Comment calculer les frais généraux en 4 étapes faciles

L'identification et le calcul précis des frais généraux sont essentiels à la rentabilité de votre entreprise. Ne pas le faire peut entraîner une facturation trop faible de vos produits ou services, ce qui aura un impact direct sur vos résultats. En plus d'être une exigence comptable de base à des fins fiscales, le suivi et la mesure de vos frais généraux vous aident également à les budgétiser correctement.

Heureusement, une fois que vous avez compris comment catégoriser et calculer vos frais généraux, c'est facile à faire. Pour vous aider, cet article explique ce que sont les frais généraux et comment calculer vos frais généraux en 4 étapes.

Que sont les frais généraux ?

Les frais généraux sont les coûts indirects d'exploitation d'une entreprise . Ils incluent tous les coûts qui permettent à votre entreprise de fonctionner mais qui ne sont pas directement liés à la création d'un produit ou à la fourniture d'un service. Bien que les frais généraux ne soient pas explicitement liés aux ventes, ils soutiennent les activités lucratives.

Les frais généraux comprennent des dépenses telles que :

• Paiements de loyer ou d'hypothèque pour un espace commercial
• Factures de services publics
• Forfaits de téléphonie mobile pour les employés
• Assurance
• Voyage
• Frais de publicité et de marketing
• Fournitures de bureau
• Services professionnels, comme les services comptables et juridiques
• Salaires administratifs ou professionnels
• Frais de transport, comme le coût d'entretien et de carburant des véhicules de l'entreprise
• Réparations et entretien
• Dépréciation
• Frais gouvernementaux et licences
• Nom de domaine et hébergement web
• Abonnements logiciels
• Impôts fonciers

Frais généraux vs coûts directs

Lors de l'évaluation des coûts globaux de votre entreprise, il est important de tenir compte à la fois des frais généraux et des coûts directs. Les coûts directs sont directement liés à la production d'un produit ou d'un service , comme la main-d'œuvre et les matériaux.

Par exemple, si vous exploitez une boulangerie, les coûts directs peuvent inclure le coût de la farine, du sucre, du beurre et des œufs pour faire des gâteaux. Mais ce n'est qu'une partie de l'image. Vous devez également louer des locaux, payer l'électricité pour faire fonctionner les fours, engager un comptable pour vous aider avec vos impôts chaque année, et plus encore. Ce sont tous des exemples de frais généraux ou indirects.

Si vous cessiez de faire des gâteaux aujourd'hui, vos coûts directs s'arrêteraient, mais vous devriez quand même payer vos frais généraux.

Certains coûts peuvent être classés à la fois comme frais généraux et frais directs , comme les salaires et traitements, selon leur nature.

Par exemple, les salaires du personnel administratif sont généralement pris en compte dans les frais généraux. Ils sont les mêmes chaque mois et doivent être payés, même si vous arrêtez de fabriquer votre produit ou service.

En comparaison, les salaires horaires ou les salaires du personnel directement impliqué dans la fabrication d'un produit peuvent être classés dans les coûts directs.

Pourquoi suivre les frais généraux ?

Le suivi de vos frais généraux vous aide à concevoir votre budget, à fixer le prix de votre produit ou service et à augmenter votre rentabilité . Il est également généralement requis à des fins de tenue de registres.

À des fins de budgétisation

Les frais généraux doivent être payés, quel que soit votre revenu mensuel. Il est important de savoir combien ils coûtent, car il s'agit du montant minimum d'argent que vous devez gagner chaque mois pour rester en affaires.

Pour fixer le prix de votre produit ou service

Vous devez comprendre le coût réel de production de votre produit ou service pour en établir le prix correctement. Si vous ne tenez pas compte des frais généraux, vous risquez de sous-estimer le prix de votre produit ou service et d'avoir du mal à réaliser un profit.

En calculant vos frais généraux totaux, vous pouvez allouer une partie de vos frais généraux à chaque unité que vous produisez et en tenir compte dans le prix que vous fixez.

Par exemple, si le coût direct de production d'une unité est de 10 $ et que votre taux de frais généraux par rapport aux coûts directs est de 25 %, le coût total est de 12,50 $. Vous pouvez ensuite fixer le prix de votre produit pour en tenir compte.

Identifier les moyens d'économiser de l'argent et d'augmenter la rentabilité

Si vos frais généraux sont trop élevés, cela peut nuire à votre rentabilité. Le suivi de vos frais généraux est un bon moyen d'identifier et de gérer les dépenses excessives.

Par exemple, le suivi de vos frais généraux peut révéler des coûts administratifs élevés. En les réduisant, vous pouvez améliorer vos marges bénéficiaires.

Comprendre votre taux de frais généraux peut également mettre en évidence lesquels de vos produits ou services sont rentables et lesquels ne le sont pas. Alors qu'un produit peut sembler rentable uniquement sur la base de ses coûts directs, l'attribution de frais généraux à chaque unité pourrait révéler une marge bénéficiaire considérablement plus faible.

À des fins de reporting et de comptabilité

Les entreprises doivent tenir des registres de leurs comptes financiers à des fins de déclaration et d'imposition. Les sociétés cotées en bourse doivent également fournir des copies de ces registres à leurs actionnaires.

Lors de la préparation des comptes d'une entreprise, les frais généraux doivent généralement être inclus dans les états des résultats ou les bilans (pour les entreprises manufacturières).

Types de frais généraux

Les frais généraux peuvent être fixes, variables ou semi-variables .

Frais généraux fixes

Ces coûts restent les mêmes d'un mois à l'autre. Ils ne varient pas en fonction de la quantité de produits ou de services que vous fabriquez ou livrez.

La plupart des frais généraux sont des coûts fixes, par exemple, l'assurance, le loyer, les taxes foncières et l'hébergement Web.

Frais généraux variables

Ces frais généraux varient en fonction du nombre de produits que vous fabriquez, des services que vous fournissez ou d'autres circonstances. Bien que vous sachiez que vous devez les payer chaque mois ou chaque année, leur coût varie.

La livraison, la publicité, les frais d'entretien des véhicules et les services publics sont généralement des frais généraux variables. Par exemple, le coût de votre facture d'électricité mensuelle peut changer en raison d'une augmentation saisonnière de la production ou de coûts énergétiques plus élevés.

Frais généraux semi-variables

Les frais généraux semi-variables impliquent un montant fixe chaque mois, avec des coûts supplémentaires en fonction de l'utilisation.

Un forfait de téléphonie mobile pour un employé est un exemple de frais généraux semi-variables. Bien que vous payiez des frais standard pour le forfait mensuel, cela peut augmenter lorsque l'employé se déplace pour le travail et utilise l'itinérance ou dépasse son allocation de données.

Comment calculer les frais généraux

Lister toutes les dépenses

Pour commencer, faites une liste de toutes vos dépenses professionnelles mensuelles, y compris les coûts directs et les frais généraux.

Identifiez et catégorisez vos frais généraux

Ensuite, identifiez les dépenses qui sont des frais généraux et classez-les. Cela implique de répartir les ‌coûts en catégories en fonction de leur nature et/ou de leur objectif, par exemple, les frais généraux administratifs, le marketing et la publicité, ainsi que le loyer et les services publics.

Il peut être difficile d'identifier les dépenses qui ne sont manifestement pas des frais généraux. Ce qui compte comme frais généraux peut varier selon la nature de votre entreprise.

Sous réserve des règles fiscales ou comptables, vous pouvez décider comment votre entreprise catégorise les frais généraux . Ce qui est important, c'est d'utiliser une approche cohérente dans l'ensemble de l'entreprise.

Faites le total de vos frais généraux

Une fois que vous savez quels sont vos frais généraux, additionnez-les pour calculer vos frais généraux totaux.

Calculer le taux des frais généraux

Le taux de frais généraux calcule les frais généraux en pourcentage d'autres mesures telles que les coûts directs, les ventes ou les heures de travail. Il vous aide à comprendre comment vos frais généraux affectent votre entreprise. Plus le taux de frais généraux est faible, plus une entreprise utilise efficacement ses ressources.

La formule des frais généraux est la suivante :

Frais généraux totaux / Mesure de répartition x 100

La mesure d'allocation est l'autre métrique avec laquelle vous souhaitez comparer vos frais généraux. Il peut s'agir de coûts directs, d'heures de travail, d'heures machine ou de ventes.

La bonne mesure à utiliser dépend de ce qui est le plus utile pour votre entreprise. Par exemple:

• Les coûts directs peuvent être une mesure utile pour les entreprises de construction pour comparer leurs frais généraux avec le coût des matières premières et de la main-d'œuvre directe.

• Les heures de machine ou de main-d'œuvre peuvent être la mesure la plus utile pour les grandes entreprises manufacturières pour comprendre l'efficacité avec laquelle elles utilisent ces ressources.

• Comparer les frais généraux aux ventes aide la plupart des entreprises à évaluer la rentabilité d'un produit.

Les entreprises utilisent souvent une combinaison de plusieurs mesures d'allocation différentes pour comprendre leurs frais généraux.

Vous pouvez mesurer le taux de frais généraux pour n'importe quelle période (hebdomadaire, mensuelle ou annuelle) tant que vous utilisez la même période pour additionner vos frais généraux et l'autre mesure.

Imaginez que vos frais généraux mensuels totaux s'élèvent à 15 000 $. Disons également que vos coûts directs mensuels sont de 75 000 $. Votre taux de frais généraux en pourcentage des coûts directs est :

15 000 / 75 000 × 100 = 20 %

Maintenant, supposons que vos ventes mensuelles totales s'élèvent à 130 000 $. Votre taux de frais généraux en pourcentage de vos ventes est :

15 000 / 130 000 × 100 = 11,5 %

Lors du calcul des heures de travail ou de la machine, ne convertissez pas le chiffre en pourcentage. Ainsi, si les heures de travail mensuelles de votre entreprise totalisent 600, votre taux de frais généraux par rapport aux heures de travail est :

15 000 / 600 = 25

Cela signifie que cela vous coûte 25 $ en frais généraux pour chaque heure travaillée par un employé.

Le taux de frais généraux acceptable pour votre entreprise dépend de la nature de votre produit ou service et de votre secteur d'activité.

Comment réduire les frais généraux

Pour réduire vos frais généraux, vous devez examiner de près toutes vos dépenses et décider si vous pouvez éliminer certaines dépenses ou prendre des mesures de réduction des coûts.

Par exemple, vous pourriez :

• Engagez un comptable professionnel . Ils peuvent examiner vos coûts et vous aider à identifier les domaines dans lesquels réduire vos dépenses ou maximiser vos déductions fiscales.
• Trouvez des locaux plus abordables. Pour diminuer votre loyer, cherchez un bail moins cher ailleurs. Ou envisagez de permettre à certains employés de travailler à domicile pour réduire la quantité d'espace de bureau dont vous avez besoin.
• Automatisez les tâches administratives répétitives . Une application comme Connecteam est un excellent moyen d'automatiser les tâches répétitives telles que la planification et la gestion des tâches. Cela vous permet d'économiser du temps et de l'argent afin que vous puissiez vous concentrer sur des activités génératrices de profit.
• Revoyez votre assurance. Cherchez d'autres assureurs professionnels. Certains peuvent offrir des primes ou des rabais inférieurs aux nouveaux clients.
• Externaliser . Certaines tâches peuvent être confiées à des consultants ou à des indépendants, surtout si vous n'avez pas le budget pour un salaire à temps plein. Les pigistes peuvent combler temporairement les lacunes en matière de compétences dans votre organisation, sans les dépenses courantes d'un employé permanent.

Conclusion

Le suivi et le calcul des frais généraux sont un élément essentiel de la gestion de votre entreprise, tout comme la détermination de votre taux de frais généraux. En divisant vos frais généraux totaux par d'autres paramètres tels que les coûts directs, les ventes et les heures de travail, vous obtenez le taux de frais généraux de votre entreprise.

En comprenant comment identifier les frais généraux et calculer le taux de frais généraux correspondant aux mesures clés, vous pouvez évaluer si vos frais généraux affectent votre rentabilité. Cette information vous aide également à prendre des décisions plus éclairées et garantit que votre entreprise reste à flot.

FAQ

Qu'est-ce qu'un taux de frais généraux typique ?

Le taux de frais généraux typique dépend de la nature de l'entreprise. Par exemple, un ratio de frais généraux typique pour un restaurant serait d'environ 35 %, alors qu'il est d'environ 50 % pour le secteur des services professionnels.

Les frais généraux sont-ils les mêmes que les bénéfices ?

Les frais généraux et le profit sont deux concepts de comptabilité d'entreprise différents. Les frais généraux font référence aux coûts indirects de gestion d'une entreprise, tels que le loyer, les frais juridiques et l'assurance commerciale. Le profit est l'argent qu'une entreprise gagne après avoir déduit toutes ses dépenses, y compris les frais généraux, de ses revenus.

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