Apa itu Sistem Manajemen Keselamatan? Panduan Pemula

Semua keterampilan dan kualifikasi profesional di dunia tidak akan menghentikan potensi kecelakaan terjadi. Ketika semuanya telah dikatakan dan dilakukan, Anda memerlukan kebijakan dan prosedur terperinci untuk menjaga rekan kerja dan pelanggan Anda tetap aman.

Tapi ada satu hal – sebuah binder besar dari manual dan protokol keselamatan adalah cara yang sangat tidak efektif dan ketinggalan zaman untuk menerapkan protokol keselamatan di perusahaan mana pun. Yang terburuk, ternyata menemukan informasi yang relevan menjadi mimpi buruk selama acara keselamatan.

Di situlah sistem manajemen keselamatan masuk. Beragam prosedur dan kebijakan ini pasti akan membuat tim Anda siap menghadapi potensi bahaya apa pun. Tapi apa itu sistem manajemen keselamatan? Apa manfaatnya, dan bagaimana Anda bisa menerapkannya?

Apa itu Sistem Manajemen Keselamatan?

Sistem manajemen keselamatan (SMS) adalah pendekatan formal di seluruh organisasi untuk membantu bisnis mencapai tingkat keselamatan tempat kerja yang dapat diterima. Organisasi harus memperlakukan SMS mereka dengan tingkat prioritas yang sama seperti semua proses bisnis penting lainnya.

SMS terorganisir biasanya dapat dipecah menjadi kebijakan, prosedur, struktur, dan tanggung jawab, yang dapat Anda skalakan tergantung pada ukuran organisasi Anda.

Biasanya, SMS dapat diimplementasikan untuk memenuhi persyaratan federal seperti Judul 14 dari Kode Peraturan Federal AS (CFR), yang diberlakukan oleh Administrasi Penerbangan Federal (FAA).

Tujuan Sistem Manajemen Keselamatan

Singkatnya, tujuan utama Sistem Manajemen Keselamatan adalah untuk menjaga keselamatan karyawan dan pelanggan. Tapi itu lebih dalam dari itu. Sistem semacam ini memberi organisasi struktur untuk mengelola risiko tempat kerja, dengan mempertimbangkan semua proses dan operasi yang mengutamakan keselamatan.

Tujuan lain dari SMS adalah untuk memperkuat budaya keselamatan di tempat kerja. Area manajemen bisnis ini merupakan bagian integral dari industri berisiko tinggi seperti maritim, penerbangan, dan konstruksi, untuk beberapa nama.

Manfaat Sistem Manajemen Keselamatan

Meskipun menerapkan sistem manajemen keselamatan bisa menjadi proses yang rumit dan melelahkan, sistem ini memberikan berbagai manfaat, baik jangka pendek maupun jangka panjang. Ini termasuk:

• Meningkatkan komunikasi dan budaya keselamatan : Tim berkomunikasi dan umumnya bekerja sama lebih baik saat SMS diterapkan.
• Menyederhanakan manajemen risiko keselamatan : SMS membantu karyawan mengidentifikasi bahaya dan risiko dengan lebih mudah, memastikan bahwa tindakan pengendalian diterapkan lebih awal.
• Semuanya didokumentasikan : Dengan SMS, setiap pemeriksaan, prosedur, dan proses didokumentasikan dan tersedia untuk referensi di masa mendatang, meningkatkan akuntabilitas dalam jangka panjang.

Manfaat lain dari sistem manajemen keselamatan meliputi:

• Mengurangi kecelakaan, cedera, dan penyakit

• Pengambilan keputusan dengan informasi yang lebih baik

• Meningkatkan keamanan organisasi

• Mengurangi biaya operasional

• Meningkatkan efisiensi

• Meningkatkan distribusi sumber daya

• Mendemonstrasikan due diligence

• Mengurangi kesalahan

• Menegakkan kepatuhan terhadap undang-undang keselamatan

• Membangun niat baik dan kepercayaan di tempat kerja

• Meningkatkan reputasi merek

• Mengurangi premi asuransi

Komponen Dasar Sistem Manajemen Keselamatan

Menurut FAA, sistem manajemen keselamatan selalu perlu memasukkan empat komponen utama:

1. Kebijakan dan tujuan keselamatan
2. Manajemen risiko keselamatan
3. Jaminan keamanan
4. Promosi keselamatan.

Dalam komponen ini, ada 12 elemen yang memastikan keberhasilan implementasi dan pemeliharaan SMS. Setiap komponen mencakup elemen tertentu. Menurut Organisasi Penerbangan Sipil Internasional (ICAO), komponen dan elemen ini dapat dipecah sebagai berikut:

Keselamatan harus dijalin ke dalam setiap bagian dari operasi perusahaan, dengan tujuan keselamatan khusus yang ditetapkan dan dipenuhi setiap saat. Akuntabilitas dan tugas yang dikaitkan dengan keselamatan harus ditanggapi sama seriusnya dengan bidang bisnis lainnya. Adalah tugas dan komitmen manajer untuk memastikan bahwa langkah-langkah risiko diambil saat seharusnya.

Setelah perusahaan mengidentifikasi manajer keselamatannya, dokumentasi keselamatan perlu dilakukan karena tinjauan rutin perlu dilakukan. FAA juga menyatakan bahwa dokumentasi SMS dapat ditambahkan ke proses pencatatan yang ada atau diubah menjadi manual tunggal.

Unsur-unsur Kebijakan dan Tujuan Keselamatan adalah:

• Komitmen manajemen
• Akuntabilitas dan tanggung jawab keselamatan
• Penunjukan personel keselamatan utama
• Koordinasi perencanaan tanggap darurat
• Dokumentasi sistem manajemen keselamatan

Anggota staf yang ditunjuk perlu diajari bagaimana melakukan proses yang relevan untuk mengelola dan mengendalikan semua risiko keselamatan. Ada lima langkah yang memainkan peran penting dalam menerapkan manajemen risiko keselamatan yang efektif:

• Deskripsi Sistem/Analisis Tugas : Digunakan untuk menyoroti detail mendasar tentang kondisi dan aktivitas tempat kerja, seperti cuaca, peralatan, lingkungan, dll. Anggota staf yang ditunjuk menganalisis faktor-faktor yang dapat berkontribusi terhadap risiko keselamatan.
• Mengidentifikasi Bahaya : Segala sesuatu yang dapat menyebabkan cedera, penyakit, atau kematian pada seseorang atau dapat mengakibatkan kerusakan peralatan atau properti, adalah potensi bahaya (bahaya lokasi konstruksi, misalnya). Kondisi yang berhubungan dengan kesalahan manusia seperti kurangnya pengetahuan dan tekanan waktu juga dapat menjadi faktor penyebabnya.

• Analisis Risiko : Ini melibatkan kemungkinan dan tingkat keparahan konsekuensi yang dikaitkan dengan bahaya.
• Penilaian Risiko : Memutuskan apakah risiko keselamatan dapat diterima atau tidak dan memprioritaskan risiko keselamatan yang layak ditangani untuk menginformasikan alokasi sumber daya yang akurat (seperti penilaian risiko pekerja tunggal).
• Pengendalian Risiko : Disebut juga sebagai mitigasi risiko, ini adalah penerapan langkah-langkah untuk menjaga keselamatan karyawan, properti, dan peralatan. Langkah-langkah ini dapat membantu mengurangi kemungkinan risiko dan kesalahan.

Dua elemen yang membentuk Manajemen Risiko Keselamatan adalah identifikasi bahaya dan penilaian dan mitigasi risiko keselamatan.

Komponen SMS ini berkisar pada pengawasan pengendalian risiko di tengah operasi. Ini juga mencakup penilaian efektivitas kontrol. Investigasi, audit, dan pelaporan adalah fungsi khas dari jaminan keselamatan.

Semua informasi penting kemudian dianalisis dan dibandingkan dengan tren dan pola risiko saat ini. Tindakan korektif perlu diambil jika pengendalian risiko tidak berhasil. Ini sering dapat dilakukan melalui proses seperti pemeliharaan peralatan, pengawasan, pelatihan keselamatan lebih lanjut, dan banyak lagi. Manajer juga diharapkan memainkan peran penting dalam jaminan keselamatan.

Jaminan Keamanan dapat dipecah menjadi tiga elemen. Ini adalah pemantauan dan pengukuran kinerja keselamatan, manajemen perubahan, dan peningkatan berkelanjutan dari SMS.

Juga disebut sebagai Budaya Keselamatan, Promosi Keselamatan mengacu pada kegiatan yang dilakukan untuk menerapkan SMS di dalam perusahaan. Ini termasuk berbagi pengetahuan, pelatihan, dan komunikasi internal. Memiliki setiap karyawan mengembangkan pemahaman rinci tentang SMS mereka memastikan bahwa keselamatan kerja menjadi nilai inti perusahaan. Semua manajer harus dapat menjelaskan pentingnya setiap prosedur untuk lebih mempromosikan budaya keselamatan perusahaan yang positif.

Dua elemen yang membentuk Safety Promotion adalah pelatihan/pendidikan dan komunikasi keselamatan.

Sistem Manajemen Keselamatan dalam Penerbangan

Penerbangan adalah salah satu industri yang paling umum di mana sistem manajemen keselamatan diterapkan. Ini mencakup berbagai macam operasi pesawat, seperti keuangan, hukum, dan sumber daya manusia.

Menurut versi terbaru dari ICAO Doc 9859 atau Safety Management Manual (SMM), implementasi SMS ditentukan oleh ukuran perusahaan dan layanan serta produk apa yang disediakan.

FAA menegaskan bahwa sistem manajemen keselamatan tidak memerlukan departemen keselamatan khusus, terutama karena sistem tersebut dapat dan harus digunakan di setiap departemen.

Menurut ICAO, fungsi inti SMS dalam penerbangan adalah:

• Identifikasi bahaya
• Manajemen risiko
• Pelaporan kejadian
• Analisis kinerja
• Jaminan Keamanan

Dalam yang terakhir, sumber operasional seperti jadwal kru, catatan pengiriman penerbangan, dan laporan ketidaksesuaian pesawat adalah alat pemantauan yang berharga untuk pengendalian risiko keselamatan.

Menggunakan Solusi Digital untuk Menerapkan Sistem Manajemen Keselamatan

Sementara sistem manajemen keselamatan adalah istilah yang luas dan mengacu pada seperangkat kebijakan dan prosedur perusahaan yang diadopsi oleh organisasi, penerapan sistem seperti itu dapat memakan waktu dan tidak efisien, tergantung pada alat yang digunakan.

Memberi karyawan tumpukan manual dan dokumen keselamatan berbasis kertas telah terbukti menjadi cara yang tidak efektif untuk menjaga kepatuhan di perusahaan.

Di zaman sekarang ini, solusi perangkat lunak digital seperti Connecteam memungkinkan perusahaan menyederhanakan penerapan sistem manajemen keselamatan. Jenis perangkat lunak ini biasanya mencakup fitur yang relevan seperti sumber daya pelatihan, formulir dan daftar periksa laporan insiden digital, manajemen dokumentasi, dan komunikasi dua arah.

FAQ

Bagaimana SMS mengatasi persyaratan keamanan bisnis?

Sistem manajemen keselamatan membantu bisnis menganalisis operasi mereka saat ini untuk membuat keputusan berorientasi keselamatan yang lebih baik di masa depan. Setiap SMS yang ideal adalah:

• Reaktif : Memudahkan untuk bereaksi terhadap insiden dan kecelakaan dalam organisasi.
• Proaktif : Menganalisis proses organisasi sebelum insiden/kecelakaan muncul.
• Prediktif : Mengidentifikasi potensi risiko dan bahaya dengan menganalisis lingkungan dan keadaan organisasi saat ini.

Masalah apa yang dapat ditimbulkan oleh sistem manajemen keselamatan?

Terlepas dari manfaatnya, ada banyak masalah yang bisa muncul dengan menggunakan SMS. Ini termasuk:

• Beberapa alat terlalu sulit untuk digunakan oleh karyawan dan terlalu fokus pada seluk-beluk sistem dibandingkan dengan kegunaannya.
• Banyak sistem manajemen keselamatan tidak menyertakan versi seluler, sehingga menyulitkan karyawan untuk melaporkan insiden atau menjalankan prosedur keselamatan dari lokasi mana pun.
• Manajemen keselamatan yang sukses membutuhkan komunikasi internal dua arah. Sayangnya, banyak sistem SMS tidak memberi karyawan dan manajemen kemampuan untuk membuka saluran komunikasi tentang masalah dan insiden keselamatan.

Namun, ada banyak solusi SMS yang mengatasi masalah ini.

Industri mana yang mendapat manfaat dari sistem manajemen keselamatan?

Sementara hampir semua perusahaan dapat memperoleh manfaat dari satu, beberapa industri tertentu memerlukan sistem manajemen keselamatan karena mereka pasti menghadirkan lebih banyak potensi risiko dan bahaya keselamatan kepada karyawan dan pelanggan mereka.

Industri seperti penerbangan, transportasi, konstruksi, maritim, minyak dan gas, dan manufaktur diwajibkan secara hukum untuk menerapkan SMS ke dalam operasi mereka untuk menjaga kepatuhan terhadap hukum dan peraturan nasional. Faktanya, standar ISO 45001 menyatakan bahwa semua organisasi, terlepas dari ukuran atau jenisnya, memerlukan beberapa jenis SMS.

Intinya tentang Sistem Manajemen Keselamatan

Semakin jelas bahwa metode yang digunakan untuk mengintegrasikan sistem manajemen keselamatan ke dalam organisasi sama pentingnya dengan sistem itu sendiri.

Dengan demikian, perlu dicatat bahwa sebagian besar solusi digital yang dirancang untuk mengimplementasikan SMS hanya melibatkan antara 10-20% tenaga kerja yang menggunakannya.

Kuncinya adalah mengadopsi solusi perangkat lunak yang mengoptimalkan manajemen, keterlibatan, dan komunikasi karyawan, sekaligus memungkinkan manajer untuk menerapkan prosedur dan kebijakan keselamatan mereka.

Pada akhirnya, semakin mudah perangkat lunak digunakan, semakin sukses karyawan dalam mengidentifikasi risiko, mengelolanya, dan mencegah insiden terjadi di masa depan.