Che cos'è un sistema di gestione della sicurezza? La guida per principianti

Tutte le competenze e le qualifiche professionali del mondo non impediranno il verificarsi di potenziali incidenti. Quando tutto è stato detto e fatto, hai bisogno di politiche e procedure dettagliate in atto per proteggere i tuoi colleghi e clienti.

Ma ecco il punto : un grande raccoglitore di manuali e protocolli di sicurezza è un modo estremamente inefficace e obsoleto per implementare i protocolli di sicurezza in qualsiasi azienda. Peggio ancora, si trasforma la ricerca di informazioni rilevanti in un incubo durante un evento di sicurezza.

È qui che entra in gioco un sistema di gestione della sicurezza. Questo assortimento di procedure e politiche è destinato a mantenere il tuo team preparato a qualsiasi potenziale pericolo. Ma cos'è un sistema di gestione della sicurezza? Quali vantaggi porta e come puoi implementarne uno?

Che cos'è un sistema di gestione della sicurezza?

Un sistema di gestione della sicurezza (SMS) è un approccio formalizzato a livello di organizzazione per aiutare un'azienda a raggiungere un livello accettabile di sicurezza sul lavoro. Le organizzazioni devono trattare i propri SMS con lo stesso livello di priorità di tutti gli altri processi aziendali critici.

Un SMS organizzato di solito può essere suddiviso in politiche, procedure, strutture e responsabilità, che puoi ridimensionare in base alle dimensioni della tua organizzazione.

In genere, gli SMS possono essere implementati per soddisfare requisiti federali come il titolo 14 del Code of Federal Regulations (CFR) statunitense, imposto dalla Federal Aviation Administration (FAA).

Lo scopo di un sistema di gestione della sicurezza

In breve, lo scopo principale di un Sistema di Gestione della Sicurezza è quello di mantenere al sicuro dipendenti e clienti. Ma va più in profondità. Questo tipo di sistema fornisce a un'organizzazione la struttura per gestire il rischio sul posto di lavoro, tenendo in considerazione tutti i processi e le operazioni in cui la sicurezza è fondamentale.

Un altro obiettivo di un SMS è rafforzare la cultura della sicurezza sul lavoro. Questa area della gestione aziendale è parte integrante di settori ad alto rischio come quello marittimo, dell'aviazione e delle costruzioni, solo per citarne alcuni.

I vantaggi di un sistema di gestione della sicurezza

Sebbene l'implementazione di un sistema di gestione della sicurezza possa essere un processo schiacciante e complicato, offre un'ampia gamma di vantaggi, sia a breve che a lungo termine. Questi includono:

• Migliora la comunicazione e la cultura della sicurezza : i team comunicano e generalmente lavorano meglio insieme quando viene implementato un SMS.
• Semplifica la gestione dei rischi per la sicurezza : gli SMS aiutano i dipendenti a identificare più facilmente pericoli e rischi, assicurando che le misure di controllo vengano applicate prima.
• Tutto è documentato : con un SMS, ogni ispezione, procedura e processo è documentato e disponibile per riferimento futuro, migliorando la responsabilità a lungo termine.

Altri vantaggi dei sistemi di gestione della sicurezza includono:

• Riduce incidenti, infortuni e malattie

• Un processo decisionale più informato

• Migliora la sicurezza organizzativa

• Riduce i costi operativi

• Aumenta l'efficienza

• Migliora la distribuzione delle risorse

• Dimostra la dovuta diligenza

• Riduce gli errori

• Fa rispettare le leggi sulla sicurezza

• Costruisce buona volontà e fiducia sul posto di lavoro

• Migliora la reputazione del marchio

• Riduce i premi assicurativi

I componenti di base di un sistema di gestione della sicurezza

Secondo la FAA, i sistemi di gestione della sicurezza devono sempre includere quattro componenti chiave:

1. Politiche e obiettivi di sicurezza
2. Gestione del rischio per la sicurezza
3. Garanzia di sicurezza
4. Promozione della sicurezza.

All'interno di questi componenti, ci sono 12 elementi che garantiscono l'implementazione e la manutenzione di successo di un SMS. Ogni componente include elementi specifici. Secondo l'Organizzazione per l'aviazione civile internazionale (ICAO), questi componenti ed elementi possono essere suddivisi come segue:

La sicurezza dovrebbe essere intrecciata in ogni parte delle operazioni di un'azienda, con obiettivi di sicurezza specifici fissati e raggiunti in ogni momento. La responsabilità ei doveri attribuiti alla sicurezza dovrebbero essere presi sul serio come qualsiasi altra area di attività. È compito e impegno del manager garantire che le misure di rischio vengano prese quando dovrebbero.

Una volta che l'azienda ha identificato i suoi responsabili della sicurezza, è necessario predisporre la documentazione sulla sicurezza poiché è necessario condurre revisioni regolari. La FAA afferma inoltre che la documentazione SMS può essere aggiunta ai processi di conservazione dei registri esistenti o convertita in un unico manuale.

Gli elementi delle Politiche e degli Obiettivi di Sicurezza sono:

• Impegno gestionale
• Responsabilità e responsabilità della sicurezza
• Nomina del personale chiave di sicurezza
• Coordinamento della pianificazione della risposta alle emergenze
• Documentazione del sistema di gestione della sicurezza

Ai membri del personale designato deve essere insegnato come condurre i processi pertinenti per gestire e controllare tutti i rischi per la sicurezza. Ci sono cinque fasi che svolgono un ruolo fondamentale nell'attuazione di una gestione efficace dei rischi per la sicurezza:

• Descrizione del sistema/Analisi del compito : utilizzato per evidenziare i dettagli fondamentali sulle condizioni e le attività sul posto di lavoro, come il tempo, le attrezzature, l'ambiente, ecc. Un membro del personale designato analizza i fattori che potrebbero contribuire ai rischi per la sicurezza.
• Identificazione dei pericoli : qualsiasi cosa che possa causare lesioni, malattie o la morte di una persona o potrebbe causare danni alle apparecchiature o alle proprietà, è un potenziale pericolo (pericoli di cantiere, ad esempio). Anche le condizioni legate all'errore umano come la mancanza di conoscenza e la pressione del tempo possono essere fattori che contribuiscono.

• Analisi del rischio : si tratta di elaborare le possibilità e la gravità delle conseguenze attribuite ai pericoli.
• Valutazione del rischio : decidere se un rischio per la sicurezza è accettabile o meno e dare priorità ai rischi per la sicurezza che vale la pena affrontare per informare l'allocazione accurata delle risorse (come le valutazioni del rischio del lavoratore solitario).
• Controllo del rischio : indicato anche come mitigazione del rischio, questa è l'implementazione di misure per proteggere i dipendenti, la proprietà e le attrezzature. Queste misure possono aiutare a ridurre la probabilità di rischi ed errori.

I due elementi che costituiscono la gestione dei rischi per la sicurezza sono l'identificazione dei pericoli e la valutazione e mitigazione dei rischi per la sicurezza.

Questa componente SMS ruota attorno alla supervisione dei controlli dei rischi nel bel mezzo delle operazioni. Comprende anche la valutazione dell'efficacia dei controlli. Indagini, audit e rapporti sono funzioni tipiche dell'assicurazione della sicurezza.

Tutte le informazioni vitali vengono quindi analizzate e confrontate con le tendenze e gli schemi di rischio attuali. È necessario intraprendere azioni correttive nel caso in cui i controlli dei rischi non funzionino. Questo può spesso essere fatto attraverso processi come la manutenzione delle apparecchiature, la supervisione, l'ulteriore formazione sulla sicurezza e altro ancora. Ci si aspetta anche che i gestori svolgano un ruolo fondamentale nell'assicurazione della sicurezza.

La garanzia di sicurezza può essere suddivisa in tre elementi. Si tratta di monitoraggio e misurazione delle prestazioni di sicurezza, gestione del cambiamento e miglioramento continuo dell'SMS.

Denominata anche cultura della sicurezza, Safety Promotion allude alle attività svolte per implementare gli SMS all'interno di un'azienda. Questi includono la condivisione delle conoscenze, la formazione e la comunicazione interna. Il fatto che ogni dipendente sviluppi una comprensione dettagliata del proprio SMS garantisce che la sicurezza sul lavoro diventi un valore fondamentale dell'azienda. Tutti i dirigenti dovrebbero essere in grado di spiegare l'importanza di ciascuna procedura per promuovere ulteriormente una cultura aziendale positiva della sicurezza.

I due elementi che costituiscono la promozione della sicurezza sono la formazione/istruzione e la comunicazione sulla sicurezza.

Sistemi di gestione della sicurezza nell'aviazione

L'aviazione è uno dei settori più diffusi in cui vengono implementati i sistemi di gestione della sicurezza. Comprende un'ampia varietà di operazioni aeronautiche, come risorse finanziarie, legali e umane.

Secondo l'ultima versione dell'ICAO Doc 9859 o Safety Management Manual (SMM), l'implementazione degli SMS è determinata dalle dimensioni dell'azienda e dai servizi e prodotti forniti.

La FAA ha confermato che i sistemi di gestione della sicurezza non richiedono un reparto di sicurezza specifico, principalmente perché il sistema può e deve essere utilizzato in ogni reparto.

Secondo l'ICAO, le funzioni principali degli SMS nell'aviazione sono:

• Identificazione dei pericoli
• Gestione del rischio
• Segnalazione dell'evento
• Analisi di performance
• Garanzia di sicurezza

In quest'ultimo, fonti operative come gli orari dell'equipaggio, i registri di spedizione dei voli e i rapporti sulle discrepanze degli aeromobili sono strumenti di monitoraggio preziosi per i controlli sui rischi per la sicurezza.

Utilizzo di soluzioni digitali per implementare sistemi di gestione della sicurezza

Sebbene un sistema di gestione della sicurezza sia un termine ampio e si riferisca a un insieme di politiche e procedure aziendali adottate da un'organizzazione, l'implementazione di un tale sistema può richiedere molto tempo e risultare inefficiente, a seconda degli strumenti utilizzati.

Fornire ai dipendenti pile di manuali e documenti cartacei sulla sicurezza si è dimostrato un modo inefficace per mantenere la conformità in un'azienda.

Al giorno d'oggi, le soluzioni software digitali come Connecteam consentono ai datori di lavoro di semplificare l'implementazione del sistema di gestione della sicurezza. Questo tipo di software di solito include funzionalità rilevanti come risorse di formazione, moduli di segnalazione degli incidenti digitali e liste di controllo, gestione della documentazione e comunicazione bidirezionale.

Domande frequenti

In che modo gli SMS soddisfano i requisiti di sicurezza di un'azienda?

Un sistema di gestione della sicurezza aiuta le aziende ad analizzare le loro operazioni attuali per prendere decisioni più orientate alla sicurezza in futuro. Qualsiasi SMS ideale è:

• Reattivo : rende facile reagire a incidenti e incidenti all'interno dell'organizzazione.
• Proattivo : analizza i processi dell'organizzazione prima che si verifichino incidenti/incidenti.
• Predittivo : identifica potenziali rischi e pericoli analizzando l'ambiente e le circostanze attuali dell'organizzazione.

Quali problematiche possono presentare i sistemi di gestione della sicurezza?

Nonostante i suoi vantaggi, ci sono molti problemi che possono derivare dall'utilizzo di un SMS. Questi includono:

• Alcuni strumenti sono troppo difficili da usare per i dipendenti e sono troppo concentrati sulle complessità del sistema rispetto alla sua usabilità.
• Molti sistemi di gestione della sicurezza non includono versioni mobili, rendendo difficile per i dipendenti segnalare incidenti o eseguire procedure di sicurezza da qualsiasi luogo.
• Una gestione della sicurezza di successo richiede una comunicazione interna bidirezionale. Sfortunatamente, tuttavia, molti sistemi SMS non offrono ai dipendenti e al management la possibilità di aprire canali di comunicazione su problemi di sicurezza e incidenti.

Tuttavia, esistono molte soluzioni SMS che risolvono questi problemi.

Quali settori traggono vantaggio da un sistema di gestione della sicurezza?

Sebbene praticamente tutte le aziende possano trarne vantaggio, alcuni settori specifici richiedono un sistema di gestione della sicurezza poiché presentano inevitabilmente maggiori rischi potenziali e rischi per la sicurezza ai propri dipendenti e clienti.

Settori come l'aviazione, i trasporti, l'edilizia, il mare, il petrolio e il gas e la produzione sono legalmente obbligati a implementare gli SMS nelle loro operazioni per mantenere la conformità con le leggi e i regolamenti nazionali. In effetti, lo standard ISO 45001 afferma che tutte le organizzazioni, indipendentemente dalle dimensioni o dal tipo, richiedono una sorta di SMS.

La linea di fondo sui sistemi di gestione della sicurezza

Sta diventando sempre più chiaro che i metodi utilizzati per integrare un sistema di gestione della sicurezza in un'organizzazione sono altrettanto critici quanto il sistema stesso.

Detto questo, vale la pena notare che la maggior parte delle soluzioni digitali progettate per implementare gli SMS coinvolgono solo tra il 10 e il 20% della forza lavoro che li utilizza.

La chiave è adottare una soluzione software che ottimizzi la gestione, il coinvolgimento e la comunicazione dei dipendenti, consentendo anche ai manager di implementare le proprie procedure e politiche di sicurezza.

In definitiva, più facile sarà l'utilizzo del software, maggiore sarà il successo dei dipendenti nell'identificazione dei rischi, nella loro gestione e nella prevenzione del verificarsi di incidenti in futuro.