Bon de commande vs facture - Quelles sont les différences ?

Dans la plupart des cas, la création d'un bon de commande est la première étape d'une transaction commerciale. L'acheteur émet un bon de commande, qui permet au vendeur de fournir un service ou un produit à un prix déterminé. Ensuite, la facture est considérée comme la facture et est remise au vendeur une fois le service ou le produit terminé ou livré, avec des conditions de paiement appropriées telles que l'échéance à réception. Ces deux documents sont essentiels pour les services financiers et les propriétaires de petites entreprises. Par conséquent, c'est une bonne idée de se renseigner sur les deux options et pourquoi elles sont si importantes dans le domaine des comptes fournisseurs.

Qu'est-ce qu'un bon de commande ?

Un bon de commande ou bon de commande est votre confirmation officielle de la commande. Le document est envoyé par l'acheteur au vendeur, autorisant l'achat.

Qu'est-ce qu'une facture ?

La facture est un document qui demande le paiement de l'achat. Les factures sont envoyées à l'acheteur par le vendeur. Quelle est la différence entre bon de commande et facture ?

La principale différence entre le bon de commande et la facture est la façon dont ils sont utilisés. Vous avez besoin d'une confirmation que la commande a été passée à partir du bon de commande. Les documents de facturation aident à demander le paiement de la commande. Les factures sont fournies par le vendeur à l'acheteur, et elles sont envoyées lorsque la commande est complète et selon les conditions de paiement.

Similitudes entre les bons de commande et les factures

Bien que les documents soient différents, il existe quelques similitudes entre eux. Bien sûr, le bon de commande de quoi que ce soit est un contrat juridiquement contraignant, tout comme la facture. Par conséquent, vous avez un accord entre le vendeur et l'acheteur, et certaines actions sont requises comme spécifié dans ces documents.

Les deux documents incluent les détails pertinents de la commande, ainsi que les prix et les informations d'envoi. La facture comprend le numéro de facture, ainsi que tout ajustement de paiement (remises/crédits), les coordonnées du fournisseur, le montant total dû pour le fournisseur et un échéancier de paiement. Le numéro de bon de commande (PO) peut également être fourni à titre de référence.

Qu'est-ce qu'un numéro de bon de commande ?

Le numéro de bon de commande est clairement indiqué sur le bon de commande et est un numéro unique. Vous ne pouvez l'utiliser qu'une seule fois par commande, ce numéro de bon de commande est donc différent des autres. Certains logiciels comptables génèrent automatiquement le numéro de bon de commande lors de la préparation de la nouvelle commande. Ce numéro peut être référencé par le vendeur et le client tout au long du processus d'achat. Ensuite, le vendeur l'utilise pour envoyer la facture plus tard.

Quelles informations devez-vous inclure sur votre bon de commande ?

Bien que chaque logiciel soit différent, la plupart des bons de commande contiennent des informations similaires. Ceci comprend:

• Numéro de commande
• La date d'aujourd'hui
• Quantité de services ou de biens
• Description des services ou des biens
• Coordonnées du fournisseur (adresse e-mail incluse)
• Des prix
• Notes spéciales
• Informations fiscales

Pourquoi les bons de commande sont-ils importants ?

Un bon de commande est indispensable pour les raisons suivantes :

Juridiquement contraignant

C'est l'accord officiel entre le vendeur et l'acheteur. En un sens, cela signifie que les deux entreprises (ou l'entreprise et le particulier) autorisent cet achat. Avec un bon de commande pour des biens et services, vous n'aurez peut-être pas besoin d'un contrat distinct pour la transaction particulière.

Plus facile à suivre

Les propriétaires d'entreprise préfèrent utiliser le bon de commande comme outil tout au long de la transaction. Vous pouvez facilement faire référence au numéro de bon de commande pour déterminer où se trouve l'article et quand il doit arriver chez l'acheteur.

Simplifie la facturation

Le vendeur peut rapidement référencer un numéro de bon de commande sur la facture, indiquant que les services ou produits fournis sont pré-approuvés.

Comment utiliser le bon de commande

En tant que propriétaire d'entreprise, c'est à vous d'utiliser des choses qui facilitent votre travail. Votre site Web a probablement des termes et conditions, il est donc logique que vous utilisiez des factures et des bons de commande. Cela montre ce que l'acheteur doit, la date d'échéance du paiement et le délai de livraison. Lorsque vous créez un modèle pour un bon de commande, cela vous fait gagner beaucoup de temps.

Les entreprises ont généralement des modèles, il est donc facile d'envoyer et de recevoir le bon de commande. Les deux parties obtiennent les données qu'elles souhaitent et dont elles ont besoin pour se concentrer sur les achats et rassembler les produits à envoyer.

Lorsque vous parlez à quelqu'un de la fourniture de biens ou de services, vous avez probablement de longs appels et e-mails. Une fois que vous êtes tous les deux d'accord sur tout, vous voulez un document juridiquement contraignant qui répertorie tout cela. Par exemple, si vous souhaitez des chaises personnalisées pour votre entreprise, le bon de commande reflétera toutes les informations. Vous savez quand les produits finis ou les services doivent être fournis, ce qui vous permet de demander les articles plus tard s'ils ne sont pas envoyés à la date indiquée dans la commande. Les documents de bon de commande expliquent également quand le paiement est dû et quelles sont les modalités de paiement, le cas échéant.

Pour s'assurer que le document est légal, les deux parties doivent le signer. De cette façon, vous savez quand le paiement est dû, quand les biens ou services doivent être fournis, et tout le reste.

Comment utiliser la facture

Le fournisseur s'efforce de fournir les produits ou services, ce qui peut prendre des jours ou des semaines. Cependant, le paiement est également une grande préoccupation. L'entreprise qui propose les articles ou les services doit être payée pour ce qu'elle a fait une fois que le client l'a reçu. Par conséquent, une facture est créée qui répertorie certaines des mêmes informations. Vous pouvez créer une nouvelle facture à chaque fois, mais il peut être utile de créer un modèle. De cette façon, vous pouvez demander un paiement et avoir un formulaire à remplir. Cela devrait inclure le numéro de bon de commande, ainsi que d'autres données pertinentes.

Pourquoi les entreprises utilisent les bons de commande

Que vous dirigiez une grande entreprise avec un service des achats ou une petite entreprise, vous souhaiterez peut-être utiliser un bon de commande pour de nombreuses raisons.

Définissez des attentes claires

Un bon de commande permet à l'acheteur d'expliquer pleinement ses besoins au vendeur. Vous pouvez utiliser le document comme référence pour déterminer quoi faire et combien de temps vous avez. De plus, si le produit n'est pas livré comme indiqué dans le bon de commande, vous avez la preuve que l'entreprise n'a pas fait ce qu'elle prétendait.

Gérer les commandes

La plupart des entreprises auront plusieurs commandes à remplir en même temps. Il est beaucoup plus difficile de déterminer ce que désirent les clients si vous n'avez pas de bon de commande sur lequel vous appuyer. Lorsqu'ils sont émis, le système en ligne va s'assurer que le document envoyé est exact et va au bon compte de messagerie. Les bons de commande fournissent aux équipes des achats, des opérations et des finances une documentation officielle pour les livraisons entrantes et en attente. Cela garantit également qu'ils peuvent les gérer et les suivre efficacement.

Aucun problème juridique

Si vous n'utilisez pas souvent de contrats formels, le bon de commande sert de document juridiquement contraignant. Cependant, ce n'est légal qu'une fois que le vendeur et le fournisseur l'ont accepté.

Des pistes de vérification

Les auditeurs doivent rechercher toute anomalie financière. Par conséquent, lorsque vous émettez, traitez et enregistrez des bons de commande, vous avez ce qu'il faut pour prouver aux auditeurs que vos comptes sont exacts. Cela comprend les paiements qui ont été effectués et ce qui a été convenu à cette date précise.

Bien sûr, les avantages ci-dessus sont principalement pour les acheteurs, mais un bon de commande est également essentiel pour les vendeurs. Vous pouvez les utiliser pour vous aider dans le traitement des paiements et l'exécution des commandes. Avoir un document d'achat de commande peut vous protéger contre les problèmes juridiques et vous aider à garder une trace de ce que vous faites.

Pourquoi les entreprises utilisent les factures

La facture est un document essentiel pour de nombreuses raisons. Ceux-ci inclus:

Capacité à collecter de l'argent et visibilité pour les dépenses de l'entreprise

Parfois, les fournisseurs ne sont pas payés pour les services ou les biens tant que la facture n'est pas envoyée à l'acheteur. Généralement, les appels téléphoniques et les e-mails demandant un paiement ne suffisent pas. La facture décrit ce que vous obtenez pour l'argent que vous dépensez. Cela donne à votre service financier plus de transparence sur ce que les services achètent.

Gérer les paiements sans problèmes juridiques

Bien sûr, vous payez pour ce que vous obtenez, mais cela ne peut pas arriver si vous ne savez pas combien payer ou pourquoi vous le payez. Par conséquent, la facture est utilisée pour montrer ce qui a été vendu, combien d'argent cela a coûté, si un paiement a déjà été enregistré et quels frais impayés sont présents. Dans un sens, ils aident l'entreprise à mieux suivre tout, et c'est plus formel comme ça.

Tout comme le bon de commande, les factures sont comme un contrat légal. Il montre que le service ou l'article a été fourni, ainsi que son coût et quand il doit être payé. C'est la preuve que l'entreprise a été facturée pour quelque chose et peut être utilisée pour contester les réclamations de paiement lorsqu'aucune n'a été faite.

En résumé : bon de commande vs facture

En ce qui concerne les bons de commande et les factures, les deux sont essentiels pour le processus d'achat. Vous devez comprendre les rôles des deux documents afin de les utiliser correctement. Bien sûr, il existe diverses différences entre les deux, mais il existe également une ou deux similitudes. Ces documents sont conçus pour protéger les acheteurs et les vendeurs qui n'auraient autrement aucune preuve que quelque chose a été payé ou acheté. Les deux documents peuvent inclure des informations similaires, telles que le nom de l'acheteur et du vendeur, ainsi que des adresses e-mail et d'autres éléments.

FAQ sur le bon de commande, la facture d'achat et la facture de vente

Qu'est-ce qu'une facture d'achat et une facture de vente ?

Un bon de commande est envoyé par l'acheteur au vendeur, autorisant l'achat de biens/services spécifiés. Une facture d'achat est une facture qui est utilisée conjointement avec un bon de commande, envoyée par le vendeur à l'acheteur : elle sert à indiquer la somme d'argent que l'acheteur doit au vendeur. Les factures de vente sont souvent identiques aux factures d'achat, mais peuvent être proposées avant que tous les biens et services aient été livrés, afin de partager des informations avec l'acheteur.

Qui émet le bon de commande ?

Un bon de commande est émis par l'acheteur, au vendeur.

Qui émet la facture d'achat ?

Une facture d'achat est émise par le vendeur/vendeur à l'acheteur/client.

Une facture d'achat est-elle un reçu ?

Une facture n'est pas un reçu. La facture est émise avant le paiement, comme moyen de demander une compensation pour des biens ou des services. Des reçus sont délivrés après paiement comme preuve de la transaction.