20 ตัวอย่างข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานที่มีประสิทธิภาพเพื่อสร้างแรงบันดาลใจให้คุณ

หากคุณซื้อบางอย่างผ่านลิงก์ของเรา เราอาจได้รับเงินจากพันธมิตรในเครือของเรา เรียนรู้เพิ่มเติม.

ข้อความแจ้งลางานหรือเรียกสั้นๆ ว่าข้อความ OOO เป็นส่วนสำคัญของการสื่อสารทางธุรกิจ เมื่อคุณลาพักร้อน ป่วย หรือไม่ได้อยู่ที่สำนักงานไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม คุณสามารถตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่ตอบกลับอีเมลใหม่แต่ละฉบับ เพื่อแจ้งให้ทราบว่าคุณไม่ได้อยู่ ซึ่งมีประโยชน์สำหรับการติดต่อสื่อสาร ข้อมูลและแจ้งให้ผู้รับทราบว่าจะติดต่อกับคุณได้อย่างไร

เราจะดูว่าข้อความลางานคืออะไรและตัวอย่างบางส่วนที่จะช่วยคุณสร้างข้อความตอบกลับอัตโนมัติ

ข้อความแจ้งเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานคืออะไร

ข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานเป็นการตอบกลับอัตโนมัติที่คุณสามารถตั้งค่าจากไคลเอนต์อีเมลของคุณ หากคุณบังเอิญไม่ได้อยู่ที่สำนักงานและไม่มีโอกาสตรวจสอบบัญชีอีเมลของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าล่วงหน้าได้เนื่องจากคุณซื้อตั๋วเข้าร่วมการประชุมใน วันที่ถูกที่สุดในการบิน และรู้ว่าคุณจะไม่ว่างในวันนั้น

คุณสามารถกำหนดให้ทำงานในช่วงเวลาที่กำหนดและเพิ่มวันที่ที่แน่นอน เพื่อให้การตอบกลับอัตโนมัติออกไปในช่วงวันที่เหล่านั้นเท่านั้น ข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานจะถูกส่งไปยังข้อความขาเข้าโดยอัตโนมัติในวันที่คุณตัดสินใจที่จะเรียกใช้ข้อความอัตโนมัติ

ข้อความแจ้งเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานจำเป็นเมื่อใด

มีสาเหตุหลายประการที่ทำให้ข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานจำเป็นสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เป็นการดีที่จะแจ้งให้ผู้อื่นทราบว่าคุณจะไม่พร้อมตอบกลับในบางช่วงเวลา และเป็นมารยาททางอีเมลที่ดี

อีเมลไม่อยู่ที่สำนักงานยังสามารถบอกผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าว่าพวกเขาควรคาดหวังการตอบกลับจากคุณเร็วเพียงใด และให้คำแนะนำแก่พวกเขาเกี่ยวกับวิธีที่ดีที่สุดในการติดต่อคุณในกรณีฉุกเฉิน

ต่อไปนี้เป็นเหตุผลหลักบางประการที่คุณจำเป็นต้องมี OOM:

1. การเดินทางเพื่อธุรกิจ: จำเป็นต้องมีข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานเมื่อคุณไม่อยู่ที่สำนักงานในระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ การดำเนินการนี้ช่วยให้ผู้คนทราบว่าพวกเขาจะไม่ได้รับการตอบกลับในทันทีและให้ช่องทางติดต่อสำรองแก่พวกเขา เช่น เพื่อนร่วมงานหรือหัวหน้างาน
2. วันหยุด: การหยุดพักผ่อนเป็นสิ่งสำคัญเพื่อเติมพลังและผ่อนคลาย แต่การบอกให้คนอื่นรู้ว่าคุณไม่อยู่ก็สำคัญเช่นกัน ข้อความลางานสามารถบอกให้ผู้อื่นทราบว่าคุณอยู่ในช่วงวันหยุดและเมื่อคุณจะกลับมา
3. ใช้งานไม่ได้: หากคุณต้องหยุดงานเนื่องจากการเจ็บป่วยหรือเหตุฉุกเฉิน ข้อความแจ้งลางานจะทำให้ผู้ติดต่อของคุณทราบเกี่ยวกับสถานการณ์และเวลาที่คุณจะกลับมา
4. การประชุมลูกค้า: การส่งข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานนั้นยอดเยี่ยมในการแจ้งให้ผู้อื่นทราบว่าคุณไม่ได้เข้าร่วมการประชุมกับลูกค้า และคาดว่าจะได้รับการอัปเดตหรือการตอบกลับจากคุณเมื่อใด
5. หลักสูตรฝึกอบรม: หากคุณกำลังเข้าร่วมหลักสูตรฝึกอบรม แจ้งให้ผู้ติดต่อของคุณทราบ พวกเขาจะไม่คิดว่าคุณเพิกเฉย

อย่าลืมดูวิดีโอสำหรับ 'วิธีตั้งค่าเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานบน Microsoft Teams' หลังจากที่คุณอ่านจบ:

วิธีสร้างข้อความ OOO ที่น่าทึ่ง

คุณต้องการให้ข้อความเมื่อลางานของคุณดูเป็นกันเองและให้ข้อมูล เคล็ดลับบางประการในการทำให้อีเมลลางานของคุณโดดเด่นมีดังนี้

ขั้นตอนที่ 1: ทำให้มันสั้นและไพเราะ

ข้อความแจ้งลางานควรสั้น กระชับ และตรงประเด็น ไม่มีใครอยากอ่านข้อความยาวๆ เพียงเพื่อจะรู้ว่าคุณจะไม่ตอบกลับในทันที

ขั้นตอนที่ 2: เป็นคนใจดี

คุณต้องการให้ข้อความของคุณสุภาพและเป็นมืออาชีพ ดังนั้นหลีกเลี่ยงการใช้วลีเช่น “ลางานจนกว่าจะมีประกาศเพิ่มเติม” เพราะอาจฟังดูเป็นการไม่สนใจ

ขั้นตอนที่ 3: ทำให้เป็นส่วนตัว

หากคุณกำลังไปเที่ยวพักผ่อนหรือทำกิจกรรม ให้ลองเพิ่มสิ่งที่เป็นส่วนตัวเกี่ยวกับสิ่งที่คุณจะทำ วิธีนี้จะช่วยให้ข้อความของคุณโดดเด่นและแสดงว่ามาจากบุคคลจริง ไม่ใช่ระบบอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 4: ให้คำแนะนำที่ชัดเจน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ให้คำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีที่ผู้คนจะติดต่อคุณในกรณีฉุกเฉินหรือหากพวกเขาต้องการสิ่งใดอย่างเร่งด่วน

ขั้นตอนที่ 5: เพิ่มอารมณ์ขันเล็กน้อย

หากคุณรู้สึกสร้างสรรค์ ทำไมไม่ลองใส่อารมณ์ขันลงไปในข้อความของคุณดูล่ะ สิ่งนี้จะช่วยทำให้โดดเด่นจากแพ็คและยังสามารถจุดประกายการสนทนากับผู้ติดต่อของคุณ

นอกจากนี้ อย่าลืมเพิ่มข้อมูลต่อไปนี้ในข้อความอีเมลตอบรับอัตโนมัติของคุณ:

• ทำไมคุณไม่อยู่ที่สำนักงาน
• เมื่อคุณจะกลับมา รวมถึงช่วงวันที่ (วันที่เริ่มต้น วันที่เดินทางกลับ ฯลฯ) เมื่อคุณไม่อยู่ที่สำนักงาน
• วิธีอื่นๆ ในการติดต่อคุณ เช่น หมายเลขโทรศัพท์มือถือ หากมี คุณสามารถใส่ข้อความเช่น ” หากคุณต้องการความช่วยเหลือทันที โปรดติดต่อ (เซลล์ # ของคุณ)” ในข้อความอีเมลตอบรับอัตโนมัติของคุณ
• จุดติดต่ออื่น ๆ ที่ผู้รับสามารถติดต่อได้ในกรณีที่คุณไม่อยู่ในกรณีที่ต้องการความช่วยเหลือในทันที รวมถึงที่อยู่อีเมลสำหรับติดต่ออื่น หมายเลขโทรศัพท์ และ/หรือเว็บไซต์ธุรกิจ

สิ่งที่ไม่ควรเขียนในข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

1. หลีกเลี่ยงการใส่รายละเอียดมากเกินไปในการตอบกลับเมื่อลางาน: การ เพิ่มคำอธิบายยาวๆ อาจดึงดูดใจ เช่น คุณอยู่ใน การประชุมมื้อกลางวัน แต่ทางที่ดีควรหลีกเลี่ยงการใส่รายละเอียดมากเกินไป ให้สร้างข้อความอีเมลสำนักงานอัตโนมัติของคุณให้สั้นและกระชับแทน
2. ไม่รวมข้อมูลติดต่ออื่นๆ: หากเป็นไปได้ ควรมีจุดติดต่ออื่นรวมไว้ในข้อความเสมอ เพื่อให้ทราบว่าต้องติดตามผลกับใครหากจำเป็น
3. เผยแพร่รายละเอียดส่วนบุคคลมากเกินไป: การใส่ข้อมูลมากเกินไปในอีเมลทำให้ผู้อ่านรวบรวมข้อมูลที่ต้องการได้ยากขึ้น นอกจากนี้ การเพิ่มรายละเอียดส่วนบุคคลมากเกินไปเพื่อให้คนทั้งโลกเห็นอาจเป็นปัญหาด้านความปลอดภัย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณบอกให้คนอื่นรู้ว่าคุณจะไม่อยู่ในสถานที่ต่างๆ เช่น สำนักงานที่บ้าน
4. ไม่ได้รับอนุญาตให้ส่งตัวเพื่อนร่วมงาน: หากคุณต้องการส่งเพื่อนร่วมงานในระหว่างที่คุณไม่อยู่ ให้ขออนุญาตก่อนดำเนินการดังกล่าว
5. การเพิ่มว่าคุณจะตอบกลับทันทีที่คุณกลับมาที่สำนักงาน: การบอกทุกคนว่าคุณจะตอบกลับทันทีที่คุณกลับมาอาจเป็นเหมือนระเบิด แม้ว่านี่จะเป็นข้อบ่งชี้ที่ดีว่าคุณดูแลลูกค้าและเพื่อนร่วมงานของคุณอย่างไร แต่อาจต้องใช้เวลาในการติดต่อกลับไปหาทุกคนที่ติดต่อคุณในขณะที่คุณไม่อยู่ ทำให้สิ่งต่าง ๆ เป็นจริง เพื่อไม่ให้ใครรู้สึกว่าถูกเมินเมื่อคุณกลับมา

นี่คือตารางของขั้นตอนเหล่านั้นสำหรับการอ้างอิงอย่างรวดเร็ว:

20 ตัวอย่างข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานที่น่าทึ่ง

หากคุณไม่แน่ใจว่าจะจัดโครงสร้างข้อความลางานของคุณอย่างไร เรามีตัวอย่างข้อความลางานสำหรับสถานการณ์ต่างๆ เพื่อ ช่วย

1. ตัวอย่างข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานอย่างง่าย

อันนี้สั้นหวานและตรงประเด็น:

ขอบคุณสำหรับข้อความ. ฉันไม่อยู่ที่สำนักงานโดยไม่ได้เข้าถึงอีเมลจนถึง (วันที่) ฉันจะตอบกลับเมื่อกลับมาที่สำนักงาน ขอขอบคุณสำหรับความเข้าใจของคุณ

ขอแสดงความนับถือ,

(ชื่อ)

2. ข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานแบบมืออาชีพ

ข้อความ OOO แบบมืออาชีพเหมาะสำหรับเพื่อนร่วมงาน ลูกค้า และผู้ติดต่อทางธุรกิจ:

ขอบคุณสำหรับข้อความ. ฉันลางานตั้งแต่ (วันที่) ถึง (วันที่) โดยจำกัดการเข้าถึงอีเมล หากคุณต้องการความช่วยเหลือในทันที โปรดติดต่อฉันทางโทรศัพท์มือถือของฉัน (หมายเลข) หรือเลขาของฉัน XX ที่ (หมายเลขโทรศัพท์)

ขอแสดงความนับถืออย่างสูง

(ชื่อ)

3. ข้อความตลกเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

ข้อความตลกๆ เมื่อลางานสามารถให้ความรู้สึกเป็นส่วนตัวและช่วยให้ผู้ติดต่อของคุณรู้ว่าคุณยังมีชีวิตอยู่และสบายดี และอย่าจริงจังกับตัวเองมากเกินไป นี่คือตัวอย่าง:

ขอบคุณสำหรับข้อความ แต่นี่คือหุ่นยนต์ที่ตอบกลับคุณเนื่องจาก (ชื่อ) ไม่อยู่ในสำนักงานและพยายามอย่างมากที่จะไม่ตรวจสอบอีเมลของสำนักงาน พวกเขาจะกลับมาภายใน (วันที่) ดังนั้นอย่าลังเลที่จะติดต่อกลับ!

ขอบคุณ

หุ่นยนต์อีเมล

4. ข้อความอีเมลตอบรับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

หากคุณต้องการส่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานในขณะที่คุณลาพักร้อนหรือไม่ว่าง นี่คือตัวอย่าง:

นี่เป็นข้อความอีเมลตอบรับอัตโนมัติของสำนักงาน เนื่องจากฉันไม่ว่างและไม่ได้เช็คอีเมล ฉันจะตอบกลับอีเมลของคุณเมื่อฉันกลับไปที่สำนักงาน

นี่เป็นข้อความ OOO อัตโนมัติเมื่อฉันไม่อยู่ที่สำนักงานจนถึง (วันที่) ฉันจะตอบกลับข้อความของคุณทันทีที่กลับมา หากคุณต้องการความช่วยเหลือในทันที โปรดติดต่อ XX ที่ (อีเมล) เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติม

5. ตัวอย่างข้อความลาป่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

การลาป่วยเป็นเวลาพักผ่อนและพักฟื้น อย่าลืมแจ้งให้เพื่อนร่วมงานและผู้ติดต่อของคุณทราบว่าคุณจะไม่พร้อมข้อความเช่นนี้:

ขอบคุณสำหรับข้อความของคุณ แต่ขณะนี้ฉันลาป่วยหรือลาป่วยและไม่สามารถเข้าร่วมอีเมลได้ หากคุณต้องการความช่วยเหลือในทันที โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อกับสำนักงานที่ XX

ขอขอบคุณสำหรับความเข้าใจของคุณ

(ชื่อ)

6. ข้อความวันหยุดนอกสำนักงาน

หากคุณกำลังจะไปพักผ่อน นี่คือข้อความอีเมลตอบกลับการลาพักร้อนที่ให้ข้อมูลสำหรับผู้ติดต่อของคุณ:

ขอขอบคุณสำหรับอีเมลของคุณ. ขณะนี้ฉันกำลังลาพักร้อนและไม่สามารถตอบรับโทรศัพท์หรือข้อความได้จนกว่าจะกลับมาในวันที่ (วันที่) หากเรื่องของคุณเป็นเรื่องเร่งด่วน คุณสามารถติดต่อ XX เพื่อขอความช่วยเหลือได้ที่ (อีเมล) หรือคุณสามารถส่งอีเมลไปที่ (อีเมลบริษัททั่วไป) แล้วเจ้าหน้าที่จากทีมจะติดต่อกลับ

ดีที่สุด,

(ชื่อ)

นอกจากนี้ หากคุณต้องการยกระดับข้อความของคุณ ให้รวมการตอบกลับอัตโนมัติแบบพิเศษเพื่อให้ผู้อ่านได้รับความบันเทิงมากขึ้น คุณสามารถทำได้โดยลิงก์ไปยัง GIF ในการตอบกลับเมื่อลางาน

7. ข้อความลาคลอดนอกเวลาทำการ

ลาคลอดแล้วไม่อยากกลุ้มใจ? การตอบกลับอัตโนมัติเช่นตัวอย่างข้อความ OOO ด้านล่างสามารถช่วยให้ผู้ติดต่อของคุณทราบว่าคุณจะกลับเข้าสำนักงานเมื่อใด ลดแรงกดดันในการตอบกลับข้อความและทำให้คุณสบายใจ:

ขอบคุณสำหรับข้อความ. ขณะนี้ฉันกำลังลาคลอดโดยไม่สามารถเข้าใช้อีเมลหรือโทรศัพท์ได้จนถึง (วันที่) หากเรื่องของคุณเป็นเรื่องเร่งด่วน โปรดติดต่อ (อีเมล) หรือคุณสามารถติดต่อกับทีมในวงกว้างได้ที่ (อีเมลของทีม) และเจ้าหน้าที่จากบริษัทจะช่วยเหลือคุณโดยเร็วที่สุด

สิ่งที่ดีที่สุด

(ชื่อ)

8. ข้อความการเดินทางเพื่อธุรกิจนอกสำนักงาน

หากคุณกำลังจะเดินทางไปทำธุรกิจ ตัวอย่างข้อความลางานนี้สามารถช่วยให้คุณแจ้งการขาดงานและรายละเอียดการติดต่อ:

ขอบคุณสำหรับข้อความ. ฉันอยู่ระหว่างการเดินทางเพื่อทำธุรกิจจนถึง (วันที่) และจะกลับไปที่สำนักงานโดยจำกัดการเข้าถึงอีเมล หากต้องการความช่วยเหลือในทันที โปรดติดต่อ XX เพื่อนร่วมงานของฉันที่ (อีเมล)

ความนับถือ,

(ชื่อ)

9. วันหยุดนักขัตฤกษ์

การพักผ่อนเป็นวิธีที่ดีในการเติมพลังและกลับมาพร้อมกับความคิดใหม่ๆ ข้อความลางานนี้สามารถช่วยให้คุณสื่อสารการขาดงานของคุณ:

ขอบคุณสำหรับข้อความ. ฉันกำลังหยุดพักผ่อนตั้งแต่ (วันที่) ถึง (วันที่) และจะไม่สามารถรับอีเมลหรือโทรศัพท์ได้ในช่วงเวลานี้ หากคุณต้องการความช่วยเหลือ โปรดติดต่อ XX ที่ (อีเมล) ฉันหวังว่าจะได้กลับมาเร็ว ๆ นี้!

ขอแสดงความนับถือ,

(ชื่อ)

10. ข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานสำหรับเหตุฉุกเฉินส่วนบุคคล

ชีวิตสามารถขว้างลูกโค้งที่ไม่คาดคิดได้ ข้อความแจ้งลางานนี้สามารถช่วยคุณแจ้งเหตุฉุกเฉินส่วนบุคคล:

ขอบคุณสำหรับข้อความ. ฉันไม่อยู่ที่สำนักงานเนื่องจากเหตุฉุกเฉินส่วนบุคคล และจะไม่ว่างจนกว่าจะถึงวันที่ (วันที่) หากเรื่องของคุณเป็นเรื่องเร่งด่วน โปรดติดต่อ XX ที่ (อีเมล) เพื่อขอความช่วยเหลือ

ขออวยพรให้คุณทั้งหมดที่ดีที่สุด,

(ชื่อ)

11. การฝึกอบรมนอกสำนักงาน

เข้าคอร์สอบรม? ข้อความลางานนี้สามารถช่วยให้คุณสื่อสารรายละเอียดที่ผู้ติดต่อของคุณจำเป็นต้องทราบ:

ขอบคุณสำหรับข้อความ. ฉันอยู่นอกสำนักงานในหลักสูตรฝึกอบรมจนถึง (วันที่) และจะไม่สามารถตอบกลับอีเมลหรือโทรศัพท์ได้ในช่วงเวลานี้ หากคุณต้องการความช่วยเหลือ กรุณาติดต่อ XX ที่ (อีเมล)

สิ่งที่ดีที่สุด

(ชื่อ)

12. ลางานเพื่อนัดหมาย

ข้อความลางานนี้สามารถช่วยให้คุณแจ้งการขาดงานเมื่อคุณออกไปตามนัดหมาย:

ขอบคุณสำหรับข้อความ. ขณะนี้ฉันอยู่นอกสำนักงานเพื่อเข้าร่วมการนัดหมายและจะไม่สามารถตอบกลับได้จนกว่าจะถึง (วันที่) หากคุณต้องการความช่วยเหลือ โปรดติดต่อ XX ที่ (อีเมล)

ความนับถือ,

(ชื่อ)

13. ข้อความย้ายออกจากสำนักงาน

ย้ายที่ทำงานหรือบ้านใหม่? ข้อความลางานนี้สามารถช่วยให้คุณสื่อสารการขาดงานระหว่างการย้าย:

ขอบคุณสำหรับข้อความ. ฉันกำลังจะย้ายสำนักงานและอาจไม่สามารถตอบกลับอีเมลหรือโทรศัพท์ได้จนถึงวันที่ (วันที่) หากคุณต้องการความช่วยเหลือในทันที โปรดติดต่อ XX เพื่อนร่วมงานของฉันที่ (อีเมล)

ดูแล,

(ชื่อ)

14. การประชุมนอกสำนักงาน

ข้อความลางานนี้สามารถช่วยให้คุณสื่อสารถึงการขาดงานของคุณกับผู้อื่นในขณะที่คุณกำลังเข้าร่วมการประชุม:

ขอบคุณสำหรับข้อความ. ฉันอยู่นอกสำนักงานเพื่อเข้าร่วมการประชุมและจะไม่สามารถตอบกลับได้จนกว่าจะถึง (วันที่) หากคุณต้องการความช่วยเหลือ โปรดติดต่อ XX ที่ (อีเมล) สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

ดีที่สุด,

(ชื่อ)

15. Team Outing Out of Office ข้อความ

การลางานนี้เหมาะเป็นอย่างยิ่งสำหรับการทำงานนอกสถานที่ของทีม เนื่องจากสามารถช่วยให้คุณสื่อสารรายละเอียดที่เกี่ยวข้องที่ผู้คนจำเป็นต้องรู้:

ขอบคุณสำหรับข้อความ. ฉันไม่อยู่กับทีมในการเดินทางแบบไปเช้าเย็นกลับและจะไม่สามารถตอบกลับได้จนกว่าจะถึง (วันที่) หากต้องการความช่วยเหลือในทันที โปรดติดต่อเพื่อนร่วมงานของฉัน XX ที่ (อีเมล) และตั้งค่าสถานะข้อความเร่งด่วนเป็นลำดับความสำคัญสูง

ขออวยพรให้คุณทั้งหมดที่ดีที่สุด,

(ชื่อ)

16. การประชุมข้อความไม่อยู่ที่สำนักงาน

ขอบคุณสำหรับข้อความ. ขณะนี้ฉันไม่เข้าร่วมการประชุมและจะไม่สามารถตอบกลับได้จนกว่าจะถึง (วันที่) หากเรื่องของคุณเป็นเรื่องเร่งด่วน โปรดติดต่อ XX ที่ (อีเมล) เพื่อขอความช่วยเหลือ

สิ่งที่ดีที่สุด

(ชื่อ)

17. ข้อความแจ้งลางานระยะสั้น

หลายครั้งที่ข้อความ OOO ได้รับการปรับแต่งให้เหมาะกับช่วงเวลาที่ขยายออกไป ในทางกลับกัน อันนี้จัดทำขึ้นในกรณีที่คุณไม่ได้อยู่ที่ออฟฟิศในช่วงเวลาสั้น ๆ และรวมถึงสิ่งที่จะฝากถึงใครก็ตามที่อาจมีเรื่องด่วนที่รอไม่ได้:

ขอบคุณสำหรับข้อความ. ฉันลางานในระยะสั้นและจะไม่สามารถตอบกลับได้จนกว่าจะถึงวันที่ (วันที่) สำหรับเรื่องเร่งด่วน กรุณาติดต่อ XX ที่ (อีเมล)

ความนับถือ,

(ชื่อ)

18. อยู่นอกสำนักงาน

อันนี้มีไว้สำหรับผู้ที่ไม่อยู่ที่สำนักงานและไม่สามารถตอบสนองได้ โดยทั่วไปแล้วเนื่องจากการเข้าถึงที่จำกัด:

ขอบคุณสำหรับข้อความ. วันนี้ฉันไม่อยู่ที่สำนักงานและไม่มีอีเมลติดต่อและไม่สามารถตอบกลับได้จนกว่าจะถึง (วันที่) สำหรับเรื่องเร่งด่วน โปรดติดต่อ XX ที่ (อีเมล) เพื่อขอความช่วยเหลือ

ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,

(ชื่อ)

19. ข้อความวันหยุดนอกสำนักงาน

ทำเครื่องหมายข้อความ OOO วันหยุดนี้ออกจากรายการสิ่งที่ต้องทำก่อนที่คุณจะหยุดพักด้วยตัวอย่างอเนกประสงค์นี้:

ขอบคุณสำหรับข้อความ. ฉันไม่อยู่ในวันหยุดตั้งแต่ (วันที่) ถึง (วันที่) หากต้องการความช่วยเหลือในทันที โปรดติดต่อ XX ที่ (อีเมล)

สุขสันต์วันหยุด,

(ชื่อ)

20. ข้อความการทำงานนอกสำนักงานจากระยะไกล

ตัวอย่างข้อความ OOO นี้สำหรับผู้ที่ไม่ได้อยู่ในสำนักงานแต่ยังคงทำงานจากระยะไกล:

ขอบคุณสำหรับข้อความ. ขณะนี้ฉันกำลังทำงานจากระยะไกลและจะไม่สามารถตอบสนองได้จนกว่าจะถึง (วันที่) สำหรับเรื่องเร่งด่วน กรุณาติดต่อ XX ที่ (อีเมล)

ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,

(ชื่อ)

ใช้ตัวอย่างข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานเหล่านี้เพื่อสร้างของคุณเอง

ข้อความแจ้งลางานข้างต้นเป็นเพียงจุดเริ่มต้นในการสร้างข้อความของคุณเอง เมื่อเขียนข้อความของคุณเอง ให้นึกถึงสิ่งที่ลูกค้าและสมาชิกในทีมจำเป็นต้องรู้ และใครคือคนที่ดีที่สุดในทีมที่จะแนะนำพวกเขาเมื่อคุณไม่อยู่

ตัวอย่างเหล่านี้สามารถให้แนวคิดเกี่ยวกับจำนวนข้อมูลที่จะรวม (หรือไม่รวม) และส่วนประกอบที่สำคัญในการสร้างข้อความ

นอกจากนี้ อย่าลืมอัปเดตข้อความลางานของคุณทันทีที่คุณกลับมาที่สำนักงาน เพื่อให้ลูกค้าได้รับการตอบกลับอย่างทันท่วงที

การตอบกลับอีเมลอัตโนมัติที่ดีคืออะไร? หนึ่งที่จะสร้างโอกาสในการขาย

มั่นใจได้ว่ามีการตอบกลับข้อความสำนักงานอัตโนมัติที่ยอดเยี่ยมสำหรับคุณในอินเทอร์เน็ต อย่างไรก็ตาม เป็นความคิดที่ดีจริงๆ ที่จะคิดเกี่ยวกับการปรับแต่งข้อความลางานของคุณสำหรับการสร้างโอกาสในการขาย ประการแรก การสร้างข้อความอีเมลตอบรับอัตโนมัติเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานมีความสำคัญและจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการตลาดผ่านอีเมล

ข่าวดีก็คือการสร้างโอกาสในการสร้างโอกาสในการขายที่จะรวบรวมโอกาสในการตอบกลับของคุณเป็นเรื่องง่ายอย่างน่าประหลาดใจ นอกจากนี้ ตัวอย่างข้อความในสำนักงานที่รวบรวมลูกค้าเป้าหมาย รวมถึงความรู้สึกเร่งด่วน มีคำกระตุ้นการตัดสินใจที่ชัดเจน และทำให้ผู้อ่านยิ้มเป็นกุญแจสำคัญ

มีเทมเพลตที่คุณสามารถใช้สำหรับอีเมลลางานหรือไม่

ใช่ มีเทมเพลตออนไลน์มากมายที่สามารถช่วยคุณสร้างข้อความลางานที่มีประสิทธิภาพ นี่คือประเด็นสำคัญที่ควรทราบ:

ฉันจะให้สถานะออกจากตำแหน่งได้อย่างไร

หากต้องการเลื่อนสถานะออกจากสำนักงาน คุณจะต้องเปิดใช้งานการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน หากคุณใช้ไคลเอ็นต์อีเมลบนเว็บ เช่น Gmail หรือ Outlook คุณสามารถทำได้โดยไปที่การตั้งค่าและเปิดใช้ฟังก์ชันไม่อยู่ที่สำนักงาน

นอกจากนี้ คุณยังอาจเข้าถึงระบบตอบกลับอัตโนมัติในการตั้งค่าอีเมล ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการตั้งค่าสถานะลางาน หากคุณใช้ไคลเอนต์อีเมลบนเดสก์ท็อป คุณจะต้องเข้าถึงการตั้งค่าสำหรับโปรแกรมนั้นๆ เพื่อเปิดใช้ข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

ฉันจะตั้งค่าข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Gmail ได้อย่างไร

การตั้งค่าข้อความอีเมลเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานบน Gmail นั้นง่ายมาก! เพียงเปิดการตั้งค่า Gmail เลือกแท็บ "การตอบกลับในวันหยุด" และทำเครื่องหมายที่ช่องเพื่อเปิดใช้งานคุณลักษณะนี้ จากนั้น เพียงป้อนคำตอบที่คุณต้องการ ตั้งวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดสำหรับเวลาที่คุณจะออกจากกล่องจดหมายและกลับมา และบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

คุณยังสามารถปรับแต่งข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานของคุณให้รวมข้อมูลติดต่อเฉพาะสำหรับการสอบถามเร่งด่วนและรายละเอียดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น เวลาตอบกลับที่คาดไว้

ฉันจะตั้งค่าข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานใน Outlook ได้อย่างไร

การตั้งค่าข้อความอีเมลเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานใน Outlook เป็นเรื่องง่าย! เพียงเปิดแท็บ "ไฟล์" และเลือกตัวเลือก "ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ" จากนั้น ทำเครื่องหมายในช่องเพื่อเปิดใช้งาน ป้อนคำตอบที่คุณต้องการ และบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ คุณสามารถปรับแต่งข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานของคุณให้รวมข้อมูลติดต่อเฉพาะสำหรับการสอบถามเร่งด่วน ตลอดจนรายละเอียดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น เวลาตอบกลับที่คาดไว้

การตรวจสอบล่าสุดสำหรับการช่วยตอบอีเมลอัตโนมัติของคุณ

ก่อนออกเดินทาง คุณจะต้องตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้:

• ความพร้อมใช้งาน: ทุกอย่างในข้อความตอบกลับอัตโนมัติของคุณ รวมถึงตัวตอบกลับวันหยุดและกรอบเวลา เช่น วันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด จะไม่พร้อมใช้งานสำหรับคุณ
• การจัดรูปแบบ: บางครั้งข้อความตอบกลับอัตโนมัติอาจมีปัญหาในการจัดรูปแบบ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับอีเมลไคลเอ็นต์
• ลักษณะที่ปรากฏ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบและดูว่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติของคุณมีลักษณะอย่างไรบนเดสก์ท็อปและอุปกรณ์มือถือก่อนที่จะส่งไปยังลูกค้าและสมาชิกในทีม
• เนื้อหา: ตรวจสอบและตรวจสอบข้อความตอบกลับอัตโนมัติอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้อง ชัดเจน และเป็นมืออาชีพ
• เรื่องเร่งด่วน: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใส่ข้อมูลการติดต่ออื่น เช่น หมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมล สำหรับเรื่องเร่งด่วน

เมื่อข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานของคุณได้รับการตั้งค่าและพร้อมใช้งานแล้ว คุณสามารถสบายใจได้ว่าอีเมลใดๆ ที่ส่งไปยังกล่องจดหมายของคุณจะได้รับการตอบกลับอย่างทันท่วงที ด้วยตัวอย่างข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน 20 ตัวอย่างจาก Small Business Trends คุณจะสร้างข้อความที่สมบูรณ์แบบและเริ่มมองหาผู้นำได้อย่างแน่นอน ขอให้โชคดีและมีความสุขกับเวลา!

อ่านเพิ่มเติม:

• ข้อความลาคลอดออกจากที่ทำงาน
• ข้อความพ่อออกจากที่ทำงาน

รูปภาพ: องค์ประกอบ Envato