วิธีปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานใน 5 ขั้นตอนง่ายๆ

ไม่ว่าคุณจะมาจากธุรกิจขนาดเล็กหรือบริษัทที่จัดตั้งขึ้น เป็นผู้จัดการหรือพนักงาน การทำความเข้าใจและปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานสามารถช่วยให้คุณและทีมของคุณประสบความสำเร็จได้ บทความนี้จะสำรวจคำจำกัดความและประโยชน์ของประสิทธิภาพการดำเนินงาน ให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุง และสรุปแนวทางหลักบางประการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานโดยใช้ความพยายามน้อยที่สุด

ดังนั้น เรามาเริ่มกันเลยกับการปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน

ประสิทธิภาพการดำเนินงานคืออะไร

ประสิทธิภาพการดำเนินงานคือประสิทธิภาพและทรัพยากรที่บริษัทหรือองค์กรใช้ในการผลิตสินค้าหรือบริการ เป็นการวัดว่าบริษัทใช้บุคลากร อุปกรณ์ และกระบวนการต่างๆ ได้ดีเพียงใด เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ กล่าวโดยสรุปก็คือ บริษัทของคุณทำได้ดีเพียงใด

ประสิทธิภาพการดำเนินงานมักใช้เพื่อประเมินว่าการดำเนินงานภายในบริษัท ห่วงโซ่อุปทาน และระบบกระจายสินค้าทำงานร่วมกันเป็นระบบที่ครอบคลุมได้ดีเพียงใด ประสิทธิภาพการดำเนินงานสูงมักหมายถึงประสิทธิภาพทางธุรกิจโดยรวมที่ดีขึ้น และอาจส่งผลต่อความสามารถในการทำกำไรและความสามารถในการแข่งขันได้อย่างมาก

เพื่อให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพ บริษัทต้อง:

• สามารถผลิตสินค้าหรือบริการในระดับสูงสุด ลดของเสียและสิ่งกีดขวางบนถนนให้เหลือน้อยที่สุด
• ปรับปรุงกระบวนการเพื่อใช้ทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุด
• ปรับปรุงอย่างต่อเนื่องโดยปรับให้เข้ากับสภาพธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป

ประสิทธิภาพการดำเนินงานมักถูกประเมินโดยใช้เมตริก เช่น ต้นทุนต่อหน่วย รอบเวลา และผลผลิตต่อหน่วยของอินพุต ด้วยการปรับปรุงเมตริกหลักเหล่านี้ ธุรกิจสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานและลดต้นทุน ส่งผลให้ความสามารถในการทำกำไรและความสามารถในการแข่งขันดีขึ้น

เหตุใดประสิทธิภาพการดำเนินงานจึงมีความสำคัญ

ประสิทธิภาพการดำเนินงานช่วยให้องค์กรของคุณสามารถผลิตผลลัพธ์ที่ต้องการโดยใช้ทรัพยากรจำนวนน้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ ประสิทธิภาพการดำเนินงานมีความสำคัญเนื่องจากช่วยประหยัดเงิน เพิ่มผลผลิต และเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า

ดังนั้น มาดูเหตุผลที่พบบ่อยที่สุดว่าทำไมจึงต้องมีประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน:

ประหยัดค่าใช้จ่าย

การปรับปรุงกระบวนการและลดข้อผิดพลาดให้น้อยที่สุด องค์กรสามารถใช้ทรัพยากรของตนได้ดีขึ้น และหยุดการใช้จ่ายทรัพยากรและขั้นตอนที่ไม่ได้ให้ผลตอบแทนที่ดี

เพิ่มผลผลิต

ด้วยการระบุและขจัดปัญหาคอขวดและความไร้ประสิทธิภาพ องค์กรสามารถเพิ่มความเร็วและผลลัพธ์ของการดำเนินงาน ซึ่งนำไปสู่ผลผลิตที่สูงขึ้น

ปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า

ด้วยการลดเวลารอและข้อผิดพลาด องค์กรสามารถปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าและเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าได้

ความได้เปรียบทางการแข่งขัน

องค์กรที่ดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพสามารถเสนอราคาที่ต่ำกว่าและบริการที่ดีกว่า ทำให้มีความได้เปรียบในการแข่งขันในตลาด

การจัดสรรทรัพยากรอย่างชาญฉลาด

องค์กรสามารถลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมและช่วยอนุรักษ์ทรัพยากรอันมีค่าได้ด้วยการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การปรับปรุงการลงทุน

พอร์ตการลงทุนสามารถปรับปรุงได้อย่างมากผ่านประสิทธิภาพการดำเนินงานและมอบโอกาสที่มากขึ้นสำหรับอนาคตของธุรกิจของคุณ

ประโยชน์ของประสิทธิภาพการดำเนินงาน

ประสิทธิภาพการดำเนินงานก่อให้เกิดประโยชน์มากมายแก่บริษัทต่างๆ เนื่องจากความต้องการของลูกค้ายังคงเป็นตัวขับเคลื่อนที่ใหญ่ที่สุดในธุรกิจส่วนใหญ่ การปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานช่วยให้ธุรกิจของคุณยังคงมีความว่องไวต่อความต้องการของตลาดที่เปลี่ยนแปลงไป แทนที่จะตอบสนองต่อแนวโน้ม บริษัทที่มีประสิทธิภาพในการดำเนินงานจะควบคุมการสนทนาและเอาชนะคู่แข่ง

ดังนั้น เรามาสำรวจประโยชน์บางประการที่บริษัทของคุณจะได้รับหากลงทุนในประสิทธิภาพการดำเนินงาน

การรักษาลูกค้าที่สูงขึ้น

การรักษาลูกค้าสามารถเพิ่มขึ้นอย่างมาก บริษัทที่มีประสิทธิภาพในการดำเนินงานดำเนินการกับลูกค้าได้รวดเร็วขึ้น ให้บริการลูกค้าอย่างเต็มที่มากขึ้น และตอบสนองความต้องการของตลาดที่เปลี่ยนแปลงได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

ความคล่องตัวทางธุรกิจที่ดีขึ้น

การสร้างระบบที่ปรับเปลี่ยนได้ การจัดตำแหน่ง ขั้นตอน และกระบวนการเป็นส่วนสำคัญของประสิทธิภาพการดำเนินงาน ความคล่องตัวทางธุรกิจหมายถึงการสนับสนุนความพยายามในการทำงาน การจัดการการทำงานร่วมกันในทีมให้ดีขึ้น และใช้การตัดสินใจอย่างชาญฉลาด

การขยายบริการ

ต้นทุนที่ลดลงและกระบวนการปฏิบัติงานที่คล่องตัวทำให้มีพื้นที่สำหรับการเติบโตและขยายบริการทางธุรกิจของคุณ บริษัทที่มีประสิทธิภาพในการดำเนินงานใช้ข้อมูลและการวิเคราะห์เพื่อระบุความต้องการของตลาดที่ยังไม่ได้รับการตอบสนอง สร้างบริการ (หรือผลิตภัณฑ์) ที่ดีขึ้นและขยายตัวเพื่อตอบสนองความต้องการเหล่านั้น

ผลประโยชน์พูดสำหรับตัวเอง แต่คุณจะปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานขององค์กรได้อย่างไร? อ่านต่อเพื่อหาคำตอบ

วิธีปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานใน 5 ขั้นตอน

การปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานอาจเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนและต่อเนื่อง แต่มีขั้นตอนสำคัญสองสามขั้นตอนที่คุณสามารถดำเนินการได้ทันทีเพื่อเริ่มต้น

ระบุพื้นที่สำหรับการปรับปรุง

ขั้นตอนแรกในการปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานคือการระบุจุดที่องค์กรกำลังสูญเสียทรัพยากรหรือกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถทำได้ผ่านการวิเคราะห์ข้อมูลและการสร้างภาพข้อมูล พร้อมการอภิปรายเกี่ยวกับเมตริกที่ให้ข้อมูลเชิงลึกมากที่สุด

กำหนดเป้าหมายและเป้าหมายที่ชัดเจน

และจัดเป้าหมายของคุณให้ตรงกัน เมื่อคุณมีผลลัพธ์ในใจแล้ว จะพบประสิทธิภาพการดำเนินงานที่ช่วยให้ได้ผลลัพธ์เหล่านั้น เป้าหมายและเป้าหมายที่คุณตั้งไว้ควรเป็นแบบเฉพาะเจาะจง วัดผลได้ บรรลุผลได้ เกี่ยวข้อง และกำหนดขอบเขต (SMART) เป้าหมาย SMART ช่วยให้มั่นใจได้ว่าองค์กรของคุณมุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงที่ถูกต้องและสามารถติดตามความคืบหน้าได้ หากต้องการดูวิธีใช้หลักการของเป้าหมาย SMART โปรดไปที่บทความของเราที่นี่

ปรับปรุงกระบวนการ

เมื่อกำหนดเป้าหมายและเป้าหมายแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการระบุวิธีปรับปรุงกระบวนการ สิ่งนี้อาจเกี่ยวข้องกับการจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์ใหม่ ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการหลายคนใช้เครื่องมือสถานที่ทำงานดิจิทัลแบบครบวงจรที่สนับสนุนการติดตามโครงการจำนวนมากและการทำงานร่วมกันเป็นทีมด้วยข้อมูลที่อยู่ในระดับแนวหน้า

เชื่อถือเทคโนโลยี

ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีมักจะช่วยให้องค์กรปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานได้ ซึ่งอาจรวมถึงการใช้ระบบอัตโนมัติ ปัญญาประดิษฐ์ และการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อปรับปรุงกระบวนการและประหยัดเวลา

กำลังดำเนินการตรวจสอบ

สิ่งสำคัญคือต้องติดตามความคืบหน้าเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานอย่างสม่ำเสมอ การได้รับผลลัพธ์ที่น่าทึ่งไม่ใช่กิจกรรมที่ทำแล้วลืม ต้องมีการปรับแต่ง ปรับแต่ง และวัดผลอย่างต่อเนื่อง ดำเนินการประเมินกระบวนการและการปฏิบัติงานเป็นประจำ และให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมอย่างใกล้ชิดในการวิเคราะห์เมตริกเหล่านี้

วิธีวัดประสิทธิภาพการดำเนินงาน

เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน คุณต้องวัดผลและวิเคราะห์อย่างสม่ำเสมอ แน่นอนว่าการวัดนั้นขึ้นอยู่กับเป้าหมายและวัตถุประสงค์เฉพาะขององค์กร ตัวชี้วัดทั่วไปบางประการสำหรับการวัดประสิทธิภาพการดำเนินงาน ได้แก่ :

• ต้นทุนต่อหน่วย : เมตริกนี้วัดต้นทุนในการผลิตสินค้าหรือบริการแต่ละหน่วย ต้นทุนต่อหน่วยที่ต่ำกว่าสามารถบ่งชี้ว่าองค์กรกำลังใช้ทรัพยากรของตนมากขึ้น
• ผลผลิต : ผลผลิตจะวัดผลลัพธ์ขององค์กรที่สัมพันธ์กับอินพุตขององค์กร ค่านี้สามารถคำนวณเป็นอัตราส่วนของเอาต์พุตต่ออินพุต หรือเป็นมูลค่ารวมของเอาต์พุตที่ผลิตได้ต่อหน่วยอินพุต
• เวลาปริมาณ งาน : เวลาปริมาณงานวัดเวลาที่ใช้ในการผลิตผลิตภัณฑ์หรือบริการ ตั้งแต่ต้นจนจบ เวลาการประมวลผลที่สั้นลงสามารถบ่งชี้ว่าองค์กรกำลังใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• ผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) : ROI วัดความสามารถในการทำกำไรของการลงทุน การลงทุนในทรัพยากรภายใน เครื่องมือ และซอฟต์แวร์เพื่อให้ทีมของคุณใช้มักส่งผลโดยตรงต่อความสามารถในการทำกำไรที่สูงขึ้น

การติดตามเมตริกข้างต้นแบบผสมกันจะช่วยให้ได้รับมุมมองที่ครอบคลุมและมีรายละเอียดมากขึ้นเกี่ยวกับประสิทธิภาพการดำเนินงานขององค์กรของคุณ หนึ่งเมตริกอาจเป็นเรื่องบังเอิญเสมอ เมตริกตั้งแต่สองรายการขึ้นไปมีค่ามากกว่าสำหรับการวิเคราะห์

เครื่องมือที่ยอดเยี่ยมอย่างหนึ่งที่ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการหลายคนใช้เพื่อวัดผลสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับองค์กรของพวกเขาคือสถานที่ทำงานดิจิทัลแบบครบวงจร ตัวอย่างเช่น หากองค์กรมีเป้าหมายในการปรับปรุงการทำงานร่วมกันเป็นทีมและการวิเคราะห์ข้อมูล สถานที่ทำงานดิจิทัลอย่าง Slingshot จะสามารถระบุพื้นที่สำหรับการเติบโตได้อย่างรวดเร็ว นี่คือวิธี:

ปรับปรุงการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน

สถานที่ทำงานดิจิทัลมีศูนย์กลางเดียวสำหรับการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน ทำให้ทีมสามารถแบ่งปันข้อมูล ทำงานในโครงการร่วมกัน และติดตามสถานะของงานล่าสุดได้อย่างง่ายดาย สิ่งนี้สามารถช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพและความรับผิดชอบของเวิร์กโฟลว์ และลดเวลาและความพยายามที่จำเป็นในการทำงานให้สำเร็จ

ปรับปรุงการใช้ข้อมูล

สถานที่ทำงานดิจิทัลสามารถจัดเตรียมที่เก็บข้อมูลส่วนกลาง ช่วยให้ทีมเข้าถึงและแบ่งปันข้อมูลได้อย่างง่ายดายตามต้องการ สิ่งนี้สามารถช่วยให้ทีมตัดสินใจได้ดีขึ้นและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานโดยไม่ต้องเปลี่ยนแอปและเสียเวลา

ตรวจสอบและติดตามความคืบหน้า

สถานที่ทำงานดิจิทัลสามารถจัดหาเครื่องมือสำหรับติดตามและตรวจสอบความคืบหน้า เช่น ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ การติดตามงาน และการวิเคราะห์ข้อมูล สิ่งนี้สามารถช่วยให้องค์กรเข้าใจประสิทธิภาพการดำเนินงานได้ดีขึ้นและระบุจุดที่ต้องปรับปรุง

ปรับปรุงความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

สถานที่ทำงานแบบดิจิทัลช่วยปรับปรุงความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้วยเครื่องมือในการจัดการการเข้าถึงข้อมูลและเอกสาร สิ่งนี้สามารถช่วยปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและทำให้มั่นใจได้ว่าองค์กรมีการดำเนินงานที่สอดคล้อง

Slingshot เป็นเครื่องมือแบบ all-in-one ที่มีทุกคุณสมบัติที่จำเป็นในการสร้างกระบวนการรอบด้านเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานขององค์กรของคุณ เริ่มต้นด้วยการทดลองใช้ฟรีและดูด้วยตัวคุณเอง