¿Qué es una declaración de impuestos y salarios del formulario W2? Lo que los empleadores y los empleados deben saber

¿Es usted un empleado que tiene curiosidad acerca de qué es un formulario W2 de declaración de salarios e impuestos, o un empleador que se pregunta si necesita proporcionarlos? Es esencial que los empleadores y los empleados entiendan sus responsabilidades cuando se trata de formularios W2. En este artículo, repasaremos todo lo que necesita saber. ¡Vamos a sumergirnos!

¿Qué es un formulario W2?

Un formulario W2 es un formulario de impuestos del Servicio de Impuestos Internos (IRS) que se usa para informar sueldos, salarios y otras compensaciones pagadas a un empleado. El empleador debe proporcionar al empleado una copia del formulario W2 completo para que pueda presentar sus impuestos. El empleador también debe enviar copias del formulario al IRS y a las agencias tributarias estatales correspondientes.

¿Quién recibe un Formulario W-2 - Declaración de salarios e impuestos?

Se envía un Formulario W2, también conocido como Declaración de salarios e impuestos, a un empleado que ha trabajado para un empleador durante el año. El formulario lo emite el empleador al final del año fiscal e incluye información sobre los impuestos retenidos y cualquier compensación recibida.

Todos los empleados deben recibir una copia de este formulario para presentar sus impuestos. Los empleadores deben enviar una copia de este formulario al IRS y las agencias de impuestos estatales correspondientes.

Sus responsabilidades como empleador

Como empleador, la ley le exige que proporcione a los empleados un formulario W2 al final del año fiscal. Este formulario debe completarse con precisión y presentarse a tiempo para evitar sanciones del IRS o de las agencias estatales.

Es importante que mantenga registros precisos de los salarios de los empleados y los impuestos retenidos a lo largo del año, ya que esta información se reflejará en el formulario W2.

¿Cómo puedo obtener mi W-2?

Muchas personas no saben cómo obtener su formulario W-2, pero en realidad es bastante simple. Aquí hay algunos consejos sobre cómo obtener su W-2:

1. Comuníquese con su empleador: su empleador debería poder proporcionarle la documentación necesaria o las instrucciones sobre cómo acceder y descargarlo.
2. Inicie sesión en su sistema de nómina en línea: si tiene acceso en línea a su sistema de nómina, entonces puede descargar una copia de su W-2 directamente desde el sitio web.
3. Póngase en contacto con la Administración del Seguro Social (SSA): La SSA puede proporcionarle una copia de su W-2 si lo ha perdido o no puede obtener uno de su empleador.
4. Solicite una copia del IRS: si no puede recibir una copia de su empleador, puede solicitar un reemplazo gratuito del IRS presentando el formulario 4506-T.
5. Utilice servicios de terceros: existen varios servicios de terceros que pueden ayudar a recuperar copias de su formulario W-2 si todos los demás métodos han fallado. Estas compañías generalmente cobran tarifas por este servicio, así que asegúrese de hacer la investigación adecuada de antemano.

¿Cuándo vencen los formularios W-2 en 2023?

Los formularios W-2 para el año fiscal 2022 vencen el 31 de enero de 2023 o antes. Los empleadores deben emitir formularios W-2 al final del año calendario y deben enviarse antes del último día de febrero. Es importante que los empleadores se aseguren de que todos los empleados reciban sus formularios W-2 de manera oportuna para prepararse para sus impuestos.

¿Qué información incluye el Formulario W-2: Declaración de salarios e impuestos?

Un formulario W-2 de declaración de salarios e impuestos proporciona una descripción general completa de los datos financieros de un empleado para el año. La siguiente es una lista de los detalles incluidos en el Formulario W-2:

• Nombre, dirección y número de Seguro Social del empleado
• Nombre del empleador, dirección y número de identificación del empleador (EIN)
• Ganancias totales, salarios y propinas
• Monto del impuesto federal sobre la renta retenido
• La cantidad de impuestos del Seguro Social y Medicare retenidos
• Impuestos estatales, locales y/o municipales retenidos
• Cualquier otro ingreso sujeto a impuestos o deducciones reportadas al IRS

Cómo presentar el formulario W-2

Veamos cómo completar el formulario W-2 cuadro por cuadro a continuación...

Cajas AF

La casilla A es para el SSN del empleado. Las casillas B, C y D son para el EIN, la dirección del empleador y el número de control. Las casillas E y F son para el nombre y la dirección del empleado.

Casilla 1 – Salarios, propinas, otras compensaciones

El total de salarios imponibles, propinas y otras compensaciones de su empleado.

Casilla 2 – Retención de impuestos federales sobre la renta

La suma total del impuesto federal sobre la renta deducido del salario del empleado durante todo el año.

Casillas 3 y 4

Los salarios brutos de su empleado y los impuestos del Seguro Social retenidos de su pago se muestran en estas casillas.

Recuadro 5: salarios y propinas de Medicare

Esta es la cantidad de salarios y propinas sujetas a impuestos de Medicare.

Recuadro 6: impuestos de Medicare retenidos

La cantidad total de impuestos de Medicare retenidos del cheque de pago del empleado.

Recuadro 7 – Consejos de seguridad social

Si corresponde, esta es la cantidad total de propinas que le informó su empleado.

Casilla 8 – Propinas asignadas

Esta es la cantidad de propinas asignadas a su empleado, según los ingresos de propinas informados.

Caja 9

Esta casilla ya no se usa y debe dejarse en blanco.

Recuadro 10 – Beneficios para el cuidado de dependientes

Esta es la cantidad de beneficios para el cuidado de dependientes proporcionados por su negocio.

Casilla 11 – Planes no calificados

Esta es la cantidad de compensación diferida no calificada pagada al empleado.

Caja 12

Los planes 401(k) se encuentran entre los tipos de compensación informados en este cuadro. Las instrucciones W2 del IRS brindan detalles de los códigos utilizados en esta sección.

Caja 13

Aquí, puede indicar si el empleado es un empleado estatutario, que es alguien que trabaja para usted pero que no es un empleado en el sentido tradicional. Este cuadro también incluye una casilla de verificación donde puede indicar si el empleado recibió pago por enfermedad de terceros.

Casilla 14 – Otros

Esta casilla se utiliza para información adicional, como cuotas sindicales, primas de seguro médico pagadas por el empleado y otras deducciones.

Cajas 15 a 20

Los impuestos estatales y locales se enumeran en estas casillas, incluida la cantidad retenida del salario de un empleado y la cantidad sujeta a estos impuestos.

¿Qué hacer si no ha recibido su formulario W2 del IRS?

Si no ha recibido su Formulario W-2 del IRS para el año fiscal actual, hay algunos pasos que puede seguir para localizarlo. Primero, comuníquese con su empleador y pregunte cuándo se enviaron los formularios.

Si es necesario, también puede comunicarse directamente con el IRS. Si no puede encontrar su formulario, necesita ayuda para completarlo o no está seguro de cómo declarar impuestos, siempre puede consultar a un profesional de impuestos.

Tipos de formulario W del IRS

Hay varios tipos de formularios W emitidos por el IRS. Echémosles un vistazo…

Formulario W-2: Declaración de salarios e impuestos

Un formulario que los empleadores deben entregar a sus empleados a fines de enero de cada año. Detalla los salarios de un empleado, el salario y cualquier deducción tomada por el empleador.

Formulario W4: Certificado de exención de retención del empleado

Este formulario se utiliza para determinar cuánto impuesto federal sobre la renta se debe retener del cheque de pago de cada empleado.

Formulario W9: Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente (TIN) y Certificación

Este formulario se utiliza para solicitar un número de identificación del contribuyente (TIN) de un individuo, corporación u otra entidad.

Formulario W2G: Ciertas ganancias de juego

W2G se emite cuando ciertas ganancias de juego superan los $600 en valor y se usa para informar cualquier pago de actividades de juego, como loterías y sorteos.

Qué hacer si encuentra un error en su W-2

Si encuentra un error en su W-2, comuníquese con su empleador lo antes posible. Es posible que su empleador deba emitir un formulario corregido si alguna información es inexacta. En algunos casos, la corrección se puede realizar rápida y fácilmente.

Si el error es más complejo, es posible que su empleador deba presentar una declaración enmendada ante el IRS. Si bien lo más probable es que no obtenga asesoramiento fiscal gratuito cuando hable con un profesional de impuestos, puede valer la pena si el error es grave.

Cómo conectar tu W2

Adjuntar su W-2 a su declaración de impuestos es un proceso simple. Aquí es exactamente cómo hacer esto:

1. Reúne documentos. Reúna su W-2 y cualquier otro documento que adjuntará a su declaración de impuestos.
2. Escanear o fotocopiar. Escanea los documentos o haz copias si son formularios en papel.
3. Crear una carpeta electrónica. Cree una carpeta en su computadora en la que almacenará los documentos.
4. Subir documentos. Cargue sus formularios escaneados/fotocopiados en la carpeta electrónica.
5. Adjuntar documentos a la declaración. Use el software que está usando para declarar sus impuestos para adjuntar los documentos a la declaración.

Consejos para el formulario W2

La declaración de impuestos puede ser una tarea abrumadora para muchas personas. Estos son algunos consejos para asegurarse de presentar su W-2 correctamente y a tiempo:

• Revise su información cuidadosamente . Asegúrese de que toda su información sea precisa y esté actualizada.
• Vuelva a verificar la precisión. Revise el formulario detenidamente antes de enviarlo para asegurarse de que no haya errores.
• Envíalo a tiempo. Asegúrese de presentar su W-2 antes de la fecha de vencimiento para no incurrir en cargos por pagos atrasados.
• Consulte a un profesional de impuestos. En caso de duda, comuníquese con un profesional de impuestos calificado para obtener más consejos y asistencia sobre las deducciones de impuestos y la presentación de su W-2.
• Pagos de impuestos estimados. Si no recibe un salario o salario, es posible que deba realizar pagos de impuestos estimados durante todo el año.

Ultimas palabras

El formulario W2 de declaración de impuestos y salarios es un documento importante tanto para los empleadores como para los empleados. Los empleadores son responsables de garantizar que todos sus empleados llenen correctamente estos formularios cada año.

También es importante encontrar el mejor software de impuestos para personas que trabajan por cuenta propia y propietarios de pequeñas empresas, ya que puede hacer que el proceso de presentación sea más fácil y eficiente.

¿Cuál es la diferencia entre un 1099 y un W-2?

Un Formulario 1099 es para reportar ingresos que no son de empleados, como trabajo independiente o contratado, mientras que un Formulario W-2 se usa para reportar sueldos, salarios y otros tipos de compensación de empleados.

Los empleadores también están obligados a retener impuestos de los ingresos de los empleados informados en los formularios W-2, mientras que las reglas 1099 exigen que los contratistas independientes sean responsables de pagar sus propios impuestos sobre los ingresos informados en los formularios 1099.

¿Cuál es la diferencia entre un formulario W-4 y un formulario W-2?

Los empleadores utilizan un formulario W-4 para determinar cuánto impuesto deben retener de los cheques de pago de un empleado, mientras que un formulario W-2 informa los salarios y las retenciones de impuestos que realmente se retuvieron al final del año. Ambos formularios se presentan ante el IRS, pero solo el empleador completa y presenta un formulario W-4. El empleado completa y presenta un formulario W-2.

¿Qué es "Café 125" en un formulario de impuestos W-2?

Café 125 se refiere a las contribuciones hechas por los empleadores para las primas de seguro de salud, dental y de la vista de los empleados. Estas contribuciones no están sujetas a retención de impuestos federales sobre la renta, impuestos del seguro social o impuestos de Medicare y se informan en esta sección del formulario.

¿Qué es el formulario W-2G?

El formulario W-2G es un formulario de impuestos que se utiliza para declarar ciertas ganancias de apuestas. Informa el nombre del destinatario, la dirección, el número de Seguro Social y el monto de las ganancias del año. El formulario debe ser llenado por cualquier pagador de ganancias de apuestas si las ganancias están sujetas a retención de impuestos federales sobre la renta.

¿Cuánto dinero necesita ganar para obtener un W-2?

Generalmente, los empleadores deben emitir un formulario W-2 a los empleados que tienen un salario total de $600 o más durante el año. Esto incluye cualquier combinación de salarios, propinas y otras compensaciones informadas en el Formulario 1099.

¿Qué hago si perdí mi W-2?

Si ha perdido su formulario W-2, debe comunicarse con su empleador o el pagador de los ingresos para obtener una nueva copia. El empleador o pagador está obligado por ley a proporcionarle un nuevo Formulario W-2 si lo solicita. Si no lo proporcionan, comuníquese con el IRS para obtener ayuda para obtener una copia.

¿En qué fecha se deben enviar los formularios W-2 a los empleados?

Los empleadores deben enviar los formularios W-2 a los empleados antes del 31 de enero. Si no se cumple con la fecha límite, los empleadores pueden estar sujetos a sanciones. Los empleados deben comunicarse directamente con los empleadores si no han recibido su W-2 antes de la fecha especificada.

¿Qué debo hacer si la copia del formulario W-2 de un empleado se devuelve porque no se pudo entregar?

Si la copia del W-2 de un empleado se devuelve porque no se pudo entregar, los empleadores deben hacer un esfuerzo razonable para obtener una dirección corregida del empleado y volver a enviar el formulario. Si el empleador no puede obtener una dirección corregida, debe proporcionar el formulario al empleado cuando lo solicite en persona o por correo electrónico.

¿Pueden los empleadores proporcionar formularios W-2 a los empleados de forma electrónica?

Sí, los empleadores pueden proporcionar formularios W-2 a los empleados de forma electrónica si el empleado ha dado su consentimiento por escrito. El consentimiento por escrito debe describir el tipo y el alcance de la información que se divulgará y debe ser ejecutado por el empleado antes de recibir su formulario W-2 electrónicamente.

¿Puede un empleado recibir más de un W-2?

Sí, un empleado puede recibir más de un W-2 si el empleado trabaja para más de un empleador en un año calendario, o si un empleador no emite un formulario a tiempo y debe emitir una versión corregida.

¿Cuáles son las sanciones por presentar los formularios W-2 tarde?

La multa por presentar los formularios W-2 tarde es de $50 por declaración si la falla en la presentación no se corrige dentro de los 30 días posteriores a la fecha en que debería haberse presentado. Si la falla no se corrige antes del 1 de agosto, la multa aumenta a $110 por devolución. Sube a $270 después del 1 de agosto o si no se presenta. Por desprecio intencional, sube a $ 550 por devolución.

¿Puede un empleador cobrar por un W-2 de reemplazo?

Sí, un empleador puede cobrar por un W-2 de reemplazo. La tarifa debe ser razonable y, por lo general, no puede exceder el costo de producción del formulario. Los empleadores deben tener en cuenta los costos asociados con la investigación y producción de la información requerida para completar el formulario.

Imagen: Elementos Envato