Ordem de compra x fatura – Quais são as diferenças?

Na maioria dos casos, a criação de um pedido de compra é o primeiro passo para uma transação comercial. O comprador emite uma ordem de compra, que permite ao vendedor fornecer um serviço ou produto a um determinado preço. Em seguida, a fatura é considerada a fatura e é entregue ao vendedor assim que o serviço ou produto for concluído ou entregue, com condições de pagamento adequadas, como devido no recebimento. Ambos os documentos são essenciais para departamentos financeiros e proprietários de pequenas empresas. Portanto, é uma boa ideia aprender sobre as duas opções e por que elas são tão importantes no domínio de contas a pagar.

O que é uma Ordem de Compra?

Um pedido de compra ou PO é sua confirmação oficial do pedido. O documento é enviado pelo comprador ao vendedor, autorizando a compra.

O que é uma fatura?

A fatura é um documento que solicita o pagamento da compra. As faturas são enviadas ao comprador pelo fornecedor. Qual é a diferença entre ordem de compra e fatura?

A principal diferença entre ordem de compra e fatura é como elas são usadas. Você precisa de confirmação de que o pedido foi feito do PO. Os documentos de fatura ajudam a solicitar o pagamento do pedido. As faturas são fornecidas pelo fornecedor ao comprador e são enviadas quando o pedido é concluído e de acordo com as condições de pagamento.

Semelhanças entre pedidos de compra e faturas

Embora os documentos sejam diferentes, existem algumas semelhanças entre eles. Obviamente, o pedido de compra de qualquer coisa é um contrato juridicamente vinculativo, assim como a fatura. Portanto, você tem um acordo entre o fornecedor e o comprador, e certas ações são necessárias conforme especificado nesses documentos.

Ambos os documentos incluem detalhes relevantes do pedido, bem como informações sobre preços e correspondência. A fatura consiste no número da fatura, bem como quaisquer ajustes de pagamento (descontos/créditos), informações de contato do fornecedor, o valor total devido pelo fornecedor e um cronograma de pagamento. O número da ordem de compra (PO) também pode ser fornecido para referência.

O que é um número de ordem de compra?

O número da ordem de compra está claramente marcado na ordem de compra e é um número exclusivo. Você só pode usá-lo uma vez por pedido, portanto, este número de pedido é diferente de qualquer outro. Alguns softwares de contabilidade geram automaticamente o número do pedido de compra quando o novo pedido é preparado. Este número pode ser referenciado pelo vendedor e cliente durante todo o processo de compra. Em seguida, o vendedor o utiliza para enviar a fatura posteriormente.

Quais informações você deve incluir em seu pedido de compra?

Embora cada software seja diferente, a maioria dos pedidos de compra contém informações semelhantes. Isso inclui:

• Número do pedido de compra
• Data de hoje
• Quantidade de Serviços ou Bens
• Descrição dos Serviços ou Bens
• Informações de contato do fornecedor (endereço de e-mail incluído)
• Preços
• Notas especiais
• Informação de impostos

Por que os pedidos de compra são importantes?

Um pedido de compra é essencial pelos seguintes motivos:

Legalmente vinculativo

É o acordo oficial entre o vendedor e o comprador. De certa forma, significa que ambas as empresas (ou a empresa e o indivíduo) autorizam essa compra. Com um pedido de compra de bens e serviços, talvez você não precise de um contrato separado para a transação específica.

Mais fácil de rastrear

Os empresários preferem usar o pedido de compra como ferramenta durante toda a transação. Você pode facilmente fazer referência ao número do pedido de compra para determinar onde o item está e quando ele deve chegar ao local do comprador.

Simplifica o faturamento

O vendedor pode referenciar rapidamente um número de PO na fatura, mostrando que os serviços ou produtos fornecidos estão pré-aprovados.

Como usar o pedido de compra

Como proprietário de uma empresa, cabe a você usar coisas que facilitem o seu trabalho. Seu site provavelmente tem termos e condições, portanto, faz sentido usar faturas e pedidos de compra. Isso mostra o que o comprador deve, a data de vencimento do pagamento e o tempo de entrega também. Ao criar um modelo para um pedido de compra, você economiza muito tempo.

As empresas geralmente têm modelos, por isso é fácil enviar e receber o pedido de compra. Ambas as partes obtêm os dados que desejam e precisam para que possam se concentrar nas compras e reunir os produtos a serem enviados.

Quando você fala com alguém sobre o fornecimento de bens ou serviços, provavelmente recebe longas ligações e e-mails. Uma vez que ambos concordem em tudo, você quer um documento juridicamente vinculativo que liste tudo isso. Por exemplo, se você deseja cadeiras personalizadas feitas para sua empresa, o pedido de compra refletirá todas as informações. Você sabe quando os produtos ou serviços acabados devem ser fornecidos, o que permite que você exija os itens posteriormente se eles não forem enviados na data indicada no pedido. Os documentos de PO também explicam quando o pagamento é devido e quais arranjos de pagamento existem, se houver.

Para garantir que o documento é legal, ambas as partes devem assiná-lo. Dessa forma, você sabe quando o pagamento é devido, quando os bens ou serviços devem ser fornecidos e todo o resto.

Como usar a fatura

O fornecedor trabalha para fornecer os produtos ou serviços, o que pode levar dias ou semanas. No entanto, o pagamento é uma grande preocupação também. A empresa que oferece os itens ou serviços precisa ser paga pelo que fez assim que o cliente o receber. Portanto, é criada uma fatura que lista algumas das mesmas informações. Você pode criar uma nova fatura a cada vez, mas pode ser útil criar um modelo. Dessa forma, você pode solicitar o pagamento e ter um formulário para preencher. Isso deve incluir o número da PO, bem como outros dados relevantes.

Por que as empresas utilizam pedidos de compra

Quer você administre uma grande empresa com um departamento de compras ou uma pequena empresa, você pode querer usar um pedido de compra por vários motivos.

Definir expectativas claras

Uma PO permite que o comprador explique suas necessidades completamente ao vendedor. Você pode usar o documento como referência para determinar o que fazer e quanto tempo você tem. Além disso, se o produto não for entregue conforme indicado no pedido, você tem a prova de que a empresa não fez o que reivindicou.

Gerenciar pedidos

A maioria das empresas terá vários pedidos para atender de uma só vez. É muito mais difícil determinar o que os clientes desejam se você não tiver um pedido de compra no qual confiar. Quando eles forem emitidos, o sistema online garantirá que o documento enviado seja preciso e vá para a conta de e-mail correta. Os POs fornecem às equipes de compras, operações e finanças a documentação oficial para entregas recebidas e pendentes. Isso também garante que eles possam gerenciá-los e rastreá-los de forma eficaz.

Sem problemas legais

Se você não costuma usar contratos formais, o PO serve como um documento legalmente vinculativo. No entanto, só é legal quando o vendedor e o fornecedor o aceitam.

Trilhas de auditoria

Os auditores devem procurar quaisquer discrepâncias financeiras. Portanto, ao emitir, processar e registrar pedidos de compra, você tem o que é preciso para provar aos auditores que suas contas estão corretas. Isso inclui os pagamentos que foram feitos e o que foi acordado naquela data específica.

É claro que os benefícios acima são principalmente para os compradores, mas uma PO também é essencial para os vendedores. Você pode usá-los para obter ajuda no processamento de pagamentos e no atendimento de pedidos. Ter um documento de compra de pedido pode protegê-lo de problemas legais e ajudá-lo a acompanhar o que está fazendo.

Por que as empresas utilizam faturas

A fatura é um documento essencial por vários motivos. Esses incluem:

Capacidade de coletar dinheiro e visibilidade para gastos da empresa

Às vezes, os fornecedores não são pagos pelos serviços ou mercadorias até que a fatura seja enviada ao comprador. Geralmente, os telefonemas e e-mails que solicitam o pagamento não são suficientes. A fatura descreve o que você recebe pelo dinheiro gasto. Isso dá ao seu departamento financeiro mais transparência sobre o que os departamentos estão comprando.

Gerencie pagamentos sem problemas legais

Claro, você paga pelo que recebe, mas isso não pode acontecer se você não souber quanto pagar ou por que está pagando. Portanto, a fatura é usada para mostrar o que foi vendido, quanto custou, se algum pagamento já foi lançado e quais encargos pendentes estão presentes. De certa forma, eles ajudam a empresa a acompanhar melhor tudo, e é mais formal assim.

Assim como no pedido de compra, as faturas são como um contrato legal. Mostra que o serviço ou item foi prestado, bem como quanto custa e quando deve ser pago. Esta é a prova de que a empresa foi cobrada por algo e pode ser usada para contestar reivindicações de pagamento quando nenhuma foi feita.

Em resumo: Ordem de compra x fatura

Quando se trata de pedidos de compra e faturas, ambos são vitais para o processo de compra. Você deve entender as funções de ambos os documentos para usá-los corretamente. É claro que existem várias diferenças entre os dois, mas também há uma ou duas semelhanças. Esses documentos são projetados para proteger compradores e vendedores que, de outra forma, não teriam provas de que algo foi pago ou comprado. Ambos os documentos podem incluir informações semelhantes, como o nome do comprador e do vendedor, bem como endereços de e-mail e outras coisas.

Perguntas frequentes sobre pedido de compra, fatura de compra e fatura de venda

O que é fatura de compra e fatura de venda?

Um pedido de compra é enviado pelo comprador ao fornecedor, autorizando a compra de bens/serviços especificados. Uma fatura de compra é uma fatura que é usada em conjunto com uma ordem de compra, enviada pelo fornecedor ao comprador: é usada para indicar quanto dinheiro o comprador deve ao vendedor. As faturas de vendas geralmente são iguais às faturas de compra, mas podem ser oferecidas antes que todos os bens e serviços sejam entregues – para compartilhar informações com o comprador.

Quem emite o pedido de compra?

Uma ordem de compra é emitida pelo comprador, para o vendedor.

Quem emite a fatura de compra?

Uma fatura de compra é emitida pelo vendedor/vendedor para o comprador/cliente.

A fatura de compra é um recibo?

Uma fatura não é um recibo. A fatura é emitida antes do pagamento, como forma de solicitar uma compensação por bens ou serviços. Os recibos são emitidos após o pagamento como prova da transação.