Прозрачное общение на рабочем месте: как создать культуру открытости

Пандемия COVID-19 привела к значительным изменениям в культуре и ожиданиях на рабочем месте. Когда мир восстановился, многие рабочие пересмотрели свое отношение к важности баланса между работой и личной жизнью.

Изменение приоритетов привело к тому, что рекордное количество людей уволилось с работы в поисках компаний, более соответствующих их ценностям.

В нынешних условиях работники ожидают, что работодатели будут относиться к ним хорошо, и они хотят чувствовать себя ценной частью команды. Прозрачное общение между вами и вашими сотрудниками является ключом к созданию более счастливых членов команды, которые чувствуют, что их ценят, и хотят усердно работать для вашей компании.

С правильным набором средств коммуникации вы можете способствовать прозрачному общению между сотрудниками на всех уровнях вашей компании.

Как вы создаете культуру открытого и честного общения на своем рабочем месте, спросите вы?

Во-первых, вам нужно понимание прозрачного общения и инструменты, необходимые для реализации этой философии в вашей собственной компании.

Что такое прозрачное общение?

Прозрачная коммуникация — это практика, при которой информация — как хорошая, так и плохая — ясно и открыто распространяется на всех уровнях вашей компании.

При таком стиле общения вы делитесь информацией:

• Вверху : сотрудники могут открыто общаться со своими менеджерами.
• Вниз : члены вашей управленческой команды имеют надлежащие каналы, инструменты и возможность свободно общаться со своими сотрудниками.
• Горизонтальное общение : сотрудники любого уровня могут открыто общаться со своими коллегами.

Прозрачная коммуникация не должна быть сложной. Это может быть так же просто, как планирование еженедельных совещаний компании, использование обмена сообщениями в чате или рассылка внутренних информационных бюллетеней с объяснением ее последних стратегий, новостей и решений.

Прозрачность приносит пользу как работодателям, так и работникам, и когда организация отдает приоритет общению, она приносит ощутимые преимущества.

Почему важна прозрачная коммуникация на рабочем месте

Есть много причин, чтобы создать атмосферу прозрачности в вашей компании. С одной стороны, это повышает моральный дух.

В недавнем опросе 68% сотрудников заявили, что хотят большей прозрачности от своей компании.

Многие из этих респондентов полагали, что в результате их баланс между работой и личной жизнью улучшится.

Вот пять дополнительных преимуществ, которые может получить ваша организация, если вы приложите усилия к прозрачному общению.

По данным Общества управления человеческими ресурсами, для стимулирования инноваций необходима четкая обратная связь. Во многих компаниях сотрудники, занимающие неуправленческие должности, не решаются отклоняться от обычных процедур из-за боязни сообщить руководству о своих ошибках.

Однако, чтобы внедрять инновации, вам нужно смириться с неудачей. Члены вашей команды должны чувствовать достаточную поддержку, чтобы делиться идеями и вносить свой вклад в улучшение процессов. Это может привести к великим вещам.

Легенда гласит, что в начале 1900-х годов, например, фабричный рабочий спичечной компании обратился к руководству с идеей обработать наждачной бумагой только одну сторону спичечных коробков.

Это новшество сэкономило компании сотни тысяч долларов, и все потому, что кто-то на передовой почувствовал необходимость высказаться.

Ваши сотрудники на всех уровнях полны идей. Создайте культуру, в которой они чувствуют себя вправе высказываться и поощрять сотрудников идти на риск. Некоторые из этих идей могут не сработать, но ваши сотрудники оценят такую ​​возможность.

Прозрачное общение — один из лучших способов укрепить доверие между вами и вашими сотрудниками. Когда вы открыто и честно говорите о своих процедурах принятия решений, ваша команда лидеров кажется более доступной, а ваши сотрудники чувствуют себя более ценными.

Предложение культуры доверия поможет снизить текучесть кадров, поскольку сотрудники, которые доверяют своим работодателям, с меньшей вероятностью уволятся с работы.

Сотрудники на всех уровнях вашей компании с большей вероятностью будут вовлечены, если вы поощряете прозрачность. Это потому, что они будут чувствовать себя более уполномоченными, чтобы обратиться к вам и обсудить способы, которыми вы можете помочь сделать их работу более значимой.

Лучшие таланты часто покидают организации, когда их потребности не удовлетворяются. Предлагая открытые линии связи и здоровые, честные обсуждения стратегий и решений, вы помогаете своим сотрудникам решать проблемы на рабочем месте до того, как они достигнут этой точки.

В наши дни компании из разных отраслей соревнуются за лучшие таланты, поэтому ваш бренд должен выделяться, чтобы привлекать нужных людей. Внутренние мероприятия, программы признания сотрудников и коммуникационная лента в стиле социальных сетей способствуют взаимному взаимодействию.

Потенциальные сотрудники узнают о сильной корпоративной культуре, изучая вашу организацию на таких сайтах, как Glassdoor, Indeed и LinkedIn.

Закладывая основу для честного и четкого общения с вашими нынешними сотрудниками, вы также превращаете свою организацию в отличное место для работы и ведения бизнеса.

Что может сделать отсутствие прозрачности с рабочим местом?

Доверие терпит поражение:

Доверие — это основа любой успешной команды или организации. Без прозрачности доверие подрывается, и сотрудники начинают сомневаться в мотивах и намерениях друг друга. Производительность страдает, поскольку люди становятся осторожными и неохотно идут на сотрудничество.

Мельница слухов набирает обороты:

В отсутствие четкого и открытого общения спекуляции и слухи распространяются неистово. Сотрудники начинают заполнять пробелы собственными рассказами, что приводит к дезинформации и ненужному беспокойству. Вместо того, чтобы сосредоточиться на своих задачах, они тратят время на то, чтобы отделить правду от вымысла.

Мотивация угасает:

Когда сотрудники чувствуют, что остались в неведении или считают, что их мнение не имеет значения, их мотивация ослабевает. Отсутствие прозрачности порождает отчужденность и апатию. Люди теряют связь с целями организации, что приводит к снижению производительности и упущенным возможностям.

Конфликты обостряются:

Непонимание и неправильное толкование процветают, когда отсутствует прозрачность. Без четких каналов связи возникают и усугубляются конфликты. Команды разделяются, производительность падает, а рабочая среда становится токсичной.

Как продвигать культуру прозрачного общения

Если у вас еще нет культуры открытого обмена информацией, выполните следующие действия, чтобы повысить прозрачность на рабочем месте.

Сотрудникам нравится работать в компаниях, где они чувствуют себя ценными. Развитие отношений на всех уровнях — один из самых простых способов для организации добиться этого. Вы можете развивать отношения:

• Быть последовательным
• Избегайте сплетен
• Обеспечение поддерживающей атмосферы
• Четко сообщая руководящие принципы и ожидания

Используйте инструменты цифрового общения, такие как функция планирования Connecteam, чтобы назначать регулярные встречи с членами команды и менеджерами, чтобы проверять и обсуждать насущные темы. Регулярно выделяйте время для построения команды, чтобы ваши сотрудники могли общаться и делиться тем, что у них есть общего.

Прозрачное общение является ключевым фактором, помогающим сотрудникам преодолевать трудности на рабочем месте. У некоторых руководителей может возникнуть соблазн оградить свои команды от неприятных новостей или растущих опасений.

Однако подлинность и искренность (особенно перед лицом невзгод) помогают людям доверять вам, а доверие имеет решающее значение для любых здоровых отношений.

Прозрачность начинается сверху. Поощряйте своих менеджеров использовать открытое и честное общение со своими сотрудниками и друг с другом. Пусть ваша управленческая команда запросит отзывы у ваших сотрудников и использует их идеи для улучшения. Если сотрудники считают, что вы не действуете в соответствии с их отзывами, они могут перестать их предлагать.

Некоторым сотрудникам может быть неудобно поднимать деликатные темы. В этом случае рассмотрите возможность предоставления им возможности оставаться анонимными. Таким образом, вы можете поддерживать доверительные отношения со всеми в своей команде, решая деликатные рабочие вопросы.

Когда вы создаете культуру прозрачности, будьте последовательны и убедитесь, что каждый на всех уровнях может получить обратную связь, которая лучше всего подходит для них. Используйте эти инструменты регулярно для достижения наилучшего эффекта:

• Информационные бюллетени компании
• Сессии обратной связи с сотрудниками
• Мгновенное сообщение
• Анонимные опросы

Используйте платформу вовлечения, такую ​​как Connecteam, чтобы отмечать успехи вашей команды. Отмечайте успехи и поощряйте сотрудников, которые делятся отличными идеями, используя цифровые вознаграждения.

Вы даже можете создавать неформальные чат-группы сообщества, чтобы поощрять дух товарищества и вести учет важных вех команды, чтобы ваши сотрудники знали, что вы их цените.

Установите четкие границы ответственности для задач и процессов. Когда каждый член команды знает свои обязанности, он может лучше понять свои ожидания и нести ответственность. Подотчетность также играет ключевую роль в поощрении членов вашей команды делиться своими идеями.

Быть ответственным не означает наказывать свою команду за каждую ошибку. Некоторые ошибки обходятся дороже, чем другие, и их необходимо устранять. Однако большинство неудач дают вашей команде возможность учиться и расти. Когда случаются ошибки, соберите свою команду, чтобы обсудить ситуацию и разработать решения, чтобы предотвратить их в будущем.

Приглашайте сотрудников всех уровней к участию в принятии решений. Дайте каждому члену команды возможность высказать свое мнение и разработать решения для всей компании. Предоставление каждому возможности участвовать в принятии решений помогает укрепить отношения в команде и может помочь вам найти решения, которые ваша управленческая команда могла не рассмотреть.

Сделайте участие простым для всех, используя терминологию, понятную каждому, особенно если вы приглашаете к участию людей, работающих в разных сферах вашего бизнеса. У каждой команды может быть свой жаргон и аббревиатуры, которые они используют ежедневно, но другие ваши сотрудники не будут знать эти термины и могут чувствовать себя обделенными.

Будут времена, когда вы не сможете поделиться информацией со своей командой. Если вы вовлечены в судебный процесс, слияние или другой юридический вопрос, вы можете быть связаны строгой конфиденциальностью. Какой бы ни была причина утаивания информации, будьте честны со своими сотрудниками в отношении того, почему вы это делаете.

Если вы не будете честны, ваши сотрудники могут подумать, что вы что-то скрываете от них, что разрушит доверительные отношения, над созданием которых вы так много работали.

После того, как вы внедрили прозрачные методы коммуникации в своей компании, включите их в корпоративный брендинг. Продвигайте свою приверженность прозрачности в:

• Ваша миссия и ценности
• Сайт вашей компании
• Публикации и описания вакансий
• Аккаунты компании в социальных сетях

Выделите своих сотрудников и их идеи в социальных сетях, чтобы показать, что вы цените свою команду. Наконец, используйте прозрачное общение при приеме на работу, приеме на работу и адаптации, чтобы новые члены команды знали, чего ожидать с самого начала.

Преданность своим сотрудникам и их развитию — отличный инструмент, помогающий вам привлекать и удерживать талантливых сотрудников.

Используйте современные средства связи для повышения прозрачности

После того, как вы предприняли шаги по обеспечению прозрачности, поддержание регулярного открытого общения — лучший способ продолжать развивать культуру доверия. Правильный набор инструментов и политик поможет вам сохранить импульс.

Мгновенное сообщение

Системы обмена мгновенными сообщениями, подобные тем, которые доступны через Connecteam, позволяют вашей команде поддерживать связь друг с другом, находясь в пути, в разных местах и ​​по разным графикам, даже если они не сохранили телефонные номера всех своих коллег.

Обмен мгновенными сообщениями позволяет членам полевых команд общаться со своими менеджерами, когда они сталкиваются с проблемами или принимают решения на месте, и они позволяют членам команды связываться друг с другом для решения проблем и обмена идеями в режиме реального времени. Правильный инструмент обеспечивает безопасные чаты для групп или чаты один на один, а менеджеры должны иметь возможность легко контролировать разрешения и минимизировать отвлечение, которое может возникнуть из-за слишком большого количества частных чатов.

Продуктивные одноранговые разговоры могут легко происходить в коммуникационном приложении. Когда работники сталкиваются с проблемами, они могут общаться с другими членами вашей команды, чтобы спросить, сталкивался ли кто-нибудь с такой же проблемой, и если да, то как они ее решили. Они также могут видеть, готовы ли другие помочь или поделиться идеями. Доступ к регулярному обмену сообщениями помогает командам чувствовать связь и поддержку со стороны коллег и руководителей.

Анонимные опросы

Некоторую обратную связь может быть трудно услышать, и так же трудно ею поделиться. Члены команды могут колебаться, чтобы дать обратную связь без подсказки, но опрос может растопить лед, запрашивая идеи и мнения по конкретным темам.

Предоставление членам вашей команды возможности оставаться анонимными может помочь им чувствовать себя более комфортно при обсуждении сложных вопросов, что приведет к более открытым и честным выводам и данным от вашей команды.

Вы можете стратегически планировать свои опросы, чтобы быстро получать отзывы в режиме реального времени после внесения изменений, или вы можете поддерживать регулярный ритм, чтобы отслеживать настроения сотрудников и прогресс в решении любых известных проблем.

Например, у одного работника может быть проблема с системой планирования, которую он считает несправедливой, но он может не захотеть поднимать эту проблему непосредственно перед своим начальником или перед своими коллегами, опасаясь показаться плаксивым.

Анонимный опрос позволяет этому сотруднику высказать свое мнение, не беспокоясь о наказании, а если несколько сотрудников высказывают схожую озабоченность, их руководитель может рассмотреть возможность принять во внимание этот отзыв и внести изменения.

Контрольные списки вакансий

При создании культуры подотчетности вам нужен способ помочь всем в вашей команде понять свои обязанности. С помощью назначений задач и заметок о работе Connecteam вы можете создавать контрольные списки, чтобы помочь вашей команде оставаться последовательной.

Контрольные списки также позволяют каждому члену команды нести ответственность за выполнение своих повседневных задач. Контрольные списки вакансий также хороши во время адаптации, помогая новым сотрудникам установить распорядок дня и ознакомиться со своими повседневными задачами, а также стимулируя чувство выполненного долга при перемещении по списку.

Другие функции подотчетности, такие как напоминания о расписании, могут помочь мотивировать вашу команду и повысить ответственность.

Внутренние информационные бюллетени

Ваша маркетинговая команда может разработать информационные бюллетени, чтобы держать клиентов в курсе. Предприятия могут использовать тот же подход, чтобы оставаться на связи с сотрудниками. Регулярные внутренние информационные бюллетени с обновлениями и объявлениями позволяют вам обмениваться важной информацией о компании и ценным контентом со своей командой, и все это за один раз.

Когда члены команды получают одно и то же центральное сообщение в одно и то же время, они все находятся на одной странице — и они могут даже найти что-то интересное для обсуждения во время перерыва или простоя.

Используйте внутренние информационные бюллетени, чтобы открыто и честно рассказывать о том, что происходит в вашей компании. Например, если вы владеете строительной компанией, вы, вероятно, имеете дело с инфляцией и проблемами цепочки поставок. Предложите информацию о том, что вы делаете как компания, чтобы справиться с этим увеличением затрат, и покажите своей команде, что они достаточно ценны, чтобы быть включенными в эти соображения.

Признание и вознаграждение сотрудников

Регулярные похвалы и похвалы за хорошо выполненную работу помогают командам создать позитивную культуру. Ищите поводы, чтобы отпраздновать свою команду, например, поздравить их с днем ​​​​рождения и годовщиной работы и поздравить их с успехами как в личной жизни, так и на работе.

Кто-то, возможно, нашел новый способ решить распространенную проблему на своем рабочем месте. Сотрудник мог бы сделать все возможное, обслуживая клиента. Чтобы способствовать прозрачному общению, используйте этот инструмент для поощрения членов команды, которые высказываются и делятся хорошими идеями или необходимыми критическими отзывами.

Признание и поощрение этого вклада — будь то словесная похвала перед командой, физическое поощрение, например, небольшая подарочная карта на бесплатный кофе, или и то, и другое — помогает побуждать других высказываться, когда они видят, что это ценят.

Блог лидерства

Ведение ежемесячного или ежеквартального блога — отличный способ для владельцев бизнеса и менеджеров связаться со своими командами и продемонстрировать свою человеческую сторону. Если вы хорошо владеете словами, запишите свои мысли, чтобы поделиться ими с вашей командой, — это отличный способ заглянуть в вашу личность и понять, что мотивирует вас и бизнес, который вы строите, и то, и другое может помочь установить более тесную связь с членов вашей команды.

Если вы пишете об общих новостях компании, добавьте несколько ссылок на ваше любимое телешоу или спортивную команду. В следующий раз, когда вы разговариваете с сотрудниками, спросите, смотрит ли кто-нибудь еще. Не слишком беспокойтесь о том, чтобы вызвать уважение и повторять деловые темы для разговора, но используйте возможность поделиться своим взглядом на проблемы, которые вы решаете.

Чем лучше ваши сотрудники понимают, кто вы и откуда вы пришли как человек и бизнес-лидер, тем больше вероятность того, что они будут чувствовать себя комфортно, обращаясь к вам с вопросами и идеями.

Программное обеспечение для адаптации и обучения

Прозрачное общение не только упрощает стандартизацию процесса адаптации и обучения, но и дает прекрасную возможность создать прецедент открытого, честного и доступного общения в вашем бизнесе.

Зафиксируйте свои процессы с помощью программного обеспечения для адаптации и обучения. Connecteam позволяет создавать тесты, загружать учебные материалы и создавать контрольные списки для вашей команды по адаптации, чтобы каждый новый сотрудник знал, чего вы от него ожидаете с первого дня. Централизованный процесс гарантирует, что новые сотрудники не получат противоречивую информацию от разных руководителей и не упустят то, что все их коллеги узнали за вторую неделю.

Не забывайте также следить во время и вскоре после адаптации. Благодаря регулярным встречам и отзывам сотрудников вы можете узнать, что работает хорошо во время обучения и адаптации, а что требует некоторой настройки, чтобы вы могли повторить и улучшить в следующий раз и создать неизменно успешный подход.

Заключительное слово о прозрачном общении

Прозрачное общение на рабочем месте является неотъемлемой частью вовлеченности, счастья и продуктивности ваших сотрудников. Поощрение открытого и прозрачного общения и создание культуры доверия в вашем бизнесе позволяет сотрудникам всех уровней делиться своими идеями и вносить свой вклад в успех вашей компании. Вы должны быть уязвимы и открыты для конструктивной обратной связи, чтобы сделать это хорошо. Вам также нужны правильные средства коммуникации.

Инструмент управления сотрудниками Connecteam предоставляет вам несколько ресурсов, которые вы можете использовать, чтобы оставаться на связи со своими сотрудниками и информировать их. Воспользуйтесь преимуществами таких функций, как командный чат, инструменты планирования, контрольные списки вакансий, адаптационные материалы и инструменты признания, чтобы вовлечь свою команду и поднять ее моральный дух.

Начните работу с Connecteam бесплатно уже сегодня .

Хотите получать больше замечательных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь