Che cos'è una dichiarazione salariale e fiscale del modulo W2? Cosa devono sapere datori di lavoro e dipendenti

Sei un dipendente che è curioso di sapere cosa sono una dichiarazione salariale e fiscale del modulo W2 o un datore di lavoro che si chiede se è necessario fornirli? È essenziale che datori di lavoro e dipendenti comprendano le proprie responsabilità quando si tratta di moduli W2. In questo articolo, esamineremo tutto ciò che devi sapere. Immergiamoci!

Che cos'è un modulo W2?

Un modulo W2 è un modulo fiscale dell'Internal Revenue Service (IRS) che viene utilizzato per segnalare salari, stipendi e altri compensi corrisposti a un dipendente. Il datore di lavoro deve fornire al dipendente una copia del modulo W2 compilato in modo che possa presentare le tasse. Il datore di lavoro è inoltre tenuto a presentare copie del modulo all'IRS ea tutte le agenzie fiscali statali applicabili.

Chi riceve un modulo W-2 – Dichiarazione salariale e fiscale?

Un modulo W2, noto anche come dichiarazione salariale e fiscale, viene inviato a un dipendente che ha lavorato per un datore di lavoro durante l'anno. Il modulo viene rilasciato dal datore di lavoro alla fine dell'anno fiscale e contiene informazioni sulle ritenute e sugli eventuali compensi percepiti.

Tutti i dipendenti devono ricevere una copia di questo modulo per presentare le loro tasse. I datori di lavoro devono inviare una copia di questo modulo all'IRS e alle agenzie fiscali statali competenti.

Le tue responsabilità come datore di lavoro

In qualità di datore di lavoro, sei tenuto per legge a fornire ai dipendenti un modulo W2 alla fine dell'anno fiscale. Questo modulo deve essere compilato accuratamente e archiviato in tempo al fine di evitare sanzioni da parte dell'IRS o delle agenzie statali.

È importante tenere registri accurati dei salari dei dipendenti e delle imposte trattenute durante tutto l'anno poiché queste informazioni si rifletteranno sul modulo W2.

Come posso ottenere il mio W-2?

Molte persone non sanno come ottenere il loro modulo W-2, ma in realtà è abbastanza semplice. Ecco alcuni suggerimenti su come ottenere il tuo W-2:

1. Contatta il tuo datore di lavoro: il tuo datore di lavoro dovrebbe essere in grado di fornirti i documenti necessari o le istruzioni su come accedervi e scaricarlo.
2. Accedi al tuo sistema di buste paga online: se hai accesso online al tuo sistema di buste paga, potresti essere in grado di scaricare una copia del tuo W-2 direttamente dal sito web.
3. Contatta la Social Security Administration (SSA): la SSA potrebbe essere in grado di fornirti una copia del tuo W-2 se lo hai perso o non puoi ottenerne uno dal tuo datore di lavoro.
4. Richiedi una copia all'IRS: se non sei in grado di ricevere una copia dal tuo datore di lavoro, puoi richiedere una sostituzione gratuita all'IRS compilando il modulo 4506–T.
5. Utilizzare servizi di terze parti: esistono vari servizi di terze parti che possono aiutare a recuperare copie del modulo W-2 se tutti gli altri metodi hanno fallito. Queste aziende di solito addebitano commissioni per questo servizio, quindi assicurati di fare le ricerche appropriate in anticipo.

Quando sono previsti i W-2 nel 2023?

I W-2 per l'anno fiscale 2022 sono dovuti entro il 31 gennaio 2023. I datori di lavoro sono tenuti a emettere i moduli W-2 alla fine dell'anno solare e devono essere inviati entro l'ultimo giorno di febbraio. È importante che i datori di lavoro si assicurino che tutti i dipendenti ricevano i loro W-2 in modo tempestivo per prepararsi alle tasse.

Quali informazioni include il modulo W-2: salario e dichiarazione dei redditi?

Una dichiarazione salariale e fiscale del modulo W-2 fornisce una panoramica completa dei dati finanziari di un dipendente per l'anno. Di seguito è riportato un elenco di dettagli inclusi nel modulo W-2:

• Nome, indirizzo e numero di previdenza sociale del dipendente
• Nome, indirizzo e numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) del datore di lavoro
• Guadagni totali, stipendi e mance
• Importo dell'imposta federale sul reddito trattenuta
• L'importo delle tasse di Social Security e Medicare trattenute
• Tasse statali, locali e/o cittadine trattenute
• Qualsiasi altro reddito imponibile o detrazioni segnalate all'IRS

Come compilare il modulo W-2

Vediamo come compilare il modulo W-2 casella per casella di seguito...

Scatole AF

La casella A è per il SSN del dipendente. Le caselle B, C e D sono per l'EIN, l'indirizzo del datore di lavoro e il numero di controllo. Le caselle E e F sono per il nome e l'indirizzo del dipendente.

Riquadro 1 – Stipendi, mance, altri compensi

Il totale degli stipendi imponibili, le mance e altri compensi del tuo dipendente.

Riquadro 2 – Ritenuta d'acconto federale

La somma totale dell'imposta federale sul reddito prelevata dallo stipendio del dipendente durante l'anno.

Caselle 3 e 4

La retribuzione lorda del tuo dipendente e le tasse di previdenza sociale trattenute dalla sua paga sono mostrate in queste caselle.

Riquadro 5 – Stipendi e mance Medicare

Questo è l'importo dello stipendio e delle mance soggette alle tasse Medicare.

Riquadro 6 – Tassa Medicare trattenuta

L'importo totale delle tasse Medicare trattenute dalla busta paga del dipendente.

Riquadro 7 – Suggerimenti per la sicurezza sociale

Se applicabile, questo è l'importo totale delle mance che ti sono state comunicate dal tuo dipendente.

Riquadro 8 – Mance assegnate

Questa è la quantità di mance assegnate al tuo dipendente, in base al reddito delle mance dichiarato.

Casella 9

Questa casella non è più utilizzata e deve essere lasciata vuota.

Riquadro 10 – Prestazioni per l'assistenza a carico

Questo è l'importo delle prestazioni di assistenza ai dipendenti fornite dalla tua azienda.

Riquadro 11 – Piani non qualificati

Questo è l'importo della retribuzione differita non qualificata pagata al dipendente.

Casella 12

I piani 401(k) sono tra i tipi di compensazione riportati in questo riquadro. Le istruzioni IRS W2 forniscono dettagli sui codici utilizzati in questa sezione.

Casella 13

Qui puoi indicare se il dipendente è un dipendente statutario, ovvero qualcuno che lavora per te ma non è un dipendente nel senso tradizionale del termine. Questa casella include anche una casella di controllo in cui è possibile indicare se il dipendente ha percepito l'indennità di malattia di terzi.

Riquadro 14 – Altro

Questa casella viene utilizzata per informazioni aggiuntive come quote sindacali, premi dell'assicurazione sanitaria pagati dal dipendente e altre detrazioni.

Caselle da 15 a 20

Le tasse statali e locali sono elencate in queste caselle, compreso l'importo trattenuto dal salario di un dipendente e l'importo soggetto a tali tasse.

Cosa fare se non hai ricevuto il modulo IRS W2?

Se non hai ricevuto il modulo W-2 dell'IRS per l'anno fiscale in corso, ci sono alcuni passaggi che puoi eseguire per individuarlo. Innanzitutto, contatta il tuo datore di lavoro e chiedi informazioni su quando sono stati inviati i moduli.

Se necessario, puoi anche contattare direttamente l'IRS. Se non riesci a trovare il tuo modulo, hai bisogno di aiuto per compilarlo o non sei sicuro di come presentare le tasse, puoi sempre consultare un professionista fiscale.

Tipi di modulo W dell'IRS

Esistono diversi tipi di moduli W emessi dall'IRS. Diamo un'occhiata a loro...

Modulo W-2: dichiarazione salariale e fiscale

Un modulo che i datori di lavoro devono rilasciare ai propri dipendenti entro la fine di gennaio di ogni anno. Descrive in dettaglio i salari, lo stipendio e le eventuali detrazioni prese dal datore di lavoro di un dipendente.

Modulo W4: certificato di indennità di ritenuta d'acconto del dipendente

Questo modulo viene utilizzato per determinare l'importo dell'imposta federale sul reddito da trattenere dalla busta paga di ciascun dipendente.

Modulo W9: richiesta di numero di identificazione fiscale (TIN) e certificazione

Questo modulo viene utilizzato per richiedere un numero di identificazione fiscale (TIN) a una persona fisica, società o altra entità.

Modulo W2G: alcune vincite al gioco d'azzardo

W2G viene emesso quando determinate vincite di gioco superano il valore di $ 600 e viene utilizzato per segnalare eventuali pagamenti da attività di gioco d'azzardo, come lotterie e lotterie.

Cosa fare se trovi un errore sul tuo W-2

Se trovi un errore sul tuo W-2, contatta il tuo datore di lavoro il prima possibile. Il tuo datore di lavoro potrebbe dover emettere un modulo corretto se una qualsiasi delle informazioni è inesatta. In alcuni casi, la correzione può essere effettuata rapidamente e facilmente.

Se l'errore è più complesso, il tuo datore di lavoro potrebbe dover presentare una dichiarazione modificata all'IRS. Anche se molto probabilmente non riceverai consulenza fiscale gratuita quando parli con un professionista fiscale, potrebbe valerne la pena se l'errore è grave.

Come collegare il tuo file W2

Allegare il tuo W-2 alla tua dichiarazione dei redditi è un processo semplice. Ecco esattamente come fare:

1. Raccogli documenti. Raccogli il tuo W-2 e tutti gli altri documenti che allegherai alla tua dichiarazione dei redditi.
2. Scansione o fotocopia. Scansiona i documenti o fai delle copie se sono moduli cartacei.
3. Crea una cartella elettronica. Crea una cartella sul tuo computer in cui archiviare i documenti.
4. Carica documenti. Carica i moduli scansionati/fotocopiati nella cartella elettronica.
5. Allega i documenti al reso. Usa il software che stai utilizzando per presentare le tasse per allegare i documenti alla dichiarazione.

Suggerimenti per il modulo W2

La dichiarazione delle tasse può essere un compito arduo per molte persone. Ecco alcuni suggerimenti per assicurarti di archiviare correttamente e in tempo il tuo W-2:

• Controlla attentamente le tue informazioni . Assicurati che tutte le tue informazioni siano accurate e aggiornate.
• Ricontrolla per la precisione. Esamina attentamente il modulo prima di inviarlo per assicurarti che non vi siano errori.
• Invialo in tempo. Assicurati di presentare il tuo W-2 prima della data di scadenza in modo da non incorrere in eventuali penali per il ritardo.
• Consultare un professionista fiscale. In caso di dubbi, rivolgiti a un professionista fiscale qualificato per ulteriori consigli e assistenza sulle detrazioni fiscali e per la presentazione del modulo W-2.
• Pagamenti fiscali stimati. Se non ricevi uno stipendio o uno stipendio, potresti dover effettuare pagamenti fiscali stimati durante tutto l'anno.

Parole finali

Il W2 Form Wage and Tax Statement è un documento importante sia per i datori di lavoro che per i dipendenti. I datori di lavoro sono responsabili di garantire che questi moduli siano accuratamente compilati per tutti i loro dipendenti ogni anno.

Anche trovare il miglior software fiscale per i lavoratori autonomi e i proprietari di piccole imprese è importante, in quanto può rendere il processo di archiviazione più semplice ed efficiente.

Qual è la differenza tra un 1099 e un W-2?

Un modulo 1099 serve per segnalare redditi non dipendenti come lavoro freelance o contratto, mentre un modulo W-2 viene utilizzato per segnalare salari, stipendi e altri tipi di retribuzione dei dipendenti.

I datori di lavoro sono inoltre tenuti a trattenere le tasse dal reddito dei dipendenti riportato sui moduli W-2, mentre le regole 1099 richiedono che gli appaltatori indipendenti siano responsabili del pagamento delle proprie imposte sul reddito riportato sui moduli 1099.

Qual è la differenza tra un modulo W-4 e un modulo W-2?

Un modulo W-4 viene utilizzato dai datori di lavoro per determinare la quantità di tasse che dovrebbero trattenere dalle buste paga di un dipendente, mentre un modulo W-2 riporta i salari e le ritenute fiscali che sono state effettivamente trattenute alla fine dell'anno. Entrambi i moduli sono depositati presso l'IRS, ma solo il datore di lavoro compila e archivia un modulo W-4. Il dipendente compila e archivia un modulo W-2.

Cos'è "Cafe 125" su un modulo fiscale W-2?

Cafe 125 si riferisce ai contributi versati dai datori di lavoro per i premi assicurativi per la salute, l'odontoiatria e la vista dei dipendenti. Questi contributi non sono soggetti a ritenuta fiscale federale sul reddito, tasse di previdenza sociale o tasse Medicare e sono riportati in questa sezione del modulo.

Che cos'è il modulo W-2G?

Il modulo W-2G è un modulo fiscale utilizzato per segnalare determinate vincite di gioco. Riporta il nome del destinatario, l'indirizzo, il numero di previdenza sociale e l'importo delle vincite dell'anno. Il modulo deve essere compilato da qualsiasi pagatore di vincite di gioco se le vincite sono soggette a ritenuta fiscale federale sul reddito.

Quanti soldi devi guadagnare per ottenere un W-2?

In generale, i datori di lavoro sono tenuti a rilasciare un modulo W-2 ai dipendenti che hanno uno stipendio totale di $ 600 o più durante l'anno. Ciò include qualsiasi combinazione di salari, mance e altri compensi riportati nel modulo 1099.

Cosa devo fare se ho perso il mio W-2?

Se hai perso il tuo modulo W-2, dovresti contattare il tuo datore di lavoro o il pagatore del reddito per ottenere una nuova copia. Il datore di lavoro o il pagatore è tenuto per legge a fornirti un nuovo modulo W-2 se lo richiedi. Se non lo forniscono, contattare l'IRS per assistenza nell'ottenere una copia.

Entro quale data devono essere inviati i W-2 ai dipendenti?

I datori di lavoro sono tenuti a inviare i moduli W-2 ai dipendenti entro il 31 gennaio. Se la scadenza non viene rispettata, i datori di lavoro possono essere soggetti a sanzioni. I dipendenti devono contattare direttamente i datori di lavoro se non hanno ricevuto il loro W-2 entro la data specificata.

Cosa devo fare se la copia del modulo W-2 di un dipendente viene restituita come non consegnabile?

Se la copia del modulo W-2 di un dipendente viene restituita come non consegnabile, i datori di lavoro devono fare uno sforzo ragionevole per ottenere un indirizzo corretto dal dipendente e rispedire il modulo. Se il datore di lavoro non può ottenere un indirizzo corretto, deve fornire il modulo al dipendente su richiesta di persona o tramite e-mail.

I datori di lavoro possono fornire elettronicamente i W-2 ai dipendenti?

Sì, i datori di lavoro possono fornire i W-2 ai dipendenti elettronicamente se il dipendente ha acconsentito per iscritto. Il consenso scritto deve descrivere il tipo e l'ambito delle informazioni da divulgare e deve essere sottoscritto dal dipendente prima di ricevere il modulo W-2 per via elettronica.

Un dipendente può ricevere più di un W-2?

Sì, un dipendente può ricevere più di un W-2 se lavora per più di un datore di lavoro in un anno solare o se un datore di lavoro non rilascia un modulo tempestivo e deve emettere una versione corretta.

Quali sono le sanzioni per l'invio in ritardo di W-2?

La penalità per l'invio tardivo di W-2 è di $ 50 per restituzione se l'errore di archiviazione non viene corretto entro 30 giorni da quando avrebbe dovuto essere archiviato. Se l'errore non viene corretto entro il 1 agosto, la penale aumenta a $ 110 per reso. Sale a $ 270 dopo il 1 agosto o senza deposito. Per negligenza intenzionale, arriva fino a $ 550 per ritorno.

Un datore di lavoro può addebitare un W-2 sostitutivo?

Sì, un datore di lavoro può addebitare un W-2 sostitutivo. La tariffa deve essere ragionevole e in genere non può superare il costo di produzione del modulo. I datori di lavoro dovrebbero tenere conto di eventuali costi associati alla ricerca e alla produzione delle informazioni necessarie per completare il modulo.

Immagine: Elementi Envato