10 erros comuns de faturamento (e como evitá-los)

Todo mundo comete erros, mas isso não significa que você não deva fazer o seu melhor para evitá-los. Isso é especialmente verdadeiro quando se trata de faturamento online. Erros como condições de pagamento não ideais podem levar à perda de receita e problemas de fluxo de caixa, ou até cenários piores.

Como na maioria das áreas da vida, sua melhor defesa contra esses erros de cobrança é o conhecimento e a preparação. Entender quais erros são prováveis ​​o colocará em guarda. Além disso, ter um plano para prevenir erros (ou lidar com eles se ocorrerem) ajudará a minimizar seu impacto.

Neste artigo, falaremos sobre dez dos erros de faturamento mais comuns, como atrasar suas faturas, não acompanhar ou enviar lembretes de pagamento e incluir taxas surpreendentes. Também discutiremos quais etapas você pode tomar para garantir que não as repita. Vamos dar uma olhada!

1. Faturamento inconsistente de seus clientes

Enviar faturas de forma inconsistente – por exemplo, atrasando-as ou enviando-as em uma data diferente a cada mês – é um erro fácil de cometer. É compreensível, porque as datas mensais não caem no mesmo dia da semana. Muitos simplesmente escolhem uma segunda-feira de manhã ou uma sexta-feira à tarde e começam a trabalhar.

No entanto, isso pode causar problemas para seus clientes e você. Os clientes quase não terão ideia de quando esperar sua fatura, o que pode levar a atrasos nos pagamentos. A solução é trabalhar a partir do calendário e definir seu período de faturamento para uma data regular a cada mês. Este é geralmente o primeiro ou último dia, embora um ponto médio possa oferecer a mesma consistência. No futuro, seus clientes terão mais tempo para se preparar para seus pagamentos, pois seu ciclo de cobrança será previsível.

2. Não perseguir devedores em faturas não pagas

Emitir faturas é uma coisa, mas o trabalho não termina quando você pressiona Enviar. Na verdade, perseguir faturas não pagas é muito mais do que simplesmente encerrar o trabalho do seu mês. Não fazer isso pode prejudicar seriamente sua capacidade de crescer.

Em um nível básico, a correção para esse erro é uma melhor organização. Depois que suas faturas forem enviadas, você pode definir um lembrete em seu aplicativo de calendário favorito, para que você se lembre de perseguir dívidas. Quando esse momento chegar, um e-mail para cada cliente deve ser suficiente para galvanizá-los em ação.

No entanto, os usuários do Hiveage também podem aproveitar o rastreamento do status da fatura e o relatório de vencimento das contas, que fornece uma trilha de auditoria abrangente para ajudá-lo a gerenciar o status atual de cada pagamento.

Além disso, a maioria dos softwares de faturamento, como o Hiveage, inclui lembretes automatizados para toda a sua base de clientes, o que significa que perseguir devedores idosos pode se tornar uma tarefa muito mais simples.

3. Fornecimento de termos de pagamento pouco claros

Você pode ser perdoado por pensar que aqueles designados para lidar com suas faturas estarão familiarizados com todos os vários termos e jargões associados à contabilidade. É claro que nenhum trabalhador financeiro que se preze carece de conhecimento básico do setor. No entanto, fornecer condições de pagamento pouco claras ainda pode atrapalhar o processo de pagamento.

Por exemplo, a data de pagamento: considere quantas empresas oferecem condições de pagamento 'líquido 15'. Isso significa que o pagamento é devido no prazo de 15 dias após a emissão da fatura. No entanto, é apenas uma mensagem vaga o suficiente para que possa ser mal interpretada em algum lugar ao longo da cadeia financeira.

Por exemplo, 'net 15' inclui apenas dias úteis e exclui dias de fim de semana quando a empresa ainda está aberta para negócios? Oferecer um prazo claro e fixo como '15 dias úteis' faz mais sentido e é direto o suficiente para ser entendido por todos. Felizmente, o Hiveage permite que você defina uma data de vencimento da fatura específica, para que você possa evitar essas confusões para sempre.

4. Incluindo erros de cobrança em sua fatura

Se você for consciencioso, não incluirá conscientemente erros em nenhuma de suas entregas. Além disso, você certamente verifica se seu trabalho está em um padrão adequado antes de enviá-lo.

O mesmo cuidado deve ser tomado com suas faturas, principalmente se você deseja receber o pagamento em dia. Caso contrário, é o dinheiro e os negócios de seus clientes que você está cometendo erros. Ver itemização ou (pior) discrepâncias monetárias em uma fatura grita falta de cuidado e atenção. Não é nenhum salto de imaginação esperar que clientes preocupados com erros de faturamento como esse procurem um fornecedor alternativo.

Para manter a confiança de seus clientes, você precisará criar suas faturas com cuidado. Embora o Hiveage inclua recursos de rastreamento de tempo por padrão, não há substituto para inserir os detalhes corretos em primeiro lugar. Assim como o trabalho que você entrega, verificar suas faturas antes de enviá-las pode fazer toda a diferença.

5. Dificultando o pagamento de seus clientes

Você poderia fazer todo o resto certo, mas se você não fornecer uma maneira suave para seus clientes pagarem, é provável que muitos deles se juntem à sua lista de devedores antigos. Uma maneira fácil de evitar isso é oferecer várias opções de pagamento.

Não deveríamos ter que vendê-lo sobre os benefícios aqui. Em poucas palavras, todo o seu processo de faturamento deve ser voltado para tornar o pagamento a tarefa mais fácil que seus clientes precisam concluir durante todo o mês. Há uma correlação direta entre um processo de pagamento complicado envolvendo instruções e detalhes complexos e um pagamento atrasado.

Embora existam muitas maneiras de lidar com isso, estamos bastante orgulhosos de nosso sistema de pagamentos recorrentes:

Com este recurso, você pode configurar a emissão automática de faturas no mesmo horário todos os meses e escolher um número específico de 'ocorrências'. Além disso, há uma infinidade de opções de pagamento diferentes que você pode incluir, todas acessadas com um clique diretamente da fatura que você envia.

6. Não usar a marca da empresa na fatura

Em seguida, veremos um elemento de faturamento que geralmente tem prioridade baixa, embora possa ter um impacto significativo. A marca é importante para praticamente todos os aspectos do seu negócio voltados para o cliente, e isso inclui suas faturas.

Do ponto de vista prático, marcar suas faturas significa que seu cliente sabe quem você é imediatamente e, esperançosamente, entende a que se refere a fatura. Usar um logotipo atraente e uma marca geral clara ajuda a garantir que suas faturas sejam identificadas na pilha, o que significa que seus clientes têm menos probabilidade de repassá-las. Além disso, há um ar profissional inerente a uma fatura com marca, o que pode melhorar seu reconhecimento e reputação.

Felizmente, o Hiveage tem a funcionalidade necessária para ajudá-lo a criar modelos de fatura personalizados e adicionar elementos de marca com base em seus requisitos específicos:

Praticamente todos os elementos podem ser personalizados a gosto. Isso lhe dá uma excelente base para trabalhar e outra oportunidade de aumentar o reconhecimento da marca.

7. Não Oferecer Clareza e Itemização

Construir uma base de clientes inevitavelmente resultará em um grau de rotatividade. Mesmo assim, você provavelmente terá clientes de longo prazo em seu núcleo, e há o perigo de que seu faturamento possa se tornar 'frouxo' quanto mais tempo eles estiverem em seus livros. Em última análise, essa familiaridade pode fazer com que você simplesmente envie uma fatura com um total ou uma descrição vaga do que foi concluído.

Isso é compreensível, principalmente porque ambos sabem que trabalho foi concluído e quanto custará. No entanto, manter a clareza e detalhar cada trabalho mantém a relação cliente-negócio em uma base profissional. Isso é especialmente verdade para uma pequena empresa, onde ser pago por trabalho significa mais do que para uma grande organização. Além disso, com um maior nível de detalhes em cada fatura como seu modus operandi, há menos margem para que surjam dúvidas.

Na nossa opinião, isso é uma questão de organização. Certificar-se de que você está rotulando claramente o trabalho que realizou e detalhando cada aspecto começa no início do projeto. Recomendamos escolher uma frase (por exemplo, “Redesenho da página inicial”) e fazer referência a ela constantemente. Isso inclui usá-lo como assunto de seus e-mails, em qualquer documentação interna e, o mais importante, como entrada na fatura do seu cliente.

8. Envio de faturas para a pessoa errada

Seremos francos aqui e diremos que enviar faturas para a pessoa incorreta é sem dúvida um dos maiores erros de faturamento que você pode cometer, especialmente considerando os resultados potenciais.

Pense nisso do ponto de vista do seu cliente. Você se deu ao trabalho de realizar um projeto, mas não consegue nem enviar informações de pagamento para a pessoa certa. Se você cometeu um erro tão flagrante com essa tarefa menor, eles se perguntarão quais outros problemas provavelmente surgirão em seu trabalho. Assim como muitos outros erros de faturamento nesta lista, um simples erro pode ter consequências drásticas.

Para usuários do Hiveage, esse problema é coisa do passado. Cada um de seus clientes tem seu próprio perfil, que está conectado a um endereço de e-mail que você definiu. Por esse motivo, não há desculpa para enviar faturas para a pessoa errada. Isso é uma boa notícia, já que colocá-los no lugar certo significa que você pode receber o pagamento muito mais rápido.

9. Não fazer backup de suas faturas

Se você leu algum artigo sobre como gerenciar seu site, provavelmente encontrará conselhos para fazer backup de seu conteúdo em todas as oportunidades. Isso é essencial, pois um site que trava sem uma maneira de restaurá-lo é dinheiro pelo ralo.

Suas faturas são tão vitais para fazer backup, até porque (dependendo da sua jurisdição) você será legalmente obrigado a mantê-las arquivadas por um determinado período de tempo. Além disso, poder fornecer um arquivo de faturas de clientes mediante solicitação mostra que você está gerenciando suas contas corretamente.

Felizmente, o Hiveage oferece uma opção de backup automático usando espaço de armazenamento redundante, para garantir que seus arquivos estejam sãos e salvos. Como os backups são realizados diariamente, suas informações estarão seguras independentemente do tamanho do seu negócio e da frequência de faturamento.

10. Incluindo taxas ocultas ou surpreendentes em sua fatura

Este último dos nossos erros de faturação deve ser evitado antes mesmo de chegar à fase de pagamento. Ninguém gosta de custos ocultos, e incluí-los em uma fatura é uma má forma que pode custar muitos negócios.

Se você já foi vítima de taxas surpreendentes, saberá de onde vêm seus clientes. Uma carga inesperada somada ao total geral fede a uma farsa, para ser franco. No mínimo, agora há um problema de confiança em jogo. Isso geralmente termina com um cliente indo para um de seus concorrentes, para nunca mais voltar, e falando mal de você ao longo do caminho.

A resposta é simplesmente comunicar todas as cobranças com seu cliente antecipadamente. Esta é uma solução que parece enganosamente simples. Você precisará detalhar não apenas os custos do projeto, mas também quaisquer 'taxas de eliminação', complementos, impostos e muito mais:

Quando se trata de impostos, o Hiveage ainda inclui um recurso flexível para ajudá-lo a discriminar custos e economizar a configuração específica para cada cliente. Isso pode acelerar significativamente seu processo de faturamento.

Conclusão: evite erros em seu processo de faturamento

O faturamento é uma parte central dos negócios, especialmente para freelancers e pequenas equipes. Ser pago em dia pode ser a diferença entre um mês bom e um mês ruim, portanto, garantir que seu processo de faturamento seja perfeito é crucial.

Neste artigo, analisamos como erros de faturamento supostamente menores, como enviá-los para a pessoa errada ou renunciar à marca, podem prejudicar sua capacidade de receber pagamentos. A solução é escolher uma poderosa solução de faturamento online, como Hiveage, e voltar ao que você faz de melhor.

Você cometeu algum erro de faturamento que deixamos de ver nesta lista? Conte-nos sobre suas experiências na seção de comentários abaixo!