¿Qué es un sistema de gestión de la seguridad? La guía del principiante

Todas las habilidades y calificaciones profesionales del mundo no evitarán que ocurran accidentes potenciales. Cuando todo está dicho y hecho, necesita políticas y procedimientos detallados para mantener seguros a sus compañeros de trabajo y clientes.

Pero aquí está la cuestión : una gran carpeta de manuales y protocolos de seguridad es una forma extremadamente ineficaz y obsoleta de implementar protocolos de seguridad en cualquier empresa. Lo peor de todo es que la búsqueda de información relevante se convierte en una pesadilla durante un evento de seguridad.

Ahí es donde entra en juego un sistema de gestión de seguridad. Esta variedad de procedimientos y políticas está destinado a mantener a su equipo preparado para cualquier peligro potencial. Pero, ¿qué es un sistema de gestión de la seguridad? ¿Qué beneficios trae y cómo puedes implementar uno?

¿Qué es un sistema de gestión de la seguridad?

Un sistema de gestión de seguridad (SMS) es un enfoque formalizado de toda la organización para ayudar a una empresa a lograr un nivel aceptable de seguridad en el lugar de trabajo. Las organizaciones deben tratar su SMS con el mismo nivel de prioridad que todos los demás procesos comerciales críticos.

Un SMS organizado generalmente se puede dividir en políticas, procedimientos, estructuras y responsabilidades, que puede escalar según el tamaño de su organización.

Por lo general, el SMS se puede implementar para cumplir con los requisitos federales, como el Título 14 del Código de Regulaciones Federales (CFR) de EE. UU., aplicado por la Administración Federal de Aviación (FAA).

El propósito de un sistema de gestión de la seguridad

En resumen, el objetivo principal de un Sistema de Gestión de la Seguridad es mantener seguros a los empleados y clientes. Pero va más profundo que eso. Este tipo de sistema proporciona a una organización la estructura para gestionar los riesgos laborales, teniendo en cuenta todos los procesos y operaciones en los que la seguridad es primordial.

Otro objetivo de un SMS es reforzar la cultura de seguridad en el lugar de trabajo. Esta área de la gestión empresarial es parte integral de las industrias de alto riesgo, como la marítima, la aviación y la construcción, por nombrar algunas.

Los beneficios de un sistema de gestión de la seguridad

Si bien la implementación de un sistema de gestión de la seguridad puede ser un proceso abrumador y complicado, proporciona una amplia gama de beneficios, tanto a corto como a largo plazo. Éstos incluyen:

• Mejora la comunicación y la cultura de seguridad : los equipos se comunican y, en general, trabajan mejor juntos cuando se implementa un SMS.
• Simplifica la gestión de riesgos de seguridad : SMS ayuda a los empleados a identificar peligros y riesgos más fácilmente, asegurando que las medidas de control se apliquen antes.
• Todo está documentado : con un SMS, cada inspección, procedimiento y proceso está documentado y disponible para referencia futura, lo que mejora la responsabilidad a largo plazo.

Otros beneficios de los sistemas de gestión de seguridad incluyen:

• Reduce accidentes, lesiones y enfermedades.

• Toma de decisiones mejor informada

• Mejora la seguridad organizacional

• Reduce los costos operativos

• Aumenta la eficiencia

• Mejora la distribución de recursos

• Demuestra diligencia debida

• Reduce errores

• Hace cumplir las leyes de seguridad

• Genera buena voluntad y confianza en el lugar de trabajo.

• Mejora la reputación de la marca.

• Reduce las primas de seguro

Los componentes básicos de un sistema de gestión de la seguridad

Según la FAA, los sistemas de gestión de seguridad siempre deben incluir cuatro componentes clave:

1. Políticas y objetivos de seguridad
2. Gestión de riesgos de seguridad
3. Garantía de seguridad
4. Promoción de la seguridad.

Dentro de estos componentes, hay 12 elementos que aseguran la implementación y el mantenimiento exitosos de un SMS. Cada componente incluye elementos específicos. Según la Organización de Aviación Civil Internacional (OACI), estos componentes y elementos se pueden desglosar de la siguiente manera:

La seguridad debe estar entretejida en cada parte de las operaciones de una empresa, con objetivos de seguridad específicos establecidos y cumplidos en todo momento. La responsabilidad y los deberes atribuidos a la seguridad deben tomarse tan en serio como cualquier otra área comercial. Es el trabajo y el compromiso del gerente garantizar que se tomen medidas de riesgo cuando se supone que deben hacerlo.

Una vez que la empresa identifica a sus gerentes de seguridad, se debe implementar la documentación de seguridad, ya que se deben realizar revisiones periódicas. La FAA también establece que la documentación de SMS puede agregarse a los procesos de mantenimiento de registros existentes o convertirse en un manual singular.

Los elementos de las Políticas y Objetivos de Seguridad son:

• Compromiso de gestión
• Rendición de cuentas y responsabilidades de seguridad
• Designación de personal clave de seguridad.
• Coordinación de la planificación de la respuesta a emergencias
• Documentación del sistema de gestión de la seguridad.

Los miembros del personal designados deben aprender cómo llevar a cabo los procesos pertinentes para gestionar y controlar todos los riesgos de seguridad. Hay cinco pasos que juegan un papel clave en la implementación de una gestión eficaz de los riesgos de seguridad:

• Descripción del sistema/Análisis de tareas : se utiliza para resaltar los detalles fundamentales sobre las condiciones y actividades del lugar de trabajo, como el clima, el equipo, el entorno, etc. Un miembro del personal designado analiza los factores que podrían contribuir a los riesgos de seguridad.
• Identificación de peligros : Cualquier cosa que pueda causar una lesión, enfermedad o muerte a una persona o que pueda resultar en daños al equipo oa la propiedad, es un peligro potencial (peligros del sitio de construcción, por ejemplo). Las condiciones relacionadas con el error humano, como la falta de conocimiento y la presión del tiempo, también pueden ser factores contribuyentes.

• Análisis de riesgos : implica calcular las posibilidades y la gravedad de las consecuencias atribuidas a los peligros.
• Evaluación de riesgos : Decidir si un riesgo de seguridad es aceptable o no y priorizar los riesgos de seguridad que vale la pena abordar para informar la asignación precisa de recursos (como evaluaciones de riesgos de trabajadores solitarios).
• Control de riesgos : También conocido como mitigación de riesgos, esta es la implementación de medidas para mantener seguros a los empleados, la propiedad y el equipo. Estas medidas pueden ayudar a reducir la probabilidad de riesgos y errores.

Los dos elementos que forman la gestión de riesgos de seguridad son la identificación de peligros y la evaluación y mitigación de riesgos de seguridad.

Este componente del SMS gira en torno a la supervisión de los controles de riesgo en medio de las operaciones. También incluye la evaluación de la eficacia de los controles. Las investigaciones, las auditorías y los informes son funciones típicas del aseguramiento de la seguridad.

Luego, toda la información vital se analiza y se compara con las tendencias y patrones de riesgo actuales. Es necesario tomar acciones correctivas en caso de que los controles de riesgo no funcionen. Esto a menudo se puede hacer a través de procesos como mantenimiento de equipos, supervisión, capacitación adicional en seguridad y más. También se espera que los gerentes desempeñen un papel vital en la garantía de la seguridad.

La garantía de seguridad se puede dividir en tres elementos. Estos son el monitoreo y la medición del desempeño de la seguridad, la gestión del cambio y la mejora continua del SMS.

También denominada Cultura de Seguridad, la Promoción de la Seguridad alude a las actividades realizadas para implementar el SMS en una empresa. Estos incluyen el intercambio de conocimientos, la capacitación y la comunicación interna. Hacer que cada empleado desarrolle una comprensión detallada de su SMS garantiza que la seguridad en el lugar de trabajo se convierta en un valor central de la empresa. Todos los gerentes deben poder explicar la importancia de cada procedimiento para promover aún más una cultura positiva de seguridad en la empresa.

Los dos elementos que forman la Promoción de la Seguridad son la formación/educación y la comunicación sobre la seguridad.

Sistemas de gestión de la seguridad en la aviación

La aviación es una de las industrias más frecuentes en las que se implementan sistemas de gestión de la seguridad. Abarca una amplia variedad de operaciones de aeronaves, como recursos financieros, legales y humanos.

De acuerdo con la última versión del Doc 9859 de la OACI o Manual de gestión de la seguridad (SMM), la implementación del SMS está determinada por el tamaño de la empresa y los servicios y productos que se brindan.

La FAA confirmó que los sistemas de gestión de seguridad no requieren un departamento de seguridad específico, principalmente porque el sistema puede y debe usarse en todos los departamentos.

Según la OACI, las funciones básicas del SMS en la aviación son:

• Identificación de peligros
• Gestión de riesgos
• Informe de ocurrencia
• Análisis de rendimiento
• Garantía de seguridad

En este último, las fuentes operativas, como los horarios de la tripulación, los registros de despacho de vuelos y los informes de discrepancias de aeronaves, son valiosas herramientas de seguimiento para los controles de riesgos de seguridad operacional.

Uso de soluciones digitales para implementar sistemas de gestión de seguridad

Si bien un sistema de gestión de la seguridad es un término amplio y se refiere a un conjunto de políticas y procedimientos de la empresa que adopta una organización, la implementación de dicho sistema puede llevar mucho tiempo y ser ineficiente, según las herramientas que se utilicen.

Proporcionar a los empleados montones de manuales y documentos de seguridad en papel ha demostrado ser una forma ineficaz de mantener el cumplimiento en una empresa.

Hoy en día, las soluciones de software digital como Connecteam permiten a los empleadores simplificar la implementación del sistema de gestión de seguridad. Este tipo de software suele incluir funciones relevantes, como recursos de formación, formularios de notificación de incidentes digitales y listas de verificación, gestión de documentación y comunicación bidireccional.

preguntas frecuentes

¿Cómo aborda SMS los requisitos de seguridad de una empresa?

Un sistema de gestión de seguridad ayuda a las empresas a analizar sus operaciones actuales para tomar mejores decisiones orientadas a la seguridad en el futuro. Cualquier SMS ideal es:

• Reactivo : Facilita la reacción ante incidentes y accidentes dentro de la organización.
• Proactivo : Analiza los procesos de la organización antes de que surjan incidentes/accidentes.
• Predictivo : identifica riesgos y peligros potenciales mediante el análisis del entorno y las circunstancias actuales de la organización.

¿Qué problemas pueden presentar los sistemas de gestión de la seguridad?

A pesar de sus beneficios, hay muchos problemas que pueden surgir con el uso de un SMS. Éstos incluyen:

• Algunas herramientas son demasiado difíciles de usar para los empleados y están demasiado enfocadas en las complejidades del sistema en lugar de su usabilidad.
• Muchos sistemas de gestión de seguridad no incluyen versiones móviles, lo que dificulta que los empleados informen incidentes o ejecuten procedimientos de seguridad desde cualquier lugar.
• Una gestión de seguridad exitosa requiere una comunicación interna bidireccional. Desafortunadamente, sin embargo, muchos sistemas de SMS no brindan a los empleados ni a la gerencia la capacidad de abrir canales de comunicación sobre problemas e incidentes de seguridad.

Sin embargo, hay muchas soluciones de SMS que solucionan estos problemas.

¿Qué industrias se benefician de un sistema de gestión de la seguridad?

Si bien prácticamente todas las empresas pueden beneficiarse de uno, algunas industrias específicas requieren un sistema de gestión de seguridad, ya que inevitablemente presentan más riesgos potenciales y peligros de seguridad para sus empleados y clientes.

Industrias como la aviación, el transporte, la construcción, la marítima, la del petróleo y el gas y la manufacturera están legalmente obligadas a implementar SMS en sus operaciones para mantener el cumplimiento de las leyes y regulaciones nacionales. De hecho, la norma ISO 45001 establece que todas las organizaciones, independientemente de su tamaño o tipo, requieren algún tipo de SMS.

El resultado final de los sistemas de gestión de la seguridad

Cada vez es más claro que los métodos que se utilizan para integrar un sistema de gestión de la seguridad en una organización son tan críticos como el propio sistema.

Dicho esto, vale la pena señalar que la mayoría de las soluciones digitales que están diseñadas para implementar SMS solo involucran entre el 10 y el 20 % de la fuerza laboral que las usa.

La clave es adoptar una solución de software que optimice la gestión, el compromiso y la comunicación de los empleados, al mismo tiempo que permite a los gerentes implementar sus procedimientos y políticas de seguridad.

En última instancia, cuanto más fácil sea usar el software, más exitosos serán los empleados para identificar riesgos, administrarlos y evitar que ocurran incidentes en el futuro.