20 эффективных примеров сообщений об отсутствии на работе, которые вас вдохновят
Опубликовано: 2023-07-10Сообщение об отсутствии на работе, или сокращенно сообщение ООО, является важной частью делового общения. Когда вы в отпуске, заболели или по какой-либо причине отсутствуете на работе, вы можете настроить автоответчик, который будет отвечать на каждое новое электронное письмо, сообщая им, что вас нет дома. Они полезны для общения информацию и сообщить получателю, как с вами связаться.
Мы рассмотрим, что такое сообщения об отсутствии на работе, и несколько примеров, которые помогут вам создать автоответчик.
Оглавление
Что такое сообщение об отсутствии на работе?
Сообщение об отсутствии на работе — это автоматический ответ, который вы можете настроить в своем почтовом клиенте, если вы оказались вне офиса и не можете проверить свою учетную запись электронной почты. Например, вы можете настроить его заранее, потому что вы купили билет на конференцию в самый дешевый день для полета и знаете, что в этот день вас не будет.
Вы можете запустить его в течение определенного периода времени и добавить точные даты, чтобы автоматические ответы отправлялись только в эти даты. Сообщение об отсутствии на работе будет автоматически отправлено во входящие сообщения в те дни, когда вы решите запустить автоматическое сообщение.
Когда необходимо сообщение об отсутствии на работе?
Есть несколько причин, по которым сообщение об отсутствии на работе необходимо для делового общения. В частности, приятно сообщить людям, что вы не сможете ответить в определенное время, и это хороший этикет электронной почты.
Электронная почта вне офиса также может сообщить потенциальным клиентам, как быстро они должны ожидать от вас ответа, и предоставить им инструкции о том, как лучше всего связаться с вами в случае чрезвычайной ситуации.
Вот несколько основных причин, по которым вам может понадобиться OOM:
- Командировки: сообщения об отсутствии на работе необходимы, когда вы находитесь вне офиса в командировке. Это дает людям понять, что они не получат немедленного ответа, и дает им альтернативную точку контакта, например, коллегу по работе или начальника.
- Каникулы. Важно взять отпуск в отпуск, чтобы зарядиться энергией и расслабиться, но не менее важно дать людям знать, что вы отсутствуете. Сообщение об отсутствии на работе может сообщить людям, что вы в отпуске и когда вернетесь.
- Недоступно: если вам нужно взять отпуск из-за болезни или чрезвычайной ситуации, сообщение об отсутствии на работе будет информировать ваши контакты о ситуации и о том, когда вы вернетесь.
- Встречи с клиентами. Сообщения об отсутствии на работе отлично подходят для информирования людей о том, что вы отсутствуете на встрече с клиентом, и о том, когда ожидать от вас обновления или ответа.
- Учебные курсы: если вы посещаете обучающий курс, сообщите об этом своим контактам, чтобы они не подумали, что вы их игнорируете.
Обязательно ознакомьтесь с видео «Как установить отсутствие на работе в Microsoft Teams» после того, как вы прочтете:
Как придумать потрясающее ООО сообщение
Вы хотите, чтобы ваше сообщение об отсутствии на работе было представительным и информативным. Вот несколько советов, как сделать рассылку вне офиса заметной:
Шаг 1: Будьте краткими и лаконичными
Сообщение вне офиса должно быть коротким, лаконичным и доносить суть. Никто не захочет читать длинное сообщение только для того, чтобы узнать, что вы не ответите сразу.
Шаг 2: Будьте добры
Вы хотите, чтобы ваше сообщение было вежливым и профессиональным, поэтому не используйте такие фразы, как «вне офиса до дальнейшего уведомления», так как это может звучать немного пренебрежительно.
Шаг 3: Сделайте это личным
Если вы уезжаете в отпуск или на мероприятие, подумайте о том, чтобы добавить что-то личное о том, что вы будете делать. Это поможет выделить ваше сообщение и показать, что оно исходит от реального человека, а не от автоматизированной системы.
Шаг 4: Дайте четкие инструкции
Обязательно предоставьте четкие инструкции о том, как люди могут связаться с вами в случае чрезвычайной ситуации или если им что-то срочно нужно.
Шаг 5: Добавьте немного юмора
Если вы настроены творчески, почему бы не добавить немного юмора в свое сообщение? Это поможет выделить его из множества и даже может вызвать разговоры с вашими контактами.
Кроме того, не забудьте добавить следующую информацию в сообщение электронной почты автоответчика:
- Почему тебя нет в офисе
- Когда вы вернетесь, включая диапазон дат (дата начала, дата возвращения и т. д.), когда вас нет на работе.
- Другие способы связаться с вами, например, номер мобильного телефона, если применимо. Вы можете поместить что-то вроде «Если вам нужна немедленная помощь, пожалуйста, свяжитесь с (ваш номер мобильного телефона)» в ваших сообщениях электронной почты автоответчика.
- Другие точки контакта, с которыми получатель может связаться в ваше отсутствие в случае немедленной помощи, включая другой контактный адрес электронной почты, номер телефона и / или бизнес-сайт.
Что нельзя писать в сообщении об отсутствии на работе
- Не добавляйте слишком много деталей в свой ответ об отсутствии на работе: может возникнуть соблазн добавить длинное объяснение, например, что вы находитесь на обеденном совещании , но лучше не указывать слишком много деталей. Вместо этого старайтесь, чтобы ваше электронное сообщение авто-офиса было коротким и лаконичным.
- Не включать другую контактную информацию: если возможно, в сообщении всегда должно быть указано другое контактное лицо, чтобы знать, с кем можно связаться в случае необходимости.
- Передача слишком большого количества личных данных. Излишняя информация в электронных письмах затрудняет для читателей поиск нужной информации. Кроме того, добавление слишком большого количества личных данных для всеобщего обозрения может быть проблемой безопасности, особенно если вы сообщаете людям, что будете вдали от таких мест, как ваш домашний офис.
- Неполучение разрешения на коммит коллеги. Если вам нужно коммитить коллегу в ваше отсутствие, сначала получите его разрешение, прежде чем делать это.
- Добавление того, что вы ответите, как только вернетесь в офис: Говорить всем, что вы ответите, как только вернетесь, может быть наземной миной. Хотя это отличный показатель того, как вы заботитесь о своих клиентах и коллегах, может потребоваться время, чтобы связаться со всеми, кто связался с вами, пока вас не было. Держите вещи реалистичными, чтобы никто не чувствовал себя проигнорированным, когда вы вернетесь.
Вот таблица этих шагов для быстрого ознакомления:
| Шаг | Описание | Ключевые советы |
|---|---|---|
| 1 | Держите его коротким и приятным | Ваше сообщение должно быть кратким, содержать необходимую информацию, но не быть слишком длинным. |
| 2 | Будь добрым | Всегда поддерживайте вежливый и профессиональный тон. Избегайте таких фраз, как «вне офиса до особого распоряжения», так как это может показаться пренебрежительным. |
| 3 | Сделайте это лично | Если вы в отпуске или на мероприятии, добавьте индивидуальный подход к тому, что вы делаете. Это помогает сообщению чувствовать себя более человечным и менее автоматизированным. |
| 4 | Дайте четкие инструкции | Включите инструкции о том, как люди могут связаться с вами в чрезвычайной ситуации или если им нужна срочная помощь. |
| 5 | Добавьте немного юмора | Если уместно, добавьте в свое сообщение нотку юмора. Это может помочь ему выделиться и даже вызвать разговор. |
| 6 | Объясните свое отсутствие | Четко объясните, почему вас нет в офисе. Находитесь ли вы в отпуске или на конференции, ваши контакты заслуживают того, чтобы об этом знать. |
| 7 | Укажите дату вашего возвращения | Укажите даты (начало и конец), когда вас не будет в офисе, чтобы люди знали, когда ожидать ответа. |
| 8 | Предоставьте другие варианты контактов | Включите альтернативные способы связаться с вами или кем-то еще в компании для немедленной помощи. Включите еще один контактный адрес электронной почты, номер телефона и/или бизнес-сайт. |
20 удивительных примеров сообщений об отсутствии на работе
Если вы не знаете, как структурировать сообщение об отсутствии на работе, мы подготовили образцы сообщений об отсутствии на работе для различных ситуаций .
1. Пример простого сообщения об отсутствии на работе
Это коротко, мило и по делу:
Спасибо за ваше сообщение. Меня нет в офисе без доступа к электронной почте до (дата), я отвечу, когда вернусь в офис. Я ценю ваше понимание.
С уважением,
(имя)
2. Профессиональное сообщение об отсутствии на работе
Профессиональное сообщение ООО отлично подходит для коллег, клиентов и деловых контактов:
Спасибо за ваше сообщение. Меня нет в офисе с (дата) по (дата) с ограниченным доступом к электронной почте. Если вам нужна немедленная помощь, пожалуйста, свяжитесь со мной по моему мобильному телефону (номер) или с моим секретарем XX по (номер телефона).
С наилучшими пожеланиями
(имя)
3. Смешные сообщения об отсутствии на работе
Забавное сообщение об отсутствии на работе может придать индивидуальность и помочь вашим контактам узнать, что вы все еще живы и здоровы, и не воспринимать себя слишком серьезно. Вот пример:
Спасибо за сообщение, но это робот, который отвечает вам, поскольку (имя) в настоящее время отсутствует в офисе и очень старается не проверять свою служебную электронную почту. Они вернутся к (дата), поэтому не стесняйтесь связаться с ними!
Спасибо
Почтовый робот
4. Электронные сообщения автоответчика об отсутствии на работе
Если вам нужно отправить сообщение автоответчика об отсутствии на работе, когда вы находитесь в отпуске или недоступны по другой причине, вот пример:
Это сообщение электронной почты автоответчика офиса, поскольку я недоступен и не проверяю электронную почту. Я отвечу на ваше письмо, когда вернусь в офис.
Это автоматическое сообщение ООО, так как меня нет в офисе до (дата). Я отвечу на ваше сообщение сразу после моего возвращения. Если вам нужна немедленная помощь, свяжитесь с XX по адресу (электронная почта) для получения более подробной информации.
5. Пример сообщения об отпуске по болезни вне офиса
Медицинский отпуск – это время для отдыха и восстановления сил. Не забудьте сообщить своим коллегам и контактам, что вы будете недоступны, с помощью такого сообщения:
Спасибо за ваше сообщение, но я в настоящее время на больничном или в отпуске по болезни и не могу следить за электронной почтой. Если вам нужна немедленная помощь, не стесняйтесь обращаться в офис по адресу XX.
Спасибо за Ваше понимание
(имя)
6. Сообщение об отпуске вне офиса
Если вы уезжаете в отпуск, вот информативное сообщение по электронной почте для ваших контактов:
Спасибо за ваше письмо. В настоящее время я нахожусь в отпуске и не могу отвечать на телефонные звонки или сообщения, пока не вернусь (дата). Если ваш вопрос срочный, вы можете связаться с XX для получения помощи по адресу (электронная почта). Кроме того, вы можете написать по адресу (общий адрес электронной почты компании), и кто-то из команды свяжется с вами.
Лучший,
(имя)
Кроме того, если вы хотите повысить уровень своего сообщения, включите специальный автоответчик, чтобы сделать его более интересным для читателя. Вы можете сделать это, указав ссылку на GIF в своем ответе об отсутствии на работе.
7. Сообщение о декретном отпуске в нерабочее время
Ушли в декрет и не хотите расстраиваться? Автоматические ответы, подобные приведенному ниже примеру сообщения ООО, могут помочь сообщить вашим контактам, когда вы вернетесь в офис, уменьшить необходимость отвечать на сообщения и дать вам душевное спокойствие:
Спасибо за ваше сообщение. В настоящее время я нахожусь в декретном отпуске без доступа к электронной почте и телефонным звонкам до (дата). Если ваш вопрос срочный, пожалуйста, свяжитесь с нами (электронная почта). Кроме того, вы можете обратиться к более широкой команде по электронной почте (общая электронная почта), и кто-то из компании поможет вам как можно скорее.
Всего наилучшего,
(имя)
8. Сообщение о командировке вне офиса
Если вы уезжаете в командировку, этот пример сообщения об отсутствии на работе может помочь вам сообщить о своем отсутствии и контактных данных:
Спасибо за ваше сообщение. Я уезжаю в командировку до (дата) и вернусь в офис с ограниченным доступом к электронной почте. Для получения немедленной помощи, пожалуйста, свяжитесь с моим коллегой XX по адресу (электронная почта).
С уважением,
(имя)
9. Творческий отпуск вне офиса
Творческий отпуск — отличный способ перезарядиться и вернуться со свежими идеями. Это сообщение об отсутствии на работе может помочь вам сообщить о своем отсутствии:
Спасибо за ваше сообщение. Я беру творческий отпуск с (дата) по (дата) и не буду доступен для электронных писем или телефонных звонков в течение этого периода. Если вам нужна помощь, свяжитесь с XX по электронной почте. Я с нетерпением жду возвращения в ближайшее время!
С уважением,
(имя)
10. Сообщение об отсутствии на рабочем месте для личного экстренного случая
Жизнь может подбросить неожиданные повороты. Это сообщение об отсутствии на работе может помочь вам сообщить о любых личных чрезвычайных ситуациях:
Спасибо за ваше сообщение. Меня нет в офисе по личным обстоятельствам, и я буду недоступен до (дата). Если ваш вопрос срочный, свяжитесь с XX по адресу (электронная почта) для получения помощи.
Желаю вам всего наилучшего,
(имя)
11. Обучение вне офиса
Собираетесь на курсы повышения квалификации? Это сообщение об отсутствии на работе может помочь вам сообщить подробности, которые должны знать ваши контакты:
Спасибо за ваше сообщение. Я отсутствую в офисе на курсе обучения до (дата) и не смогу отвечать на электронные письма или телефонные звонки в течение этого времени. Если вам нужна помощь, свяжитесь с XX по электронной почте.
Всего наилучшего,
(имя)
12. Вне офиса по назначению
Это сообщение об отсутствии на работе может помочь вам сообщить о своем отсутствии, когда вы отправляетесь на встречу:
Спасибо за ваше сообщение. В настоящее время меня нет в офисе, я посещаю встречу и не смогу ответить до (дата). Если вам нужна помощь, свяжитесь с XX по адресу (электронная почта).
С уважением,
(имя)
13. Сообщение об уходе из офиса
Переезжаете в новый офис или домой? Это сообщение об отсутствии на работе может помочь вам сообщить о своем отсутствии во время переезда:
Спасибо за ваше сообщение. Я переезжаю в офис и, возможно, не смогу отвечать на электронные письма или телефонные звонки до (дата). Если вам нужна немедленная помощь, свяжитесь с моим коллегой XX по электронной почте.
Заботиться,
(имя)
14. Встреча вне офиса
Это сообщение об отсутствии на работе может помочь вам сообщить о своем отсутствии людям, пока вы посещаете собрание:
Спасибо за ваше сообщение. Меня нет в офисе, я участвую в совещании и не смогу ответить до (дата). Если вам требуется помощь, свяжитесь с XX по адресу (электронная почта) для получения дополнительной информации.
Лучший,
(имя)
15. Сообщение об уходе команды из офиса
Это вне офиса идеально подходит для командных прогулок, поскольку может помочь вам сообщить важные детали, которые нужно знать людям:
Спасибо за ваше сообщение. Я уезжаю со своей командой в однодневную поездку и не смогу ответить до (дата). Чтобы получить немедленную помощь, свяжитесь с моим коллегой XX по адресу (электронная почта) и отметьте срочные сообщения как высокоприоритетные.
Желаю вам всего наилучшего,
(имя)
16. Сообщение конференции об отсутствии на работе
Спасибо за ваше сообщение. В настоящее время я отсутствую на конференции и не смогу ответить до (дата). Если ваш вопрос срочный, свяжитесь с XX по адресу (электронная почта) для получения помощи.
Всего наилучшего,
(имя)
17. Сообщение о краткосрочном отсутствии на работе
Во многих случаях ООО-сообщения рассчитаны на длительный период времени. С другой стороны, этот создан на случай, если вы ненадолго уедете из офиса, и включает в себя то, что нужно положить для всех, у кого могут быть срочные дела, которые не могут ждать:
Спасибо за ваше сообщение. Я временно отсутствую на работе и не смогу ответить до (дата). По срочным вопросам обращайтесь в XX по адресу (электронная почта).
С уважением,
(имя)
18. Вне досягаемости Вне офиса
Это для тех, кто находится вдали от своего офиса и не может ответить, как правило, из-за ограниченного доступа:
Спасибо за ваше сообщение. Сегодня меня нет в офисе, у меня нет контакта по электронной почте, и я не смогу ответить до (дата). По срочным вопросам обращайтесь за помощью к XX по адресу (электронная почта).
С наилучшими пожеланиями,
(имя)
19. Праздничные сообщения об отсутствии на работе
Вычеркните это праздничное сообщение ООО из своего списка дел, прежде чем сделать перерыв с помощью этого универсального примера:
Спасибо за ваше сообщение. Я в отпуске с (дата) по (дата). Для получения немедленной помощи, пожалуйста, свяжитесь с XX по адресу (электронная почта).
Счастливых праздников,
(имя)
20. Сообщение об удаленной работе вне офиса
Этот пример сообщения ООО для тех, кто не в офисе, но все еще работает удаленно:
Спасибо за ваше сообщение. В настоящее время я работаю удаленно и не смогу ответить до (дата). По срочным вопросам обращайтесь в XX по адресу (электронная почта).
С наилучшими пожеланиями,
(имя)
Используйте эти примеры сообщений об отсутствии на работе, чтобы создать свои собственные
Сообщения об отсутствии на работе, представленные выше, являются лишь отправной точкой для создания собственных сообщений. При написании собственного сообщения подумайте о том, что нужно знать клиентам и членам команды, и кто будет лучшим человеком в команде, чтобы направлять их в ваше отсутствие.
Эти примеры могут дать вам представление о том, сколько информации следует включить (или исключить) и какие важные компоненты входят в состав сообщения.
Кроме того, не забывайте обновлять сообщения об отсутствии на работе, как только вы вернетесь в офис, чтобы ваши клиенты получали своевременные ответы.
Что такое хороший автоматический ответ по электронной почте? Тот, который будет генерировать лиды
Будьте уверены, что в Интернете для вас найдется отличный автоматический ответ на офисное сообщение. Тем не менее, это действительно хорошая идея подумать о том, чтобы адаптировать сообщения об отсутствии на работе для лидогенерации. Во-первых, создание сообщения автоответчика об отсутствии на работе важно и даже более важно для электронного маркетинга.
Хорошей новостью является то, что удивительно легко создать возможность генерации потенциальных клиентов, которая соберет потенциальных клиентов в вашем ответчике. Кроме того, примеры офисных сообщений, которые собирают потенциальных клиентов, включают ощущение срочности, имеют четкий призыв к действию и заставляют читателя улыбнуться, являются ключевыми.
Существуют ли шаблоны, которые вы можете использовать для электронной почты вне офиса?
Да, в Интернете доступно множество шаблонов, которые помогут вам составить эффективное сообщение об отсутствии на работе. Вот несколько ключевых моментов, на которые следует обратить внимание:
- На таких платформах, как Etsy, вы можете найти недорогие шаблоны сообщений ООО. Это может быть особенно полезно, если вы ищете более четкий или творческий подход.
- Эти шаблоны Etsy часто поставляются с параметрами настройки, что позволяет вам адаптировать сообщение в соответствии с голосом вашей компании или вашим личным стилем.
- Amazon также предлагает набор цифровых ресурсов, включая книги и электронные руководства, в которых представлены различные шаблоны или образцы сообщений ООО.
- Существуют онлайн-платформы, которые предлагают больше, чем просто шаблоны. Эти платформы предоставляют полный набор инструментов, которые помогут вам разрабатывать, писать и планировать сообщения ООО. Некоторые из этих платформ могут включать программное обеспечение для управления электронной почтой или автоматизации.
- Помните, что целью использования шаблона должно быть руководство по созданию краткого, информативного сообщения ООО, отражающего ваш профессионализм. Хороший шаблон должен упростить этот процесс, а не усложнить его.
Всегда рекомендуется персонализировать эти шаблоны в соответствии с вашей ситуацией, поскольку цель сообщения ООО — не только информировать, но и поддерживать и улучшать ваши профессиональные отношения.
Как отключить статус?
Чтобы поставить статус «Нет на месте», вам необходимо включить ответ «Нет на месте». Если вы используете веб-клиент электронной почты, такой как Gmail или Outlook, вы можете сделать это, зайдя в «Настройки» и включив функцию «Нет на месте».
У вас также может быть доступ к автоответчику в настройках электронной почты, который является отличным инструментом для настройки вашего статуса «Нет на месте». Если вы используете настольный почтовый клиент, вам потребуется доступ к настройкам этой конкретной программы, чтобы включить сообщение об отсутствии на работе.
Как настроить сообщение об отсутствии на работе в Gmail?
Настроить сообщение электронной почты об отсутствии на работе в Gmail очень просто! Просто откройте настройки Gmail, выберите вкладку «Автоответчики» и установите флажок, чтобы включить эту функцию. Затем просто введите желаемый ответ, установите начальную и конечную дату, когда вы будете вдали от почтового ящика и вернетесь, и сохраните изменения.
Вы также можете настроить свое сообщение «Нет на месте», включив в него конкретную контактную информацию для срочных запросов и любую другую соответствующую информацию, например ожидаемое время ответа.
Как настроить сообщение об отсутствии на работе в Outlook?
Настроить сообщение электронной почты об отсутствии на работе в Outlook также очень просто! Просто откройте вкладку «Файл» и выберите опцию «Отправлять автоматические ответы». Затем установите флажок, чтобы включить его, введите желаемый ответ и сохраните изменения. Вы можете настроить сообщение «Нет на месте», включив в него конкретную контактную информацию для срочных запросов, а также любые другие важные сведения, например ожидаемое время ответа.
Последние проверки вашего автоответчика
Перед отъездом вы должны проверить следующее:
- Доступность: все в ваших сообщениях автоответчика, включая автоответчик и временные рамки, такие как даты начала и окончания, недоступны для вас.
- Форматирование: в зависимости от почтового клиента сообщение автоответчика иногда может иметь проблемы с форматированием.
- Внешний вид: обязательно проверьте и посмотрите, как ваши сообщения автоответчика выглядят на настольных и мобильных устройствах, прежде чем они будут отправлены клиентам и членам команды.
- Содержание. Проверяйте и перепроверяйте сообщения автоответчика, чтобы убедиться, что они точны, ясны и профессиональны.
- Срочные дела: не забудьте указать альтернативную контактную информацию, такую как номер мобильного телефона или адрес электронной почты, для срочных вопросов.
После того, как ваше сообщение «Нет на месте» настроено и готово к отправке, вы можете расслабиться, зная, что на все электронные письма, отправленные в ваш почтовый ящик, будет дан своевременный ответ. С этими 20 примерами сообщений об отсутствии на работе от Small Business Trends вы обязательно создадите идеальное сообщение и начнете собирать потенциальных клиентов! Удачи и счастливого отдыха!
ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ:
- декретный отпуск вне офиса сообщение
- сообщение об отпуске по уходу за ребенком
Изображение: Элементы Envato