Pourquoi la documentation technique est importante (avec exemples)

En tant que propriétaire d'entreprise, ne sous-estimez jamais l'importance de la documentation technique professionnelle. Beaucoup le considèrent même comme l'un des éléments de contenu les plus importants que votre entreprise créera.

Dans ce guide, je vais expliquer exactement pourquoi c'est le cas et pourquoi vous devez commencer à considérer ce contenu comme l'épine dorsale de votre organisation.

Allons-y.

Qu'est-ce que la documentation technique ?

La documentation technique est un type d'écriture qui décrit comment faire quelque chose.

À la base, vous pouvez considérer la documentation technique comme un ensemble d'instructions, car la plupart des documentations techniques incluent souvent des instructions étape par étape sur la façon de faire quelque chose, qu'il s'agisse d'expliquer comment utiliser un logiciel ou comment configurer un produit.

Cependant, la documentation technique peut être bien plus que cela.

La documentation comme les études, les recensements et les dossiers médicaux est également appelée documentation technique. Dans ce cas, il peut même inclure des informations telles que le contexte et l'historique d'un sujet, ainsi que des définitions de termes techniques.

En combinant tout cela, il est peut-être plus juste de décrire la documentation technique comme un écrit qui présente l'application, le but, l'architecture, l'utilisation ou la création d'un produit, d'un service ou d'une opération.

Lisez aussi; Pourquoi avons-nous besoin d'une documentation produit ?

Pourquoi la documentation technique est-elle importante ?

D'un point de vue commercial, cette documentation est extrêmement utile pour suivre les procédures et les processus au sein de l'entreprise et peut même être utilisée comme outil de formation.

Par exemple, si vous gérez une usine de fabrication et installez une nouvelle machine (ou effectuez n'importe quel processus), vous devrez créer une documentation technique décrivant le fonctionnement de la machine et comment vos employés doivent l'utiliser en toute sécurité. Le fournisseur de la machine doit également fournir une documentation technique sur le fonctionnement de la machine afin que vos ingénieurs puissent l'entretenir.

Vous devrez peut-être également effectuer des contrôles et des audits pour vous assurer que vous respectez les lois et réglementations de votre entreprise. Encore une fois, vous aurez besoin d'une documentation technique pour garantir que cela est effectué et surveillé avec précision.

Lorsqu'un nouvel employé rejoint votre entreprise, vous utiliserez la documentation technique pour le former et lui montrer comment résoudre les problèmes.

Quels sont quelques exemples de documentation technique ?

L'exemple le plus clair de documentation technique serait un manuel d'utilisation. Ceux-ci peuvent être de toutes formes et tailles et sont souvent inclus avec des produits nouvellement lancés et mis à jour.

De nos jours, vous n'obtiendriez probablement pas si souvent un manuel papier, mais un guide rapide pour la configuration, puis la possibilité d'accéder à plus de contenu en ligne, si vous en avez besoin.

Lorsqu'il s'agit de votre entreprise ou de vos employés, la documentation technique peut inclure :

• Les politiques et les procédures
• Les descriptions d'emploi
• Manuels des employés
• Flux de processus
• Matériel d'entraînement

Comme une liste un peu longue, d'autres formes de documentation technique pourraient inclure ;

• Propositions commerciales
• Guides utilisateurs et clients
• Manuels et instructions des employés
• Dépliants
• Mémos
• Plans de commercialisation
• Documents de gestion de projet
• Dossiers médicaux
• Bulletin
• Processus des opérations
• Manuels de réparation
• Références SDK

Voir également; Qu'est-ce qu'un produit Document requis.

Pour quoi dois-je prioriser la rédaction de documentation technique ?

Lors de la création de votre propre « doc technique » (pensez-vous que cela ferait son chemin ?), le premier point d'appel est de déterminer sur quoi vous devriez écrire. Bien sûr, vous avez probablement besoin de documentation lorsque vous utilisez vos ordinateurs de travail ou accédez à vos serveurs, mais qu'en est-il de l'utilisation de la machine à café ?

Chose intéressante, oui, vous devriez probablement avoir une documentation technique pour tout ce qui concerne votre entreprise. C'est juste la documentation de la machine à café qui sera généralement un peu plus qu'un autocollant sur le devant qui montre quelques schémas d'instructions.

Le tout est de prioriser .

Vous devriez commencer par donner la priorité à votre écriture pour les choses qui sont les plus importantes pour votre entreprise. Cela peut inclure des procédures et des processus essentiels aux opérations quotidiennes de votre entreprise, ainsi que du matériel de formation pour les nouveaux employés.

N'oubliez pas que la documentation technique n'a pas besoin d'être longue et compliquée. Cela peut être aussi simple qu'une feuille de papier qui détaille comment une machine est utilisée et les mesures de sécurité qui doivent être mises en place.

Si vous ne savez pas par où commencer, un excellent point de départ consiste à créer une liste des éléments qui, selon vous, seraient les plus importants pour votre documentation technique.

Une fois que vous avez cette liste, vous pouvez commencer à écrire !

Comment créez-vous votre propre documentation technique ?

Maintenant que nous avons expliqué ce qu'est la documentation technique et pourquoi elle est importante, vous vous demandez peut-être comment vous pouvez créer votre propre documentation technique.

C'est sans aucun doute une tâche ardue, mais heureusement, il existe de nombreux outils et ressources différents que vous pouvez utiliser pour créer de la documentation technique.

Voici un guide étape par étape sur la façon de l'aborder.

1. Définissez votre objectif

Il est important d'avoir un objectif en tête lors de la création d'une documentation technique, car vous devez bien comprendre la direction que vous souhaitez qu'elle prenne. Sinon, votre texte sera partout et ne couvrira peut-être pas ce qui est important pour vous.

Posez-vous ces questions pour guider votre réflexion :

1. Que voulez-vous que votre documentation technique réalise ?
2. Vous souhaitez l'utiliser comme outil de formation pour les nouveaux employés ?
3. Voulez-vous l'utiliser comme point de référence pour les employés qui ont besoin de résoudre des problèmes ?
4. La documentation est-elle destinée aux clients ?
5. La documentation concerne-t-elle un produit ou un service ?

Une fois que vous avez défini votre objectif, vous serez en mesure de mieux décider du type de documentation technique que vous devez créer.

2. Choisissez votre format

Il existe de nombreux formats différents que vous pouvez utiliser pour la documentation technique. Certains formats courants incluent les manuels d'utilisation, les flux de processus et les supports de formation.

Comment allez-vous présenter votre documentation ?

Utilisez-vous des dossiers physiques et du papier ? Une vidéo de formation numérique ? Une base de données ? Une page internet ?

C'est vraiment à vous de décider, mais il est important de formater votre documentation de la manière qui sera la plus avantageuse pour vos utilisateurs. Après tout, ils devraient assimiler les informations rapidement et facilement, et il devrait y avoir peu de place pour les malentendus.

Demandez-vous quel est le meilleur moyen de transmettre les informations nécessaires de la manière la plus rapide et la plus concise possible au public cible avec lequel vous travaillez ?

Cela vous donnera le meilleur format que vous devez utiliser.

3. Rassemblez les informations

Malheureusement, vous ne pouvez pas vous contenter d'écrire votre documentation technique. Vous devez investir du temps pour rassembler toutes vos sources d'informations et éventuellement même vérifier les faits pour vous assurer que les informations que vous utilisez sont exactes et à jour.

Ces informations peuvent provenir de diverses sources, telles que les politiques de l'entreprise, les descriptions de poste et les manuels des employés. Une fois que vous aurez rassemblé toutes les informations dont vous avez besoin, vous pourrez commencer à créer votre documentation technique.

4. Créez votre documentation

C'est maintenant la partie amusante. Création de votre contenu.

La façon la plus simple de le faire est d'utiliser un programme de traitement de texte, comme Google Docs ou Microsoft Word. Les deux ont des modèles intégrés que vous pouvez utiliser pour commencer et vous permettent de remplir les blancs. Cependant, il ne fait aucun doute que vous souhaiterez un certain degré de personnalisation, et certains sujets nécessiteront un traitement de texte beaucoup plus avancé.

Heureusement, de nombreux outils sont disponibles, notamment :

• Docsie : Si vous souhaitez simplifier le processus et que votre documentation technique ressemble à la pièce et optimise les fonctionnalités, Docsie est la voie à suivre. Il s'agit d'une application de documentation produit primée qui vous permet de créer automatiquement des documents à l'aide de l'assistant. Il y a aussi une tonne d'outils collaboratifs et de publication
• Monday.com propose une variété de produits, y compris de nombreuses fonctionnalités pour la gestion et le développement du travail.
• Whatfix : Il s'agit d'une plateforme d'adoption numérique conçue pour briser les frontières entre les utilisateurs et les nouvelles technologies. Bien que de niche, cela peut être très utile pour rationaliser votre processus créatif et analyser où vous pouvez vous améliorer.

Une fois que vous avez créé votre documentation technique, vous devrez l'enregistrer dans un format facilement accessible aux employés. Le format le plus courant pour la documentation technique est le PDF. Cependant, vous pouvez également envisager d'enregistrer votre documentation technique dans un format facilement imprimable, tel que Word ou HTML.

Ne vous inquiétez pas, bien que cela puisse sembler être un processus puissant, d'autant plus que vous avez probablement des choses illimitées pour lesquelles vous pourriez créer de la documentation technique, il existe de nombreux autres outils qui peuvent vous aider.

5. Faites vérifier votre documentation

L'important avec la documentation technique, c'est qu'elle soit exacte.

Après tout, il ne sert à rien d'avoir un manuel technique qui détaille comment utiliser une machine si les informations sont incorrectes. C'est pourquoi il est important de faire vérifier votre documentation technique par une personne connaissant bien le sujet. Une fois que vous avez vérifié votre documentation technique, vous pouvez la distribuer aux employés.

6. Partagez votre documentation

Une fois que votre documentation est créée et qu'elle est prête pour le monde, il est temps de la partager, ce qui signifie communiquer ce que vous avez créé, pourquoi, comment cela vous aidera et comment y accéder. Après tout, vous savez à quoi peuvent ressembler les employeurs avec ce genre de choses.

Tout d'abord, rendez votre contenu accessible.

Vous pouvez publier votre documentation technique de différentes manières, par exemple sur le site Web ou l'intranet de votre entreprise, sur un portail d'employés, ou dans un bulletin d'information ou une liste de diffusion.

Une fois que vous avez publié votre documentation technique, vous pouvez la partager avec les employés et les autres parties prenantes.

Une fois que vous avez publié, vous devez permettre la communication entre les niveaux de votre entreprise.

Votre documentation est probablement pleine de jargon technique et de concepts difficiles qui doivent être transmis d'une manière que tout le monde comprendra. Par conséquent, vous devez organiser des réunions et créer des opportunités pour que les gens donnent leur avis, ce qui vous permet de modifier et d'améliorer le contenu jusqu'à ce qu'il soit adapté à l'objectif.

7. Examen et mise à jour

De loin l'étape la plus discrète de ce processus que tant d'entreprises oublient. Ce n'est pas parce que votre documentation technique est sortie que c'est terminé. Les normes et les procédures changent tout le temps. Les produits et services sont mis à jour. Les méthodes de travail sont simplifiées ou de nouvelles technologies sont introduites.

Ces facteurs peuvent affecter la documentation technique, il est donc important de réviser et de mettre à jour votre documentation technique régulièrement.

Si vous suivez ces étapes, vous serez en mesure de créer une documentation technique précise et à jour, vous assurant ainsi d'avoir tout ce dont vous avez besoin pour tirer le meilleur parti de ce que la documentation technique a à offrir.

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