Pesanan Pembelian vs Faktur — Apa Perbedaannya?

Dalam kebanyakan kasus, pembuatan pesanan pembelian adalah langkah pertama Anda untuk transaksi bisnis. Pembeli mengeluarkan pesanan pembelian, yang memungkinkan penjual untuk menyediakan layanan atau produk dengan harga tertentu. Kemudian, faktur dianggap sebagai tagihan dan diberikan kepada penjual setelah layanan atau produk selesai atau dikirimkan, dengan syarat pembayaran yang sesuai seperti jatuh tempo pada saat diterima. Kedua dokumen itu penting untuk departemen keuangan dan pemilik usaha kecil. Oleh karena itu, merupakan ide yang baik untuk mempelajari kedua opsi tersebut dan mengapa keduanya sangat penting dalam domain hutang usaha.

Apa itu Pesanan Pembelian?

Pesanan pembelian atau PO adalah konfirmasi resmi Anda untuk pesanan tersebut. Dokumen dikirim oleh pembeli ke vendor, mengotorisasi pembelian.

Apa itu Faktur?

Faktur adalah dokumen yang meminta pembayaran untuk pembelian. Faktur dikirim ke pembeli dari vendor. Apa Perbedaan Antara Pesanan Pembelian dan Faktur?

Perbedaan utama antara pesanan pembelian dan faktur adalah cara penggunaannya. Anda perlu konfirmasi bahwa pesanan telah dilakukan dari PO. Dokumen faktur membantu meminta pembayaran untuk pesanan. Faktur disediakan oleh vendor kepada pembeli, dan dikirim saat pesanan selesai, dan sesuai dengan syarat pembayaran.

Persamaan Antara Pesanan Pembelian dan Faktur

Meskipun dokumennya berbeda, ada beberapa kesamaan di antara mereka. Tentu saja, pesanan pembelian apa pun adalah kontrak yang mengikat secara hukum, seperti halnya faktur. Oleh karena itu Anda memiliki kesepakatan antara vendor dan pembeli, dan tindakan tertentu diperlukan seperti yang ditentukan dalam dokumen ini.

Kedua dokumen tersebut mencakup detail pesanan yang relevan, serta informasi harga dan pengiriman. Faktur terdiri dari nomor faktur, serta penyesuaian pembayaran (diskon/kredit), informasi kontak vendor, jumlah total yang harus dibayar untuk vendor, dan jadwal pembayaran. Nomor pesanan pembelian (PO) mungkin juga diberikan untuk referensi.

Apa itu Nomor Pesanan Pembelian?

Nomor pesanan pembelian ditandai dengan jelas pada pesanan pembelian dan merupakan nomor unik. Anda hanya dapat menggunakannya sekali per pesanan, jadi nomor pesanan pembelian ini berbeda dari yang lain. Beberapa perangkat lunak akuntansi secara otomatis menghasilkan nomor pesanan pembelian ketika pesanan baru disiapkan. Nomor ini dapat direferensikan oleh penjual dan klien selama proses pembelian. Kemudian, penjual menggunakannya untuk mengirim faktur nanti.

Informasi Apa yang Harus Anda Sertakan pada Pesanan Pembelian Anda?

Meskipun setiap perangkat lunak berbeda, sebagian besar pesanan pembelian berisi informasi serupa. Ini termasuk:

• Nomor pesanan pembelian
• Tanggal hari ini
• Kuantitas Layanan atau Barang
• Deskripsi Layanan atau Barang
• Informasi Kontak Vendor (termasuk alamat email)
• Harga
• Catatan khusus
• Informasi pajak

Mengapa Pesanan Pembelian Penting?

Pesanan pembelian sangat penting karena alasan berikut:

Mengikat secara hukum

Ini adalah kesepakatan resmi antara penjual dan pembeli. Dalam arti tertentu, ini berarti bahwa kedua perusahaan (atau perusahaan dan individu) mengizinkan pembelian ini. Dengan pesanan pembelian untuk barang dan jasa, Anda mungkin tidak memerlukan kontrak terpisah untuk transaksi tertentu.

Lebih Mudah Dilacak

Pemilik bisnis lebih suka menggunakan pesanan pembelian sebagai alat selama transaksi. Anda dapat dengan mudah merujuk nomor pesanan pembelian untuk menentukan di mana barang tersebut berada dan kapan harus tiba di lokasi pembeli.

Menyederhanakan Faktur

Penjual dapat dengan cepat mereferensikan nomor PO pada faktur, yang menunjukkan bahwa layanan atau produk yang disediakan telah disetujui sebelumnya.

Cara Menggunakan Pesanan Pembelian

Sebagai pemilik bisnis, terserah Anda untuk menggunakan hal-hal yang memudahkan pekerjaan Anda. Situs web Anda kemungkinan memiliki syarat dan ketentuan, jadi masuk akal jika Anda menggunakan faktur dan pesanan pembelian. Ini menunjukkan apa yang harus dibayar pembeli, tanggal jatuh tempo pembayaran, dan waktu pengiriman, juga. Saat Anda membuat template untuk pesanan pembelian, ini akan menghemat banyak waktu Anda.

Bisnis biasanya memiliki template, sehingga mudah untuk mengirim dan menerima pesanan pembelian. Kedua belah pihak mendapatkan data yang mereka inginkan dan butuhkan sehingga mereka dapat fokus pada pembelian dan mengumpulkan produk yang akan dikirim.

Ketika Anda berbicara dengan seseorang tentang menyediakan barang atau jasa, Anda mungkin memiliki panggilan telepon dan email yang panjang. Setelah Anda berdua menyetujui semuanya, Anda menginginkan dokumen yang mengikat secara hukum yang mencantumkan semua itu. Misalnya, jika Anda menginginkan kursi khusus yang dibuat untuk bisnis Anda, pesanan pembelian akan mencerminkan semua informasi. Anda tahu kapan barang atau jasa jadi harus disediakan, yang memungkinkan Anda untuk meminta barang nanti jika tidak dikirim pada tanggal yang tercantum dalam pesanan. Dokumen PO juga menjelaskan kapan pembayaran jatuh tempo dan pengaturan pembayaran apa yang ada jika ada.

Untuk memastikan bahwa dokumen itu sah, kedua belah pihak harus menandatanganinya. Dengan begitu, Anda tahu kapan jatuh tempo pembayaran, kapan barang atau jasa harus disediakan, dan selebihnya.

Cara Menggunakan Faktur

Vendor bekerja untuk menyediakan produk atau layanan, yang mungkin memakan waktu berhari-hari atau berminggu-minggu. Namun, pembayaran juga menjadi perhatian besar. Bisnis yang menawarkan barang atau jasa perlu dibayar untuk apa yang dilakukannya setelah klien menerimanya. Oleh karena itu, faktur dibuat yang mencantumkan beberapa informasi yang sama. Anda dapat membuat faktur baru setiap kali, tetapi mungkin berguna untuk membuat template. Dengan cara ini, Anda dapat meminta pembayaran dan memiliki formulir untuk digunakan. Ini harus mencakup nomor PO, serta data lain yang relevan.

Mengapa Perusahaan Menggunakan Pesanan Pembelian

Baik Anda menjalankan perusahaan besar dengan departemen pembelian atau bisnis kecil, Anda mungkin ingin menggunakan pesanan pembelian karena berbagai alasan.

Tetapkan Harapan yang Jelas

Sebuah PO memungkinkan pembeli untuk menjelaskan kebutuhan mereka sepenuhnya kepada vendor. Anda dapat menggunakan dokumen tersebut sebagai referensi untuk menentukan apa yang harus dibuat dan berapa lama waktu yang Anda miliki. Juga, jika produk tidak dikirim seperti yang ditunjukkan dalam PO, Anda memiliki bukti bahwa perusahaan tidak melakukan seperti yang diklaim.

Kelola Pesanan

Sebagian besar perusahaan akan memiliki banyak pesanan untuk diisi sekaligus. Jauh lebih sulit untuk menentukan apa yang diinginkan pelanggan jika Anda tidak memiliki pesanan pembelian yang dapat diandalkan. Ketika dikeluarkan, sistem online akan memastikan bahwa dokumen yang dikirim akurat dan masuk ke akun email yang benar. PO memberikan dokumentasi resmi kepada tim pengadaan, operasi, dan keuangan untuk pengiriman yang masuk dan yang tertunda. Ini juga memastikan bahwa mereka dapat mengelola dan melacaknya secara efektif.

Tidak Ada Masalah Hukum

Jika Anda tidak sering menggunakan kontrak formal, PO berfungsi sebagai dokumen yang mengikat secara hukum. Namun, itu hanya legal setelah vendor dan pemasok menerimanya.

Jalur Audit

Auditor harus mencari setiap perbedaan keuangan. Oleh karena itu, ketika Anda menerbitkan, memproses, dan mencatat pesanan pembelian, Anda memiliki apa yang diperlukan untuk membuktikan kepada auditor bahwa akun Anda akurat. Ini termasuk pembayaran yang dilakukan dan apa yang disepakati pada tanggal tertentu.

Tentu saja, manfaat di atas terutama untuk pembeli, tetapi PO juga penting bagi penjual. Anda dapat menggunakannya untuk membantu pemrosesan pembayaran dan pemenuhan pesanan. Memiliki dokumen pembelian pesanan dapat melindungi Anda dari masalah hukum dan membantu Anda melacak apa yang Anda lakukan.

Mengapa Perusahaan Menggunakan Faktur

Faktur adalah dokumen penting karena berbagai alasan. Ini termasuk:

Kemampuan Mengumpulkan Uang dan Visibilitas untuk Pengeluaran Perusahaan

Terkadang, vendor tidak dibayar untuk layanan atau barang sampai faktur dikirim ke pembeli. Umumnya, panggilan telepon dan email yang meminta pembayaran tidak cukup. Faktur menjelaskan apa yang Anda dapatkan untuk uang yang Anda belanjakan. Ini memberi departemen keuangan Anda lebih banyak transparansi tentang apa yang dibeli departemen.

Kelola Pembayaran Tanpa Masalah Hukum

Tentu saja, Anda membayar untuk apa yang Anda dapatkan, tetapi itu tidak dapat terjadi jika Anda tidak tahu berapa banyak yang harus dibayar atau mengapa Anda membayarnya. Oleh karena itu, faktur digunakan untuk menunjukkan apa yang telah terjual, berapa biayanya, apakah pembayaran telah diposkan, dan biaya terutang apa yang ada. Dalam arti, mereka membantu perusahaan melacak segalanya dengan lebih baik, dan itu lebih formal seperti itu.

Sama seperti pesanan pembelian, faktur seperti kontrak hukum. Ini menunjukkan bahwa layanan atau barang itu diberikan, serta berapa biayanya dan kapan harus dibayar. Ini adalah bukti bahwa bisnis ditagih untuk sesuatu dan dapat digunakan untuk membantah klaim pembayaran ketika tidak ada yang dibuat.

Singkatnya: Pesanan Pembelian vs Faktur

Dalam hal pesanan pembelian dan faktur, keduanya sangat penting untuk proses pembelian. Anda harus memahami peran kedua dokumen tersebut sehingga Anda dapat menggunakannya dengan benar. Tentu saja, ada berbagai perbedaan di antara keduanya, tetapi ada satu atau dua kesamaan juga. Dokumen-dokumen ini dirancang untuk melindungi pembeli dan penjual yang tidak memiliki bukti bahwa sesuatu telah dibayar atau dibeli. Kedua kertas tersebut dapat memuat informasi yang serupa, seperti nama pembeli dan penjual, serta alamat email dan lain-lain.

FAQ tentang Pesanan Pembelian, Faktur Pembelian, dan Faktur Penjualan

Apa itu faktur pembelian dan faktur penjualan?

Pesanan pembelian dikirim oleh pembeli ke vendor, yang mengotorisasi pembelian barang/jasa tertentu. Faktur pembelian adalah faktur yang digunakan bersama dengan pesanan pembelian, yang dikirim oleh vendor kepada pembeli: digunakan untuk menunjukkan berapa banyak uang yang harus dibayar pembeli kepada penjual. Faktur penjualan seringkali sama dengan faktur pembelian, tetapi dapat ditawarkan sebelum semua barang dan jasa dikirimkan—untuk berbagi informasi dengan pembeli.

Siapa yang mengeluarkan pesanan pembelian?

Pesanan pembelian dikeluarkan oleh pembeli, kepada penjual.

Siapa yang menerbitkan faktur pembelian?

Faktur pembelian dikeluarkan oleh vendor/penjual kepada pembeli/pelanggan.

Apakah faktur pembelian merupakan tanda terima?

Faktur bukan tanda terima. Faktur diterbitkan sebelum pembayaran, sebagai cara untuk meminta kompensasi atas barang atau jasa. Kwitansi diterbitkan setelah pembayaran sebagai bukti transaksi.