工作場所的透明溝通：如何營造開放的文化

COVID-19 大流行給工作場所文化和期望帶來了重大轉變。 隨著世界復甦，許多工人重新評估了他們如何看待工作與生活平衡的重要性。

重新調整優先順序導致越來越多的人辭職去尋找更符合他們價值觀的公司。

在當前的環境下，工人希望得到雇主的良好待遇，他們希望感覺自己是團隊中有價值的一部分。 您和員工之間的透明溝通是讓團隊成員感到更快樂並願意為公司努力工作的關鍵。

借助一套正確的溝通工具，您可以促進公司各級員工之間的透明溝通。

您問，如何在工作場所營造開放和誠實溝通的文化？

首先，您需要了解透明溝通以及在自己的公司實施這一理念所需的工具。

什麼是透明溝通？

透明溝通是一種在公司各個層面清晰、公開地共享信息（無論好壞）的做法。

通過這種類型的溝通方式，您可以共享信息：

• 向上：您的員工可以與他們的經理公開溝通。
• 向下：您的管理團隊成員擁有適當的渠道、工具以及與員工自由溝通的能力。
• 橫向溝通：各個級別的員工都可以與同事開誠佈公地溝通。

透明的溝通不一定很複雜。 它可以像公司安排每週會議、利用聊天消息或發送內部時事通訊來解釋其最新戰略、新聞和決策一樣簡單。

透明度對雇主和僱員都有好處，當一個組織優先考慮溝通時，它會帶來實實在在的好處。

為什麼工作場所的透明溝通很重要

有很多理由在您的公司中營造透明的氛圍。 一方面，它提高了士氣。

在最近的一項調查中，68% 的員工表示他們希望公司提高透明度。

許多受訪者相信他們的工作與生活平衡會因此得到改善。

當您採取透明溝通努力時，您的組織可以體驗到以下五個額外好處。

根據人力資源管理協會的說法，清晰、向上的溝通對於推動創新是必要的。 在許多公司中，非管理職位的員工不願意偏離正常程序，因為擔心向管理層傳達失敗的信息。

然而，要創新，您需要坦然接受失敗。 您的團隊成員應該感到有足夠的支持來分享想法並為流程改進做出貢獻。 它可以帶來偉大的事情。

傳說說，例如，在 1900 年代初，一家婚介公司的一名工廠工人向管理層提出了只在火柴盒一側塗砂紙的想法。

這項創新為公司節省了數十萬美元，這一切都是因為前線的有人覺得有必要大聲疾呼。

您的各級員工都充滿創意。 創建一種讓員工感到有權暢所欲言並鼓勵員工冒險的文化。 其中一些想法可能不會成功，但您的員工會珍惜這個機會。

透明的溝通是在您和員工之間建立信任的最佳方式之一。 當您對決策程序持開放和誠實的態度時，您的領導團隊會顯得更平易近人，您的員工也會感到更有價值。

提供信任文化將有助於減少人員流動，因為信任雇主的員工辭職的可能性較小。

如果您鼓勵透明度，公司各級員工都更有可能參與其中。 這是因為他們會覺得更有能力與您接觸並討論您可以幫助他們的工作變得更有意義的方法。

當頂尖人才的需求得不到滿足時，他們往往會離開組織。 提供開放的溝通渠道以及關於策略和決策的健康、誠實的討論可以幫助您的員工在達到這一點之前解決工作場所問題。

如今，各行業的公司都在爭奪最優秀的人才，因此您的品牌需要脫穎而出才能吸引合適的人才。 內部活動、員工表彰計劃和社交媒體式的溝通提要可以促進同事間的參與。

未來的員工在 Glassdoor、Indeed 和 LinkedIn 等網站上了解您的組織時，會了解到強大的公司文化。

通過為與現有員工進行誠實、清晰的溝通奠定基礎，您還可以將您的組織打造成一個理想的工作場所和開展業務的場所。

缺乏透明度會給工作場所帶來什麼影響？

信任受到打擊：

信任是任何成功團隊或組織的基礎。 如果沒有透明度，信任就會受到削弱，員工就會互相質疑對方的動機和意圖。 當人們變得謹慎並且不願意合作時，生產力就會受到影響。

謠言工廠變得超速：

在缺乏明確和公開的溝通的情況下，猜測和謠言就會猖獗。 員工開始用自己的敘述來填補空白，導致錯誤信息和不必要的焦慮。 他們沒有專注於自己的任務，而是花時間從虛構中解讀真相。

動力減弱：

當員工感到被蒙在鼓里或認為自己的意見不重要時，他們的積極性就會減弱。 缺乏透明度會導致脫離和冷漠。 人們與組織的目標脫節，導致生產力下降並錯失機會。

衝突升級：

當缺乏透明度時，誤解和曲解就會滋生。 如果沒有清晰的溝通渠道，衝突就會產生並加劇。 團隊變得分裂，生產力直線下降，工作環境變得有毒。

如何促進透明溝通的文化

如果您還沒有開放共享的文化，請採取以下步驟，讓工作場所更加透明。

員工喜歡在他們感到受到重視的公司工作。 培養各個層面的關係是組織實現這一目標的最簡單方法之一。 您可以通過以下方式培養關係：

• 保持一致
• 避免八卦
• 提供支持性氛圍
• 清晰傳達指導方針和期望

使用 Connecteam 的日程安排功能等數字通信工具與團隊成員和經理召開定期會議，以檢查並解決緊迫的主題。 定期花時間進行團隊建設，以便您的員工能夠聯繫並分享他們的共同點。

透明的溝通是幫助員工應對工作場所挑戰的關鍵因素。 一些領導者可能會試圖保護他們的團隊免受困難消息或日益增長的擔憂的影響。

然而，真實和真誠（尤其是在逆境時）可以幫助人們信任你，而信任對於任何健康的關係都至關重要。

透明度從頂部開始。 鼓勵您的經理與員工以及彼此之間進行開誠佈公的溝通。 讓您的管理團隊征求員工的反饋，並利用他們的洞察力進行改進。 如果員工認為你沒有根據他們的反饋採取行動，他們可能會停止提供反饋。

有些員工可能不願意提出敏感話題。 在這種情況下，請考慮為他們提供保持匿名的能力。 這樣，您就可以與團隊中的每個人保持信任關係，同時解決敏感的工作場所問題。

當您建立透明文化時，請保持一致，並確保各個級別的每個人都能獲得最適合他們的反饋。 定期使用這些工具以獲得最佳效果：

• 公司通訊
• 員工反饋會議
• 即時通訊
• 匿名調查

使用 Connecteam 等參與平台來表彰表現出色的團隊。 使用數字獎勵慶祝成功並激勵分享好創意的員工。

您甚至可以創建非正式的社區聊天組來鼓勵友情並保留重要團隊里程碑的記錄，讓您的員工知道您欣賞他們。

為任務和流程設定明確的責任範圍。 當每個團隊成員知道自己的責任時，他們就能更好地理解自己的期望並承擔責任。 問責制也是鼓勵團隊成員分享想法的關鍵。

承擔責任並不意味著懲罰你的團隊的每一個錯誤。 有些錯誤比其他錯誤代價更高，需要解決。 然而，大多數失敗都為您的團隊提供了學習和成長的機會。 當錯誤發生時，讓您的團隊聚集在一起討論情況並製定解決方案，以防止將來再次發生錯誤。

邀請各級員工參與決策。 讓團隊的每個成員都有機會表達自己的意見並製定全公司的解決方案。 讓每個人都參與決策有助於建立更牢固的團隊關係，並且可以幫助您找到管理團隊可能沒有考慮過的解決方案。

使用每個人都能理解的術語，讓所有人都能輕鬆參與，特別是當您邀請在企業不同部門工作的人員參與時。 每個團隊可能每天使用不同的術語和縮略語，但您的其他員工不會知道這些術語，並且可能會感到被排除在外。

有時您無法與團隊共享信息。 如果您涉及訴訟、合併或其他法律事務，您可能會受到嚴格保密的約束。 無論您隱瞞信息的原因是什麼，請誠實地告訴您的員工您這樣做的原因。

如果你不誠實，你的員工可能會認為你向他們隱瞞了什麼，這會破壞你辛辛苦苦建立的信任關係。

在整個公司實施透明的溝通實踐後，請將其納入您的公司品牌中。 促進您對透明度的承諾：

• 您的使命和價值觀聲明
• 您的公司網站
• 職位發布和描述
• 公司社交媒體帳戶

在社交媒體上突出顯示您的員工和他們的想法，以表明您欣賞您的團隊。 最後，在招聘、僱用和入職實踐中使用透明的溝通，以便您的新團隊成員從一開始就知道會發生什麼。

致力於員工及其發展是幫助您吸引和留住優秀員工的重要工具。

使用現代通信工具來提高透明度

一旦採取措施建立透明度，保持定期、開放的溝通是繼續培育信任文化的最佳方式。 正確的工具和政策將幫助您保持動力。

即時通訊

通過 Connecteam 提供的即時消息傳遞系統可以讓您的團隊在旅途中、跨越不同地點、按照不同的時間表彼此保持聯繫，即使他們沒有保存所有同事的電話號碼。

即時消息傳遞讓現場團隊成員在面臨挑戰或現場決策時與經理進行溝通，並允許團隊成員相互聯繫以解決問題並實時分享想法。 正確的工具可以為群組或一對一聊天提供安全的聊天，並且管理人員應該能夠輕鬆控制權限並最大限度地減少因過多私人聊天而產生的干擾。

在通信應用程序中可以輕鬆進行富有成效的點對點對話。 當員工遇到問題時，他們可以與團隊中的其他人聊天，詢問其他人是否遇到過同樣的問題，如果是，他們是如何解決的。 他們可以看看其他人是否也可以提供幫助或提供想法。 訪問定期消息可以幫助團隊感受到同事和經理的聯繫和支持。

匿名調查

有些反饋可能很難聽到，也可能很難分享。 團隊成員可能會猶豫是否要主動提供反饋，但調查可以打破僵局，就特定主題徵求想法和意見。

允許您的團隊成員保持匿名可能會讓他們在討論困難問題時感到更自在，從而使您的團隊獲得更開放和誠實的見解和數據。

您可以策略性地安排調查時間，以便在實施變更後收集快速、實時的反饋，也可以保持定期的節奏來監控員工的情緒和任何已知問題的進展。

例如，一名員工可能對他們認為不公平的調度系統有疑問，但他們可能不想直接向經理或同事提出這個問題，因為擔心聽起來很抱怨。

匿名調查允許該員工表達自己的意見，而不必擔心受到懲罰，如果多名員工有類似的擔憂，他們的經理可能會發現有機會考慮該反饋並做出改變。

工作清單

創建問責文化時，您需要一種方法來幫助團隊中的每個人了解自己的責任。 借助 Connecteam 的任務分配和工作註釋，您可以創建清單來幫助您的團隊保持一致。

檢查表還讓每個團隊成員對其日常任務負責。 工作清單在入職期間也很有用，可以幫助新員工建立日常工作並熟悉他們的日常任務，同時在完成清單時增強成就感。

其他責任功能（例如日程提醒）可以幫助激勵您的團隊並培養責任感。

內部通訊

您的營銷團隊可能會開發新聞通訊以使客戶了解情況。 企業可以使用相同的方法與員工保持聯繫。 包含更新和公告的定期內部通訊可讓您一次性在團隊中分享重要的公司見解和有價值的內容。

當團隊成員同時收到相同的中央通信時，他們都在同一頁面上 - 他們甚至可能在休息或停機期間找到一些有趣的話題來聊天。

使用內部時事通訊公開、誠實地介紹公司正在發生的事情。 例如，如果您擁有一家建築公司，您可能會面臨通貨膨脹和供應鏈問題。 提供有關您作為一家公司正在採取哪些措施來應對這些成本增加的信息，並向您的團隊表明他們的價值足以包含在這些考慮因素中。

員工認可和獎勵

定期對出色的工作表示讚揚和讚揚有助於團隊建立積極的文化。 尋找機會慶祝您的團隊，例如祝他們生日快樂和工作週年紀念日，並祝賀他們在個人生活和工作中取得的成功。

有人可能找到了解決工作現場常見問題的新方法。 員工在為客戶提供服務時本可以做得更好。 為了鼓勵透明的溝通，請使用此工具獎勵敢於發言並貢獻好想法或必要的批評反饋的團隊成員。

認可和獎勵這些貢獻——無論是在團隊面前口頭表揚，還是通過贈送免費咖啡的小禮品卡等物質獎勵，或兩者兼而有之——有助於鼓勵其他人在看到自己的貢獻受到讚賞時大聲說出自己的想法。

領導力博客

每月或每季度撰寫博客是企業主和經理與團隊聯繫並展示人性一面的絕佳方式。 如果您善於言辭，寫下您的想法並與您的團隊分享是一個很好的方式，可以讓您了解您的個性以及您和您正在建立的業務的動力，這兩者都有助於與您的團隊建立更牢固的聯繫你的團隊成員。

如果您正在撰寫有關一般公司新聞的文章，請添加一些對您最喜歡的電視節目或運動隊的引用。 下次與員工聊天時，詢問是否有其他人在觀看。 不要太擔心贏得尊重和重申業務要點，而要抓住機會分享您對正在解決的問題的看法。

您的員工越了解您是誰以及您作為個人和企業領導者的出身，他們就越有可能放心地向您提出問題和想法。

入職和培訓軟件

透明的溝通不僅可以更輕鬆地標準化入職和培訓流程，而且還是在企業內樹立開放、誠實和無障礙溝通先例的絕佳機會。

使用入職和培訓軟件捕獲您的流程。 Connecteam 允許您為入職團隊創建測驗、上傳培訓材料並生成清單，以便每位新員工從第一天起就知道您對他們的期望。 集中化流程可確保新員工不會從不同主管那裡收到相互衝突的信息，也不會錯過所有同事在第二週學到的東西。

不要忘記在入職期間和入職後不久進行跟進。 通過定期會議和員工反饋，您可以了解培訓和入職期間哪些方面效果良好，哪些方面需要進行一些調整，以便您可以在下次進行迭代和改進，並創建始終如一的成功方法。

關於透明溝通的最終決定

工作場所中的透明溝通是讓員工保持敬業度、快樂和高效的重要組成部分。 促進開放、透明的溝通並在企業中建立信任文化，使您能夠讓各級員工分享他們的想法並為公司的成功做出貢獻。 為了做好這件事，你必須保持脆弱並願意接受建設性的反饋。 您還需要合適的溝通工具。

Connecteam 的員工管理工具為您提供多種資源，您可以使用這些資源與員工保持聯繫並讓他們了解情況。 利用團隊聊天、日程安排工具、工作清單、入職材料和認可工具等功能來吸引您的團隊並提高他們的士氣。

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