Cómo calcular los gastos generales en 4 sencillos pasos

Identificar y calcular con precisión los costos generales es crucial para la rentabilidad de su negocio. Si no lo hace, puede cobrar muy poco por sus productos o servicios, lo que afectará directamente sus resultados. Además de ser un requisito básico de contabilidad a efectos fiscales, el seguimiento y la medición de sus gastos generales también le ayudan a presupuestarlos adecuadamente.

Afortunadamente, una vez que comprenda cómo categorizar y calcular sus costos generales, es fácil hacerlo. Para ayudarlo, este artículo explica qué son los gastos generales y cómo calcular sus costos generales en 4 pasos.

¿Qué son los gastos generales?

Los costos generales son los costos indirectos de operar un negocio . Incluyen los costos que mantienen su negocio en funcionamiento pero que no están directamente relacionados con la creación de un producto o la prestación de un servicio. Si bien los costos generales no están vinculados explícitamente a las ventas, respaldan las actividades lucrativas.

Los costos generales incluyen gastos como:

• Pagos de alquiler o hipoteca para un espacio comercial
• Recibos de servicios públicos
• Planes de telefonía móvil para empleados
• Seguro
• Viajar
• Gastos de publicidad y marketing
• Material de oficina
• Servicios profesionales, como contabilidad y servicios legales.
• Salarios administrativos o profesionales
• Costos de transporte, como el costo de mantenimiento y combustible de los vehículos de la empresa.
• Reparaciones y mantenimiento
• Depreciación
• Tarifas y licencias del gobierno
• Nombre de dominio y alojamiento web
• Suscripciones de software
• Impuestos de propiedad

Costos generales versus costos directos

Al evaluar los costos generales de su negocio, es importante considerar tanto los costos generales como los directos. Los costos directos están directamente relacionados con la producción de un producto o servicio , como la mano de obra y los materiales.

Por ejemplo, si administra una panadería, los costos directos pueden incluir el costo de la harina, el azúcar, la mantequilla y los huevos para hacer pasteles. Pero esto es sólo una parte de la imagen. También debe alquilar locales, pagar la electricidad para mantener los hornos en funcionamiento, contratar a un contador para que lo ayude con sus impuestos cada año y más. Todos estos son ejemplos de costos generales o indirectos.

Si dejara de hacer pasteles hoy, sus costos directos se detendrían, pero aún tendría que pagar sus costos generales.

Hay algunos costos que se pueden categorizar como costos generales y directos , como sueldos y salarios, según su naturaleza.

Por ejemplo, los salarios del personal administrativo normalmente cuentan para los gastos generales. Son los mismos todos los meses y deben pagarse, incluso si deja de fabricar su producto o servicio.

En comparación, los salarios por hora o los salarios del personal directamente involucrado en la fabricación de un producto pueden clasificarse como costos directos.

¿Por qué realizar un seguimiento de los gastos generales?

El seguimiento de sus costos generales lo ayuda a diseñar su presupuesto, fijar el precio de su producto o servicio y aumentar su rentabilidad . Por lo general, también se requiere para fines de mantenimiento de registros.

Con fines presupuestarios

Los gastos generales deben pagarse, independientemente de sus ingresos mensuales. Es importante saber cuánto son, ya que esta es la cantidad mínima de dinero que necesita ganar cada mes para mantenerse en el negocio.

Para fijar el precio de su producto o servicio

Debe comprender el costo real de producción de su producto o servicio para fijarle el precio adecuado. Si no tiene en cuenta los costos generales, puede subvaluar su producto o servicio y tener dificultades para obtener ganancias.

Al calcular sus costos indirectos totales, puede asignar una parte de sus costos indirectos a cada unidad que produzca y contabilizar esto en el precio que establezca.

Por ejemplo, si el costo directo de producir una unidad es de $10 y la tasa de gastos generales en comparación con los costos directos es del 25 %, el costo total es de $12,50. A continuación, puede fijar el precio de su producto para tener esto en cuenta.

Identificar formas de ahorrar dinero y aumentar la rentabilidad.

Si sus gastos generales son demasiado altos, pueden afectar su rentabilidad. El seguimiento de sus gastos generales es una buena manera de identificar y abordar los gastos excesivos.

Por ejemplo, el seguimiento de sus gastos generales puede revelar altos costos administrativos. Al reducirlos, puede mejorar sus márgenes de beneficio.

Comprender su tasa de gastos generales también puede resaltar cuáles de sus productos o servicios son rentables y cuáles no. Si bien un producto puede parecer rentable basándose solo en sus costos directos, asignar un costo general a cada unidad podría revelar un margen de utilidad significativamente menor.

Para fines de informes y contabilidad.

Las empresas deben mantener registros de sus cuentas financieras para fines de informes e impuestos. Las empresas que cotizan en bolsa también deben proporcionar copias de estos registros a sus accionistas.

Al preparar las cuentas de una empresa, los costos generales generalmente deben incluirse en los estados de resultados o en los balances (para las empresas de fabricación).

Tipos de gastos generales

Los costos generales pueden ser fijos, variables o semivariables .

Gastos generales fijos

Estos costos siguen siendo los mismos mes a mes. No varían dependiendo de la cantidad de producto o servicio que hagas o entregues.

La mayoría de los gastos generales son costos fijos, por ejemplo, seguros, alquiler, impuestos sobre la propiedad y alojamiento web.

Gastos indirectos variables

Estos gastos generales cambian según la cantidad de productos que fabrica, los servicios que brinda u otras circunstancias. Si bien sabe que tiene que pagarlos cada mes o año, su costo varía.

La entrega, la publicidad, los costos de mantenimiento del vehículo y los servicios públicos son generalmente gastos generales variables. Por ejemplo, el costo de su factura mensual de electricidad puede cambiar debido a un aumento estacional en la producción o costos de energía más altos.

Sobrecarga semivariable

Los gastos generales semivariables implican una cantidad fija cada mes, con costos adicionales según el uso.

Un plan de telefonía móvil para un empleado es un ejemplo de gastos generales semivariables. Si bien paga una tarifa estándar por el plan mensual, esta podría aumentar cuando el empleado viaja por trabajo y usa roaming o excede su asignación de datos.

Cómo calcular los costos generales

Enumere todos los gastos

Para comenzar, haga una lista de todos sus gastos comerciales mensuales, incluidos los costos directos y los costos generales.

Identifique y categorice sus costos generales

A continuación, identifique qué gastos son gastos generales y clasifíquelos. Esto implica dividir los costos en categorías según la naturaleza y/o el propósito, por ejemplo, gastos generales administrativos, marketing y publicidad, y alquiler y servicios públicos.

Puede ser un desafío identificar los gastos que obviamente no son costos generales. Lo que cuenta como gastos generales puede variar según la naturaleza de su negocio.

Sujeto a cualquier norma fiscal o contable, puede decidir cómo clasifica su empresa los gastos generales . Lo importante es utilizar un enfoque coherente en toda la empresa.

Totaliza tus gastos generales

Una vez que sepa cuáles son sus gastos generales, súmelos para calcular sus gastos generales totales.

Calcular la tasa de gastos generales

La tasa de gastos generales calcula los gastos generales como un porcentaje de otras métricas como los costos directos, las ventas o las horas de mano de obra. Le ayuda a comprender cómo sus costos generales afectan su negocio. Cuanto menor sea la tasa de gastos generales, más eficientemente una empresa utiliza sus recursos.

La fórmula de la tasa de gastos generales es:

Costos generales totales / Medida de asignación x 100

La medida de asignación es la otra métrica con la que desea comparar sus costos generales. Pueden ser costos directos, horas de mano de obra, horas de máquina o ventas.

La métrica correcta a utilizar depende de lo que sea más útil para su empresa. Por ejemplo:

• Los costos directos pueden ser una métrica útil para que las empresas de construcción comparen sus gastos generales con el costo de las materias primas y la mano de obra directa.

• Las horas de máquina o de mano de obra pueden ser la métrica más útil para que las grandes empresas manufactureras comprendan la eficiencia con la que utilizan estos recursos.

• Comparar los costos generales con las ventas ayuda a la mayoría de las empresas a ‌medir la rentabilidad de un producto.

Las empresas a menudo usan una combinación de varias medidas de asignación diferentes para comprender sus costos generales.

Puede medir la tasa de gastos generales para cualquier período (semanal, mensual o anual), siempre que use el mismo período al sumar los costos generales y la otra métrica.

Imagine que sus costos generales mensuales totales son de $15,000. Digamos también que sus costos directos mensuales son de $75,000. Su tasa de gastos generales como porcentaje de los costos directos es:

15 000 / 75 000 x 100 = 20 %

Ahora, suponga que sus ventas mensuales totales son de $130,000. Su tasa de gastos generales como porcentaje de sus ventas es:

15 000 / 130 000 x 100 = 11,5 %

Al calcular la mano de obra o las horas de máquina, no convierta la cifra en un porcentaje. Entonces, si las horas de mano de obra mensuales de su negocio suman 600, su tasa de gastos generales en comparación con las horas de mano de obra es:

15.000 / 600 = 25

Esto significa que le cuesta $25 en gastos generales por cada hora que trabaja un empleado.

La tasa aceptable de gastos generales para su negocio depende de la naturaleza de su producto o servicio y de su industria.

Cómo reducir los costos generales

Para reducir sus costos generales, debe revisar de cerca todos sus gastos y decidir si puede eliminar ciertos gastos o tomar alguna medida para ahorrar costos.

Por ejemplo, podrías:

• Contratar a un contador profesional . Pueden revisar sus costos y ayudarlo a identificar áreas para reducir sus gastos o maximizar sus deducciones de impuestos.
• Encuentra locales más asequibles. Para disminuir su alquiler, busque un contrato de arrendamiento más barato en otro lugar. O considere permitir que algunos empleados trabajen desde casa para reducir la cantidad de espacio de oficina que necesita.
• Automatice las tareas administrativas repetitivas . Una aplicación como Connecteam es una excelente manera de automatizar tareas repetitivas, como la programación y la gestión de tareas. Esto le ahorra tiempo y dinero para que pueda concentrarse en actividades generadoras de ganancias.
• Revisa tu seguro. Busque otros proveedores de seguros comerciales. Algunos pueden ofrecer primas más bajas o descuentos para nuevos clientes.
• Subcontratar Algunas tareas pueden ser adecuadas para subcontratar a consultores o trabajadores independientes, especialmente si no tiene el presupuesto para un salario de tiempo completo. Los trabajadores autónomos pueden llenar temporalmente las brechas de habilidades en su organización, sin el gasto continuo de un empleado permanente.

Conclusión

El seguimiento y el cálculo de los costos generales es una parte esencial del funcionamiento de su negocio, al igual que la determinación de su tasa de gastos generales. Dividir el costo total de los gastos generales por otras métricas, como los costos directos, las ventas y las horas de mano de obra, le da la tasa de gastos generales de su empresa.

Al comprender cómo identificar los gastos generales y calcular la tasa de gastos generales relevante para las métricas clave, puede evaluar si sus gastos generales están afectando su rentabilidad. Esta información también lo ayuda a tomar decisiones más informadas y garantiza que su negocio se mantenga a flote.

preguntas frecuentes

¿Qué es una tasa típica de gastos generales?

La tasa típica de gastos generales depende de la naturaleza de un negocio. Por ejemplo, se dice que un índice de gastos generales típico para un restaurante es de alrededor del 35 %, mientras que es de alrededor del 50 % para la industria de servicios profesionales.

¿Los gastos generales son lo mismo que las ganancias?

Los gastos generales y las ganancias son dos conceptos contables comerciales diferentes. Los gastos generales se refieren a los costos indirectos de administrar un negocio, como el alquiler, los honorarios legales y el seguro comercial. La ganancia es el dinero que gana una empresa después de deducir todos sus gastos, incluidos los generales, de sus ingresos.

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