20 個有效的外出消息示例來激勵您
已發表: 2023-07-10外出消息（簡稱 OOO 消息）是商務通信的重要組成部分。 當您度假、生病或因任何原因不在辦公室時，您可以設置自動回复消息，回复每封新電子郵件，讓他們知道您不在。它們對於溝通很有用信息並讓收件人知道如何與您聯繫。
我們將了解什麼是外出消息以及一些幫助您創建自動回复的示例。
目錄
什麼是外出消息？
外出消息是一種自動回复，如果您碰巧不在辦公室並且沒有機會檢查您的電子郵件帳戶，則可以從電子郵件客戶端設置該自動回复。 例如，您可以提前安排，因為您在機票最便宜的一天購買了一張會議機票，並且知道您當天沒有空。
您可以讓它運行特定的時間段並添加確切的日期，以便自動回复僅在這些日期期間發出。 外出消息將在您決定運行自動消息的日期自動發送到傳入消息。
什麼時候需要外出消息？
業務通信需要外出消息的原因有多種。 最值得注意的是，讓人們知道您在某些時間無法回復是件好事，這是良好的電子郵件禮儀。
外出電子郵件還可以告訴潛在客戶他們應該多快收到您的回复，並為他們提供在緊急情況下如何最好與您聯繫的說明。
以下是您需要 OOM 的幾個主要原因：
- 商務旅行：當您出差離開辦公室時，需要外出消息。 這讓人們知道他們不會立即收到回复，並為他們提供了另一個聯繫人，例如工作同事或主管。
- 假期：休假對於恢復活力和放鬆很重要，但讓人們知道您不在也同樣重要。 外出消息可以讓人們知道您正在度假以及您何時回來。
- 缺勤：如果您因生病或緊急情況而必須請假，外出消息將讓您的聯繫人隨時了解情況以及您何時回來。
- 客戶會議：外出消息非常適合讓人們知道您正在參加客戶會議以及何時期待您的更新或回复。
- 培訓課程：如果您正在參加培訓課程，請讓您的聯繫人知道，這樣他們就不會認為您忽略了他們
閱讀完後，請務必觀看“如何在 Microsoft Teams 上設置外出”視頻：
如何提出令人驚嘆的 OOO 信息
您希望您的外出信息既風度翩翩又信息豐富。 以下是有關如何使您的外出電子郵件脫穎而出的一些提示：
第 1 步：保持簡短而甜蜜
外出信息應該簡短、簡潔並能表達要點。 沒有人願意閱讀冗長的消息只是為了發現您不會立即回复。
第二步：友善
您希望您的信息禮貌且專業，因此請避免使用“離開辦公室，直至另行通知”之類的短語，因為這聽起來有點輕蔑。
第三步：個性化
如果您外出度假或參加活動，請考慮添加一些關於您將要做的事情的個人信息。 這將幫助您的信息脫穎而出，並表明它來自真人，而不是自動化系統。
第 4 步：給出明確的指示
請務必提供明確的說明，說明人們在緊急情況下或急需什麼東西時如何與您聯繫。
第五步：添加一點幽默感
如果您覺得自己很有創意，為什麼不在您的信息中添加一點幽默呢？ 這將有助於使其脫穎而出，甚至可以引發與您的聯繫人的對話。
另外，不要忘記將以下信息添加到您的自動回復電子郵件中：
- 你為什麼不在辦公室
- 您何時回來，包括您不在辦公室的日期範圍（開始日期、返回日期等）
- 其他聯繫您的方式，例如手機號碼（如果適用）。 您可以在自動回復電子郵件中添加類似“如果您需要立即幫助，請聯繫（您的手機號碼）”之類的內容。
- 在您不在的情況下，收件人可以聯繫其他聯繫點以獲得即時幫助，包括另一個聯繫電子郵件地址、電話號碼和/或商業網站。
外出留言中不應該寫什麼
- 避免在外出回復中添加太多細節：添加很長的解釋可能很誘人，例如您正在參加午餐會議，但最好避免添加太多細節。 相反，請保持您的自動辦公電子郵件簡短明了。
- 不包含其他聯繫信息：如果可能，消息中應始終包含另一個聯繫人信息，以便知道在需要時應該與誰聯繫。
- 傳播過多的個人詳細信息：在電子郵件中放入過多的信息會使讀者更難收集他們需要的信息。 此外，添加太多個人詳細信息供全世界查看可能會引起安全問題，尤其是當您讓人們知道您將離開家庭辦公室等地方時。
- 未經許可委託同事：如果您需要在您缺席的情況下委託同事，請先獲得他們的許可，然後再這樣做。
- 補充說你一回到辦公室就會回复：告訴每個人你一回來就會回复可能是一個地雷。 雖然這很好地表明了您如何照顧客戶和同事，但可能需要一些時間才能回复在您離開期間與您聯繫過的每個人。 保持現實，這樣當你回來時就不會有人感到被忽視。
以下是這些步驟的表格，以供快速參考：
| 步 | 描述 | 關鍵提示 |
|---|---|---|
| 1 | 保持簡短而甜蜜 | 您的消息應該簡潔，提供必要的信息，但又不能太長。 |
| 2 | 善待 | 始終保持禮貌和專業的語氣。 避免使用“不在辦公室，直至另行通知”之類的短語，因為這可能會讓人覺得不屑一顧。 |
| 3 | 個性化 | 如果您正在度假或參加活動，請為您正在做的事情添加一些個人風格。 它讓信息感覺更人性化，更少自動化。 |
| 4 | 給出明確的指示 | 包括有關人們在緊急情況下或需要緊急幫助時如何联系您的說明。 |
| 5 | 添加一點幽默 | 如果合適的話，在你的信息中註入一點幽默感。 這可以幫助它脫穎而出，甚至促進對話。 |
| 6 | 解釋你的缺席 | 明確說明您不在辦公室的原因。 無論您是在度假還是在參加會議，您的聯繫人都應該知道。 |
| 7 | 註明您的返回日期 | 提供您離開辦公室的日期（開始和結束），以便人們知道何時可以得到回复。 |
| 8 | 提供其他聯繫方式 | 包括聯繫您或公司其他人以獲得即時幫助的其他方式。 包括另一個聯繫電子郵件、電話號碼和/或企業網站。 |
20 個令人驚嘆的外出消息示例
如果您不確定如何構建外出消息，我們針對不同情況提供了外出消息示例以提供幫助。
1. 簡單的外出消息示例
這一篇短小精悍，一語中的：
感謝您的留言。 我離開辦公室，無法訪問電子郵件，直到（日期），我返回辦公室後會回复。 感謝您的理解。
親切的問候，
（姓名）
2. 專業的外出消息
專業的 OOO 消息對於同事、客戶和業務聯繫人來說非常有用：
感謝您的留言。 我從（日期）到（日期）不在辦公室，對電子郵件的訪問受到限制。 如果您需要立即幫助，請通過我的手機（號碼）或我的秘書XX（電話號碼）與我聯繫。
此致
（姓名）
3. 有趣的外出消息
一條有趣的外出消息可以給人一種私人的感覺，並幫助你的聯繫人知道你還活著，而且身體健康，不要把自己太當回事。 這是一個例子：
感謝您的消息，但這是一個機器人回复您，因為（姓名）目前不在辦公室，並且非常努力不檢查他們的辦公室電子郵件。 他們將在（日期）之前回來，所以請隨時與我們聯繫！
謝謝
電子郵件機器人
4. 外出自動回復電子郵件
如果您需要在外出度假或因其他原因無法聯繫時發送外出自動回复消息，請參閱以下示例：
這是一封辦公室自動回復電子郵件，因為我沒空，也沒有檢查電子郵件。 當我回到辦公室時，我會回复您的電子郵件。
這是一條自動的 OOO 消息，因為我在（日期）之前不在辦公室。 我回來後會及時回复您的消息。 如果您需要立即幫助，請通過（電子郵件）與 XX 聯繫以了解更多詳情。
5. 不在辦公室病假消息示例
病假是休息和康復的時間。 請務必讓您的同事和聯繫人知道您無法通過以下消息聯繫到您：
感謝您的留言，但我目前正在休病假或病假，無法處理電子郵件。 如果您需要立即幫助，請隨時與 XX 辦公室聯繫。
感謝您的理解
（姓名）
6.外出休假留言
如果您要外出度假，請參閱以下為您的聯繫人提供的信息豐富的電子郵件假期回复消息：
謝謝您的來信。 我目前正在度假，在（日期）返回之前無法回復電話或消息。 如果您的事情緊急，您可以通過（電子郵件）聯繫 XX 尋求幫助。 或者，您可以發送電子郵件至（通用公司電子郵件），團隊中的人員將與您聯繫。
最好的，
（姓名）
此外，如果您想提升您的信息，請添加特殊的自動回复，使其對讀者來說更有趣。 您可以通過在外出回復中鏈接到 GIF 來完成此操作。
7. 產假非工作時間留言
休產假又不想擔心？ 自動回复（例如下面的 OOO 消息示例）可以幫助您的聯繫人知道您何時返回辦公室，減輕回复消息的壓力，讓您安心：
感謝您的留言。 我目前正在休產假，直到（日期）為止無法查看電子郵件或打電話。 如果您的事情緊急，請聯繫（電子郵件）。 或者，您可以通過（團隊電子郵件）聯繫更廣泛的團隊，公司的人員將盡快為您提供幫助。
一切順利，
（姓名）
8. 出差外出留言
如果您要出差，此示例外出消息可以幫助您傳達您的缺勤情況和聯繫方式：
感謝您的留言。 我在（日期）之前出差，返回辦公室時電子郵件訪問權限有限。 如需立即幫助，請聯繫我的同事 XX（電子郵件）。
問候，
（姓名）
9.休假不在辦公室
休假是恢復活力並帶來新想法的好方法。 此外出消息可以幫助您傳達您的缺勤情況：
感謝您的留言。 我從 (日期) 到 (日期) 休假，在此期間無法發送電子郵件或撥打電話。 如果您需要幫助，請通過（電子郵件）與 XX 聯繫。 我期待著盡快回來！
親切的問候，
（姓名）
10. 個人緊急情況外出消息
生活可能會拋出意想不到的曲線球。 此外出消息可以幫助您傳達任何個人緊急情況：
感謝您的留言。 由於個人緊急情況，我不在辦公室，直到（日期）才有空。 如果您的事情緊急，請通過（電子郵件）聯繫 XX 尋求幫助。
祝一切順利，
（姓名）
11. 外出培訓
去參加培訓課程嗎？ 此外出消息可以幫助您傳達聯繫人需要了解的詳細信息：
感謝您的留言。 我在（日期）之前不在辦公室參加培訓課程，在此期間無法回復電子郵件或電話。 如果您需要幫助，請通過（電子郵件）與 XX 聯繫。
一切順利，
（姓名）
12. 外出預約
當您外出赴約時，這條外出消息可以幫助您傳達您的缺席信息：
感謝您的留言。 我目前不在辦公室參加預約，直到（日期）才能回复。 如果您需要幫助，請通過（電子郵件）聯繫 XX。
問候，
（姓名）
13. 搬出辦公室消息
搬到新辦公室或新家？ 此外出消息可以幫助您在搬家期間傳達您的缺勤信息：
感謝您的留言。 我要搬家，在（日期）之前可能無法回復電子郵件或電話。 如果您需要立即幫助，請通過（電子郵件）聯繫我的同事 XX。
小心，
（姓名）
14. 外出會議
此外出消息可以幫助您在參加會議時向其他人傳達您的缺席信息：
感謝您的留言。 我不在辦公室參加會議，直到（日期）才能回复。 如果您需要幫助，請通過（電子郵件）聯繫 XX 以獲取更多信息。
最好的，
（姓名）
15. 團隊外出外出留言
這種外出方式非常適合團隊外出，因為它可以幫助您傳達人們需要了解的相關細節：
感謝您的留言。 我和我的團隊外出一日遊，直到（日期）才能回复。 如需立即幫助，請通過（電子郵件）聯繫我的同事 XX，並將緊急消息標記為高優先級。
祝一切順利，
（姓名）
16. 會議外出消息
感謝您的留言。 我目前正在參加一個會議，直到（日期）才能回复。 如果您的事情緊急，請通過（電子郵件）聯繫 XX 尋求幫助。
一切順利，
（姓名）
17. 短期外出消息
很多時候 OOO 消息是針對較長時間段而定制的。 另一方面，此內容是為了防止您短暫離開辦公室而創建的，其中包括為可能有緊急事務而迫不及待的人提供的內容：
感謝您的留言。 我短期不在辦公室，直到（日期）才能回复。 如有緊急事宜，請通過（電子郵件）聯繫 XX。
問候，
（姓名）
18. 辦公室外遙不可及
這適用於那些不在辦公室且無法回复的人，通常是因為訪問受限：
感謝您的留言。 我今天不在辦公室，沒有電子郵件聯繫，直到（日期）才能回复。 如有緊急事宜，請通過（電子郵件）聯繫 XX 尋求幫助。
此致，
（姓名）
19. 假期外出消息
在您休息之前，使用以下通用示例將這條節日 OOO 消息從您的待辦事項列表中標記出來：
感謝您的留言。 我從（日期）到（日期）休假。 如需立即幫助，請通過（電子郵件）聯繫 XX。
節日快樂，
（姓名）
20. 外出遠程工作消息
此 OOO 消息示例適用於那些不在辦公室但仍在遠程工作的人：
感謝您的留言。 我目前正在遠程工作，直到（日期）才能回复。 如有緊急事宜，請通過（電子郵件）聯繫 XX。
此致，
（姓名）
使用這些外出消息示例來創建您自己的消息示例
上面提供的外出消息只是創建您自己的消息的起點。 在撰寫自己的信息時，請考慮客戶和團隊成員需要了解什麼，以及在您缺席時誰是團隊中指導他們的最佳人選。
這些示例可以讓您了解要包含（或排除）多少信息以及創建消息的重要組成部分。
另外，不要忘記返回辦公室後立即更新您的外出消息，以便您的客戶收到及時的回复。
什麼是好的自動電子郵件回复？ 能夠產生潛在客戶的一種
請放心，在互聯網領域，有一個優秀的自動辦公消息回复服務。 然而，考慮定制您的外出消息以吸引潛在客戶確實是個好主意。 首先，創建外出自動回復電子郵件消息非常重要，對於電子郵件營銷而言更為重要。
好消息是，創建潛在客戶開發機會非常容易，可以在您的響應者中收集潛在客戶。 此外，收集線索、緊迫感、明確的號召性用語以及讓讀者微笑的辦公室信息示例也很關鍵。
是否有可用於外出電子郵件的模板？
是的，網上有許多模板可以幫助您製作有效的外出信息。 以下是一些需要注意的要點：
- 在 Etsy 等平台上，您可以找到價格合理的 OOO 消息模板。 如果您正在尋求更獨特或更有創意的方法，這些可能特別有用。
- 這些 Etsy 模板通常帶有自定義選項，使您能夠調整消息以適應您公司的聲音或您的個人風格。
- 亞馬遜還提供一系列數字資源，包括書籍和電子指南，為 OOO 消息提供各種模板或示例。
- 有些在線平台不僅僅提供模板。 這些平台提供了一套全面的工具來幫助您設計、編寫和安排 OOO 消息。 其中一些平台可能包括電子郵件管理或自動化軟件。
- 請記住，使用模板的目標應該是指導您創建簡潔、信息豐富並反映您專業水平的 OOO 消息。 一個好的模板應該使這個過程更簡單，而不是更複雜。
始終建議根據您的具體情況對這些模板進行個性化，因為 OOO 消息的目標不僅是提供信息，而且是維持和增強您的專業關係。
如何因身份而離職？
要設置外出狀態，您需要啟用外出回复。 如果您使用基於網絡的電子郵件客戶端（例如 Gmail 或 Outlook），則可以通過進入“設置”並啟用“外出”功能來執行此操作。
您還可以在電子郵件設置中訪問自動回复，這是設置“外出”狀態的絕佳工具。 如果您使用的是桌面電子郵件客戶端，則需要訪問該特定程序的設置才能打開“外出”消息。
如何在 Gmail 上設置外出消息？
在 Gmail 上設置外出電子郵件非常簡單！ 只需打開 Gmail 設置，選擇“假期回复者”選項卡，然後選中復選框即可啟用該功能。 然後，只需輸入您想要的回复，設置您離開收件箱並返回的開始日期和結束日期，然後保存更改。
您還可以自定義外出消息，以包含緊急查詢的具體聯繫信息以及任何其他相關詳細信息，例如預期響應時間。
如何在 Outlook 中設置外出消息？
在 Outlook 中設置外出電子郵件也輕而易舉！ 只需打開“文件”選項卡並選擇“發送自動回复”選項即可。 然後，選中該框以啟用它，輸入您所需的響應，然後保存更改。 您可以自定義外出消息，以包含緊急查詢的具體聯繫信息以及任何其他相關詳細信息，例如預期響應時間。
對您的假期響應者的最後檢查
離開之前，您需要檢查以下內容：
- 可用性：自動回复消息中的所有內容（包括假期回复者和時間範圍（例如開始日期和結束日期））均不可用。
- 格式：根據電子郵件客戶端的不同，自動回复消息有時可能會出現格式問題。
- 外觀：在發送給客戶和團隊成員之前，請務必檢查並查看自動回复消息在桌面和移動設備上的外觀。
- 內容：檢查並仔細檢查您的自動回复消息，以確保其準確、清晰和專業。
- 緊急事項：確保包含緊急事項的替代聯繫信息，例如手機號碼或電子郵件地址。
一旦您的外出消息設置完畢並準備好發送，您就可以放心，因為發送到您收件箱的任何電子郵件都會得到及時回复。 通過這 20 個來自小型企業趨勢的外出消息示例，您一定能製作出完美的消息並開始吸引潛在客戶！ 祝你好運，旅途愉快！
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圖片：Envato Elements