% delle chiamate di vendita si traduce in messaggi vocali. Questo è un altro motivo per cui è fondamentale non trascurare l'opportunità di lasciare un messaggio.

Molti rappresentanti di vendita sanno esattamente cosa dire quando un lead risponde al telefono, ma sono perplessi di fronte a un messaggio vocale. Dato che i numeri non riconosciuti vengono spesso ignorati, lasciare un messaggio vocale diventa la tua occasione d'oro per presentarti e fare la tua presentazione.

Assicurati che il tuo messaggio lasci un impatto duraturo utilizzando uno script di posta vocale ben preparato. Ciò garantisce di trasmettere tutte le informazioni necessarie senza sopraffare l'ascoltatore.

Inoltre, ricorda che un messaggio vocale è un altro punto di contatto con un potenziale cliente. Considerando che in genere sono necessarie almeno otto interazioni prima che un lead acconsenta a una riunione, è essenziale non sprecare l'opportunità di lasciare un messaggio vocale avvincente.

Infine, è fondamentale notare che la frequenza dei messaggi di posta vocale è correlata alla probabilità di ricevere una richiamata. Non si tratta di lasciare un messaggio qualsiasi, ma che risuoni con il destinatario. Con uno script robusto a portata di mano, puoi aumentare del 22% le probabilità che restituiscano la tua chiamata. Pertanto, i messaggi vocali sono più che semplici messaggi; sono strumenti di comunicazione strategica nel tuo kit di strumenti di vendita.

Cosa è importante includere nel messaggio vocale di vendita:

  • Nome, oltre alla tua affiliazione con l'azienda: indica chiaramente il tuo nome e il tuo ruolo all'interno dell'organizzazione che rappresenti. Ciò consente all'ascoltatore di capire immediatamente chi lo sta contattando e la sua rilevanza, aggiungendo credibilità al tuo messaggio fin dall'inizio.
  • Miglior numero di telefono per contattarti: assicurati di indicare chiaramente il numero di telefono o il metodo di comunicazione più affidabile per raggiungerti. Assicurati di articolare chiaramente le cifre, e di solito è una buona idea ripetere il numero due volte, per dare all'ascoltatore ampie opportunità di annotarlo o memorizzarlo.
  • Il motivo della chiamata: identifica in modo conciso lo scopo specifico della tua chiamata, assicurandoti che il tuo intento sia compreso. Che tu stia fornendo informazioni, chiedendo assistenza o tentando di organizzare una riunione, essere sincero sul motivo per cui stai contattando aiuta il destinatario a rispondere meglio al tuo messaggio.
  • Vantaggi della risposta alla chiamata: evidenzia i vantaggi che l'ascoltatore otterrà rispondendo alla chiamata. Potrebbe trattarsi di informazioni preziose, offerte esclusive o il potenziale per una partnership vantaggiosa. Esprimendo i vantaggi in anticipo, aumenti la probabilità che il destinatario sia costretto a rispondere.
  • Azione che vorresti che il potenziale cliente intraprendesse: indica chiaramente i passaggi successivi che desideri che il destinatario intraprenda, come richiamare, inviare un'e-mail o incontrarsi a un'ora specifica. Indicazioni chiare aiutano il destinatario a capire cosa ci si aspetta da lui e possono guidare la sua risposta. Ricordati di mantenere l'azione richiesta ragionevole e facile da realizzare.

La linea di fondo

messaggio di posta vocale - uomo che inoltra il messaggio vocale alla posta elettronica

Con un ottimo messaggio di posta vocale, puoi assicurarti che i tuoi chiamanti si sentano apprezzati e importanti. Indipendentemente dal tipo di attività che hai, c'è uno stile di messaggio che funzionerà meglio per te. Prova a sperimentare idee diverse per trovare quella che funziona meglio per te e inoltra i messaggi vocali alla posta elettronica per assicurarti di non perdere nessun messaggio importante. E considera l'utilizzo di app di blocco delle chiamate come Call Control per fornirti un ulteriore livello di protezione contro i chiamanti indesiderati.

Immagine: Elementi Envato

Altro in: esempi di messaggi commerciali, messaggi operativi