Panduan untuk Faktur Proforma

Faktur proforma didasarkan pada gagasan bahwa mengirim dokumen yang terkait dengan penjualan produk atau layanan kepada pembeli sebelum penjualan dapat menghindari komplikasi yang tidak perlu. Lebih sedikit komplikasi sama dengan lebih sedikit peluang kehilangan uang. Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa itu pro-forma invoice, apa saja elemen penting (seperti nomor invoice wajib), cara membuatnya, dan membahas perbedaannya dengan dokumen keuangan lainnya.

Apa itu Faktur Proforma?

Dalam istilah awam, faktur proforma adalah dokumen antara pembeli dan penjual yang mencakup barang atau jasa yang belum dikirimkan, bersama dengan info penting lainnya seperti biaya pengiriman dan informasi pengiriman. Yang penting untuk diingat adalah pembeli mendapatkan proforma invoice sebelum mendapatkan produk atau jasa.

Sekarang setelah Anda mengetahui definisi faktur proforma, mari kita bahas tujuannya.

Proforma atau proforma?

Faktur proforma terkadang terdaftar sebagai faktur pro forma. Jawaban untuk "apa itu faktur proforma" sama dengan "apa itu faktur proforma". Anda melihatnya terdaftar dengan satu atau lain cara, dan kadang-kadang bahkan sebagai pro-forma, tetapi semuanya memiliki arti yang sama.

Apa Tujuan dari Faktur Proforma?

Pertimbangkan persyaratan berikut:

• Apakah pembeli perlu mengetahui nilai dari barang yang mereka beli?
• Haruskah pembeli tahu apa yang diharapkan ketika membeli dari penjual? (yaitu, apakah ada itikad baik?)
• Apakah proses penjualan harus lancar?
• Apakah Anda memerlukan dokumen yang mengikat secara hukum untuk syarat dan ketentuan penjualan?

Jika Anda berpikir "ya" untuk sebagian besar atau semua hal di atas, maka faktur proforma mungkin berguna bagi Anda!

Cara Membuat Faktur Proforma

Perlu membuat faktur? Faktur proforma tidak terlalu rumit, tetapi akan sangat membantu jika Anda memiliki template faktur proforma saat membuatnya. Anda dapat menggunakan templat faktur gratis kami atau pembuat faktur gratis untuk tujuan ini.

Karena mengikat secara hukum di beberapa bagian dunia, Anda harus membuat faktur yang akurat dan valid. Faktur proforma harus berisi informasi berikut:

• Informasi pelanggan (nama, alamat, dll.)
• Informasi bisnis Anda (Nama, Alamat, dll.)
• Syarat penjualan
• Barang yang dijual ditambah harga individu
• Pajak, diskon, dan biaya pengiriman yang berlaku
• Total harga
• Nomor faktur
• Tanggal pengiriman dan tanggal jatuh tempo
• Info lain-lain diperlukan

Pada waktunya, Anda akhirnya dapat mengubah faktur pro forma Anda menjadi faktur komersial. Jika pelanggan menerima faktur pro forma Anda, maka Hiveage dapat mengubahnya menjadi faktur komersial yang berguna.

Informasi Apa yang Diperlukan pada Faktur Proforma?

Semua barang atau jasa harus memiliki beberapa persyaratan yang terlibat dalam penjualannya. Untuk itikad baik, Anda harus menyertakan detail kontak kedua belah pihak dan detail yang disebutkan di atas. Sangat penting untuk menyertakan informasi apa pun yang membantu pembeli memahami apa yang mereka dapatkan.

Baik itu faktur pro forma atau faktur komersial, dokumen hukum harus akurat untuk barang yang terlibat. Jika ada informasi penting yang tertinggal dari dokumen, itu bisa menimbulkan masalah hukum yang tidak perlu. Hanya untuk mengulangi:

• Harga produk
• Deskripsi produk tersebut
• Pengiriman dan tanggal pengiriman
• Rincian kontak
• Total jatuh tempo

Data di atas adalah salah satu data yang paling penting untuk disertakan dalam pro forma invoice, jadi jangan lupa untuk menyertakannya! Faktur yang benar harus dibuat seakurat mungkin untuk menghindari kemungkinan kebingungan. Jika Anda tidak yakin, Anda selalu dapat mencari contoh faktur pro forma dan melihat bagaimana itu termasuk barang, persyaratan, dan apa pun yang perlu Anda ketahui.

Apa Perbedaan Antara Faktur dan Faktur Pro forma?

Pikirkan faktur komersial standar (kadang-kadang disebut sebagai faktur penjualan) sebagai dokumen untuk mengkonfirmasi penjualan barang dan meminta pembayaran. Sebagai perbandingan, faktur proforma lebih merupakan deklarasi tentang apa yang akan datang, karena dikirim sebelum membayar barang — semacam faktur awal. Faktur biasa juga cenderung lebih mengikat secara hukum daripada faktur pro forma standar.

Dari segi format, perbedaan terpenting antara keduanya adalah bahwa faktur proforma harus melabeli dirinya sebagai faktur proforma. Selain itu, faktur komersial lebih terikat dengan akuntansi daripada faktur proforma, karena penjualan itu sendiri mungkin tidak terjadi dengan faktur proforma.

Perlu diingat bahwa pro forma invoice biasanya dilakukan sebelum pembeli membeli barang atau jasa yang Anda tawarkan. Faktur resmi dibuat selama periode pembelian. Apakah Anda memerlukan faktur komersial, faktur proforma, atau yang lainnya tergantung pada syarat dan ketentuan yang diberikan kepada pembeli.

Bisakah Anda Menerima Pembayaran dengan Faktur Pro forma?

Secara teknis Anda dapat menerima pembayaran dengan faktur pro forma, tetapi biasanya Anda tidak akan menerimanya sampai faktur biasa disiapkan. Anda harus mempertimbangkan faktur pro forma yang lebih mirip dengan pemberitahuan dibandingkan dengan tagihan sebenarnya. Karena faktur pro forma biasanya tidak digunakan dalam akuntansi, Anda seharusnya tidak mengharapkan pembayaran pada mereka: klien cenderung menunggu faktur akhir mereka.

Perbandingan dengan Formulir Pembelian Lainnya

Meskipun faktur proforma berbeda dari faktur biasa, penting untuk membedakannya dari jenis formulir pembelian lain yang termasuk dalam proses penjualan. Faktur cukup dapat dibedakan dari tagihan penjualan, kwitansi penjualan, dll.

Faktur Pro forma Dibandingkan dengan Tanda Terima Penjualan

Jika faktur proforma menunjukkan apa yang bisa dibeli di masa depan, tanda terima penjualan menunjukkan apa yang telah dibeli: pikirkan faktur proforma sebagai sesuatu yang terjadi sebelum tanda terima penjualan dibuat.

Faktur Pro forma Dibandingkan dengan Tagihan Penjualan

Tagihan penjualan mentransfer kepemilikan sementara faktur proforma tidak. Faktur proforma tidak dapat membuktikan barang apa pun telah terjual sementara tagihan penjualan bisa. Pada catatan yang sama, faktur standar dapat digunakan sebelum tagihan penjualan.

Faktur Internasional

Karena ada 195 negara di luar sana, beberapa perbedaan kecil dalam undang-undang (seperti tarif, batas pengiriman, dll.) dapat memengaruhi apa yang dapat Anda masukkan ke dalam faktur pro forma. Hubungi pejabat terkait di negara tempat Anda berbisnis untuk menghindari kemungkinan kebingungan.

Pengiriman barang dari satu negara ke negara lain mungkin memakan waktu lebih lama dari perdagangan domestik, jadi bersiaplah untuk penundaan. Karena faktur proforma sering dilakukan sebelum barang dikirim, tanggal pengiriman bisa salah. Meskipun demikian, tetap merupakan praktik yang sangat baik untuk mengambil bagian dalam itikad baik.

Informasi Penting Mengenai Faktur Proforma

Faktur proforma bukanlah permintaan pembayaran atau permintaan pengiriman barang. Sebaliknya, faktur proforma digunakan dalam mode awal, dikirim ke pembeli sebelum pengiriman atau pengiriman. Anggap saja sebagai menceritakan apa yang akan datang.

Tidak ada pedoman pasti 100% untuk diikuti sejauh pemformatan berjalan. Ada data berguna yang harus Anda sertakan, tetapi banyak faktur proforma berbeda satu sama lain. Ingat, faktur proforma bukan faktur komersial.

Faktur proforma harus memberi pembeli pengetahuan yang cukup untuk mengetahui apa yang bisa mereka dapatkan jika membeli barang. Ingatlah bahwa itu datang sebelum faktur akhir dikirimkan ke klien.

Haruskah Anda Mengirim Faktur Proforma?

Ya, Anda harus mengirimkan faktur proforma untuk menetapkan dasar barang dan jasa yang Anda tawarkan. Pelanggan Anda dapat melihat persyaratan yang Anda cantumkan, dan mungkin menyengketakan persyaratan jika mereka memilih untuk melakukannya. Karena biasanya tidak ada pembayaran yang dilakukan, ini memungkinkan negosiasi yang lebih saling percaya berlangsung.

Dalam kebanyakan kasus, Anda tidak diharuskan untuk mengirim faktur proforma, tetapi biasanya merupakan ide yang baik untuk menyertakannya. Jika detail yang ada di dalamnya sesuai dengan apa yang ada di benak pelanggan, mereka tidak perlu berdiskusi panjang lebar. Anda harus menggunakan faktur proforma kapan pun Anda bisa untuk menyederhanakan proses transaksi.

Pastikan untuk menggunakan proforma invoice jika Anda melakukan banyak pengiriman dan pengiriman. Sesuatu yang sederhana seperti pemahaman pelanggan tentang persyaratan dari apa yang Anda tawarkan dapat menjadi sangat penting untuk kesuksesan bisnis Anda. Di samping faktur proforma, Anda harus menggunakan faktur komersial untuk mengonfirmasi transaksi.

Ketentuan Faktur Proforma

Istilah yang Anda sertakan dalam jenis faktur ini mirip dengan faktur yang sebenarnya. Namun, pembeli tidak perlu membeli apa yang Anda tawarkan ketika mereka melihat faktur proforma Anda. Pastikan deskripsi persyaratan Anda menarik bagi pembeli dan cukup masuk akal bagi mereka untuk mempertimbangkannya.

Penutup Tentang Faktur Proforma

Jika Anda memiliki barang dan persyaratan yang disusun dengan menarik, maka faktur proforma Anda harus berhasil. Ingatlah untuk menyertakan:

• Biaya (harga barang, diskon, pajak, biaya pengiriman dan nilai total)
• Tanggal (tanggal pengiriman, tanggal pengiriman)
• Deskripsi barang yang akan dibeli
• Rincian kontak pembeli dan penjual

Karena jenis faktur ini tidak memiliki format yang kaku, Anda dapat fleksibel dengan apa yang dapat Anda sertakan. Pemformatan, skema warna, dan faktor lain-lain adalah hal-hal yang dapat Anda sesuaikan untuk membuat faktur Anda menonjol. Jika Anda ragu, lihat pembuat faktur kami untuk mendapatkan template yang bersih dan mudah digunakan.

Berbekal pengetahuan tentang cara kerja faktur pro forma ini, kami berharap Anda dapat membangun lebih banyak kepercayaan dengan pelanggan Anda dan berupaya mengembangkan bisnis Anda!

FAQ tentang Faktur Proforma

Apa itu faktur proforma?

Faktur pro forma adalah kutipan dalam format faktur yang ditawarkan sebelum pengiriman barang dan jasa kepada pembeli. Ini membantu membuat proses penjualan lebih lancar, dan bertindak sebagai perjanjian yang mengikat secara hukum untuk syarat dan ketentuan penjualan.

Apa perbedaan antara faktur proforma dan faktur?

Faktur formal adalah permintaan pembayaran yang menyatakan rincian akhir jumlah total yang harus dibayar. Faktur proforma adalah pernyataan oleh penjual untuk menyediakan produk dan layanan pada tanggal dan waktu tertentu, yang dikirim sebelum penjualan yang sebenarnya.

Apakah pembayaran dapat dilakukan dengan proforma invoice?

Pembayaran tidak dapat dilakukan pada faktur proforma. Ini dihasilkan sebelum pengiriman barang dan jasa. Faktur penjualan harus dibuat, dengan syarat pembayaran dan perincian lainnya, untuk dikirim ke departemen utang usaha pembeli.